Skip navigation links

Giải đáp ý kiến về việc cấp số công văn cho các văn bản điện tử của Bộ Tài chính
Send this page to somebodyPrint this pageFeedback

Ngày 06 tháng 9 năm 2017, Bộ Tài chính có Công văn số 11850/BTC-TCT gửi Bộ Nội vụ về ý kiến vướng mắc trong việc cấp số công văn cho văn bản điện tử.
          Nội dung chính của Công văn như sau:

- Các cơ quan thuế đều có ứng dụng quản lý văn bản và cấp số cho các văn bản hành chính của ngành thuế;

- Các văn bản điện tử sẽ được sinh số tại ứng dụng Ký điện tử tập trung, việc có 02 nguồn cấp số văn bản sẽ dẫn đến trùng số văn bản tại cơ quan thuế;

- Ứng dụng ký điện tử tập trung được cài đặt tập trung tại Tổng cục Thuế và triển khai cho tất cả các cơ quan thuế trên toàn quốc sử dụng (63 Cục Thuế và khoảng 700 Chi cục Thuế). Việc cấp số theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV đối với cơ quan thuế khác nhau, loại văn bản khác nhau thì ứng dụng Ký điện tử tập trung của ngành thuế sẽ phải quản lý hàng ngàn dải số (gần 800 cơ quan thuế, mỗi cơ quan thuế có nhiều loại văn bản). Việc quản lý này sẽ làm ảnh hưởng đến hiệu năng xử lý ứng dụng.

Bộ Tài chính xin ý kiến Bộ Nội vụ để Bộ Tài chính có căn cứ ban hành quy định triển khai cho toàn ngành thuế.

Bộ Nội vụ giao cho Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước trả lời. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã ban hành Công văn số 1002/VTLTNN-TTTH ngày 22 tháng 9 năm 2017 về việc vướng mắc trong việc cấp số công văn cho văn bản điện tử của Bộ Tài chính. Nội dung chính như sau:

- Việc cấp số, ký hiệu công văn được theo quy định tại Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về việc Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;

- Khoản 1 Điều 3 Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ về việc Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan quy định: “Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký; trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Những văn bản đến không đăng ký tại văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết”;

- Điểm a Khoản 2 Điều 8 Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ về việc Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan quy định: “Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý; trừ trường hợp pháp luật có quy định khác”.

Do vậy, số của văn bản đi là duy nhất, thống nhất giữa văn bản giấy với văn bản điện tử, được cấp theo thứ tự và trình tự thời gian trong năm đối với mỗi cơ quan, tổ chức. Nếu một văn bản được phát hành đồng thời dưới dạng điện tử và giấy thì văn bản đó có cùng số, ký hiệu.

- Đối với văn bản chuyên ngành, thể thức văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 Điều 5 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư: “Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản chuyên ngành do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành quy định sau khi thoả thuận thống nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ”.

Ngoài ra, yếu tố thể thức ký số và một số quy định khác đối với việc quản lý văn bản điện tử đang được Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước nghiên cứu, xây dựng dự thảo Thông tư quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử, các chức năng cơ bản của hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức để trình Bộ Nội vụ ban hành trong năm 2017.

Trên đây là ý kiến của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Bộ Nội vụ về vướng mắc trong việc cấp số công văn cho các văn bản điện tử của Bộ Tài chính để Bộ Tài chính nghiên cứu, triển khai thực hiện.

Nội dung chi tiết của Công văn số 1002/VTLTNN-TTTH ngày 22 tháng 9 năm 2017 mời xem file đính kèm dưới đây./.

Created by DTTH
 
Tệp đính kèm:
 
   Cong van 1002.signed.pdf


Tin khác:

   Hỏi-đáp Luật Lưu trữ(11/01/2016)
   Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước trả lời Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Lào Cai về thẩm quyền kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ(29/10/2015)
   Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước trả lời Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh An Giang về mã lưu trữ, văn bản đi, đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng (09/10/2015)
Hit Counter

                                 © Trung tâm Tin học - Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Liên lạc với Ban Biên tập

                                 Số giấy phép: 64/GP-BC, cấp ngày: 12/02/2007.

                                 Địa chỉ: 12, Đào Tấn, Ba Đình, Hà Nội; Điện thoại: (84-4) 37660370; Fax: (84-4) 37665165
                                 ® Ghi rõ nguồn "archives.gov.vn" khi phát hành lại thông tin từ website này.