Skip navigation links

Chỉnh lý tài liệu, cung cấp trang thiết bị chuyên dùng trong công tác văn thư, lưu trữ
Send this page to somebodyPrint this pageFeedback

A. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC:

I. Vị trí, chức năng:  

1. Trung tâm Phát triển Công nghệ Văn thư, Lưu trữ (sau đây gọi tắt là Trung tâm) được thành lập tại Quyết định số 88/QĐ-TWHVTLTVN ngày 29/12/2009 của Trung ương Hội Văn thư Lưu trữ Việt Nam. Là tổ chức xã hội nghề nghiệp trực thuộc Hội Văn thư Lưu trữ Việt Nam; thực hiện chức năng nghiên cứu khoa học, phát triển công nghệ trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ; tư vấn, thực hiện các dịch vụ: chỉnh lý, bảo quản, bảo hiểm, khai thác sử dụng tài liệu; cung ứng trang thiết bị chuyên dụng; chuyển giao công nghệ; thực hiện, tham gia, liên kết đào tạo, hợp tác trong nước và ngoài nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ.

Trung tâm có tên giao dịch bằng tiếng Anh: Center for Development of  Records and Archives Technology. Tên viết tắt là: CDRAT.

2. Trung tâm có tư cách pháp nhân, có con dấu, tài khoản riêng và Trụ sở làm việc chính tại thành phố Hà Nội.

II. Nhiệm vụ, quyền hạn:

1. Xây dựng trình Hội Văn thư Lưu trữ Việt Nam chương trình, kế hoạch dài hạn, hàng năm của Trung tâm và tổ chức thực hiện khi được phê duyệt.

2. Nghiên cứu khoa học và ứng dụng công nghệ trong công tác văn thư, lưu trữ gồm:

- Thực hiện các đề tài nghiên cứu khoa học thuộc lĩnh vực văn thư, lưu trữ;

- Nghiên cứu, tư vấn, kiến nghị trong việc xây dựng chính sách liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ;

- Nghiên cứu ứng dụng các quy trình nghiệp vụ văn thư, lưu trữ;

- Nghiên cứu ứng dụng các công nghệ mới, công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ;

- Nghiên cứu thực hiện xã hội hóa công tác văn thư, lưu trữ.

3. Thực hiện các dịch vụ khoa học trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ bao gồm:

- Tham gia đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ hành chính văn phòng, văn thư lưu trữ, ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ;

- Chuyển giao công nghệ các phần mềm quản lý văn thư, lưu trữ cho các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp…;

- Thực hiện các dịch vụ chỉnh lý các loại hình tài liệu: tài liệu lưu trữ hành chính, tài liệu lưu trữ chuyên ngành, tài liệu bằng tiếng nước ngoài…;

- Tư vấn, thực hiện các dịch vụ: bảo quản, tu bổ phục chế tài liệu, bảo hiểm tài liệu lưu trữ…;

- Cung ứng các thiết bị chuyên dụng trong công tác văn phòng và thiết bị bảo quản tài liệu…

4. Hợp tác với các tổ chức trong nước và ngoài nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ.

5. Quản lý tổ chức, nhân sự, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản và kinh phí của Trung tâm theo quy định của pháp luật và sự phân cấp của Hội Văn thư Lưu trữ Việt Nam.

Trung tâm được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động Khoa học và Công nghệ số 270/ĐK-KH&CN ngày 12/4/2010 của Sở Khoa học và Công nghệ TP Hà Nội.

III. Cơ cấu tổ chức gồm:

1. Hội đồng Trung tâm.

2. Ban Nghiên cứu và Ứng dụng khoa học công nghệ.

3. Ban Đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ.

4. Ban Dịch vụ chỉnh lý tài liệu.

5. Văn phòng và Dịch vụ cung ứng thiết bị.

IV. Nhân lực:

Nhân lực của Trung tâm gồm có các Phó Giáo sư -Tiến sĩ, Thạc sĩ, Cử nhân chuyên ngành văn thư, lưu trữ; tin học có thâm niên công tác và bề dầy kinh nghiệm, trong đó có những người là cán bộ khoa học hàng đầu của Việt Nam trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ; tin học ứng dụng trong quản lý công tác văn thư, lưu trữ.

B. GIỚI THIỆU NĂNG LỰC DỊCH VỤ:

I. CÁC LOẠI DỊCH VỤ CHUNG

1. Đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ;

2. Thiết kế hệ thống cơ sở dữ liệu văn thư, lưu trữ và chuyển giao Phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến và Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ. Thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ để lập Kho lưu trữ tài liệu bằng dữ liệu điện tử.

3. Chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ, 

4. Khử trùng tài liệu lưu trữ.

5. Bảo hiểm; tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ.

6. Cung cấp các văn bản quy phạm pháp luật, ấn phẩm, tài liệu mới nhất về công tác văn thư, lưu trữ

7. Cung ứng các loại vật tư, thiết bị lưu trữ chuyên dụng như: bìa hồ sơ, hộp đựng hồ sơ, giá đựng tài liệu…

Phương thức thực hiện: Theo sự thoả thuận giữa Trung tâm và các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp theo hình thức thuận tiện nhất.

II. CÁC HÌNH THỨC DỊCH VỤ CHỈNH LÝ TÀI LIỆU

Áp dụng các hình thức thực hiện như sau:

1. Hình thức trọn gói: Trung tâm tiếp nhận toàn bộ công việc từ đầu đến khi kết thúc chỉnh lý và chuyển giao tài liệu chỉnh lý đã hoàn chỉnh cho cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Cơ quan có tài liệu đóng vai trò giám sát và quản lý chất lượng công tác chỉnh lý.

2. Hình thức chuyên gia: Trung tâm sẽ cử cán bộ chuyên môn, nghiệp vụ đến hướng dẫn cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp thực hiện chỉnh lý, sắp xếp tài liệu lưu trữ, kiểm tra, giám sát chất lượng kết quả chỉnh lý.

3. Hình thức phối hợp: Trung tâm sẽ cử đội ngũ cán bộ chuyên môn đến thực hiện trực tiếp cùng với đội ngũ cán bộ được phân công tham gia chỉnh lý của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp theo kế hoạch, phương án chỉnh lý đã được các bên tham gia thống nhất.

4. Hình thức khác theo thoả thuận

III. DỊCH VỤ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG VĂN THƯ, LƯU TRỮ

Trung tâm có đội ngũ kỹ sư chuyên lập trình các Phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến; Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ; đáp ứng mọi yêu cầu của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.

1. Các dịch vụ ứng dụng:

a) Kết hợp ứng dụng công nghệ thông tin trong chỉnh lý tài liệu nhằm quản lý mục lục hồ sơ tài liệu đã chỉnh lý xong, để vừa tra tìm tự động tài liệu lưu trữ đã chỉnh lý xong trên máy tính, vừa tra tìm theo truyền thống bằng mục lục hồ sơ phông.

b) Chuyển giao Phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến; Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ độc lập của chuyên ngành văn thư, lưu trữ được viết trên công nghệ web-base;

c) Lập Kho lưu trữ điện tử theo công nghệ số hóa tài liệu để quản lý, tra tìm tài liệu lưu trữ tự động hóa.

d) Tư vấn, hướng dẫn thiết kế hệ thống xây dựng cơ sở dữ liệu văn thư, lưu trữ để tìm ra các giải pháp thích hợp trong việc ứng dụng công nghệ thông tin cho từng cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có loại hình tài liệu khác nhau.

2. Nội dung chuyển giao:

a) Cài đặt hệ thống phần mềm.

b) Hiệu đính phần mềm theo một số yêu cầu riêng.

c) Tập huấn cho các cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ bao gồm:

- Quy trình triển khai ứng dụng CNTT trong công tác văn thư, lưu trữ;

- Nguyên tắc, phương pháp thiết kế và mô tả thông tin đầu vào hệ thống cơ sở dữ liệu văn thư, lưu trữ;

- Thực hành cài đặt và sử dụng Phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến; Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ;

3. Hình thức chuyển giao:

Có các hình thức chuyển giao như sau:

a) Chuyển giao trực tiếp tại cơ quan sử dụng phần mềm.

b) Chuyển giao tại Trung tâm Phát triển Công nghệ Văn thư, Lưu trữ.

c) Chuyển giao trên mạng.

d) Chuyển giao bằng đĩa qua đường bưu điện.

4. Kinh phí chuyển giao:

Tùy theo hình thức chuyển giao và yêu cầu của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp về quy mô ứng dụng và số lượng phân hệ đưa vào sử dụng.

Kinh phí chuyển giao từ 10.000.000 đồng đến 150.000.000 đồng

Trung tâm Phát triển Công nghệ văn thư, lưu trữ sẵn sàng hỗ trợ triển khai trên cơ sở hợp tác giữa các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.

IV. CÁC HỢP ĐỒNG ĐÃ THỰC HIỆN

- Trung tâm Phát triển Công nghệ văn thư, lưu trữ đã thực hiện một số Hợp đồng chỉnh lý tài liệu của các bộ, ngành, địa phương sau:

+ Bộ Lao động Thương binh và Xã hội;

+ Tập đoàn Phát triển Nhà và Đô thị;

+ UBND huyện Tân Lạc – tỉnh Hòa Bình;

+ UBND huyện Thanh Trì – TP Hà Nội;

+ Văn phòng Quốc hội;

+ Tổng Công ty Giấy Việt Nam;

+ Công ty Điện lực Lâm Đồng;

+ VP Đăng ký Đất và Nhà huyện Từ Liêm;

+ UBND tỉnh Phú Thọ;

+ VP Ban Quản lý Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh;

+ Ủy ban Dân tộc.

- Ngoài ra, Trung tâm còn thực hiện một số hợp đồng và tư vấn chỉnh lý tài liệu lưu trữ; đào tạo, tập huấn, chuyển giao Phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến và Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ; xây dựng Đề án về tổ chức công tác văn thư, lưu trữ cho một số bộ, ngành TW và địa phương: Ngân hàng Habubank, Trường Đại học Y Hà Nội, UBND huyện Duy Tiên – tỉnh Hà Nam, Ngân hàng Agribank.

1. Văn bản pháp lý và các tài liệu nghiệp vụ làm căn cứ để thực hiện các Hợp đồng chỉnh lý tài liệu và các Hợp đồng dịch vụ khác:

- Luật Lưu trữ đã được Quốc hội khóa XIII thông qua ngày 11/11/2011.

- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ  .

- Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

- Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01 tháng 6 năm 2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành Quy trình “chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN ISO 9001:2000.

- Quyết định số 163/QĐ-VTLTNN ngày 04 tháng 8 năm 2010 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.

2. Phương án tổ chức thực hiện:

- Sau khi khảo sát tình hình thực tế tài liệu hiện có; căn cứ vào cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và loại hình tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp; Trung tâm sẽ lập phương án phân loại tài liệu, lập hồ sơ phù hợp với từng cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.

- Thực hiện nghiệp vụ chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ theo phương án sau:

+  Kế hoạch thực hiện.

+ Thời gian thực hiện: …… tháng, bắt đầu …………… đến ……………..

+ Số lượng người thực hiện chỉnh lý:……….người.

+ Nội dung công việc (Chi tiết theo biểu sau):

STT

Nội dung công việc

Ghi chú

01

Giao, nhận tài liệu.

 

02

Đưa tài liệu ra chỉnh lý.

 

03

Vệ sinh sơ bộ tài liệu.

 

04

Khảo sát tài liệu và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý.

 

05

Phân loại tài liệu theo hướng dẫn phân loại.

 

06

Lập hồ sơ, chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ theo hướng dẫn lập hồ sơ.

 

07

Biên mục phiếu tin.

 

08

Hệ thống hóa phiếu tin theo phương án phân loại.

 

09

Hệ thống hóa hồ sơ theo phiếu tin.

 

10

Biên mục hồ sơ.

 

11

Kiểm tra và chỉnh sửa biên mục hồ sơ.

 

12

Đánh số chính thức lên phiếu tin và bìa hồ sơ.

 

13

Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim kẹp, làm phẳng tài liệu và đưa tài liệu vào bìa hồ sơ.

 

14

Đánh số chính thức cho toàn bộ hồ sơ và lên bìa hồ sơ.

 

15

Đưa hồ sơ vào hộp (hoặc cặp).

 

16

Viết và dán nhãn hộp ( hoặc cặp).

 

17

Vận chuyển tài liệu vào kho và sắp xếp lên giá.

 

18

Nhập phiếu tin vào cơ sở dữ liệu.

 

19

Kiểm tra, chỉnh sửa việc nhập phiếu tin.

 

20

Bàn giao tài liệu.

 

21

Lập mục lục hồ sơ:

- Viết lời nói đầu;

- Lập bảng tra cứu bổ trợ (nếu có);

- Đóng quyển mục lục (02 quyển);

 

22

Xử lý tài liệu loại:

- Phân loại, sắp xếp, thống kê tài liệu loại;

- Viết thuyết minh tài liệu loại.

 

23

Kết thúc chỉnh lý:

 

3. Điều kiện thương mại:

- Thanh toán bằng tiền Việt Nam đồng, chia thành 02 đợt:

+ Đợt 1: Sau khi ký hợp đồng và bên B bắt đầu triển khai thực hiện công việc, bên A tạm ứng cho bên B đợt 1 là: 30% tổng giá trị hợp đồng.

+ Đợt 2: Thanh toán toàn bộ giá trị hợp đồng sau khi hai bên đã ký Biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng.

- Thủ tục thanh quyết toán hợp đồng gồm:

+ Hợp đồng chỉnh lý tài liệu.

+ Biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng.

+ Công văn đề nghị thanh toán kinh phí.

+ Hóa đơn tài chính.

V. NHỮNG VẤN ĐỀ KHÁC

1. Chế độ bảo mật tài liệu: Trung tâm sẽ thực hiện chế độ bảo mật chuyên nghiệp đối với tài liệu trong quá trình chỉnh lý và sau khi thực hiện chỉnh lý theo quy định của Nhà nước.

 2. Về chất lượng chỉnh lý: Trung tâm cam kết thực hiện chỉnh lý hoàn chỉnh tài liệu lưu trữ đạt chất lượng theo đúng quy trình nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Bảo đảm tra tìm thông tin tài liệu nhanh chóng, chính xác, thuận lợi.

 3. Kinh phí thực hiện chỉnh lý: Tính theo đơn giá quy định tại Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy tiếng Việt.

4. Về hậu mãi:

- Sau khi kết thúc Hợp đồng chỉnh lý với Quý cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp; Trung tâm luôn luôn sẵn sàng phối hợp để hướng dẫn và trợ giúp giải quyết những khó khăn nảy sinh trong quá trình phục vụ khai thác tài liệu; cùng phối hợp bổ sung những tài liệu còn thiếu để hoàn thiện hồ sơ đã lập khi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp yêu cầu.

- Bảo hành dài hạn đối với các phần mềm mà Trung tâm đã cung cấp: Phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến; Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ...v.v

5. Trung tâm Phát triển Công nghệ Văn thư, Lưu trữ cám ơn Quý cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đã chia sẻ thông tin và rất mong nhận được sự hợp tác của Quý cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.

VI. ĐỊA CHỈ LIÊN HỆ:

Trung tâm Phát triển Công nghệ Văn thư, Lưu trữ:

- Địa chỉ: Số 1- CC Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước - Ngõ 106 Đường Hoàng Quốc Việt - P. Nghĩa Đô - Q. Cầu Giấy - Hà Nội.

- Điện thoại:  (04) 38360298; (04) 62919516; 0913035615; 0912378302.

- Fax: (04) 37589893.

- Mã số thuế: 0104738842.

- Tài khoản số: 2151.0000.597233 - tại Chi nhánh Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Cầu Giấy - Hà Nội./.


 


Tin khác:

Hit Counter

                                 © Trung tâm Tin học - Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Liên lạc với Ban Biên tập

                                 Số giấy phép: 64/GP-BC, cấp ngày: 12/02/2007.

                                 Địa chỉ: 12, Đào Tấn, Ba Đình, Hà Nội; Điện thoại: (84-4) 37660370; Fax: (84-4) 37665165
                                 ® Ghi rõ nguồn "archives.gov.vn" khi phát hành lại thông tin từ website này.