Skip navigation links

Các thể loại văn bản trong 8 nhóm công văn hành chính của Trung Quốc
Send this page to somebodyPrint this pageFeedback

Bài viết tiến hành phân tích những điểm tương đồng, dị biệt, những điểm cần chú ý về 8 nhóm văn bản hành chính của Trung Quốc.

Việc lựa chọn chính xác thể loại của công văn hành chính là tiền đề cho việc soạn thảo công văn hành chính được chính xác. “Biện pháp xử lý công văn của các cơ quan hành chính Nhà nước” quy định các chủng loại công văn hành chính sử dụng hiện nay có 13 loại: Mệnh lệnh (lệnh), Quyết định, Công cáo, Thông cáo, Thông tri, Thông báo, Nghị án, Báo cáo, Tờ trình, Công văn phê duyệt, Ý kiến, Thư từ trao đổi, Kỷ yếu hội nghị (Ghi nhớ hội nghị)… Trong 13 loại công văn này, đa số thể loại văn bản có phạm vi sử dụng là xác định, đối tượng hành văn rõ ràng và nội dung hành văn cũng rõ ràng, dễ hiểu, nhưng cũng có một vài loại văn bản do phạm vi sử dụng tương tự nhau, chức năng hành văn giống nhau, nội dung hành văn cũng tương đồng, từ đó dẫn tới tính phức tạp trong việc lựa chọn loại văn bản, tạo ra sự lẫn lộn thậm chí là sai lầm trong việc lựa chọn thể loại văn bản. Do vậy, cần phân tích rõ ràng sự khác biệt về mục đích hành văn, quan hệ hành văn, phạm vi hành văn và nội dung hành văn… thì mới có thể nắm bắt chuẩn xác được các loại văn bản tương đối phức tạp này. Bài viết dưới đây tiến hành phân tích về các điểm tương đồng, khác biệt và những điểm chú ý trong chủng loại văn bản của 8 nhóm công văn hành chính dễ bị nhầm lẫn trong thực tế.

1. Công cáo, Thông cáo và Thông tri

Công cáo là văn bản hành chính “dùng để tuyên bố với trong và ngoài nước những sự việc quan trọng hoặc những sự việc mang tính pháp định”. Thông cáo “dùng để công bố về những vấn đề cần được tuân thủ thực hiện liên quan đến xã hội hoặc những sự việc cần được nhiều người biết đến”. Thông tri “dùng để phê chuẩn công văn của cơ quan cấp dưới, trình công văn lên cơ quan cấp trên và cơ quan ngang cấp, truyền đạt yêu cầu để cơ quan cấp dưới xử lý và các đơn vị có liên quan biết hoặc thực hiện về các công việc và vấn đề bổ nhiệm, miễn nhiệm nhân viên”.

Căn cứ vào vai trò, tác dụng của nó, Công cáo có thể phân chia thành: Công cáo các sự việc quan trọng, Công cáo các sự việc mang tính pháp định; Thông cáo cũng có thể phân chia thành: Thông cáo mang tính chế ước, Thông cáo mang tính thông báo; Thông tri được chia thành: Thông tri mang tính công bố, Thông tri mang tính trao đổi, Thông tri mang tính chỉ thị, Thông tri mang tính thông báo và Thông tri mang tính bổ nhiệm, miễn nhiệm. Từ đó có thể thấy, Công cáo, Thông cáo và Thông tri mang tính thông báo đều có chức năng “báo cho biết sự việc”.

Công cáo, Thông cáo và Thông tri tuy có điểm tương đồng là thông báo sự việc, nhưng không thể tùy ý lấy Công cáo thay thế Thông cáo hoặc  lấy Thông tri thay thế Công cáo và Thông cáo. Có 4 điểm khác biệt chủ yếu giữa chúng: Một là phạm vi thông báo không giống nhau: Công cáo hướng tới thông báo công khai trong và ngoài nước, Thông cáo hướng tới thông báo công khai trong phạm vi nhất định của khu vực được quản lý (lĩnh vực mà ngành/cơ quan đó quản lý), còn Thông tri chỉ thông báo nội bộ để đơn vị cấp dưới xử lý một việc nào đó. Hai là cơ quan ban hành văn bản không giống nhau: Công cáo thường giới hạn bởi cơ quan quyền lực cao nhất, cơ quan hành chính cao nhất và ngành chủ quản của nó, cơ quan lãnh đạo cấp tỉnh, một số cơ quan do luật pháp quy định như Tòa án nhân dân, Viện Kiểm sát nhân dân cùng với các ngành được trao quyền như Hải quan, Tân Hoa xã, Ngân hàng Nhân dân…, cơ quan hành chính địa phương và các cơ quan, xí nghiệp không sử dụng Công cáo, còn Thông cáo và Thông tri thì đơn vị các cấp đều có thể sử dụng với tính không hạn chế. Ba là tính chất nội dung không giống nhau: Nội dung của Công cáo thuộc về những sự việc quan trọng hoặc do luật pháp quy định, nặng về tính thông báo; tính chuyên nghiệp trong nội dung của Thông cáo tương đối rõ ràng, hoặc là tuyên bố về các biện pháp hành chính, hoặc là thông báo về sự việc cụ thể kiêm tác dụng thông báo hoặc ràng buộc; Thông tri mang tính thông báo chủ yếu là thông báo về những sự việc cần được biết đến như triệu tập hội nghị, sắp xếp ngày nghỉ, ngày thành lập hoặc điều chỉnh cơ cấu, bắt đầu sử dụng hoặc thay đổi con dấu… Bốn là phương thức ban bố không giống nhau: Công cáo thông thường được ban bố thông qua phương tiện tin tức báo chí; Thông cáo thì ngoài các phương tiện báo chí còn có thế áp dụng phương thức dán Thông cáo ở các khu vực có liên quan; còn Thông tri thì nhất định phải phát hành bằng hình thức công văn hành chính thông thường.

Hiểu rõ những khác biệt giữa Công cáo, Thông cáo và Thông tri sẽ có thể tránh được hiện tượng sử dụng văn bản nhầm lẫn giữa việc thông báo công khai sự việc với việc thông báo nội bộ sự việc, không phải cứ “thông báo cho quần chúng biết” hay sự việc cần được tuân thủ hoặc cần được thông báo trong một phạm vi nhất định thì đều sử dụng Công cáo, nhưng chắc chắn phải ghi nhớ rằng tất cả các sự kiện liên quan đến quy định pháp luật thì nhất định phải sử dụng Công cáo.

2. Mệnh lệnh, Quyết định và Thông báo

Mệnh lệnh là văn bản hành chính “căn cứ theo pháp luật có liên quan để công bố những văn bản pháp luật, quy tắc, điều lệ hành chính, tuyên bố thực hiện những biện pháp hành chính mang tính trọng đại, tặng thưởng cho những cá nhân hoặc đơn vị có liên quan”. Quyết định “dùng để quyết định các vấn đề như sắp xếp các sự việc quan trọng hoặc hoạt động lớn, thưởng phạt các cá nhân hoặc đơn vị có liên quan, thay đổi hoặc xóa bỏ các cơ quan cấp dưới không thích hợp”. Thông báo “dùng để khen ngợi các tấm gương tiên tiến, phê bình khuyết điểm, truyền đạt tinh thần hoặc tình hình quan trọng”. Từ đó có thể thấy, lệnh tặng thưởng trong Mệnh lệnh, quyết định khen thưởng trong Quyết định và thông báo khen ngợi trong Thông báo đều có chức năng “biểu dương những tấm gương tiên tiến”.

Lệnh tặng thưởng, Quyết định khen thưởng và Thông báo khen ngợi tuy đều có thể biểu dương gương tiên tiến, nhưng cũng không thể tùy tiện sử dụng vì giữa 3 loại này có những khác biệt lớn: Một là cơ quan ban hành văn bản không giống nhau. Lệnh tặng thưởng chỉ có các cơ quan có đầy đủ quyền hạn trong việc ban bố Mệnh lệnh (thông thường là Quân ủy Trung ương Đảng, Quốc vụ viện cùng với các cơ quan cấp Bộ) có thể sử dụng, những cơ quan khác không có quyền sử dụng Mệnh lệnh, chỉ có thể lựa chọn Quyết định và Thông báo. Hai là mục đích ban hành văn bản không giống nhau: Lệnh tặng thưởng và Quyết định khen thưởng chú trọng đến kết luận của tổ chức dưới, lấy thành tích của đơn vị hoặc cá nhân để khẳng định hoặc tuyên dương, làm thành quyết định của tổ chức; Thông báo khen ngợi chú trọng đến xây dựng điển hình, tuyên truyền người tốt việc tốt để có tác dụng giáo dục quần chúng, thúc đẩy công việc. Ba là cấp khen thưởng không giống nhau: Đối với việc khen thưởng các đơn vị hoặc cá nhân có thành tích đặc biệt to lớn, cống hiến đặc biệt lỗi lạc (như trao tặng danh hiệu vinh dự cấp Quốc gia) thì dùng Mệnh lệnh; Đối với việc khen thưởng những đối tượng có công lao và sự nghiệp rõ rệt, cống hiến to lớn (như trao tặng danh hiệu vinh dự) thì dùng Quyết định; còn đối với những thành tích tiên tiến nhưng chưa đủ để khen thưởng, ghi công… mà để biểu dương thì dùng Thông báo. Bốn là nội dung khen thưởng không giống nhau: sử dụng Quyết định để tiến hành tuyên dương, thông thường là khen thưởng về tinh thần và vật chất; còn sử dụng Mệnh lệnh và Thông báo để khen thưởng thì lấy việc khen thưởng tinh thần làm chủ yếu, thông thường không có khen thưởng vật chất.

Cơ quan hành chính các cấp thực hiện khen thưởng cần phải căn cứ vào những quy định của pháp luật và chức năng quyền hạn của mình, căn cứ vào tình huống thực tế như tính chất, vai trò và mức độ khen thưởng… để lựa chọn thể loại văn bản tương ứng. Như “Mệnh lệnh của Quốc vụ viện, Quân ủy Trung ương Đảng về việc trao tặng danh hiệu vinh dự “Chiến sĩ cứu hỏa Lôi Phong” cho Đồng chí Kim Xuân Minh” (Quốc hàm, số 3 năm 2006), “Quyết định về việc tuyên dương gương lao động tiến tiến và gương cống hiến xuất sắc về Khoa học Kỹ thuật trong nông nghiệp của tỉnh Triết Giang” của UBND tỉnh Triết Giang (UBND tỉnh Triết Giang ban hành, số 36 năm 2006), “Thông báo về việc tuyên dương những đơn vị, cá nhân tiên tiến có sáng kiến xây dựng thành phố du lịch ưu tú của Trung Quốc ở thành phố Ôn Châu” của Văn phòng UBND thành phố Ôn Châu (UBND thành phố Ôn Châu ban hành, số 129 năm 2003), ba văn bản này được lựa chọn làm mẫu cho ba thể loại văn bản nói trên là rất thích hợp.

3. Mệnh lệnh và Thông tri

Mệnh lệnh là văn bản hành chính “căn cứ theo pháp luật có liên quan để công bố những văn bản pháp luật, quy tắc, điều lệ hành chính, tuyên bố thực hiện những biện pháp hành chính mang tính trọng đại, tặng thưởng những cá nhân hoặc đơn vị có liên quan”. Thông tri “dùng để phê duyệt công văn của cơ quan cấp dưới, trình công văn lên cơ quan cấp trên và cơ quan ngang cấp, truyền đạt yêu cầu để cơ quan cấp dưới xử lý và các đơn vị có liên quan để biết hoặc thực hiện về các sự việc và vấn đề bổ nhiệm, miễn nhiệm nhân viên”. Căn cứ vào tác dụng của nó, Mệnh lệnh có thể phân chia thành: Lệnh công bố, Lệnh hành chính, Lệnh tặng thưởng và Lệnh bổ nhiệm, miễn nhiệm; Thông tri có thể phân chia thành: Thông tri mang tính công bố, Thông tri mang tính trao đổi, Thông tri mang tính chỉ thị, Thông tri mang tính thông báo và Thông tri mang tính bổ nhiệm, miễn nhiệm. Từ đó có thể thấy, Mệnh lệnh và Thông tri đều có chức năng “ban bố quy tắc, điều lệ và bổ nhiệm, miễn nhiệm nhân sự”.

Mệnh lệnh và Thông tri tuy có chức năng giống nhau, nhưng giữa chúng cũng có những khác biệt: Một là việc ban bố quy tắc, điều lệ không giống nhau: Mệnh lệnh “dùng để công bố về pháp luật và quy định, điều lệ hành chính dựa trên những luật pháp có liên quan”, tức là chỉ có Chủ tịch nước, Ủy ban thường vụ đại hội đại biểu nhân dân toàn quốc và Chủ tịch Ủy ban này, Thủ tướng Quốc vụ viện và Bộ trưởng các Bộ, UBND từ cấp huyện trở lên… mới có thể ban bố quy tắc, điều lệ trong quyền hạn do luật pháp quy định; còn UBND từ cấp huyện trở xuống và đoàn thể nhân dân các cấp, các cơ quan xí nghiệp không thể dùng Mệnh lệnh để ban bố, chỉ có thể dùng Thông tri để ban hành quy tắc, điều lệ. Hai là, việc bổ nhiệm, miễn nhiệm nhân sự không giống nhau: Chỉ có danh sách ra lệnh bổ nhiệm các thành viên trong cơ cấu của Quốc vụ viện được sự phê chuẩn của Đại hội đại biểu nhân dân toàn quốc mới có thể dùng hình thức Mệnh lệnh để ban bố; bổ nhiệm, miễn nhiệm nhân sự của tỉnh và UBND cấp dưới, ngành và đoàn thể nhân dân các cấp, đơn vị xí nghiệp không thể dùng Mệnh lệnh, mà sử dụng Thông tri.

Trong công việc thực tế, cần sử dụng Lệnh một cách nghiêm chỉnh và chuẩn mực để ban bố quy tắc, điều lệ và ra lệnh bổ nhiệm nhân sự. Như Thủ tướng Ôn Gia Bảo vào ngày 21/7/2008 đã ban bố “Lệnh số 536 của Quốc vụ viện nước Cộng hòa nhân dân Trung Quốc về Điều lệ quản lý công trình nước ngoài bao thầu”; Bộ trưởng Bộ Tài chính Tạ Húc Nhân vào ngày 12/10/2007 đã ban bố “Lệnh số 47 của Bộ Tài chính nước Cộng hòa nhân dân Trung Quốc về Biện pháp thực hiện quản lý giám sát thống kê quốc hữu nguồn của cải của các xí nghiệp tiền tệ”; lại như Chủ tịch Hồ Cẩm Đào vào ngày 16/3/2008 đã ban bố “Lệnh số 1 của Chủ tịch nước Cộng hòa nhân dân Trung Quốc về việc căn cứ vào Quyết định của Hội nghị lần thứ nhất Đại hội đại biểu nhân dân toàn quốc phiên họp lần thứ 11 của nước Cộng hòa nhân dân Trung Quốc, ra lệnh bổ nhiệm Đồng chí Ôn Gia Bảo làm Thủ tướng Quốc vụ viện nước Cộng hòa nhân dân Trung Quốc”. Đây là những trường hợp sử dụng Lệnh để ban bố quy tắc, điều lệ và ra lệnh bổ nhiệm nhân sự rất chính xác và chuẩn mực.

4. Quyết định, Thông tri và Ý kiến

Quyết định là văn bản hành chính “dùng để quyết định các vấn đề như sắp xếp các sự việc quan trọng hoặc hoạt động lớn, thưởng phạt các cá nhân hoặc đơn vị có liên quan, biến đổi hoặc xóa bỏ các cơ quan cấp dưới không thích hợp”. Thông báo “dùng để khen ngợi các tấm gương tiên tiến, phê bình khuyết điểm, truyền đạt tinh thần hoặc tình hình quan trọng”. Thông tri “dùng để phê chuẩn công văn của cơ quan cấp dưới, trình công văn lên cơ quan cấp trên và cơ quan ngang cấp, truyền đạt yêu cầu để cơ quan cấp dưới xử lý và các đơn vị có liên quan để biết hoặc thực hiện về các sự việc và vấn đề bổ nhiệm, miễn nhiệm nhân viên”. Ý kiến là văn bản hành chính “dùng để đưa ra kiến giải hoặc biện pháp xử lý đối với những vấn đề quan trọng”. Căn cứ vào tác dụng của nó, Quyết định có thể phân chia thành: Quyết định mang tính chính sách, Quyết định mang tính sắp đặt, Quyết định mang tính thưởng phạt và Quyết định mang tính biến đổi hoặc xóa bỏ; Thông tri có thể phân chia thành: Thông tri mang tính công bố, Thông tri mang tính trao đổi, Thông tri mang tính chỉ thị, Thông tri mang tính thông báo và Thông tri mang tính bổ nhiệm, miễn nhiệm; Ý kiến có thể phân chia thành: Ý kiến mang tính chỉ đạo cấp dưới, Ý kiến mang tính kiến nghị lên cấp trên và Ý kiến mang tính thỏa thuận với cơ quan ngang cấp. Từ đó có thể thấy, Quyết định, Thông tri và Ý kiến mang tính chỉ đạo đều thuộc cách hành văn với cấp dưới, đều có chức năng “bố trí công việc của cấp dưới”.

Quyết định, Thông tri và Ý kiến cũng có những khác biệt rõ rệt: Một là mục đích ban hành văn bản không giống nhau: Quyết định thường chú trọng đến chỉ huy vĩ mô; Thông tri thường chú trọng chỉ thị vi mô; Ý kiến chú trọng chỉ đạo vi mô, tức là có tác dụng chỉ thị quá khứ. Hai là, đặc trưng nội dung không giống nhau: Quyết định thường dùng để sắp xếp những sự việc quan trọng, những hoạt động lớn, thường có tính quyết sách và tính cương lĩnh tương đối rõ ràng, những biện pháp, phương sách được đưa ra tương đối nguyên tắc; Thông tri sử dụng với diện rộng, thường dùng để bố trí công việc, yêu cầu rõ ràng mà cụ thể; Ý kiến dùng với cấp dưới đa số là nhằm vào những tình huống mới, vấn đề mới để đưa ra kiến giải và biện pháp xử lý, hoặc chỉ đạo có tính nguyên tắc, hoặc đưa ra yêu cầu cụ thể, rõ ràng, trong văn bản hướng tới tương đối nhiều thành phần. Ba là, chế độ thực hiện không giống nhau: chỉ thị trong Quyết định có hiệu lực mạnh nhất, trong Thông tri nhẹ hơn. Ý kiến thì kiêm cả hai tác dụng vừa mang tính chỉ đạo vừa mang tính chỉ thị đối với cấp dưới: như trong văn bản có những yêu cầu cụ thể được quán triệt thực hiện, cơ quan cấp dưới phải thuân theo để thực hiện; còn không có yêu cầu rõ ràng thì cơ quan cấp dưới có thể tham khảo để thực hiện.

Trong công việc thực tế, ba loại văn bản này được sử dụng tương đối nhiều, như “Quyết định số 17 năm 2008 của Quốc vụ viện về việc tăng cường công tác hành chính tuân theo pháp luật ở UBND huyện, thị trấn”, “Thông tri số 25 năm 2008 của Quốc vụ viện về việc làm tốt công tác xóa bỏ học phí và các khoản phí khác của học sinh trong giai đoạn nghĩa vụ giáo dục ở thành thị”, “Ý kiến số 38 năm 2007 của Quốc vụ viện về việc thúc đẩy tiếp tục phát triển thành thị theo mô hình tài nguyên”. Để nắm bắt chuẩn xác những loại văn bản này, điều cốt yếu phải nắm bắt chuẩn xác mục đích và nội dung ban hành văn bản.

5. Thư từ trao đổi và Ý kiến

Thư từ trao đổi là văn bản hành chính “dùng để thương lượng công việc, hỏi và trả lời, yêu cầu phê chuẩn xét duyệt sự việc giữa các cơ quan không trực thuộc lẫn nhau”. Ý kiến là văn bản hành chính “dùng để đưa ra kiến giải hoặc biện pháp xử lý đối với những vấn đề quan trọng”. Căn cứ vào tác dụng của nó, Thư từ trao đổi có thể phân chia thành: Thư thương lượng, Thư hỏi đáp và Thư phê duyệt yêu cầu; Ý kiến có thể phân ra thành: Ý kiến mang tính chỉ đạo đối với cấp dưới, Ý kiến mang tính kiến nghị lên cấp trên và Ý kiến mang tính hiệp thương với cơ quan ngang cấp. Từ đó có thể thấy, Thư thương lượng và Ý kiến mang tính hiệp thương đa số thuộc về cách hành văn bình đẳng, đều có chức năng “hiệp thương công việc giữa các cơ quan ngang cấp và không trực thuộc lẫn nhau”.

Thư thương lượng và Ý kiến mang tính thỏa thuận tuy có điểm tương đồng, cùng thỏa thuận về công việc giữa các cơ quan ngang cấp và không trực thuộc lẫn nhau nhưng giữa chúng vẫn có khác biệt: Một là, nội dung ban hành văn bản không giống nhau: Nội dung thỏa thuận trong Thư thường là sự sắp xếp thông thường, như bàn về việc điều động nhân sự, liên hệ tham quan học tập, yêu cầu giảng dạy hoặc chỉ đạo nghiệp vụ…; Nội dung thỏa thuận trong Ý kiến thường chỉ sự sắp xếp quan trọng, như “Ý kiến sửa đổi của Văn phòng UBND tỉnh X về một số ý kiến trong việc tăng cường xây dựng chống lũ lụt cận kỳ ở Trường Giang”. Hai là, việc phúc đáp yêu cầu không giống nhau: Yêu cầu thông thường của Thư đi là có Thư trả lời; Ý kiến thông thường không có phúc đáp, do đó Ý kiến mang tính thỏa thuận chỉ để đối phương tham khảo, tức là đối phương có thể tiếp thu, cũng có thể không tiếp thu.

Từ tình hình thực tế có thể thấy mục đích, tác dụng ban hành văn bản của Thư thương lượng và Ý kiến mang tính thỏa thuận khá gần nhau nên thông thường sử dụng Thư thương lượng tương đối nhiều, sử dụng Ý kiến mang tính hiệp thương tương đối ít.

6. Báo cáo, Tờ trình và Ý kiến

Báo cáo là văn bản hành chính “dùng để tổng kết, báo cáo, phản ánh tình hình lên cơ quan cấp trên, trả lời những câu hỏi của cơ quan cấp trên”. Tờ trình “dùng để yêu cầu chỉ thị, sự phê chuẩn lên cơ quan cấp trên”. Ý kiến “dùng để đưa ra kiến giải hoặc biện pháp xử lý đối với những vấn đề quan trọng”. Căn cứ vào tính chất nội dung, tác dụng của nó, Báo cáo có thể phân chia thành: Báo cáo công tác, Báo cáo tình hình, Báo cáo trả lời và Báo cáo thông báo gửi đi; Tờ trình có thể phân chia thành: Tờ trình xin chỉ thị, Tờ trình xin phê chuẩn; Ý kiến có thể phân chia thành: Ý kiến mang tính chỉ đạo cấp dưới, Ý kiến mang tính kiến nghị lên cấp trên và Ý kiến mang tính thỏa thuận với cơ quan ngang cấp. Từ đó có thể thấy, Báo cáo, Tờ trình và Ý kiến mang tính kiến nghị đều thuộc cách hành văn với cấp trên, đều có chức năng “phản ánh công tác lên cấp trên”.

Báo cáo, Tờ trình và Ý kiến có 3 điểm khác biệt: Một là, mục đích ban hành văn bản không giống nhau: Báo cáo chú trọng đến báo cáo tổng kết công tác, phản ánh tình hình; Tờ trình chú trọng đến chỉ thị, sự phê chuẩn của cấp trên; Ý kiến theo cách hành văn với cấp trên thì chú trọng đề xuất biện pháp giải quyết, yêu cầu cấp trên phê duyệt để thi hành. Hai là, thời gian ban hành văn bản không giống nhau. Báo cáo không bị hạn chế thời gian, trước, trong và sau khi sự việc diễn ra đều có thể ban hành văn bản; Tờ trình tất nhiên phải được ban hành trước sự việc; Ý kiến thông thường cũng ban hành trước sự việc. Ba là, đặc điểm thể loại văn bản không giống nhau: Báo cáo có tính một chiều, không cần thiết cấp trên phải phê duyệt bằng văn bản trở lại; Tờ trình có tính hai chiều, cấp trên nhất định phải phê duyệt bằng văn bản trở lại; Ý kiến ban hành lên cấp trên cũng có tính hai chiều, cấp trên hoặc bộ phận thư ký được cấp trên trao quyền thông thường sử dụng Thông tri để phê duyệt hoặc chuyển phát.

Trong thực tế, tình hình sử dụng lẫn lộn Báo cáo và Tờ trình vẫn tương đối nghiêm trọng. Có cái rõ ràng duyệt đề nghị lãnh đạo cấp trên “phê duyệt”, cần dùng Tờ trình nhưng lại dùng Báo cáo để ban hành văn bản; có cái chỉ là báo cáo công tác, biện pháp được lựa chọn để thi hành của nó thì bản thân đơn vị đã có quyền quyết định, nhưng theo trình tự cần cho cấp trên biết, mà không phải yêu cầu cấp trên “thẩm phê” lại dùng Tờ trình để ban hành văn bản hoặc phía cuối văn bản còn dùng những câu kết như “Nếu thỏa đáng, xin hãy phê duyệt”, “Nếu báo cáo phía trên thỏa đáng, xin hãy phê duyệt”…, làm cho bộ phận dự thảo không biết làm thế nào; có cái thì trong Báo cáo lại lẫn lộn Tờ trình sự việc, có cái thì trong Tờ trình lại chứa đầy nội dung của Báo cáo, còn có cái hợp nhất 2 trong 1 gọi là “Báo cáo tờ trình”. Ngoài ra, có đồng chí vẫn không biết phạm vi sử dụng của Báo cáo đã lược bỏ đi chức năng “đề xuất ý kiến và kiến nghị”, do đó Ý kiến mang tính đề nghị với cấp trên đã thay thế Báo cáo mang tính đệ trình và Tờ trình mang tính yêu cầu phê duyệt. Đối với những vấn đề dễ nhầm lẫn này, chúng ta tất yếu phải làm rõ chúng mới có thể sử dụng chính xác các thể loại công văn.

7. Thư từ trao đổi và Tờ trình

Thư từ trao đổi là văn bản hành chính “dùng để thương lượng công việc, hỏi và trả lời, yêu cầu phê chuẩn hoặc trả lời xét duyệt sự việc giữa các cơ quan không trực thuộc lẫn nhau”. Tờ trình “dùng để yêu cầu chỉ thị, sự phê chuẩn lên cơ quan cấp trên”. Căn cứ vào tác dụng của nó, Thư có thể phân chia thành: Thư thương lượng, Thư hỏi đáp và Thư phê duyệt yêu cầu; căn cứ vào tác dụng của nó, Tờ trình có thể phân chia thành: Tờ trình mang tính xin chỉ thị, Tờ trình mang tính xin phê chuẩn. Từ đó có thể thấy, Thư và Tờ trình đều có chức năng “yêu cầu phê chuẩn”.

Thư yêu cầu phê duyệt và Tờ trình tuy đều có chức năng yêu cầu đối phương phê duyệt, nhưng sự khác biệt giữa chúng là rất rõ ràng: Một là, đối tượng ban hành văn bản không giống nhau: Tất cả tờ trình của cơ quan không trực thuộc lẫn nhau phê chuẩn sự việc thì cần dùng Thư; tất cả đề nghị cơ quan cấp trên có quan hệ trực thuộc phê chuẩn thì cần dùng Tờ trình. Hai là, ngữ khí trong văn bản không giống nhau: Thư đưa ra yêu cầu cơ quan chủ quản có quan hệ không trực thuộc lẫn nhau phê duyệt sự việc thì cần nhã nhặn, lễ độ, ngữ khí nhẹ nhàng, không thấp không cao, sử dụng nhiều các từ ngữ mang tính trao đổi; Tờ trình thỉnh cầu ý kiến cấp trên có quan hệ trực thuộc phê chuẩn thì cần thể hiện tôn trọng cấp trên, ngôn từ tha thiết, dùng nhiều từ ngữ mang tính trình báo. Ba là, dùng từ kết thúc không giống nhau: Từ cuối của Thư yêu cầu phê duyệt thường dùng “nhận được Thư đến, xin hãy hồi âm”; từ cuối của Tờ trình thường dùng “nhận được Tờ trình, xin hãy phê duyệt”.

Hiện nay, hiện tượng sử dụng Tờ trình để yêu cầu phê chuẩn giữa các cơ quan không trực thuộc lẫn nhau không còn lạ nữa, suy xét kỹ nguyên nhân của nó có 2 phương diện dưới đây: Một là, cơ quan gửi Thư cho rằng mình yêu cầu người khác làm công việc, dùng Thư không biểu thị sự tôn trọng, sợ là ảnh hưởng tới việc giải quyết vấn đề, hoặc là khi dùng Thư để ban hành văn bản đã gặp phải trở ngại, vì thế để làm tốt công việc mà sửa thành Tờ trình; Hai là cơ quan nhận Thư cho rằng sử dụng Thư với cơ quan ngang cấp để thỉnh cầu phê chuẩn là xem nhẹ mình, vì thế mà gác lại, kéo dài, cố ý làm khó. Tóm lại, mấu chốt là hiểu không đủ tính chất, tác dụng của thể loại văn bản Thư này, tạo thành sự ngộ nhận về nhận thức. Trong “Ý kiến số 1 năm 2001 của Văn phòng Quốc vụ viện về việc xử lý một số vấn đề cụ thể liên quan tới việc thực thi “Biện pháp xử lý công văn của các cơ quan hành chính hành chính Quốc gia”” đã nhấn mạnh rằng: “Thư là một trong số những thể loại văn bản quan trọng và các thể loại văn bản đồng dạng khác có hiệu lực pháp lý phụ thuộc vào quyền hạn của cơ quan ban hành văn bản quyết định”. Để thúc đẩy sự chuẩn mực hóa của công văn, hiện tượng sử dụng lẫn lộn Thư và Tờ trình tất yếu phải được coi trọng và tăng cường sửa đổi. Đặc biệt là nhấn mạnh yêu cầu các bộ phận chức năng có một số quyền hạn thẩm phê cần phải hiểu rõ hiệu lực của Thư, thực sự bắt đầu từ bản thân, không nên yêu cầu các cơ quan ngang cấp và các cơ quan không trực thuộc lẫn nhau viết Tờ trình để thỉnh cầu phê chuẩn, cũng không nên dùng “Phê duyệt” để trả lời thẩm duyệt sự việc.

8. Công văn phê duyệt, Thư trả lời, Thông tri và Báo cáo

Công văn phê duyệt là văn bản hành chính “dùng để trả lời Tờ trình sự việc của cơ quan cấp dưới”. Thư “dùng để thương lượng công việc, hỏi và trả lời, yêu cầu phê chuẩn hoặc trả lời xét duyệt sự việc giữa các cơ quan không trực thuộc lẫn nhau”. Thư từ thể phân chia thành Thư đi và Thư trả lời. Thông tri “dùng để phê duyệt công văn của cơ quan cấp dưới, trình công văn lên cơ quan cấp trên và cơ quan ngang cấp, truyền đạt yêu cầu để cơ quan cấp dưới xử lý và các đơn vị có liên quan để biết hoặc thực hiện về các sự việc và vấn đề bổ nhiệm, miễn nhiệm nhân viên”. Báo cáo là công văn hành chính “dùng để tổng kết báo cáo, phản ánh tình hình lên cơ quan cấp trên, trả lời những câu hỏi của cơ quan cấp trên”. Từ đó có thể thấy, Công văn phê duyệt, Thư trả lời, Thông tri và Báo cáo đều có chức năng “hồi đáp sự việc”.

Công văn phê duyệt, Thư trả lời, Thông tri và Báo cáo tuy đều có chức năng hồi đáp sự việc, nhưng những khác biệt giữa chúng vẫn thể hiện rõ rệt: Công văn phê duyệt là sự hồi đáp chỉ với đối tượng Tờ trình; Thư trả lời chủ yếu là hồi đáp Thư đến, cũng kiêm sự hồi đáp của bộ phận thư ký được cấp trên trao quyền đối với Tờ trình; sự việc được hồi đáp trong Thông tri thể hiện chủ yếu ở 2 điểm: một là Thông tri dùng “phê chuyển” hoặc “chuyển phát” để trả lời những ý kiến trước đó, hai là bộ phận thư ký được cấp trên trao quyền hồi đáp Tờ trình; Báo cáo chính là sự trả lời những câu hỏi của cơ quan cấp trên.

Đặc biệt trong đó phải chỉ ra 3 loại tình huống nhất định phải làm rõ việc hồi đáp Tờ trình: Một là cấp trên dùng Công văn phê duyệt để trả lời Tờ trình của cấp dưới, điểm này mọi người đều rõ. Hai là dùng Thư để trả lời Tờ trình, đây chủ yếu chỉ ra rằng bộ phận thư ký được cơ quan cấp trên trao quyền khi nhận được Tờ trình đã lấy hình thức Thư trả lời để trả lời cơ quan gửi Tờ trình đến, như “Thư số 79 năm 2006 của Văn phòng Quốc vụ viện trả lời UBND tỉnh Tứ Xuyên về Danh hiệu Bảo tàng chiếu bóng Thành Đô”, “Thư số 26 năm 2001 của Văn phòng UBND tỉnh Triết Giang trả lời các Sở tỉnh ngoài về việc tổ chức triển lãm tranh ảnh nhiếp ảnh và triển lãm tranh ngư dân của Triết Giang- Trung Quốc tại Mỹ”, đều thuộc loại hình này. Ba là dùng Thông tri để trả lời Tờ trình, đây cũng chỉ là bộ phận thư ký được cơ quan cấp trên trao quyền khi nhận được Tờ trình đã lấy hình thức Thông tri để trả lời cơ quan gửi Tờ trình đến, như “Thông tri số 90 năm 2006 của Văn phòng Quốc vụ viện về việc phê chuẩn quy hoạch tổng thể thành thị theo hướng chuẩn hóa” thuộc loại hình hình này. Khảo sát trên trang web của Chính phủ Trung Quốc thì từ 26/8/2005 đến 15/02/2008 những Thư từ về Tờ trình mà Văn phòng Quốc vụ viện được ủy quyền trả lời tổng cộng có 38 văn bản, trong đó dùng “Thư trả lời” có 24 văn bản, dùng “Thông tri” để trả lời có 14 văn bản. Trong số 14 Thông tri trả lời Tờ trình, 3 văn bản dùng để trả lời việc điều chỉnh khu bảo vệ tự nhiên cấp quốc gia, 5 văn bản dùng để trả lời việc phê chuẩn quy hoạch tổng thể thành thị, 6 văn bản dùng để trả lời việc điều chỉnh thành viên của Ủy ban chính sách tiền tệ của Ngân hàng Nhân dân Trung Quốc. Tỉ lệ dùng “Thư trả lời” để trả lời các Tờ trình chiếm 63%, tỉ lệ dùng “Thông tri” để trả lời các Tờ trình chiếm 37%. Ngoài ra, còn có 3 điểm đáng chú ý: Một là, dùng “Thư trả lời” hoặc “Thông tri” để trả lời Chỉ thị đều chỉ có thể dùng “cách thức thư từ” để ban hành văn bản cho phù hợp, trong từ thay thế tên cơ quan ở số ký hiệu văn bản chỉ ghi 1 chữ “Thư”; Hai là, do giữa cơ quan ban hành văn bản và cơ quan nhận văn bản là quan hệ không phụ thuộc lẫn nhau, nên trả lời trong thẩm quyền được trao có thể xem là “Thư thẩm phê” hoặc “Thông tri yêu cầu các đơn vị có liên quan biết hoặc thi hành”; Ba là, trong thể thức của trả lời tờ trình thì sau tiêu đề và số hiệu văn bản cần phải viết thêm “qua sự đồng ý (phê chuẩn)…” hoặc “qua sự đồng ý lãnh đạo (phê chuẩn)…” để làm căn cứ, sau đó mới trả lời sự việc.

Tóm lại, nắm bắt chuẩn xác các thể loại công văn tương đối phức tạp này là một việc không dễ, nhưng chỉ cần phân tích một cách cẩn thận là có thể làm rõ ràng. Để tránh sử dụng nhầm lẫn, sử dụng sai các thể loại công văn thì trước khi soạn thảo công văn cần làm rõ mục đích và phạm vi ban hành văn bản, quan hệ và nội dung hành văn. Như vậy mới có thể đạt được sự chính xác và chuẩn mực trong việc lựa chọn sử dụng các thể loại công văn, từ đó mới viết được những công văn có chất lượng cao, nâng cao hiệu suất xử lý công văn, công việc./. 

Dịch từ “Thông tấn Lưu trữ học, kỳ 3 năm 2009” trang 36-39)

(Người dịch: Đàm Diệu Linh - Trung tâm KH và CN Văn thư, Lưu trữ Cc VTLTNN)

Created by doanthuha
 


Tin khác:

   Một số hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động giáo dục của lưu trữ các nước(20/05/2010)
   Đôi điều về việc sử dụng con dấu trong các cơ quan, tổ chức hiện nay(19/04/2010)
   Giới thiệu công tác lưu trữ với học sinh(19/04/2010)
Hit Counter

                                 © Trung tâm Tin học - Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Liên lạc với ban biên tập

                                 Số giấy phép: 64/GP-BC, cấp ngày: 12/02/2007. Trưởng ban biên tập: TS. Vũ Thị Minh Hương

                                 Địa chỉ: 12, Đào Tấn, Ba Đình, Hà Nội; Điện thoại: (84-4) 37660370; Fax: (84-4) 37665165
                                 ® Ghi rõ nguồn "archives.gov.vn" khi phát hành lại thông tin từ website này.