Skip navigation links

Mã hồ sơ – Vấn đề cốt lõi trong việc lập và quản lý hồ sơ điện tử
Send this page to somebodyPrint this pageFeedback

Để liên kết các tài liệu điện tử hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ điện tử thì các tài liệu điện tử của một hồ sơ phải có một mã chung gọi là “Mã hồ sơ”.
         1. Đặt vấn đề

Công tác văn thư, lưu trữ có vai trò quan trọng trong quản lý điều hành hoạt động của các cơ quan nhà nước, theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 4/2004 của Chính phủ, lập hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữ cơ quan là một nội dung cơ bản về quản lý văn bản trong công tác văn thư.

Những năm gần đây, sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, truyền thông cùng với nhiều ngành công nghệ cao khác đã và đang làm biến đổi sâu sắc đời sống kinh tế, chính trị, văn hoá, xã hội của thế giới. Việc ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin, truyền thông đã góp phần giải phóng sức mạnh vật chất, trí tuệ và tinh thần của cả xã hội, thúc đẩy phát triển kinh tế, xã hội, đồng thời nâng cao chất lượng cuộc sống của mỗi người dân. Trong nhiều năm qua, Chính phủ đã ban hành nhiều cơ chế chính sách và tập trung nguồn lực để phát triển công nghệ thông tin, trong đó có việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong cải cách hành chính. Nghị quyết 30c/NQ-CP ngày 08/11/2011 của Chính phủ ban hành Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011 - 2020 nêu rõ các nội dung hiện đại hoá hành chính: Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin - truyền thông trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước để đến năm 2020: 90% các văn bản, tài liệu chính thức trao đổi giữa các cơ quan hành chính nhà nước được thực hiện dưới dạng điện tử; cán bộ, công chức, viên chức thường xuyên sử dụng hệ thống thư điện tử trong công việc; bảo đảm dữ liệu điện tử phục vụ hầu hết các hoạt động trong các cơ quan; hầu hết các giao dịch của các cơ quan hành chính nhà nước được thực hiện trên môi trường điện tử, mọi lúc, mọi nơi.

Công tác văn thư, lưu trữ nói chung và công tác lập hồ sơ và quản lý hồ sơ không thể nằm ngoài xu hướng ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước. Ứng dụng công nghệ thông tin trong các hoạt động văn thư, lưu trữ hình thành các văn bản, tài liệu lưu trữ điện tử. Khoản 1 Điều 35 Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 04 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước quy định giá trị pháp lý của văn bản điện tử như sau: “Văn bản điện tử phù hợp với pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy trong giao dịch giữa các cơ quan nhà nước”; Tại Khoản 1 Điều 3 Nghị định 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 quy định “Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức phải được lập hồ sơ, lựa chọn và bảo quản theo nghiệp vụ lưu trữ và kỹ thuật công nghệ thông tin trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử”; Khoản 3 Điều 4 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ quy định trách nhiệm các cơ quan quản lý tài liệu điện tử như sau: “Bộ Nội vụ, Bộ Thông tin và Truyền thông quy định các chức năng cơ bản; quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử; trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong quá trình xử lý công việc trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử”.

2. Thực trạng lập và quản lý hồ sơ điện tử trong các cơ quan tổ chức hiện nay

Theo đánh giá tại Chỉ thị số 35/2017/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ, công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan của các Bộ, ngành và địa phương đã có những chuyển biến tích cực. Tài liệu tại các Lưu trữ lịch sử, lưu trữ các cơ quan, tổ chức từ trung ương đến địa phương từng bước được phân loại, chỉnh lý, bảo vệ, bảo quản an toàn phục vụ khai thác, sử dụng có hiệu quả, góp phần quan trọng trong phát triển kinh tế - xã hội. Tuy nhiên, việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử hiện vẫn còn nhiều hạn chế, bất cập; thực hiện quy định của pháp luật về lập hồ sơ công việc tại nhiều cơ quan, tổ chức ở trung ương, địa phương chưa nghiêm. Ý thức của một số công chức, viên chức về lập hồ sơ công việc chưa cao; tài liệu lưu trữ còn phân tán ở nhiều nơi; tình trạng giao nộp tài liệu chưa đúng quy định vào Lưu trữ cơ quan vẫn còn phổ biến, nhất là các đơn vị trực thuộc cấp dưới, gây khó khăn cho việc tổ chức khoa học tài liệu và lựa chọn tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử các cấp. Việc ứng dụng công nghệ thông tin còn hạn chế, chưa đáp ứng được yêu cầu của công tác văn thư, lưu trữ.

Qua công tác kiểm tra, khảo sát về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ tại các bộ, ngành và các địa phương cho thấy: Hầu hết các cơ quan tổ chức đều có chương trình, kế hoạch, lộ trình ứng dụng ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý điều hành nói chung và công tác văn thư, lưu trữ nói riêng. Việc ứng dụng công nghệ thông tin đã giúp công tác quản lý điều hành hoạt động của các cơ quan tổ chức khá hiệu quả, tiết kiệm thời gian và chi phí hành chính. Tuy nhiên mục đích ứng dụng của các cơ quan tổ chức còn mang tính tự phát theo nhu cầu quản lý của từng đơn vị, chưa có sự thống nhất, chưa phù hợp với yêu cầu và quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ. Mức độ ứng dụng phụ thuộc vào nhiều yếu tố như hạ tầng kỹ thuật, trình độ về công nghệ thông tin: có đơn vị chỉ sử dụng hộp thư điện tử của cơ quan để thông tin, trao đổi công việc, gửi bản sao văn bản; có đơn vị đầu tư hạ tầng kỹ thuật, xây dựng phần mềm quản lý và điều hành với quy mô và chi phí khá lớn, ở những đơn vị này việc quản lý và liên thông văn bản trong nội bộ được thực hiện tốt. Về cơ bản 100% các đơn vị được kiểm tra, khảo sát đều chưa thực hiện được việc lập và quản lý hồ sơ điện tử do nhiều nguyên nhân, trong đó nguyên nhân cơ bản là do chưa tạo được Mã hồ sơ cho văn bản, tài liệu điện tử hình thành trong hoạt động của các đơn vị trong Hệ thống quản lý văn bản.

3. Mã hồ sơ trong việc lập và quản lý hồ sơ điện tử

Theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004, “Hồ sơ” là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân. “Lập hồ sơ” là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.

Tại Nghị định 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013, “Hồ sơ điện tử” là tập hợp các tài liệu điện tử có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân. “Lập hồ sơ điện tử” là việc áp dụng công nghệ thông tin nhằm liên kết các tài liệu điện tử hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ điện tử.

Như vậy khái niệm về hồ sơ, yêu cầu, nguyên tắc, phương pháp lập hồ sơ định dạng giấy và định dạng điện tử về bản chất là thống nhất với nhau. Tuy nhiên việc lập và quản lý hồ sơ điện tử khác với lập và quản lý hồ sơ ở định dạng khác.

Trong khoa học lưu trữ, tài liệu được quản lý theo nhiều tiêu chí trong đó quản lý theo phông lưu trữ, thời gian hình thành và hồ sơ là cơ bản nhất. Theo Luật Lưu trữ 2011, Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc của cá nhân (tài liệu ở đây được hiểu bao gồm cả tài liệu điện tử). Như vậy tên của phông lưu trữ chính là tên của cơ quan, tổ chức, cá nhân, hình thành lên tài liệu trong hoạt động của mình. Tài liệu hình thành theo thời gian được phân loại và lập thành từng hồ sơ theo phương án phân loại nhất định và được đánh số, ký hiệu theo những tiêu chí nhất định.

Để lập và quản lý hồ sơ điện tử của các cơ quan tổ chức theo đúng yêu cầu quản lý, trước hết phải có hệ thống phần mềm chuyên dụng có thể liên kết và lưu trữ các tài liệu điện tử hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ điện tử. Tuy nhiên, để liên kết các tài liệu điện tử hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ điện tử thì các tài liệu điện tử của một hồ sơ phải có một mã chung gọi là “Mã hồ sơ”, khi đó hệ thống phần mềm chuyên dụng sẽ tích hợp các tài liệu điện tử có cùng mã vào một hồ sơ có tiêu đề đã xác định trước.

Thực hiện Chương trình công tác năm 2017 đã được Bộ trưởng Bộ Nội vụ giao tại Quyết định số 144/QĐ-BNV ngày 29 tháng 01 năm 2017, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước xây dựng dự thảo Thông tư quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử, các chức năng cơ bản của hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan nhà nước và doanh nghiệp nhà nước (đã xin ý kiến của các Bộ ngành và địa phương). Nội dung cơ bản của Thông tư quy định về: quản lý văn bản đi điện tử, văn bản đến điện tử, lập và nộp lưu hồ sơ tài liệu điện tử vào lưu trữ cơ quan; trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong quá trình xử lý công việc trong Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử; chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử.

Theo dự thảo của Thông tư về nội dung lập và nộp lưu hồ sơ điện tử vào cơ quan quy định về Mã hồ sơ. Theo đó Mã hồ sơ gồm:

a) Mã định danh của cơ quan, tổ chức;

b) Năm hình thành hồ sơ;

c) Số và ký hiệu hồ sơ.

Trong đó: Mã định danh của cơ quan, tổ chức được quy định tại Thông tư số 10/2016/TT-BTTTT ngày 01 tháng 4 năm 2016 của Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về cấu trúc mã định danh và định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối các hệ thống quản lý văn bản và điều hành. Mã định danh của mỗi cơ quan, tổ chức được mặc định trong Hệ thống quản lý văn bản và lập hồ sơ điện tử của cơ quan tổ chức đó. Năm hình thành hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ được xác định theo Danh mục hồ sơ của cơ quan tổ chức. Các thành phần của mã hồ sơ được phân định bằng dấu chấm.

 Như vậy, mỗi cơ quan tổ chức chỉ có 01 mã duy nhất gắn với tên của cơ quan tổ chức, không trùng lặp với cơ quan khác, có thể nói mã định danh chính là tên cơ quan, tổ chức (tên phông) được ký hiệu bằng những chữ số theo quy định thống nhất. Thời gian trong Mã hồ sơ thể hiện năm hình thành hồ sơ, số và ký hiệu được lấy theo Danh mục hồ sơ hàng năm của cơ quan tổ chức ban hành. Để có thể tạo được Mã hồ sơ điện tử  đòi hỏi mỗi cơ quan tổ chức phải được cấp mã định danh, có Danh mục hồ sơ hàng năm và Hệ thống phần mềm với đầy đủ các chức năng như trong Dự thảo thông tư. Việc tạo Mã hồ sơ điện tử trong Dự thảo thông tư phù hợp với các quy định của pháp luật hiện hành về văn thư, lưu trữ và thông tin, truyền thông; thành phần Mã hồ sơ được thiết kế như Dự thảo là duy nhất không thể trùng lặp giữa hồ sơ này với hồ sơ khác. Có thể nói Mã hồ sơ là vấn đề cốt lõi của việc lập và quản lý hồ sơ điện tử trong công tác văn thư, lưu trữ./.

Đỗ Văn Thuận - Phó Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước

created by Tranngoc
 


Tin khác:

   Tóm tắt kết quả Đề tài nghiên cứu khoa học cấp cơ sở “Khảo sát, đánh giá các nghiên cứu của Việt Nam về quản lý văn bản, tài liệu điện tử”(14/07/2017)
   Một số ý kiến đề xuất về thủ tục hành chính giao, nhận tài liệu lưu trữ từ các nguồn nộp lưu vào các Trung tâm Lưu trữ quốc gia(18/04/2017)
   Cục Lưu trữ Pháp với việc quảng bá và phát huy giá trị tài liệu thông qua hoạt động sư phạm giai đoạn (2011-2015)(14/02/2017)
Hit Counter

                                 © Trung tâm Tin học - Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Liên lạc với Ban Biên tập

                                 Số giấy phép: 64/GP-BC, cấp ngày: 12/02/2007.

                                 Địa chỉ: 12, Đào Tấn, Ba Đình, Hà Nội; Điện thoại: (84-4) 37660370; Fax: (84-4) 37665165
                                 ® Ghi rõ nguồn "archives.gov.vn" khi phát hành lại thông tin từ website này.