Skip navigation links

Một số ý kiến đề xuất về thủ tục hành chính giao, nhận tài liệu lưu trữ từ các nguồn nộp lưu vào các Trung tâm Lưu trữ quốc gia
Send this page to somebodyPrint this pageFeedback

Để việc giao, nhận tài liệu vào các Trung tâm Lưu trữ quốc gia được nhanh chóng, hiệu quả, các cơ quan quản lí nhà nước về lĩnh vực lưu trữ cần xây dựng bộ thủ tục hành chính về giao, nhận tài liệu vào các Trung tâm Lưu trữ quốc gia II, III, IV đảm bảo chặt chẽ, hợp lí, hợp pháp và khả thi.
       Thủ tục hành chính là công cụ quản lí của Nhà nước, nhưng đồng thời cũng có vai trò quan trọng trong việc trao đổi, xử lí công việc giữa các cơ quan hành chính nhà nước với nhau. Thủ tục hành chính minh bạch, đầy đủ điều kiện, cách thức, trình tự và thời gian thực hiện là yếu tố tác động tới nền hành chính thông suốt, hiện đại, hiệu quả. Thủ tục hành chính trong cơ quan hành chính nhà nước thường được thực hiện theo các quy định tại văn bản quy phạm pháp luật để thực hiện một vấn đề liên quan đến nhiệm vụ quản lí nhà nước thuộc ngành, lĩnh vực do Bộ, ngành đó theo dõi, chịu trách nhiệm.

Một trong những chức năng quan trọng của Trung tâm Lưu trữ quốc gia II, III, IV thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước là thu thập tài liệu lưu trữ có giá trị vĩnh viễn của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử để bảo quản an toàn và phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ cho các nhu cầu của xã hội. Công việc này đã hình thành thủ tục giao, nhận tài liệu vào các Trung tâm Lưu trữ quốc gia II, III, IV với việc hình thành các quy trình, yêu cầu của công việc, thành phần hồ sơ, thẩm quyền quyết định, đối tượng thực hiện, thời gian giải quyết công việc…

Hiện nay, thủ tục giao, nhận tài liệu vào các Trung tâm Lưu trữ quốc gia II, III, IV được thực hiện theo các quy định tại Luật Lưu trữ năm 2011, Nghị định số 01/2012/NĐ-CP ngày 03/01/2012 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ và Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấp.

Tuy nhiên, trên thực tế, các quy định về thủ tục giao, nhận tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia II, III, IV vẫn còn thiếu nên dẫn đến khó khăn trong quá trình triển khai thực hiện, ví dụ như: việc giao, nhận tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia II, III, IV còn thiếu các quy định cụ thể về thời hạn giải quyết trong việc thẩm định và phê duyệt hồ sơ nộp lưu của các cơ quan, tổ chức nên các cơ quan, tổ chức không có cơ sở để kiểm soát quá trình giải quyết công việc hoặc chưa xác định rõ chức năng của các cơ quan trong việc “thẩm định” hay “phê duyệt” Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào các Trung tâm Lưu trữ quốc gia vì theo quy định tại Thông tư số 16/2014/TT-BNV thì các Trung tâm Lưu trữ quốc gia có chức năng “thẩm định” Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu đề nghị giao nộp (Khoản 4, Điều 4 và Khoản 3, Điều 5), còn Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước có chức năng “phê duyệt” Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu do các Trung tâm Lưu trữ quốc gia trình phê duyệt (Khoản 4, Điều 5) nhưng tại Điểm a, Khoản 7, Điều 4 của Thông tư số 16/2014/TT-BNV thì các cơ quan, tổ chức có tài liệu nộp lưu phải: “Giao nộp hồ sơ, tài liệu theo Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu đã được người đứng đầu cơ quan, tổ chức phê duyệt và sau khi có văn bản thẩm định của cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lí nhà nước về lưu trữ có thẩm quyền”.

Như vậy, Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào các Trung tâm Lưu trữ quốc gia do các Trung tâm Lưu trữ quốc gia “thẩm định”, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước “phê duyệt” và người đứng đầu của các cơ quan, tổ chức có tài liệu nộp lưu “phê duyệt” trên cơ sở văn bản thẩm định của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Việc quy định chưa rõ ràng, thống nhất trong một văn bản như trên gây khó hiếu trong quá trình triển khai thực hiện việc giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử.

Ngoài ra, thủ tục giao, nhận tài liệu lưu trữ vào các Trung tâm Lưu trữ quốc gia vẫn còn những quy định rườm rà. Ví dụ như: Theo quy định tại Khoản 5, Điều 5 của Thông tư số 16/2014/TT-BNV: “Lưu trữ lịch sử gửi văn bản thông báo cho cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu về kết quả phê duyệt”. Quy định trên được hiểu là, sau khi Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã phê duyệt Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào các Trung tâm Lưu trữ quốc gia, thì các Trung tâm Lưu trữ quốc gia có nhiệm vụ phải soạn thảo và gửi văn bản để thông báo cho cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu về kết quả phê duyệt của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (mà nội dung của văn bản chỉ nhắc lại những vấn đề đã được nêu trong văn bản phê duyệt của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước). Quy định như vậy vô tình đã phát sinh thêm giấy tờ trong quá trình giải quyết công việc và kéo dài thời gian giải quyết thủ tục giao, nhận tài liệu vào các Trung tâm Lưu trữ quốc gia.

Theo yêu cầu của cải cách các thủ tục hành chính trong hoạt động lưu trữ và xuất phát từ những quy định còn chưa rõ ràng, cụ thể, minh bạch về việc giao, nhận tài liệu lưu trữ vào các Trung tâm Lưu trữ quốc gia, các cơ quan quản lí nhà nước cần phải xác định rõ: giao, nhận tài liệu lưu trữ vào các Trung tâm Lưu trữ quốc gia là một thủ tục hành chính của ngành Lưu trữ. Đây là thủ tục hành chính giữa các cơ quan hành chính nhà nước với nhau và cần có quy định rõ ràng về các thành phần cấu thành của một thủ tục hành chính, trong đó cần quy định trách nhiệm của các cơ quan trong quá trình thực hiện nhiệm vụ; xác định thời gian thẩm định, phê duyệt việc giao, nhận tài liệu lưu trữ vào các Trung tâm Lưu trữ quốc gia; công khai thủ tục hành chính để thuận tiện cho các cơ quan, tổ chức trong việc giao nộp tài liệu vào các Trung tâm Lưu trữ quốc gia.

Để việc giao, nhận tài liệu vào các Trung tâm Lưu trữ quốc gia được nhanh chóng, hiệu quả, các cơ quan quản lí nhà nước về lĩnh vực lưu trữ cần xây dựng bộ thủ tục hành chính về giao, nhận tài liệu vào các Trung tâm Lưu trữ quốc gia II, III, IV đảm bảo chặt chẽ, hợp lí, hợp pháp và khả thi.

Chúng tôi đề xuất bộ thủ tục hành chính giao, nhận tài liệu vào các Trung tâm Lưu trữ quốc gia II, III, IV cần đảm bảo được các thành phần cấu thành sau:

1.  Tên thủ tục hành chính: Giao, nhận tài liệu lưu trữ từ các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào các Trung tâm Lưu trữ quốc gia (viết tắt là TTLTQG).

2. Trình tự thực hiện: Theo 07 bước như sau:

+ Bước 1: TTLTQG lập kế hoạch thu thập tài liệu.

+ Bước 2: TTLTQG thống nhất với các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu về loại hình tài liệu, thành phần tài liệu, thời gian tài liệu và thời gian giao nộp tài liệu và hướng dẫn cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu lựa chọn tài liệu lưu trữ có giá trị vĩnh viễn giao nộp vào các TTLTQG.

+ Bước 3: Cơ quan, tổ chức nộp lưu tài liệu lựa chọn hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn và thống kê thành Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu theo mẫu tại Phụ lục I; Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan, tổ chức xem xét, thông qua Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định và gửi văn bản kèm theo Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu đề nghị các TTLTQG kiểm tra, thẩm định.

+ Bước 4: TTLTQG thẩm định Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu thông qua việc rà soát Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; đối chiếu thời hạn bảo quản của hồ sơ, tài liệu với Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan có thẩm quyền ban hành và kiểm tra xác suất thực tế hồ sơ, tài liệu và trình Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước phê duyệt Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.

+ Bước 5: Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước phê duyệt Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu, đồng thời gửi kết quả phê duyệt cho cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu.

 + Bước 6: Cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu hoàn thiện Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu sau khi có văn bản thẩm định của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước và vận chuyển tài liệu đến Lưu trữ lịch sử cùng cấp để giao nộp.

Hồ sơ giao nộp tài liệu bao gồm: Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu, các văn bản hướng dẫn chỉnh lí bao gồm: bản Lịch sử đơn vị hình thành phông và Lịch sử phông, hướng dẫn phân loại lập hồ sơ, hướng dẫn xác định giá trị tài liệu và công cụ tra cứu kèm theo khối tài liệu; Danh mục tài liệu đóng dấu chỉ các mức độ mật (nếu có).

+ Bước 7: TTLTQG chuẩn bị phòng kho và các trang thiết bị bảo quản và tổ chức tiếp nhận tài liệu và đưa tài liệu vào kho và xếp lên giá

Việc tiếp nhận tài liệu thực hiện như sau:

- Kiểm tra, đối chiếu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu giao nộp.

- Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu; các văn bản hướng dẫn chỉnh lí kèm theo (nếu có) và Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.

- Lập Biên bản giao nhận tài liệu

3. Hồ sơ giải quyết thủ tục giao, nhận tài liệu lưu trữ vào các TTLTQG bao gồm:

a) Hồ sơ của cơ quan tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào các TTLTQG

+ Văn bản đề nghị;

+ Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.

+ Các văn bản hướng dẫn chỉnh lí kèm theo (nếu có).

+ Văn bản phê duyệt của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

+ Văn bản, biên bản giao nhận tài lieu.

b) Hồ sơ của TTLTQG

+ Văn bản đề nghị Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước phê duyệt của TTLTQG;

+ Báo cáo kết quả thẩm định của TTLTQG hoặc Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu của TTLTQG (nếu có);

+ Văn bản đề nghị thẩm định của cơ quan, tổ chức;

+ Các văn bản hướng dẫn chỉnh lí kèm theo (nếu có).

+ Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu;

+ Danh mục tài liệu đóng dấu chỉ các mức độ mật (nếu có).

+ Biên bản giao nhận tài lieu.

c) Hồ sơ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước

+ Văn bản đề nghị của TTLTQG;

+ Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu;

+ Các văn bản hướng dẫn chỉnh lí kèm theo (nếu có);

+ Văn bản phê duyệt của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nướ.

4. Thời hạn giải quyết: xác định thời hạn giải quyết công việc cụ thể để có cơ sở triển khai thực hiện, đôn đốc, giám sát…. (ví dụ: không quá 30 ngày làm việc).

5. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính

 Các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào TTLTQG.

6. Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính

- Các Trung tâm Lưu trữ quốc gia II, III, IV;

- Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

7. Phí, lệ phí: Không

8. Mẫu văn bản: Cần quy định cụ thể các mẫu văn bản trong thủ tục hành chính.

9. Yêu cầu, điều kiện

Việc giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào các TTLTQG II, III, IV phải đúng thẩm quyền, đúng thời hạn quy định; chỉ giao, nhận hồ sơ, tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn và đúng thành phần tài liệu nộp lưu và phải kèm theo hộp/cặp bảo quản tài liệu, công cụ tra cứu (cơ sở dữ liệu hoặc bản mềm Danh mục tài liệu giao nộp).

10. Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu được giao nộp vào TTLTQG II, III, IV.

 

Như vậy, để thực hiện việc giao, nhận tài liệu lưu trữ từ các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào các trung tâm lưu trữ quốc gia thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Ngành Lưu trữ cần xác định giao, nhận tài liệu lưu trữ từ các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào các trung tâm lưu trữ quốc gia là một thủ tục hành chính  nhằm đáp ứng vai trò của cải cách thủ tục hành chính theo yêu cầu của thực tiễn hiện nay. Do đó, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (Bộ Nội vụ) cần nghiên cứu, xây dựng và trình cấp có thẩm quyền về thủ tục giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử, trong đó quy định rõ về các thành phần của thủ tục hành chính và công khai trên các phương tiện thông tin đại chúng về thủ tục giao, nhận tài liệu lưu trữ vào các Lưu trữ lịch sử nói chung và các TTLTQG nói riêng để các cơ quan, tổ chức có liên quan thực hiện nghiêm túc, thống nhất./.

ThS. NGUYỄN ANH THƯ - Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước

Created by DTTH
 


Tin khác:

   Cục Lưu trữ Pháp với việc quảng bá và phát huy giá trị tài liệu thông qua hoạt động sư phạm giai đoạn (2011-2015)(14/02/2017)
   Quan điểm về quản lý tài liệu điện tử trong “Tài liệu đào tạo về Quản lý tài liệu điện tử”(17/01/2017)
   Đánh giá công tác văn thư, lưu trữ của UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương qua đợt kiểm tra năm 2016(27/12/2016)
Hit Counter

                                 © Trung tâm Tin học - Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Liên lạc với Ban Biên tập

                                 Số giấy phép: 64/GP-BC, cấp ngày: 12/02/2007.

                                 Địa chỉ: 12, Đào Tấn, Ba Đình, Hà Nội; Điện thoại: (84-4) 37660370; Fax: (84-4) 37665165
                                 ® Ghi rõ nguồn "archives.gov.vn" khi phát hành lại thông tin từ website này.