Skip navigation links

Một vài ý kiến về việc xây dựng định mức lao động các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ
Send this page to somebodyPrint this pageFeedback


Định mức lao động là một trong những yếu tố có tính then chốt, quan trọng trong việc quản lý điều hành một cơ quan, tổ chức. Định mức lao động là cơ sở để tổ chức lao động khoa học, lập và giao kế hoạch công tác sát, đúng cho từng đơn vị, cá nhân. Định mức lao động khoa học hiệu quả sẽ góp phần tích cực vào việc chống lãng phí thời gian và sức lao động.
Thông qua định mức lao động, người quản lý có thể kiểm soát được khối lượng và chất lượng công việc trong phạm vi quản lý của mình. Đồng thời, định mức lao động cũng là một trong những căn cứ nhằm phát hiện một cách cụ thể những thiếu sót và bất hợp lý trong tổ chức quản lý lao động. Qua đó, người quản lý sẽ đưa ra những kỷ luật lao động hợp lý. Định mức lao động cũng chính là đòn bẩy thúc đẩy năng suất, chất lượng lao động và là căn cứ để tính toán chi phí nhân công và chi phí tổng sản phẩm. Trong các đơn vị sự nghiệp, định mức lao động là căn cứ để tính định biên. Chính vì vậy, việc xây dựng hệ thống các định mức lao động cho các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ là nhiệm vụ đặt ra với Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

1. Căn cứ xây dựng định mức

Các định mức lao động thường được tiến hành dựa trên các căn cứ sau:

- Quy trình nghiệp vụ chi tiết

Việc xây dựng hệ thống định mức lao động tổng hợp của một ngành, một lĩnh vực xuất phát từ việc xây dựng các định mức lao động chi tiết cho từng khâu nghiệp vụ cụ thể. Quy trình chi tiết chỉ rõ để hoàn thành từng khâu nghiệp vụ gồm bao nhiêu công việc cụ thể và cách thức tiến hành từng khâu. Căn cứ vào đó, người quản lý sẽ phân tích mức độ phức tạp của các khâu công việc và bố trí cán bộ thực hiện một cách phù hợp, hiệu quả. Chẳng hạn, đối với những khâu công việc là các thao tác kỹ thuật, chỉ cần bố trí cán bộ có trình độ sơ cấp hoặc trung cấp và biết sử dụng các trang thiết bị kỹ thuật một cách hiệu quả. Ngược lại, đối với những khâu công việc phức tạp, yêu cầu nghiên cứu, đúc rút từ lý luận để giải quyết thực tiễn thì cần bố trí cán bộ có trình độ đại học, được đào tạo bài bản, chính quy. Nói một cách cụ thể, quy trình nghiệp vụ chi tiết là yếu tố then chốt cho việc tính toán để đưa ra định mức lao động. Như vậy, hệ thống định mức lao động ngành lưu trữ sẽ được thiết lập trên cơ sở hệ thống các quy trình nghiệp vụ lưu trữ. Có nghĩa là, chỉ khi nào các quy trình nghiệp vụ lưu trữ được ban hành, chúng ta mới có thể thiết lập được định mức lao động cho các khâu công việc đó.

- Tiêu chuẩn sản phẩm, dịch vụ

Để khẳng định hiệu quả của các định mức lao động được thiết lập trên cơ sở là các quy trình nghiệp vụ thì phải có một chuẩn mực để đối chiếu, đánh giá. Bởi lẽ, rất có thể nhiều người cùng thực hiện một khâu công việc và đều hoàn thành đúng tiến độ nhưng mỗi người cho ra một sản phẩm với chất lượng khác nhau. Nếu không có tiêu chuẩn thì khó có thể đánh giá chất lượng của sản phẩm để động viên khích lệ người làm. Vì thế, việc xây dựng các tiêu chuẩn sản phẩm, dịch vụ của ngành lưu trữ là một trong những yếu tố cần thiết trong quá trình xây dựng định mức lao động các nghiệp vụ lưu trữ. Tuy nhiên, vấn đề đặt ra là, khi sản phẩm chưa được tạo ra nhiều lần thì khó có thể đưa ra một tiêu chuẩn phù hợp. Đây cũng chính là những thiếu sót của ngành lưu trữ. Hiện nay, chúng ta mới chỉ xây dựng được một số tiêu chuẩn thông dụng và mang tính chất đơn giản như tiêu chuẩn bìa, hộp, mục lục hồ sơ, sổ sách… thiếu các tiêu chuẩn cơ bản như: tiêu chuẩn hồ sơ nộp lưu vào lưu trữ, các tiêu chuẩn bảo quản tài liệu như: tiêu chuẩn vệ sinh kho bảo quản tài liệu (kho như thế nào được gọi là đảm bảo vệ sinh), tiêu chuẩn Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng (một danh mục tài liệu hạn chế sử dụng như thế nào là đạt chuẩn, đảm bảo sử dụng hiệu quả)… Bên cạnh đó, chúng ta chưa đề cập đến các tiêu chuẩn dịch vụ của ngành lưu trữ.

- Kết quả công việc qua khảo sát thực tế

Định mức lao động các nghiệp vụ lưu trữ có thể được xây dựng trên cơ sở phân tích thực tế kết quả giải quyết công việc tại các lưu trữ. Kết quả phân tích tính toán việc thực hiện một quy trình nghiệp vụ lưu trữ tại nhiều cơ quan, tổ chức lưu trữ sẽ xác định được mức lao động trung bình chung cho công việc đó. Ngược lại, nếu quy trình triển khai trong thực tế chưa đạt hiệu quả thì chưa có cơ sở để xây dựng định mức lao động. Vấn đề đặt ra trong trường hợp này là điều chỉnh quy trình nghiệp vụ phù hợp và tìm phương án làm việc hiệu quả.

- Trình độ xử lý công việc của cán bộ nghiệp vụ chính và cán bộ phụ trợ

Định mức lao động được xây dựng trên cơ sở bố trí cán bộ phù hợp trong việc triển khai từng khâu công việc của quy trình. Ứng với mức độ phức tạp của từng khâu công việc, người quản lý cần phải tính đến số lượng cán bộ tham gia thực hiện quy trình và trình độ, kỹ năng xử lý công việc của mỗi cán bộ. Trên cơ sở đó, người quản lý bố trí, sắp xếp một cách phù hợp. Có như vậy, việc thực hiện quy trình nghiệp vụ trong thực tế mới diễn ra một cách nhịp nhàng, hiệu quả. Bên cạnh đó, cũng cần tính đến mức lao động của các cán bộ phụ trợ với số lượng và trình độ đủ để phục vụ cán bộ nghiệp vụ chính thực hiện.

- Trình độ khoa học công nghệ và điều kiện làm việc cụ thể

Một trong những yếu tố các động trực tiếp đến trình độ xử lý công việc của cán bộ và quyết định kết quả của việc tính toán định mức lao động là việc áp dụng khoa học công nghệ mới của cơ quan, đơn vị. Người tham gia thực hiện các quy trình nghiệp vụ cần học cách sử dụng thành thạo các máy móc, thiết bị được sử dụng trong khi thực hiện công việc. Cơ quan, đơn vị phải tổ chức đào tạo cách thức sử dụng máy móc, thiết bị đối với các cán bộ tham gia thực hiện quy trình và có kiểm tra, đánh giá trước khi tiến hành. Chính vì vậy, khi tính toán định mức lao động cho các nghiệp vụ lưu trữ chúng ta cũng cần xác định chi phí cho việc hao mòn máy móc, thiết bị được sử dụng trong quá trình thực hiện quy trình nghiệp vụ.

2. Phương pháp xây dựng định mức lao động

Đối với mỗi loại định mức lao động, người ta áp dụng những phương pháp khác nhau trong cách thức xây dựng:

Có hai loại định mức lao động cơ bản: định mức lao động chi tiết và định mức lao động tổng hợp.

2.1. Phương pháp xây dựng định mức lao động chi tiết

Để xây dựng định mức lao động chi tiết, người ta thường áp dụng nhóm các phương pháp sau:

2.1.1. Phương pháp phân tích

Áp dụng phương pháp phân tích có nghĩa là trên cơ sở phân tích tính chất phức tạp của các khâu công việc, thời gian thực hiện, trình độ cán bộ tham gia thực hiệc các khâu công việc, trình độ kỹ thuật công nghệ, điều kiện làm việc… để tính toán định mức lao động cho từng khâu công việc cụ thể của một quy trình nghiệp vụ.

Các phương pháp cụ thể gồm:

- Phương pháp phân tích khảo sát: dựa vào kết quả khảo sát thực tế việc thực hiện các khâu công việc để xây dựng các mức lao động cụ thể. Áp dụng phương pháp này, các bước tiến hành như sau:

+ Phân loại cán bộ

+ Thực hành các khâu công việc cụ thể đối với từng cán bộ

+ Tính thời gian hoàn thành từng khâu công việc đối với từng loại cán bộ: bấm giờ, chụp ảnh

+ Xác định các nhân tố ảnh hướng đến chất lượng công việc và mức thời gian hao phí

+ Xác định mức lao động chuẩn

- Phương pháp phân tích tính toán: dựa vào những tiêu chuẩn đã có để tính mức lao động chuẩn cho từng khâu công việc, từng loại sản phẩm. Áp dụng phương pháp này, các bước tiến hành cụ thể như sau:

+ Phân tích các bước công việc cần định mức

+ Phân tích các nhân tố ảnh hướng đến thời gian hao phí của từng khâu công việc, từng bộ phận thực hiện

+ Phân tích quy trình công nghệ

+ Tính toán thời gian cụ thể, thời gian tổng.

- Phương pháp so sánh điển hình: xác định mức lao động điển hình (thực hiện thí điểm với điều kiện đủ về trình độ và tâm lý cán bộ, cơ sở vật chất… bằng khảo sát phân tích). Các bước tiến hành cụ thể như sau:

+ Xác định mức lao động trung bình chung bằng khảo sát tính toán

+ Xác định quy trình công nghệ hợp lý

+ Xác định mức lao động hợp lý cho từng khâu chi tiết

+ Xác định mức quy đổi (Ki)

+ Xác định mức lao động hợp lý trong từng điều kiện làm việc cụ thể

+ Xác định mức lao động chuẩn

* Hệ số quy đổi Ki

- Ki = 1: hệ số thời gian của mức lao động điển hình

- Ki < 1: nhân tố ảnh hướng đến công việc thuận lợi hơn so với mức lao động điển hình, mức thời gian ít hơn mức thời gian điển hình

- Ki > 1: nhân tố ảnh hướng đến công việc khó khăn hơn so với mức lao động điển hình, mức thời gian nhiều hơn mức thời gian điển hình

* Xác định mức lao động chuẩn

Công thức: Mtgi = Mtg1 x Ki

Hoặc: Msli = Msl1/Ki

Trong đó:

Mtgi là thời gian chuẩn cho bước công việc i

Mtg1 là mức thời gian điển hình

Ki là hệ số quy đổi

Msli là mức sản lượng chuẩn của công việc i

Msl1 là mức sản lượng điển hình

- Phương pháp phân tích tổng hợp: mức lao động được xây dựng dựa trên sự tổng hợp những tài liệu ghi chép các kết quả thu được trong quá trình khảo sát và thực hiện thí điểm, kinh nghiệm tích luỹ của người làm định mức và tham khảo ý kiến các chuyên gia.

Nhóm các phương pháp phân tích thường được áp dụng cho việc xây dựng định mức lao động của các cơ quan tổ chức, bởi những ưu điểm như đảm bảo tính khoa học, nhanh, chính xác, tổng kết được kinh nghiệm lao động tiên tiến, linh hoạt, áp dụng được trong các điều kiện làm việc khác nhau. Tuy nhiên, nhóm phương pháp này cũng bộc lộ một số điểm hạn chế như khó tiến hành, tốn thời gian, công sức, đặc biệt là việc xác định hệ số Ki. Hơn nữa, phương pháp này đòi hỏi trình độ chuyên môn nhất định của người xây dựng định mức.

2.1.2. Phương pháp tiêu chuẩn

Phương pháp tiêu chuẩn là căn cứ vào những tiêu chuẩn, quy định của nhà nước về thời gian lao động, chế độ nghỉ ngơi… để xây dựng định mức lao động cho từng công việc, lĩnh vực để tính toán định biên cho các cơ quan, tổ chức. Phương pháp này chỉ áp dụng đối với các đơn vị, lĩnh vực đã có các văn bản quy định cụ thể và đầy đủ. Chính vì vậy, phương pháp này khó có thể áp dụng cho việc xây dựng định mức ngành lưu trữ.

2.1.3. Phương pháp thống kê - kinh nghiệm

Phương pháp thống kê - kinh nghiệp là dựa vào kết quả thực hiện công việc hoặc kinh nghiệm để xây dựng định mức. Phương pháp này được tiến hành như sau:

- Thống kê năng suất lao động của những người thực hiện các công việc cần xây dựng định mức

- Tính năng suất lao động trung bình

- Tính năng suất lao động trung bình tiên tiến

- Kết hợp năng suất lao động trung bình với kinh nghiệm

Đây cũng là một trong những phương pháp được áp dụng phổ biến trong việc xây dựng định mức lao động trong các cơ quan, đơn vị nhà nước hiện nay. Bởi lẽ, phương pháp này đơn giản, tốn ít công sức, có thể xây dựng hàng loạt. Tuy nhiên, phương pháp này cũng có nhiều hạn chế như không có căn cứ khoa học vững chắc, không phân tích được các nhân tố tác động đến định mức, không đáp ứng được việc biến động về điều kiện làm việc, tiến bộ khoa học công nghệ và không thúc đẩy nâng cao năng suất lao động.

Qua phân tích nội dung, cách thức tiến hành xây dựng định mức bằng các phương pháp trên, chúng ta có thể nhận thấy nhóm các phương pháp phân tích phù hợp với việc tiến hành xây dựng các định mức lao động cho các nghiệp vụ lưu trữ trong giai đoạn hiện nay. Áp dụng nhóm phương pháp này sẽ khắc phục được tình trạng thiếu các quy trình nghiệp vụ lưu trữ cơ bản, thiếu các tiêu chuẩn sản phẩm, dịch vụ của ngành lưu trữ. Tuy vậy, cũng theo phân tích ở phần trên, nhóm phương pháp phân tích đòi hỏi cán bộ làm định mức phải được đào tạo cơ bản về lý luận xây dựng định mức, vừa phải nắm chắc các quy trình nghiệp vụ của công tác lưu trữ.

2.2. Phương pháp xây dựng định mức lao động tổng hợp

Thông thường, định mức lao động tổng hợp của một cơ quan, tổ chức hoặc một lĩnh vực công tác, một đơn vị sản phẩm được xây dựng trên cơ sở những định mức lao động chi tiết đã có.

Có 02 loại định mức lao động tổng hợp

- Định mức lao động tổng hợp cho đơn vị sản phẩm (hoặc khâu công việc cụ thể)

- Định mức lao động tổng hợp theo định biên (định biên là số lượng biên chế tối đa của một cơ quan, tổ chức).

3. Các bước tiến hành xây dựng định mức kinh tế kỹ thuật lưu trữ

Như đã phân tích ở phần trên, để xây dựng định mức các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ, hướng tới việc xác định số lượng biên chế của từng đơn vị, bộ phận trong các cơ quan lưu trữ, chúng ta phải tiến hành xây dựng các định mức lao động chi tiết cho từng khâu công việc cụ thể. Thông thường việc tiến hành xây dựng một định mức lao động chi tiết bao gồm các bước công việc và trình tự tiến hành như sau:

Bước 1: Nghiên cứu những tài liệu hướng dẫn và liên quan đến việc xây dựng định mức

Bước 2. Xây dựng quy trình nghiệp vụ đối với những khâu công việc cần định mức

Bước 3. Lựa chọn phương pháp xây dựng định mức

Bước 4. Khảo sát, đánh giá việc thực hiện quy trình nghiệp vụ trong thực tế

Bước 5. Phân tích các kết quả thu được trong việc khảo sát thực tế (đo đếm thời gian thực hiện công việc, thời gian hao phí, chất lượng công việc, trình độ cán bộ, điều kiện làm việc….)

Bước 6. Xây dựng mức lao động điển hình trên cơ sở tiêu chuẩn sản phẩm

(Trong trường hợp chưa có các tiêu chuẩn sản phẩm, đơn vị xây dựng định mức phải có những quy định cụ thể về kết quả sản phẩm được xem là tiêu chuẩn, sau đó xác định các điều kiện làm việc khác nhau theo tỷ lệ tương ứng)

Bước 7. Áp dụng thí điểm mức lao động điển hình

Bước 8. So sánh kết quả (kết qủa ban đầu, kết quả điển hình và kết quả thí điểm)

Bước 9. Xác định mức lao động trung bình chung bằng khảo sát tính toán

Bước 10. Điều chỉnh quy trình nghiệp vụ hợp lý, khoa học (nếu cần)

Bước 11. Xây dựng định mức lao động chuẩn

Bước 12. Áp dụng thí điểm định mức lao động chuẩn trong khoảng 3 tháng

Bước 13. Đánh giá, phân tích kết quả áp dụng thí điểm

Bước 14. Ban hành định mức lao động chuẩn

Bước 15. Soát xét định kỳ, điều chỉnh khi cần thiết.

Xây dựng hệ thống định mức lao động cơ bản các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ là một trong những nhiệm vụ trọng tâm của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước trong giai đoạn hiện nay. Song, đây là một nhiệm vụ phức tạp, đòi hỏi phải có sự chỉ đạo sát sao của Lãnh đạo Cục và sự đồng tâm cùng vào cuộc của các cơ quan, đơn vị thuộc Cục, đặc biệt là vai trò chủ động của các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia.

Ths. Nguyễn Thị Chinh - Trung tâm Nghiên cứu khoa học

Created by doanthuha
 


Tin khác:

   Các siêu dữ liệu của tài liệu điện tử dưới góc nhìn của Tiêu chuẩn Nga và Tiêu chuẩn quốc tế (14/04/2009)
   Các vấn đề pháp lý và hệ thống luật pháp liên quan đến tài liệu điện tử(14/04/2009)
   Khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử(25/03/2009)
Hit Counter

                                 © Trung tâm Tin học - Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Liên lạc với ban biên tập

                                 Số giấy phép: 64/GP-BC, cấp ngày: 12/02/2007. Trưởng ban biên tập: TS. Vũ Thị Minh Hương

                                 Địa chỉ: 12, Đào Tấn, Ba Đình, Hà Nội; Điện thoại: (84-4) 37660370; Fax: (84-4) 37665165
                                 ® Ghi rõ nguồn "archives.gov.vn" khi phát hành lại thông tin từ website này.