Skip navigation links

Một số vấn đề về lập hồ sơ trong công tác văn thư hiện nay
Send this page to somebodyPrint this pageFeedback

Lập hồ sơ là nhiệm vụ quan trọng của công tác văn thư, là điểm nối tiếp giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ.

Hồ sơ được lập khoa học góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác tại các cơ quan, tổ chức; đồng thời tiết kiệm và tạo điều kiện để công tác lưu trữ phát triển, từ đó từng bước phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ. Điều đó cũng có nghĩa là: lập hồ sơ tốt ngay từ khâu văn thư sẽ phục vụ tốt hơn cho cả mục đích hiện hành cũng như mục đích trong tương lai (1).

Bài viết xin được đề cập đến một số vấn đề về công tác lập hồ sơ trong thực tiễn công tác văn thư hiện nay.

1.  Lập hồ sơ là nội dung công việc của công tác văn thư, nhưng hiện nay đang có hai cách hiểu là “lập hồ sơ hiện hành” và “lập hồ sơ lưu trữ”. Việc lập hồ sơ phải do các các bộ thừa hành thực hiện trong quá trình giải quyết công việc mới phản ánh đầy đủ, chính xác quá trình hình thành, giải quyết và kết thúc công việc hay vấn đề, sự việc cụ thể (lập hồ sơ ở giai đoạn văn thư); bộ phận lưu trữ có nhiệm vụ kế thừa và chỉnh lý lại hồ sơ đã được lập nếu cần thiết (khôi phục, phục hồi hồ sơ ở giai đoạn lưu trữ).

2.Việc áp dụng ISO (Tiêu chuẩn hệ thống quản lý chất lượng quốc tế) trong công tác quản lý có ảnh hưởng quan trọng đến công tác lập hồ sơ. Bởi theo quy định của ISO, quá trình giải quyết một công việc đều thể hiện bằng quy trình và tất cả những bước giải quyết công việc trong quy trình đó đều được thể hiện thông qua văn bản và các tài liệu có liên quan, do đó, việc lập hồ sơ được kiểm soát theo quy trình giải quyết công việc sẽ đảm bảo chất lượng.

3. Để lập hồ sơ một cách chính xác, là cơ sở cho việc xác định giá trị tài liệu, cần chú ý đến tính thống nhất và mối quan hệ chặt chẽ trong quy trình giải quyết công việc đó. Nghĩa là hồ sơ phải phản ánh toàn diện quá trình giải quyết công việc của các cơ quan một cách có hệ thống và hoàn chỉnh. Hồ sơ, tài liệu có thể được hình thành từ nhiều cơ quan có liên quan trong quá trình giải quyết công việc và được lưu giữ ở những cơ quan đã sản sinh ra tài liệu đó. Nhưng cơ quan nào chịu trách nhiệm chính hoặc có chức năng chính về việc giải quyết công việc đó thì phải lưu giữ toàn bộ hồ sơ đầy đủ, từ những tài liệu ban đầu do cá nhân hoặc cơ quan cấp dưới gửi lên đến văn bản góp ý, tham mưu hoặc văn bản trả lời của các cơ quan liên quan có thẩm quyền giải quyết. Nếu hồ sơ đó nhiều văn bản thì có thể được chia thành nhiều đơn vị bảo quản.

Ví dụ: Lập hồ sơ về thôi, nhập quốc tịch tại Văn phòng Chủ tịch nước, Văn phòng Chính phủ, Bộ Tư pháp, UBND tỉnh (sở Tư pháp), các cơ quan ngoại giao, lãnh sự Việt Nam ở nước ngoài. (những cơ quan có chức năng về nhập, thôi quốc tịch cho công dân).

Theo trình tự, thủ tục giải quyết về cho nhập và thôi quốc tịch Việt Nam, tài liệu đầu tiên của hồ sơ phải là những bản đăng ký của cá nhân kèm sơ yếu lý lịch, các văn bản thẩm tra  về các công dân đó được hình thành từ các cơ quan giúp Chủ tịch nước thụ lý giải quyết như: UBND cấp tỉnh (Sở Tư pháp), các cơ quan ngoại giao, lãnh sự Việt Nam và sau đó những hồ sơ này được chuyển cho Bộ Tư pháp thụ lý và chuyển cho Văn phòng Chính phủ xem xét, thẩm định và trình Chủ tịch nước ký quyết định công nhận hoặc cho thôi quốc tịch Việt Nam. Như vậy, tất các các cơ quan có liên quan trong quá trình thụ lý việc này đều hình thành hồ sơ về việc nhập, thôi quốc tịch Việt Nam. Vấn đề đặt ra là: hồ sơ tại cơ quan nào sẽ phản ánh đầy đủ nhất quá trình giải quyết công vệc này?

Câu trả lời sẽ là: hồ sơ thụ lý công việc tại Văn phòng Chủ tịch nước, đơn vị có chức năng giúp Chủ tịch nước thực hiện nhiệm vụ này là đầy đủ nhất (hồ sơ tài liệu của cấp dưới lên cấp trên phải kèm theo các văn bản có liên quan) bao gồm: Đơn xin nhập, thôi quốc tịch của các cá nhân, sơ yếu lý lịch có liên quan, văn bản thẩm tra của UBND cấp tỉnh (sở Tư pháp), các cơ quan ngoại giao, lãnh sự Việt Nam, Bộ Tư pháp, Thủ tướng Chính phủ và cuối cùng là Quyết định về việc đồng ý cho nhập hoặc thôi quốc tịch của Chủ tịch nước. Nếu tại cơ quan này, khi lập hồ sơ và nộp vào lưu trữ quốc gia mà chỉ giữ những văn bản của các cơ quan có liên quan, loại bỏ các đơn đề nghị, sơ yếu lý lịch của những người xin nhập, thôi quốc tịch thì hồ sơ sẽ chưa đầy đủ và chưa thể hiện hết quá trình giải quyết nội dung công việc này.

4. Hiện nay, theo quy định tại Điều 24 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác văn thư, nghiệp vụ lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, tổ chức do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước hướng dẫn, do vậy, văn bản hướng dẫn về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, tổ chức sẽ được ban hành dưới hình thức văn bản hành chính (công văn hướng dẫn).

Tuy nhiên, theo quy định tại Khoản 1 Điều 58 Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2002  thì văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan quản lý ngành được ban hành đểquy định các tiêu chuẩn, quy trình, quy phạm và các định mức kinh tế - kỹ thuật của ngành, lĩnh vực do mình phụ trách; quy định các biện pháp để thực hiện chức năng quản lý ngành, lĩnh vực do mình phụ trách và những vấn đề được Chính phủ giao”.

 Công tác lập hồ sơ là hoạt động nghiệp vụ quan trọng, có tính chất quy phạm, kỹ thuật nhằm quy định các biện pháp để thực hiện chức năng quản lý ngành trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ do Bộ Nội vụ phụ trách và đối tượng áp dụng nội dung này là: “các cơ quan tổ chức nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị-xã hội, tổ chức xã hội, các tổ chức xã hội-nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân” (Điều 1 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP), do đó nghiệp vụ lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan nên được ban hành dưới hình thức văn bản quy phạm pháp luật như quyết định hoặc thông tư của Bộ Nội vụ để đảm bảo đúng các quy định của nhà nước, đảm bảo giá trị pháp lý của văn bản, tạo điều kiện thuận lợi cho việc hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra, khen thưởng, xử phạt và triển khai thực hiện trong các cơ quan, tổ chức.

Trên đây là một số ý kiến cá nhân về lập hồ sơ trong thực tiễn công tác văn thư hiện nay, rất mong được các bạn đồng nghiệp cùng nghiên cứu, trao đổi thêm./.

Nguyễn Anh Thư - Phòng Nghiệp vụ VTLTTW

(1)Mối quan hệ giữa công tác lưu trữ và công tác văn thư – Sue McKemmish-  Lưu trữ Quốc gia Úc

Đoàn Thu Hà
 


Tin khác:

   Một vài ý kiến về việc thu thập tài liệu lưu trữ quý hiếm(04/06/2008)
   Giới thiệu phương pháp bảo quản tài liệu khổ lớn(04/06/2008)
   Tài liệu kèm theo phim điện ảnh với việc nghiên cứu điện ảnh(07/05/2008)

                                 © Trung tâm Tin học - Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Liên lạc với ban biên tập

                                 Số giấy phép: 64/GP-BC, cấp ngày: 12/02/2007. Trưởng ban biên tập: TS. Vũ Thị Minh Hương

                                 Địa chỉ: 12, Đào Tấn, Ba Đình, Hà Nội; Điện thoại: (84-4) 37660370; Fax: (84-4) 37665165
                                 ® Ghi rõ nguồn "archives.gov.vn" khi phát hành lại thông tin từ website này.