Skip navigation links

Quan điểm về quản lý tài liệu điện tử trong “Tài liệu đào tạo về Quản lý tài liệu điện tử”
Send this page to somebodyPrint this pageFeedback

Tài liệu đào tạo về Quản lý tài liệu điện tử do Hiệp hội Văn thư quốc tế xuất bản năm 2009, được Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ (Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước) tổ chức biên dịch.
   Tài liệu có 5 nội dung chính: Hiểu biết về môi trường quản lý tài liệu điện tử; Lập kế hoạch và quản lý một Chương trình quản lý tài liệu điện tử; Quản lý việc tạo lập, sử dụng và xác định giá trị và thời hạn bảo quản tài liệu điện tử; Bảo quản tài liệu điện tử; Quản lý tài liệu nhân sự trong môi trường điện tử. Trong Tài liệu trên có một số quan điểm hay và hữu ích, mong muốn chia sẻ với các đồng nghiệp:

- Tài liệu điện tử là tài liệu được làm ra, sản sinh, gửi đi, trao đổi, tiếp nhận, hoặc lưu giữ bằng các phương tiện điện tử và đòi hỏi phải có một số hình thức công nghệ máy tính để tiếp cận và sử dụng.

- Tài liệu điện tử có các đặc điểm:

+ Được viết trên vật liệu từ tính hoặc quang.

+ Được ghi bằng các mã nhị phân.

+ Được truy cập bằng cách dùng các phần cứng và phần mềm máy tính.

+ Điều khiển, cập nhật, hủy hoặc sửa dễ dàng.

- Độ xác thực của tài liệu điện tử bắt nguồn từ ba đặc điểm quan trọng: độ tin cậy, sự toàn vẹn và tính khả dụng.

- Bảo vệ tính xác thực của tài liệu điện tử có liên quan đến việc: kiểm soát an ninh và tiếp cận; bảo đảm sự toàn vẹn của tài liệu; quản lý dữ liệu đặc tả; quản lý vật mang tin/thiết bị lưu trữ; quản lý nội dung của đối tượng số và quản lý các trường hợp khẩn cấp.

- Ba vấn đề cần xem xét nhằm bảo đảm tính xác thực của tài liệu điện tử:

+ Tài liệu phải được tạo lập, duy trì trong môi trường được kiểm soát và không bị gián đoạn.

+ Có sự kiểm soát an ninh đầy đủ để bảo đảm tài liệu không bị sửa đổi hay hư hỏng.

+ Tài liệu không bị thay đổi sau khi đã nhập vào hệ thống.

- Việc quản lý môi trường lưu trữ tài liệu hỗn hợp (giấy và điện tử) là điều hoàn toàn bình thường. Khó có thể tìm được một cơ cấu chỉ đơn thuần là tài liệu điện tử ở bất cứ nơi nào trên thế giới trong tương lai.

- Cùng với việc mang lại nhiều lợi ích, công nghệ thông tin cũng mang đến một số khó khăn, thách thức như: Sự lỗi thời về công nghệ; Sự phụ thuộc vào công nghệ; Nguy cơ bị mất dữ liệu và tài liệu ngày càng tăng; Nguy cơ đối với độ tin cây và xác thực; Tổn thất về an ninh và bí mật riêng tư; Chi phí gia tăng; Thông tin bị phân tán; Nhu cầu phải có chuyên gia công nghệ thông tin ngày càng tăng.

- Không có “tài liệu gốc” trong môi trường điện tử như trong môi trường giấy. Có thể tạo ra nhiều bản sao từ tài liệu điện tử, dễ dàng hơn so với tài liệu giấy.

- Tài liệu được chuẩn hóa không phải là tài liệu “gốc”. Một số thông tin có thể bị mất trong quá trình chuẩn hóa.

- Bảo quản là một quá trình liên tục. Không có điểm cuối cho việc bảo quản tài liệu điện tử trừ khi tài liệu đó ngừng được coi là có giá trị cho việc bảo quản.

- Mục đích của việc bảo quản là bảo đảm cho các tài liệu truy cập được theo thời gian với tư cách là các bằng chứng xác thực và tin cậy.

- Bảo quản tài liệu điện tử đòi hỏi phải xác định, dự đoán các ảnh hưởng của việc thay đổi công nghệ đến tài liệu và thực hiện các chiến lược bảo quản phù hợp để giảm thiểu các ảnh hưởng đó.

- Một nguy cơ lớn cho việc bảo vệ tính xác thực là tài liệu điện tử có thể dễ dàng bị điều khiển và thay đổi.

- Có hai phương pháp bảo quản tài liệu điện tử là bảo quản thụ động và bảo quản tích cực.

Bảo quản thụ động là quá trình bảo đảm sự toàn vẹn tiếp diễn và kiểm soát việc tiếp cận tài liệu cùng với các dữ liệu đặc tả. Về bản chất, mục đích của bảo quản thụ động là “giữ” tài liệu gốc nguyên vẹn mà không thay đổi các công nghệ đã được dùng để lưu trữ và xử lý tài liệu.

Bảo quản thụ động thường được thực hiện bằng một trong ba cách: làm tươi dữ liệu, tái tạo/tạo bản sao (replication) hoặc mô phỏng (emulation).

Bảo quản tích cực tìm kiếm việc bảo đảm khả năng tiếp cận liên tục tài liệu điện tử qua thời gian bằng cách can thiệp tích cực vào cách thức lưu trữ và quản lý tài liệu. Bảo quản tích cực “di chuyển” tài liệu vào môi trường lưu trữ mới và có thể phụ thuộc vào các công nghệ mới. Bảo quản tích cực thường được thực hiện thông qua quá trình di chuyển (migration).

- Các nhà lưu trữ được khuyên là không nên vội vàng chạy theo các công nghệ vật mang tin mới vì vật mang tin được lựa chọn trong thực tế có thể không bền vững trong thời gian lâu dài.

- Bảo vệ sự toàn vẹn trong môi trường điện tử đòi hỏi phải quản lý hiệu quả tài liệu và công nghệ được dùng để tạo ra chúng.

- Tài liệu điện tử không thể tồn tại nếu có sự xao lãng và không thể đợi hàng chục năm trước khi quyết định giữ cái gì và loại hủy cái gì.

- Rủi ro lớn nhất mà tài liệu điện tử phải đối diện chính là nguy cơ bị sửa đổi, điều khiển, ghi đè lên dẫn đến tài liệu trở nên không tin cậy hoặc xác thực, hay trầm trọng hơn là hoàn toàn mất tài liệu đó.

- Thách thức của nhiệm vụ bảo quản tài liệu điện tử nằm ở việc phải duy trì cách thức tiếp cận tài liệu trong khi phải đối phó với sự lỗi thời nhanh chóng của các công nghệ.

- Khả năng tiếp cận và sử dụng tài liệu điện tử phụ thuộc vào sự can thiệp tích cực trong quá trình bảo quản các đối tượng số và các công nghệ được dùng để tạo ra chúng.

- Tôn trọng sự riêng tư có thách thức lớn hơn trong môi trường điện tử, nơi việc tiếp cận thông tin rộng rãi là điều phổ biến. Sự riêng tư của cá nhân và tổ chức rất dễ bị vi phạm./.

Nguyễn Thùy Trang, Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ

Created by DTTH
 


Tin khác:

   Đánh giá công tác văn thư, lưu trữ của UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương qua đợt kiểm tra năm 2016(27/12/2016)
   Phát hành bản điện tử Thông tin kết quả nghiên cứu khoa học tổ chức nhà nước(23/11/2016)
   Nghiên cứu bước đầu về việc ứng dụng công nghệ mã số mã vạch trong quản lý tài liệu lưu trữ ở Trung Quốc(24/10/2016)
Hit Counter

                                 © Trung tâm Tin học - Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Liên lạc với Ban Biên tập

                                 Số giấy phép: 64/GP-BC, cấp ngày: 12/02/2007.

                                 Địa chỉ: 12, Đào Tấn, Ba Đình, Hà Nội; Điện thoại: (84-4) 37660370; Fax: (84-4) 37665165
                                 ® Ghi rõ nguồn "archives.gov.vn" khi phát hành lại thông tin từ website này.