Skip navigation links

Đánh giá công tác văn thư, lưu trữ của UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương qua đợt kiểm tra năm 2016
Send this page to somebodyPrint this pageFeedback

Qua các đợt kiểm tra năm 2016, bài viết nêu ra một số hạn chế và kiến nghị trong công tác văn thư, lưu trữ tại các địa phương.
            Thực hiện chương trình, kế hoạch công tác năm 2016, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã tổ chức 07 Đoàn kiểm tra định kỳ (toàn diện và chuyên đề) về công tác văn thư, lưu trữ tại các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (thành phố Vũng Tàu, tỉnh Đồng Nai, tỉnh Lâm Đồng, tỉnh Tây Ninh, tỉnh Quảng Ninh, tỉnh Bắc Kạn, tỉnh Phú Thọ). Qua kiểm tra, đã chỉ ra những việc đã làm tốt cũng như một số hạn chế của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cũng đã ghi nhận những kiến nghị, đề xuất của địa phương về công tác quản lý nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ, sau đây là những hạn chế và kiến nghị được rút ra từ các cuộc kiểm tra:           

I. HẠN CHẾ CỦA CÁC TỈNH ĐƯỢC KIỂM TRA

Công tác văn thư, lưu trữ ở các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương được kiểm tra vẫn còn một số hạn chế, cần được khắc phục trong thời gian tới để công tác văn thư, lưu trữ dần đi vào nền nếp và thực hiện đúng quy định của pháp luật.

1. Công tác tổ chức và biên chế

Hầu hết các Sở, ban, ngành, huyện thị xã chưa sắp xếp công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ chuyên trách, chủ yếu là kiêm nhiệm nên khó khăn trong việc triển khai thực hiện các văn bản để quản lý, chỉ đạo của các cơ quan, tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ. Một số cơ quan bố trí công chức, viên chức tốt nghiệp chuyên ngành khác làm công tác văn thư, lưu trữ nhưng chưa qua bồi dưỡng nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ nên ảnh hưởng đến công tác tham mưu cũng như việc triển khai thực hiện các nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ.

Một số tỉnh, thành phố chưa thành lập Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh theo quy định tại Thông tư số 15/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 của Bộ Nội vụ như tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu; tỉnh Đồng Nai; tỉnh Phú Thọ.

2. Công tác quản lý, chỉ đạo

Mặc dù lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đã có nhận thức về vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư và tài liệu lưu trữ, tuy nhiên chưa quan tâm chỉ đạo sát sao tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của công tác văn thư, lưu trữ. Việc ban hành các văn bản quản lý, hướng dẫn nghiệp vụ và tổ chức thực hiện còn chưa kịp thời, cụ thể.

3. Hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ

a) Công tác văn thư

- Công tác soạn thảo và ban hành văn bản vẫn còn một số sai sót về thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV, cụ thể: Số ký hiệu, nơi nhận, thẩm quyền ký văn bản, trích yếu nội dung, văn bản có nhiều trang nhưng không đánh số trang.

- Một số cơ quan chưa thực hiện đúng quy định về quản lý văn bản đến: văn bản đến còn lưu tại văn thư đơn vị, chuyển giao văn bản đến không có ký nhận. Tại một số cơ quan, đơn vị vẫn còn tình trạng bỏ qua khâu kiểm tra, soát xét văn bản tại văn thư cơ quan trước khi ban hành; không đóng dấu vào bản gốc văn bản đi lưu tại văn thư.

- Dấu đến của một số đơn vị chưa thực hiện đúng theo quy định tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

- Sở Thông tin và Truyền thông của các tỉnh, thành phố đã tiến hành cài đặt, hướng dẫn các cơ quan, đơn vị quản lý văn bản đến, đi trên phần mềm Quản lý văn bản và điều hành công việc. Tuy nhiên, việc triển khai phần mềm còn có vấn đề bất cập: Lãnh đạo chưa tham gia vào luồng xử lý văn bản; văn thư chưa in danh mục văn bản đến để khi chuyển giao văn bản cho các phòng ban chuyên môn yêu cầu ký nhận và chuyên viên chưa lập hồ sơ trên môi trường mạng.

- Phần lớn các đơn vị chưa ban hành Danh mục hồ sơ hàng năm. Việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan của một số chuyên viên các phòng trong cơ quan chưa đầy đủ. Công chức, viên chức chưa nhận thức đầy đủ về tầm quan trọng của công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ đặc biệt là việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Việc lập hồ sơ công việc còn lúng túng trong các khâu nghiệp vụ như: chủ yếu là thu thập văn bản cho vào cặp ba dây để lưu giữ và cất vào tủ cá nhân, trình tự sắp xếp tài liệu trong hồ sơ, cách ghi tiêu đề hồ sơ chưa chính xác.

Về công tác giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử đa số cơ quan, đơn vị thực hiện thu thập tài liệu lưu trữ chưa đúng theo quy định như: Tài liệu  chưa được giao nộp tập trung về kho lưu trữ; chưa được nộp lưu đúng thời hạn; các phòng chuyên môn tự bảo quản tài liệu.

b) Hoạt động lưu trữ

- Công tác thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan: Đa số cơ quan, tổ chức chưa thực hiện việc thu thập hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong từ các phòng, ban chuyên môn về Lưu trữ cơ quan hàng năm theo quy định. Nhiều cơ quan, tài liệu còn tồn đọng ở các phòng ban chuyên môn hoặc được thu về lưu trữ cơ quan dưới dạng bao tải bó gói.

- Công tác thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử: Đa số các tỉnh hiện nay đang là kho tạm nên diện tích và trang thiết bị kho không đáp ứng được nhu cầu thu thập và bảo quản tài liệu nên hiện nay công tác thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử chưa được thực hiện tốt (chỉ có tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu đã xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng).

- Công tác chỉnh lý: việc chỉnh lý tài liệu tồn đọng đã được thực hiện nhưng chất lượng công tác chỉnh lý ở một số cơ quan, đơn vị chưa đảm bảo theo yêu cầu như: xác định giá trị tài liệu chưa đúng với giá trị thực tế của tài liệu, tiêu đề hồ sơ và tài liệu bên trong hồ sơ chưa đồng nhất, tài liệu trong hồ sơ chưa đầy đủ,…

- Công tác bảo quản: Một số cơ quan, tổ chức diện tích phòng, kho lưu trữ còn chật hẹp so với khối lượng tài liệu hiện có, chưa trang bị các phương tiện để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ của cơ quan theo quy định; việc bố trí các phương tiện phòng cháy, chữa cháy, phòng chống mối mọt… tại các kho lưu trữ còn thiếu hoặc chưa được trang bị.

 - Các hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ chưa được phong phú, đa dạng. Tại Lưu trữ lịch sử và các cơ quan mới chỉ thực hiện việc cho khai thác sử dụng tài liệu tại phòng đọc, photo và chứng thực tài liệu lưu trữ, chưa phát huy hết giá trị tài liệu lưu trữ lịch sử và tài liệu lưu trữ của cơ quan.

II. KIẾN NGHỊ CỦA ĐỊA PHƯƠNG ĐỐI VỚI NHÀ NƯỚC, BỘ NỘI VỤ, CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC

- Cần rà soát, tổng kết, đánh giá để sửa đổi, bổ sung, xây dựng mới các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn cụ thể về công tác văn thư, lưu trữ, tạo cơ sở pháp lý cho việc triển khai có hiệu quả, thống nhất tại các Bộ, ngành, địa phương. Đặc biệt là các văn bản quy phạm pháp luật để thực hiện văn thư điện tử, quản lý hồ sơ, tài liệu điện tử.

- Khẩn trương, chủ động phối hợp với các Bộ, ngành Trung ương sớm ban hành, hướng dẫn về tổ chức, quản lý tài liệu chuyên ngành (Tòa án, Viện kiểm sát, Bảo hiểm xã hội...), quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên môn. Hướng dẫn việc giải mật tài liệu lưu trữ; Quy định về chế tài xử lý trong trường hợp vi phạm các quy định về công tác văn thư, lưu trữ; Hướng dẫn về quản lý tài liệu điện tử, lập hồ sơ điện tử và giao nộp tài liệu điện tử. Hướng dẫn thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ, nghiệp vụ công tác tu bổ, phục chế và bảo hiểm các loại tài lưu trữ liệu quý hiếm.

- Đề nghị Bộ Nội vụ phối hợp với Bộ Tài chính có văn bản hướng dẫn về chế độ thu, nộp, quản lý sử dụng kinh phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ; các điều kiện cần thiết (về nhân lực, kinh phí) để thực hiện công tác văn thư, lưu trữ cấp xã; Bổ sung các chính sách, chế độ đãi ngộ đối với công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ (chính sách lương, thưởng, chế độ thâm niên công tác).

- Hiện nay, ở cấp huyện phòng Nội vụ chỉ quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ còn nghiệp vụ chuyên môn như thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu… không có nhân sự thực hiện. Đề nghị Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước nghiên cứu, tham mưu Bộ Nội vụ hướng dẫn việc bố trí nhân sự tại lưu trữ cấp huyện để có thể thực hiện tốt công tác lưu trữ cấp huyện. Ngoài ra, tại cấp xã cũng chưa có chức danh công chức làm công tác văn thư, lưu trữ (chủ yếu là do công chức Văn phòng thống kê kiêm nhiệm) nên cấp xã cũng gặp nhiều khó khăn trong việc quản lý tài liệu lưu trữ tại xã.

- Thường xuyên tổ chức các hội thảo chuyên đề, tập huấn các văn bản mới, tham quan khảo sát trong và ngoài nước về công tác văn thư, lưu trữ.

- Đề nghị Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tham mưu Bộ Nội vụ trong việc tặng Kỷ niệm chương cho người làm công tác văn thư, lưu trữ ở địa phương.

Phòng Nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ địa phương

Created by DTTH
 


Tin khác:

   Phát hành bản điện tử Thông tin kết quả nghiên cứu khoa học tổ chức nhà nước(23/11/2016)
   Nghiên cứu bước đầu về việc ứng dụng công nghệ mã số mã vạch trong quản lý tài liệu lưu trữ ở Trung Quốc(24/10/2016)
   Ủy ban nhân dân huyện Đất Đỏ thực hiện công tác văn thư, lưu trữ(18/10/2016)
Hit Counter

                                 © Trung tâm Tin học - Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Liên lạc với Ban Biên tập

                                 Số giấy phép: 64/GP-BC, cấp ngày: 12/02/2007.

                                 Địa chỉ: 12, Đào Tấn, Ba Đình, Hà Nội; Điện thoại: (84-4) 37660370; Fax: (84-4) 37665165
                                 ® Ghi rõ nguồn "archives.gov.vn" khi phát hành lại thông tin từ website này.