Skip navigation links

Đôi điều về việc sử dụng con dấu trong các cơ quan, tổ chức hiện nay
Send this page to somebodyPrint this pageFeedback

Bài viết xin được trao đổi về việc sử dụng con dấu trong các cơ quan, tổ chức hiện nay. 

Điều 1 Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 khẳng định “con dấu được sử dụng trong các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, hội quần chúng, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang, cơ quan, tổ chức nước ngoài hoạt động tại Việt Nam (sau đây gọi tắt là cơ quan, tổ chức) và một số chức danh nhà nước. Như vậy, “con  dấu thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của các cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nước”.

Bài viết này xin được trao đổi về việc sử dụng con dấu (các loại con dấu thể hiện vị trí pháp lý của các cơ quan, tổ chức, bao gồm: dấu cơ quan, tổ chức (dấu ướt, dấu đỏ), dấu thu nhỏ, dấu nổi; không bao gồm các loại dấu chức danh, dấu mã số thuế, dấu tiêu đề,…) trong các cơ quan, tổ chức hiện nay.

1. Sử dụng con dấu cơ quan (dấu ướt, dấu đỏ)

a) Đóng dấu cơ quan lên các văn bản chính thức của cơ quan, tổ chức

Theo Điểm 2.2 Khoản 2, Mục III của Thông tư số 07/2002/TT-LT ngày 06 tháng 5 năm 2002 giữa Bộ Công an và Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ hướng dẫn thực hiện một số quy định tại Nghị định số 58/2001/NNĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu và Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 về công tác văn thư “con dấu chỉ được đóng lên các văn bản, giấy tờ sau khi các văn bản, giấy tờ đó đã có chữ ký của cấp có thẩm quyền” và “không được đóng dấu khống chỉ”.  

Có thể hiểu rằng, bản thân con dấu chưa phản ánh được giá trị pháp lý của văn bản, mà phải “được đóng lên các văn bản, giấy tờ sau khi các văn bản, giấy tờ đó đã có chữ ký của cấp có thẩm quyền” thì con dấu sử dụng mới hợp lệ. Nếu một văn bản được đóng dấu khi không có chữ ký của người có thẩm quyền sẽ là một văn bản “sai luật” - văn bản được đóng dấu khống chỉ, không có giá trị pháp lý. Do vậy, văn bản giao dịch chính thức của một pháp nhân chỉ có giá trị pháp lý khi đảm bảo đầy đủ các yếu tố thể thức theo quy định, được người có thẩm quyền ký chính thức, cán bộ văn thư đóng dấu, đăng ký, làm thủ tục phát hành và gửi tới các cơ quan có liên quan theo quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004.

b) Đóng dấu giáp lai

Đóng dấu giáp lai là dùng con dấu cơ quan, tổ chức đóng lên văn bản gồm nhiều tờ liên quan đến một vấn đề vào lề bên trái hoặc lề bên phải văn bản để trên tất cả các tờ đều có thông tin về con dấu nhằm đảm bảo tính chân thực của từng tờ trong văn bản và ngăn ngừa việc thay đổi nội dung, giả mạo văn bản.

Khoản 4 Điều 26 của Nghị định số 110 quy định: “việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan quản lý ngành”. Hiện nay, một số bộ, ngành đã có quy định về đóng dấu giáp lai trong các văn bản chuyên ngành, ví dụ:

- Bộ Ngoại giao quy định về việc đóng dấu giáp lai đối với hồ sơ, tài liệu làm thủ tục cấp hộ chiếu (tham khảo Công văn số 818CV/BNG-LS của Bộ Ngoại giao ngày 16 tháng 03 năm 2006 về thủ tục cấp hộ chiếu ngoại giao, công vụ).

- Bộ Giáo dục và Đào tạo quy định về việc đóng dấu giáp lai đối với các văn bản, hồ sơ khi đăng ký thi đại học, đối với học bạ học sinh, sinh viên…

-  Điều 42 Luật Công chứng số 82/2006/QH11 quy định: "Văn bản công chứng có từ hai trang trở lên thì từng trang phải được đánh số thứ tự. Văn bản công chứng có từ hai tờ trở lên phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ".

- Khoản 2, Mục II Thông tư liên tịch số: 03/2008/TTLT-BLĐTBXH-BTC-NHNN  giữa Bộ Lao động Thương binh và Xã hội, Bộ Tài chính, Ngân hàng Nhà nước ngày 18 tháng 02 năm 2008 hướng dẫn thủ tục buộc trích tiền từ tài khoản tiền gửi của người sử dụng lao động để nộp tiền bảo hiểm xã hội chưa đóng, chậm đóng và tiền lãi phát sinh quy định: "Quyết định áp dụng biện pháp buộc trích tiền truy nộp vào quỹ bảo hiểm xã hội được lập theo mẫu ban hành kèm theo Thông tư này. Nếu quyết định có hơn 1 trang thì phải đóng dấu giáp lai giữa các trang”.

c) Đóng dấu dấu treo

Đóng dấu treo là dùng con dấu cơ quan, tổ chức đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính. Đóng dấu treo trên văn bản không khẳng định giá trị pháp lý của văn bản mà chỉ nhằm khẳng định văn bản được đóng dầu treo là một bộ phận của văn bản chính.

Khoản 3 Điều 26 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP quy định về việc đóng dấu treo như sau: “việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo”.

Trên thực tế, ngoài việc đóng dấu đóng dấu treo lên các phụ lục kèm theo văm bản chính, một số cơ quan đóng dấu treo trên một số văn bản nội bộ mang tính thông báo để biết hoặc trên góc trái của liên đỏ hoá đơn tài chính.

2. Sử dụng con dấu nổi, con dấu thu nhỏ

Khoản 2 Điều 1 của Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 sửa đổi Khoản 1, khoản 2 Điều 6  Nghị định số 58/2001/NĐ-CP quy định:Các cơ quan, tổ chức có chức năng cấp văn bằng, chứng chỉ, thẻ, chứng minh nhân dân, thị thực, visa có dán ảnh thì được khắc thêm dấu nổi, dấu thu nhỏ để phục vụ cho công tác, nghiệp vụ, nhưng phải được cơ quan, tổ chức đã ra quyết định thành lập cơ quan, tổ chức đó cho phép, nội dung con dấu phải giống con dấu thứ nhất”.

Như vậy, ngoài con dấu ướt chính thức, cơ quan, tổ chức có thể được khắc thêm dấu nổi, dấu thu nhỏ để đóng vào các văn bản đặc biệt, văn bản chuyên ngành.

a) Sử dụng con dấu nổi

Dấu nổi là con dấu in nổi được tạo ra bằng cách ép một khuôn dấu lên vật mang tin bằng sáp, xi, giấy ảnh hay kim loại gắn liền với văn bản đi kèm. Dấu nổi khi được đóng trên các vật liệu mang tin khác nhau, các thông tin trên dấu sẽ nổi trên bề mặt vật mang tin.

Theo quy định của Khoản 4 Điều 26 Nghị định 110/2004/NĐ-CP, việc đóng dấu nổi được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành, ví dụ: Bộ Công an quy định việc đóng dấu nổi trên ảnh của chứng minh thư, biển xe gắn máy, xe ô tô; Bộ Giáo dục và Đào tạo quy định việc đóng dấu nổi trên các văn bằng, chứng chỉ, thẻ học viên, thẻ sinh viên; Bộ Ngoại giao quy định việc đóng dấu nổi trên thị thực, visa.

b) Sử dụng con dấu thu nhỏ

Con dấu thu nhỏ là con dấu có nội dung nhu con dấu của cơ quan, tổ chức nhưng được thu nhỏ lại để đóng lên các văn bản có kích cỡ nhỏ. Con dấu ướt chính thức của cơ quan, tổ chức thường có đường kính từ 30 mm đến 42 mm tuỳ theo từng loại con dấu của các cơ quan khác nhau nhưng dấu thu nhỏ thì chỉ có đường kính… để đóng trên các giấy tờ, văn bản có kích cỡ nhỏ như: chứng minh thư nhân dân, đăng ký ô tố, xe máy, giấy phép lái xe, thẻ bảo hiểm y tế cho phù hợp.

Dấu thu nhỏ cũng sử dụng mực dấu màu đỏ và để có giá trị pháp lý trên văn bản như dấu chính thức của cơ quan, tổ chức thì cũng phải đóng vào văn bản khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền.

3. Thay cho lời kết

Thực tế, các quy định về sử dụng con dấu được thể hiện ở nhiều văn bản khác nhau ngoài các quy định chung của Bộ Công an và Bộ Nội vụ như đã trình bày ở trên có thể khiến nhiều cơ quan không có một cái nhìn tổng quát trong quá trình sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức.

Ngay trong quy định của Nghị định 110 về đóng dấu treo trên các phụ lục kèm theo văn bản là “do người ký văn bản quyết định” thì sẽ có trường hợp có người, có cơ quan đóng dấu treo trên văn bản có phụ lục, có người, có cơ quan không đóng dấu treo; hoặc việc đóng dấu giáp lai trên văn bản, tài liệu chuyên ngành thì được một số ngành quy định cụ thể nhưng còn việc đóng dấu giáp lai trên văn bản hành chính có nhiều tờ, nhiều trang (biên bản, hợp đồng, báo cáo) thì không quy định. Quy định chưa rõ sẽ dẫn đến trường hợp thực hiện không thống nhất, có cơ quan thực hiện, có cơ quan không thực hiện.

Nên chăng, cơ quan quản lý cần quy định cụ thể để các cơ quan, tổ chức thống nhất áp dụng?

 

Nguyễn Anh Thư - Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

Created by doanthuha
 


Tin khác:

   Giới thiệu công tác lưu trữ với học sinh(19/04/2010)
   Công bố xuất bản tài liệu lưu trữ trên mạng thông tin máy tính (mạng Internet)(15/04/2010)
   Vai trò của tài liệu lưu trữ thuộc sở hữu cá nhân từ thực tế các triển lãm tài liệu lưu trữ(16/03/2010)
Hit Counter

                                 © Trung tâm Tin học - Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Liên lạc với ban biên tập

                                 Số giấy phép: 64/GP-BC, cấp ngày: 12/02/2007. Trưởng ban biên tập: TS. Vũ Thị Minh Hương

                                 Địa chỉ: 12, Đào Tấn, Ba Đình, Hà Nội; Điện thoại: (84-4) 37660370; Fax: (84-4) 37665165
                                 ® Ghi rõ nguồn "archives.gov.vn" khi phát hành lại thông tin từ website này.