Skip navigation links

Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước trả lời Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh An Giang về mã lưu trữ, văn bản đi, đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng
Send this page to somebodyPrint this pageFeedback

Ngày 18 tháng 9 năm 2015, Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh An Giang có Công văn số 493/STTTT-CNTT gửi Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước trao đổi ý kiến về mã lưu trữ, văn bản đi, đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng theo Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN.
Nội dung chính của Công văn như sau:

Hiện nay, tỉnh An Giang đã áp dụng chữ ký số để thực hiện quản lý tiếp nhận, phát hành văn bản điện tử qua môi trường mạng thông suốt tại 20 Sở, ban, ngành cấp tỉnh và 11 huyện, thị xã, thành phố và đến cấp xã; Mã lưu trữ hồ sơ trên địa bàn tỉnh và liên thông văn bản qua môi trường mạng từ cấp tỉnh đến cấp huyện, cấp xã tuân thủ theo Quyết định 41/2014/QĐ-UBND, theo chuẩn mã số EAN-13 kết hợp hướng dẫn số 2803/BTTTT-THH ngày 01/10/2014 của Bộ Thông tin và Truyền thông.

Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh An Giang có một số nội dung trao đổi với Cục văn thư và Lưu trữ nhà nước như sau:

1.Tại điểm (5) mục 3.2, thời hạn nộp vào lưu trữ trong CSDL “Hồ sơ tại đơn vị” sẽ chuyển vào Lưu trữ cơ quan và nối tiếp với số hồ sơ đã có.

Xin hỏi: Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước có tiếp nhận lưu trữ tập trung các văn bản điện tử từ tỉnh về Cục không?hay việc lưu trữ các văn bản điện tử chỉ thực hiện tại đơn vị sử dụng và lưu trữ tại các Chi cục Văn thư lưu trữ địa phương?

2. Tại khoản 3.1, lưu đồ quản lý hồ sơ trong môi trường mạng qui định mã hồ sơ lưu trữ văn bản đi, văn bản đến được xây dựng 14 ký tự số và phần III, khoản 1”… tùy thuộc vào đặc điểm tài liệu văn thư của cơ quan, tổ chức,… khi ứng dụng CNTT trong công tác văn thư có thể ban hành văn bản qui định cụ thể, chi tiết riêng.”

Tỉnh An Giang đã ban hành Quyết định 41/2014/QĐ-UBND, tại Điều 5 quy định mã hồ sơ lưu trữ văn bản điện tử theo mã số EAN-13 để quản lý và gửi nhận văn bản điện tử.

Xin hỏi: tỉnh An Giang có cần điều chỉnh theo văn bản hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN về mã hồ sơ lưu trữ văn bản đi, văn bản đến không?

Trả lời Công văn số 493/STTTT-CNTT của Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh An Giang, ngày 06 tháng 10 năm 2015, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã ban hành Công văn số 961/VTLTNN-TTTH, nội dung chính như sau:

1.  Căn cứ Điểm b Khoản 2 Điều 20 Luật lưu trữ năm 2011 quy định: Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh thu thập, tiếp nhận tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức ở cấp tỉnh, cấp huyện và đơn vị hành chính – kinh tế đặc biệt không thuộc các cơ quan, tổ chức quy định tại Điểm a Khoản này”. Như vậy, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước không tiếp nhận lưu trữ tập trung các văn bản điện tử của tỉnh mà văn bản điện thử được lưu trữ tại lưu trữ cơ quan. Nếu cơ quan đó thuộc Danh mục nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử thì các văn bản điện tử được giao nộp vào Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh An Giang.

2.  Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN hướng dẫn sử dụng 14 nhóm lớn quy định tại Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Ngoài ra, các nhóm tài liệu không thuộc nhóm tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và các nhóm nhỏ tài liệu theo từng lĩnh vực quản lý chuyên môn trong mỗi cơ quan, tổ chức do các cơ quan, tổ chức tự xây dựng. Để lập được hồ sơ, việc xây dựng các nhóm nhỏ tài liệu cần phải chi tiết tới mức hồ sơ.

Quyết định số 41/2014/QĐ-UBND ngày 17 tháng 11 năm 2014 của tỉnh An Giang về việc ban hành Quy chế sử dụng hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành trên môi trường mạng trong cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh An Giang quy định sử dụng 14 nhóm lớn quy định tại Thông tư số 09/2011/TT-BNV, tiếp theo là mã số đại diện cho nhóm nhỏ tài liệu theo từng lĩnh vực quản lý chuyên môn trong mỗi cơ quan, tổ chức.

Do vậy, tỉnh An Giang không phải điều chỉnh Quyết định số 41/2014/QĐ-UBND theo Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN về mã số hồ sơ lưu trữ văn bản đi, văn bản đến. Tuy nhiên, trong quá trình triển khai cần có hướng dẫn đối với các nhóm tài liệu không thuộc nhóm tài liệu hình thành phổ biến trong các hoạt động của cơ quan, tổ chức và xây dựng nhóm nhỏ tới mức hồ sơ.

Trên  đây là ý kiến của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước để Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh An Giang biết và triển khai thực hiện. 

Nội dung chi tiết của Công văn số 493/STTTT-CNTT  và Công văn số 961/VTLTNN-TTTH mời xem file đính kèm dưới đây./.

Created by Letrang
 
Tệp đính kèm:
 
   Cong van 493.pdf
   Cong van 961.doc


Tin khác:

   Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước trả lời Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Phú Yên về thẩm quyền kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ(21/08/2015)
   Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước trả lời Sở Nội vụ tỉnh Bình Định về thẩm quyền kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ(21/08/2015)
   Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước trả lời Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Thừa Thiên Huế về thẩm quyền kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ(21/08/2015)
Hit Counter

                                 © Trung tâm Tin học - Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Liên lạc với Ban Biên tập

                                 Số giấy phép: 64/GP-BC, cấp ngày: 12/02/2007.

                                 Địa chỉ: 12, Đào Tấn, Ba Đình, Hà Nội; Điện thoại: (84-4) 37660370; Fax: (84-4) 37665165
                                 ® Ghi rõ nguồn "archives.gov.vn" khi phát hành lại thông tin từ website này.