Skip navigation links

Sự cần thiết ban hành Thông tư quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử, các chức năng cơ bản của hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức
Send this page to somebodyPrint this pageFeedback

Thông tư ban hành nhằm hoàn thiện các quy định của Pháp luật về văn thư, lưu trữ, Pháp luật về giao dịch điện tử là cơ sở để đội ngũ cán bộ, công chức thực hiện các quy trình xử lý, vận hành, áp dụng chữ ký số trong các hệ thống thông tin, quản lý văn bản và hồ sơ điện tử, góp phần thực hiện hiệu quả Nghị quyết số 36a/NQ-CP ngày 14 tháng 10 năm 2015 của Chính phủ.
 

1. Để hoàn thiện hệ thống pháp luật về văn thư, lưu trữ

Khoản 3 Điều 4 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ quy định: “Bộ Nội vụ, Bộ Thông tin và Truyền thông quy định các chức năng cơ bản; quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử; trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong quá trình xử lý công việc trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử”.

Theo Nghị định số 34/2017/NĐ-CP ngày 03 tháng 4 năm 2017 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ, Bộ Nội vụ có chức năng quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ. Quản lý văn bản và hồ sơ điện tử là một nội dung quan trọng thuộc phạm vi công tác văn thư, lưu trữ.

Vì vậy, để hoàn thiện hệ thống pháp luật về văn thư, lưu trữ; theo chức năng, nhiệm vụ, Bộ Nội vụ cần thiết phải ban hành Thông tư quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức.

2. Để đáp ứng yêu cầu đòi hỏi của thực tiễn quản lý công tác văn thư, lưu trữ

Văn bản, hồ sơ tài liệu điện tử là một loại hình tài liệu được tạo lập, lưu trữ, xử lý, truyền, nhận bằng phương tiện điện tử được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Văn bản điện tử phù hợp với pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy trong giao dịch giữa các cơ quan nhà nước. Do vậy, mọi công dân có quyền sử dụng tài liệu điện tử cho các mục đích chính đáng, đồng thời chấp hành quy định về các hành vi bị nghiêm cấm. Cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức phục vụ công chúng sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử thuộc diện sử dụng rộng rãi một cách nhanh chóng, kịp thời bên cạnh việc bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin đối với tài liệu điện tử theo quy định của pháp luật.

Khoản 1, Khoản 2 Điều 35 Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước quy định giá trị pháp lý của văn bản điện tử như sau: “Văn bản điện tử phù hợp với pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy trong giao dịch giữa các cơ quan nhà nước; Văn bản điện tử gửi đến cơ quan nhà nước không nhất thiết phải sử dụng chữ ký điện tử nếu văn bản đó có thông tin về người gửi, bảo đảm tính xác thực về nguồn gốc và sự toàn vẹn của văn bản”.

Khoản 1, Khoản 2 Điều 8 Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15 tháng 02 năm 2007 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số quy định giá trị pháp lý của chữ ký số như sau: “Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký số; Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan, tổ chức thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký số của người có thẩm quyền theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu”.

Thực hiện các quy định tại các văn bản nói trên, hầu hết các Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương đã ban hành quy chế quản lý và sử dụng chữ ký số, chứng thư số chuyên dùng áp dụng đối với các cơ quan, tổ chức thuộc quyền quản lý để triển khai ứng dụng chữ ký số trong việc quản lý văn bản, hồ sơ điện tử. Tuy nhiên, quy trình, trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc quản lý văn bản đi, văn bản đến điện tử, lập và nộp lưu tài liệu điện tử vào lưu trữ cơ quan chưa có sự thống nhất giữa các cơ quan, tổ chức do chưa có quy định cụ thể của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Ngoài ra, hiện nay Hệ thống phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ điện tử ứng dụng tại các cơ quan, tổ chức rất đa dạng, chưa có sự thống nhất về chức năng để đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ.

Kết quả khảo sát tình hình “tạo lập và sử dụng tài liệu điện tử” tại các cơ quan nhà nước do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước thực hiện cũng bước đầu ghi nhận phần lớn các phần mềm quản lý văn bản điện tử đang áp dụng tại các cơ quan nhà nước hiện nay thiếu chức năng tích hợp các văn bản có cùng chủ đề hoặc đặc điểm để tạo lập hồ sơ. Điều này đã, đang và sẽ tạo nên một khối lượng lớn văn bản, tài liệu điện tử không được lập hồ sơ tại các cơ quan, tổ chức, gây khó khăn trong công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ.

Vì vậy, cần có sự quy định thống nhất về quy trình, trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc quản lý văn bản đi điện tử, văn bản đến điện tử, lập và nộp lưu hồ sơ tài liệu điện tử vào lưu trữ cơ quan trong Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử; quy định các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử để hệ thống đáp ứng các yêu cầu nghiệp vụ quản lý văn bản, hồ sơ điện tử trong công tác văn thư, lưu trữ.

3. Những nội dung cần phải quy định

Nội dung cơ bản của Thông tư cần quy định gồm:

- Quy trình, trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc quản lý văn bản đi điện tử, văn bản đến điện tử, lập và nộp lưu hồ sơ tài liệu điện tử vào lưu trữ cơ quan trong Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử;

- Các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử để đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ quản lý văn bản, hồ sơ trong công tác văn thư, lưu trữ.

Những nội dung này là nội dung cụ thể, chi tiết nhiệm vụ được giao tại Khoản 3 Điều 4 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ, theo nhiệm vụ quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của Bộ Nội vụ. 

a) Về quy trình, trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc quản lý văn bản đi, văn bản đến điện tử, lập và nộp lưu hồ sơ tài liệu điện tử vào lưu trữ cơ quan trong Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử.

- Thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản điện tử:

Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật, trong đó quy định thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật, Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

Thực hiện các quy định tại các văn bản nói trên, các cơ quan tổ chức đã thực hiện trình bày các yếu tố thể thức văn bản điện tử như văn bản giấy ngoại trừ yếu tố trình bày ‘Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền’ và yếu tố trình bày ‘Dấu của cơ quan, tổ chức’ đối với văn bản giấy tương ứng với yếu tố trình bày ‘Chữ ký số của người có thẩm quyền’ và yếu tố trình bày ‘Chữ ký số của cơ quan, tổ chức’ đối với văn bản điện tử.

Hiện nay, hầu hết các cơ quan nhà nước đã thể chế hoá việc áp dụng chữ ký số thông qua ban hành các văn bản quy định nhằm tạo cơ sở thúc đẩy triển khai chữ ký số trong quy trình xử lý công việc qua mạng. Trong đó quy định việc thể hiện hình ảnh, thông tin, vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức cũng như chữ ký số của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản trên văn bản điện tử rất khác nhau, chưa có sự thống nhất do chưa có quy định cụ thể, chi tiết.

Để đồng bộ hóa hệ thống pháp luật quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản điện tử, Thông tư cần quy định: Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản điện tử thực hiện theo Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật và Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

Ngoài ra, Thông tư cần quy định về thể thức trình bày các yếu tố: “Chữ ký số của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản”, “Chữ ký số của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản”.

- Về quản lý văn bản đi, văn bản đến, lập và nộp lưu hồ sơ tài liệu điện tử vào lưu trữ cơ quan:

Khoản 1, Khoản 2 Điều 35 Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 04 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước quy định giá trị pháp lý của văn bản điện tử như sau: “Văn bản điện tử phù hợp với pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy trong giao dịch giữa các cơ quan nhà nước; Văn bản điện tử gửi đến cơ quan nhà nước không nhất thiết phải sử dụng chữ ký điện tử nếu văn bản đó có thông tin về người gửi, bảo đảm tính xác thực về nguồn gốc và sự toàn vẹn của văn bản”. Chữ ký số là một loại chữ ký điện tử có tính an toàn cao và là loại chữ ký duy nhất được quy định cụ thể tại Nghị định số 26/2007/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi, bổ sung, hướng dẫn thực hiện Nghị định này. Theo quy định, chữ ký số có thể thay thế được chữ ký trực tiếp và dấu của cơ quan, tổ chức trong giao dịch điện tử. Cụ thể như sau: Khoản 1, Khoản 2 Điều 8 Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15 tháng 02 năm 2007 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số quy định giá trị pháp lý của chữ ký số: “Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký số; Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan, tổ chức thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký số của người có thẩm quyền theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu”.

Để phù hợp với pháp luật về giao dịch điện tử và pháp luật về văn thư, lưu trữ, Thông tư cần quy định “Văn bản điện tử của cơ quan, tổ chức là văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu được ký số bởi cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước ban hành văn bản, theo thể thức quy định”.

Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan đã hướng dẫn quy trình và trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc quản lý văn bản đi, văn bản đến; lập hồ sơ hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan đối với loại hình tài liệu hình thành phổ biến là tài liệu giấy.

Để đồng bộ hóa hệ thống pháp luật quy định về quy trình, trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc quản lý văn bản đi, văn bản đến điện tử, lập và nộp lưu hồ sơ tài liệu điện tử vào Lưu trữ cơ quan, Thông tư cần quy định: “Quy trình và trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc quản lý văn bản đến điện tử”; “Quy trình và trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc quản lý văn bản đi điện tử”; “Quy trình và trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc lập và nộp lưu hồ sơ điện tử vào lưu trữ cơ quan”.

b) Về quy định các chức năng cơ bản của Hệ thống

Luật Giao dịch điện tử quy định văn bản điện tử là văn bản được thể hiện dưới dạng thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự. Một trong những đặc tính của tài liệu điện tử trong các hệ thống thông tin là có thể dễ dàng bị chỉnh sửa mà không hề để lại bất kỳ một dấu vết nào, để bảo đảm tính xác thực của tài liệu điện tử, yêu cầu quan trọng là phải giải quyết được vấn đề thiết kế các hệ thống thông tin, trong đó tài liệu điện tử được sản sinh ra trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức phải được kiểm soát một cách chặt chẽ trong suốt vòng đời của chúng.

Để bảo đảm thực hiện được các quy định về quản lý văn bản đi, văn bản đến, hồ sơ điện tử phù hợp với Pháp luật về văn thư, lưu trữ và Pháp luật về giao dịch điện tử, Thông tư cần quy định: “Nguyên tắc xây dựng Hệ thống”; “Yêu cầu chung khi thiết kế Hệ thống”; “Yêu cầu chức năng của Hệ thống”.

4. Tổ chức thực hiện quản lý văn bản và hồ sơ điện tử

Quản lý văn bản, hồ sơ điện tử là vấn đề mới, phức tạp, đòi hỏi sự đầu tư nguồn lực lớn, trong đó có cả đầu tư về hệ thống văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn nghiệp vụ; về đào tạo bồi dưỡng kiến thức công nghệ thông tin cho những người làm văn thư, lưu trữ và những hiểu biết về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho những người làm công nghệ thông tin để phối hợp xây dựng, hướng dẫn, thực hiện, sử dụng các chương trình phần mềm cũng như các phương tiện, thiết bị công nghệ thông tin trong quá trình quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu điện tử.

Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý văn bản và hồ sơ điện tử là một nội dung quan trọng của các cơ quan nhà nước. Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan nhà nước đã quy định cụ thể về chính sách phát triển và sử dụng nguồn nhân lực công nghệ thông tin trong các cơ quan nhà nước; chính sách đầu tư cho ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước và xác định đầu tư cho ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước là đầu tư phát triển. Vì vậy, các cơ quan nhà nước cần tập trung nguồn lực bảo đảm cho hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý văn bản, hồ sơ điện tử.

Trong những năm qua, Đảng, Chính phủ luôn quan tâm, coi trọng phát triển ứng dụng công nghệ thông tin, đặc biệt là ứng dụng công nghệ thông tin trong các cơ quan nhà nước. Công nghệ thông tin được coi là một công cụ hữu hiệu, là động lực quan trọng phát triển kinh tế tri thức, xã hội thông tin, nâng cao năng lực cạnh tranh quốc gia trong quá trình hội nhập quốc tế; góp phần đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa, bảo đảm phát triển nhanh và bền vững đất nước.

Nhiều văn bản quy phạm pháp luật đã được ban hành, tạo hành lang pháp lý cho việc thúc đẩy ứng dụng công nghệ thông tin; các bộ, ngành và các địa phương đã tích cực triển khai thực hiện Chỉ thị, Nghị quyết của Bộ Chính trị; các nghị quyết, quyết, định của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ về đẩy mạnh phát triển và ứng dụng công nghê thông tin. Hầu hết các bộ, ngành và địa phương đã thể chế hoá việc áp dụng chữ ký số thông qua ban hành các văn bản quy định tạo cơ sở thúc đẩy triển khai chữ ký số trong quy trình xử lý công việc qua mạng nhằm ứng dụng công nghệ thông tin giải quyết các thủ tục hành chính, rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ, giảm chi phí hoạt động; tăng tính minh bạch trong hoạt động của cơ quan nhà nước, tạo thuận tiện cho người dân và doanh nghiệp.

Thông tư ban hành nhằm hoàn thiện các quy định của Pháp luật về văn thư, lưu trữ, Pháp luật về giao dịch điện tử là cơ sở để đội ngũ cán bộ, công chức thực hiện các quy trình xử lý, vận hành, áp dụng chữ ký số trong các hệ thống thông tin, quản lý văn bản và hồ sơ điện tử, góp phần thực hiện hiệu quả Nghị quyết số 36a/NQ-CP ngày 14 tháng 10 năm 2015 của Chính phủ về Chính phủ điện tử, tạo điều kiện để tăng cường nguồn lực và đồng bộ trong việc xây dựng và thực thi các văn bản quy phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ và giao dịch điện tử./.   

Th.S Lê Văn Năng - Giám đốc Trung tâm Tin học, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

Created by DTTH
 


Tin khác:

   Tổng hợp công nghệ khử axit cho tài liệu giấy ở một số nước(28/09/2017)
   Mã hồ sơ – Vấn đề cốt lõi trong việc lập và quản lý hồ sơ điện tử (13/09/2017)
   Tóm tắt kết quả Đề tài nghiên cứu khoa học cấp cơ sở “Khảo sát, đánh giá các nghiên cứu của Việt Nam về quản lý văn bản, tài liệu điện tử”(14/07/2017)
Hit Counter

                                 © Trung tâm Tin học - Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Liên lạc với Ban Biên tập

                                 Số giấy phép: 64/GP-BC, cấp ngày: 12/02/2007.

                                 Địa chỉ: 12, Đào Tấn, Ba Đình, Hà Nội; Điện thoại: (84-4) 37660370; Fax: (84-4) 37665165
                                 ® Ghi rõ nguồn "archives.gov.vn" khi phát hành lại thông tin từ website này.