Skip navigation links

Số hóa tài liệu, chuyển giao phần mềm quản lý văn bản đi, đến và điều hành công việc; phần mềm quản lý, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
Send this page to somebodyPrint this pageFeedback

I- TRUNG TÂM TIN HỌC - CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ C

Chính thức thành lập ngày 15/4/2002, với tiền thân là Trung tâm Công nghệ và Dữ liệu thông tin trực thuộc Cục Lưu trữ Nhà nước, nay là Trung tâm Tin học trực thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã trải qua trên 10 năm hình thành và phát triển, với tập thể lãnh đạo đam mê và gắn kết, đội ngũ viên chức nhiệt huyết và chuyên nghiệp, Trung tâm Tin học - Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã luôn khẳng định là một trong những đơn vị đi đầu trong lĩnh vực tham mưu giúp Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước xây dựng, ban hành hoặc trình cấp có thẩm quyền ban hành văn bản hướng dẫn nghiệp vụ, văn bản quy phạm pháp luật về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử và  xây dựng phần mềm ứng dụng quản lý công tác công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ.

II- LĨNH VỰC HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ

·         Phát triển các sản phẩm phần mềm, xây dựng các giải pháp CNTT chuyên nghiệp ứng dụng trong công tác văn thư, lưu trữ;

·         Tư vấn, tập huấn, chuyển giao phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến và điều hành công việccho các cơ quan, tổ chức;

·          Tư vấn, tập huấn, chuyển giao phần mềm quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ;

·         Tư vấn, tập huấn và thực hiện số hoá tư liệu, tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác nhau;

·         Tư vấn xây dựng các quy định về quản lý văn bản đi, văn bản đến trong môi trường mạng và quy định quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật;

·         Tư vấn và thực hiện chỉnh lý tài liệu lưu trữ;

·         Cung cấp trang thiết bị phục vụ công tác văn thư, lưu trữ.

Trung tâm Tin học - Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tự hào là một trong số ít các tổ chức sự nghiệp có các sản phẩm phần mềm đóng gói được sử dụng rộng rãi ở thị trường trong nước gồm: Quản lý Lưu trữ eFileMan, quản lý văn bản đi, văn bản đến và điều hành công việc eDocMan

Với đội ngũ viên chức và chuyên gia có năng lực chuyên môn cao, kinh nghiệm dày dạn, đầy ý thức trách nhiệm và phục vụ tận tình, Trung tâm Tin học cung cấp cho khách hàng nhiều dịch vụ đa dạng bao gồm Gia công và phát triển phần mềm, Chuyển giao phần mềm; Tư vấn CNTT; Tích hợp hệ thống; Đào tạo CNTT; Tư vấn xây dựng văn bản hướng dẫn nghiệp vụ ứng dụng CNTT trong công tác văn thư, lưu trữ; Số hoá tư liệu, tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác nhau để xây dựng cơ sở dữ liệu; Chỉnh lý tài liệu; Cung cấp trang thiết bị phục vụ công tác văn thư, lưu trữ.

Khách hàng tiêu biểu bao gồm các cơ quan, tổ chức:

- Bộ, ngành, cơ quan Trung ương: Các Trung tâm Lưu trữ quốc gia thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Đài Phát thanh và Truyền hình Hà Nội, Đài Truyền hình Việt Nam, Bộ Công Thương, Bộ Giao thông Vận tải, Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội, Thông tấn xã Việt Nam, Bộ Tài nguyên và Môi trường, Tổng cục Khí tượng thuỷ văn, Tổng công ty đường sắt Việt Nam,  Viện Kiểm sát nhân dân Tối cao, Kiểm toán Việt Nam (VarCo), Tổng công ty Thép Việt Nam, Trung tâm Nước sạch và Vệ sinh môi trường nông thôn, Công ty cổ phần Tập đoàn Sông Hồng Thăng Long…

- Địa phương: Văn phòng UBND các tỉnh: Hà Giang, Lào Cai, Cao Bằng, Lạng Sơn, Yên Bái, Tuyên Quang, Phú Thọ, Vĩnh Phúc, Bắc Ninh, Bắc Giang, Hải Dương, Hải Phòng, Hưng Yên, Thái Bình, Nam Định, Ninh Bình, Hoà Bình, Thanh Hoá, Nghệ An, Phú Yên, Bình Định, Quảng Nghãi, Đăk Lắc, Long An, Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Vũng Tàu...

III- PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, VĂN BẢN ĐẾN VÀ ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC (eDocMan)

eDocMan là hệ thống Quản lý Văn bản và hồ sơ công việc (electronic Document Management) giúp cơ quan, tổ chức trong việc quản lý văn bản và hồ sơ công việc một cách hiệu quả. Giao diện thuần web với các Phân hệ được sắp xếp theo luồng xử lý có liên quan theo trình tự thích hợp.

Có khả năng tùy biến cao, phù hợp với mô hình chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của từng cơ quan, tổ chức.

eDocMan tích hợp với giải pháp portal cổng thông tin điện tử. Triển khai dễ dàng, nhanh chóng, giá cả cạnh tranh, dịch vụ hậu mãi tốt,…

3.1. Các Module chức năng của phần mềm eDocMan

·         Quản lý văn bản đến

·         Quản lý văn bản đi.

·         Quản lý văn bản nội bộ.

·         Quản lý văn bản trình ký.

·         Quản lý văn bản mẫu.

·         Quản lý hồ sơ công việc.

·         Quản lý luồng hồ sơ công việc.

·         Quản lý thư ký.

·         Quản lý ủy quyền.

·         Quản lý thống kê báo cáo.

·         Quản trị hệ thống.

Đây là phiên bản có sự đột phá về mặt công nghệ với sự bổ sung nhiều tính năng ưu việt, đặc biệt là việc hướng đến người dùng và khả năng quản lý tốt văn bản và hồ sơ công việc.

3.2. Về nghiệp vụ

·         Thống nhất và tin học hoá các quy trình nghiệp vụ tiếp nhận, cho ý kiến giải quyết, phân luồng xử lý, trao đổi thông tin trong quá trình xử lý, phối hợp xử lý, lưu trữ, tìm kiếm, giải quyết công việc trong các cơ quan, tổ chức để nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác điều hành của lãnh đạo, các hoạt động tác nghiệp của công chức, viên chức và người lao động;

·         Xây dựng hệ thống các kho văn bản điện tử, khắc phục một cách cơ bản tình trạng cát cứ thông tin, cung cấp thông tin về văn bản phục vụ yêu cầu của lãnh đạo,  công chức, viên chức chuyên môn một cách thuận tiện, chính xác, đầy đủ và kịp thời;

·         Nâng cao trình độ ứng dụng và sử dụng các công cụ CNTT, từng bước tạo ra thói quen làm việc trong môi trường mạng và sử dụng thông tin điện tử, bên cạnh đó nâng cao trình độ quản lý, góp phần tạo thay đổi đột phá trong các quy trình xử lý thông tin, giải quyết công việc của lãnh đạo, công chức, viên chức  với sự hỗ trợ hiệu quả của các phần mềm hoạt động trên mạng, từng bước góp phần thực hiện cải cách hành chính.

·         Quản lý toàn bộ các văn bản của cơ quan bao gồm các văn bản đến, văn bản đi, văn bản nội bộ, văn bản dự thảo, ... thực hiện gửi và nhận VB với các cơ quan, tổ chức, cá nhân bên trong và bên ngoài thông qua môi trường mạng.

·         Quản lý toàn bộ các dữ liệu sản sinh trong quá trình tạo lập, luân chuyển và xử lý văn bản bao gồm các phiếu giao việc, phiếu trình, phiếu xử lý, các ý kiến trao đổi góp ý trong quá trình xử lý văn bản trên hệ thống mạng.

·         Tạo lập và quản lý các hồ sơ giải quyết công việc, thiết lập luồng xử lý để có thể theo dõi toàn bộ quá trình xử lý văn bản, lưu lại toàn bộ quá trình xử lý cũng như hồi báo của văn bản trên hệ thống mạng

·         Tạo lập và quản lý các loại báo cáo về tình hình luân chuyển, quản lý và xử lý, theo dõi xử lý văn bản, kết xuất các thông tin tổng hợp nhằm phục vụ kịp thời công tác điều hành, tác nghiệp của lãnh đạo, công chức, viên chức và người lao động trong cơ quan, tổ chức.

·         Chuẩn hóa, tạo lập và lưu trữ các thông tin danh mục nhằm quản lý các đối tượng tham gia vào hệ thống, trợ giúp việc nhập văn bản và hỗ trợ việc phân xử lý các loại văn bản theo thẩm quyền giải quyết.

·         Hỗ trợ công tác lưu trữ văn bản, hồ sơ.

·         Tích hợp với các thành phần khác có liên quan của hệ thống thông tin tại cơ quan, tổ chức nhằm trao đổi thông tin.

·         Đơn giản hoá qui trình, giảm thời gian xử lý công việc, tiết kiệm chi phí hành chính và quản lý chặt chẽ tiến trình giải quyết thủ tục góp phần nâng cao hiệu quả của công tác cải cách hành chính.

·         Xây dựng hệ thống các kho văn bản điện tử tập trung, khắc phục tình trạng phân tán, thất lạc, sai lệch thông tin, cung cấp thông tin về văn bản và hồ sơ công việc phục vụ yêu cầu của lãnh đạo quản lý và công chức, viên chức chuyên môn nhanh chóng, chính xác, đầy đủ và kịp thời.

3.3. Về tính năng

eDocMan hướng tới người dùng nhiều hơn với giao diện đẹp, thân thiện, khoa học và dễ sử dụng. Chuẩn hóa và dễ dàng tùy biến cũng là ưu điểm của sản phẩm eDocMan. Người dùng có thể lựa chọn chức năng được phân quyền trong từng phân hệ, tối ưu các thao tác nghiệp vụ trong hệ thống và thay đổi ngôn ngữ hiển thị trên giao diện…

·         Linh hoạt trong tìm kiếm quản lý thông tin văn bản, hồ sơ công việc: eDocMan cung cấp một công cụ quản lý văn bản hiệu quả và linh hoạt trong việc cập thập thông tin văn bản cũng như tiện lợi cho việc tìm kiếm thông tin.Thông tin văn bản có thể  được thu thập từ các nguồn khác nhau (văn bản giấy, văn bản điện tử, Email, Fax…)

·         Quản lý hiệu quả công việc của công chức, viên chức chuyên môn cũng như của lãnh đạo quản lý: Thông qua việc lên lịch sắp xếp các công việc cần hoàn thành, trong hệ thống eDocMan, hệ thống sẽ dựa trên thời gian thực mà đưa ra những thông báo nhắc việc kịp thời cho từng cá nhân cần hoàn thành, chi tiết tới từng thời điểm, đảm bảo cho công việc được hoàn thành đúng tiến độ. eDocMan cũng thể hiện sự mềm dẻo trong việctạo ra các luồng công việc và từng loại văn bản, tùy vào thực tế của các cơ quan, tổ chức.

·         Hệ thống báo cáo động đáp ứng đa nhu cầu của cơ quan, tổ chức: với tiêu chí hỗ trợ tối đa cho cơ quan, tổ chức trong việc thống kê thông tin về tình hình văn bản đi, đến,  hồ sơ công việc giao và xử lý văn bản của Lãnh đạo và công chức, viên chức chuyên môn. Người sử dụng có thể tự tạo những báo cáo cần thiết dựa trên các thông tin lưu trữ trong CSDL. Chương trình hỗ trợ các biểu đồ thiết yếu mô tả thống kê và xuất file Excel linh hoạt.

·         Hệ thống quản lý phân quyền mềm dẻo đảm bảo tính bảo mật và toàn vẹn dữ liệu cao: Hệ thống quản trị đảm bảo mỗi tài khoản truy cập được toàn quyền với những tài nguyên mình được tạo ra và có quyền hạn chế trên những tài nguyên được chia sẻ trong nhóm hoặc được gán cho bởi cấp trên. Đảm bảo không chồng chéo trong truy xuất thông tin giữa các tài khoản khác đang dùng hệ thống. Thông qua chia sẻ vai trò các thành viên trong nhóm sẽ chia sẻ cho nhau những tài nguyên cần thiết giúp nâng cao hiệu quả công việc.

·         Giao diện hài hòa, khoa học, phong cách chuyên nghiệp và tận dụng tối đa hiệu quả của nền web: Với ưu điểm là chạy trên nền Web, eDocMan giúp cơ quan, tổ chức triển khai hệ thông không chỉ trong phạm vi nội bô mạng LAN trong cơ quan, tổ chức mà có thể public ra Internet đáp ứng nhu cầu công việc mọi lúc mọi nơi.

3.4. Các tiêu chí về độ tin cậy của hệ thống

·         Phầm mềm hỗ trợ khả năng tích hợp hệ thống người dùng chung Active Directory hoặc dùng các phương thức xác thực người dùng khác.

·         Hệ thống hỗ trợ khả năng xác lập nhiều web site riêng biệt nhưng cùng trỏ tới một nội dung, mỗi web site phục vụ cho một đối tượng khác nhau với các qui tắc bảo mật được áp đặt trên cả web site. Nhờ thế, mức độ bảo mật được kiểm soát rất cao.

·         Hệ thống được thiết kế cho phép cài đặt và mở rộng theo mô hình farm, nhằm đáp ứng số lượng lớn lên đến hàng triệu truy cập đồng thời, hỗ trợ sẵn cân bằng tải, phân chia tải; đảm bảo độ tin cậy để phục vụ cho đơn vị, doanh nghiệp vừa, lớn và cực lớn.

·         Lưu vết toàn bộ các thao tác của người dùng trong hệ thống Phần mềm nhằm giúp người quản trị có thể dễ dàng quản lý hoạt động ra vào, thao tác trên hệ thống.

·         Cho phép người quản trị cấu hình lại các tham số hệ thống: như thiết lập các thông số SMTP, thiết lập nhắc việc trước bao nhiêu ngày,…

·         Hỗ trợ tạo nhanh các tài nguyên.

3.5. Các tiêu chí về bảo mật của hệ thống

·         Có cơ chế bảo mật cao do được thiết kế trên mô hình N-Tier. Ứng dụng mã hóa dữ liệu đường truyền (SSL) và hệ thống CSDL.

·         Quản lý người sử dụng và xác thực trên cả máy chủ và máy trạm.

·         Hệ thống cung cấp khả năng phân quyền chặt chẽ dựa trên các tiêu chí sau:

·         Theo quyền của từng vai trò trên hệ thống.

·         Theo vai trò của người sử dụng trong hệ thống..

·         Theo nhóm người sử dụng trong hệ thống.

·         Theo chia sẻ vai trò .

·         Theo từng người sử dụng.

3.6. Các tiêu chí khác

·         Ứng dụng chạy được trên hệ điều hành Win : XP, Vista, Win7, Server…

·         Tích hợp hệ thống Mass Email, SMS, Call Center

·         Hoạt động tốt trên các trình duyệt: Internet Explorer, Mozilla Firefox, Chrome, Opera,…

·         Tạo báo cáo động, in ấn, xuất dữ liệu theo các định dạng file: excel, word, v.v...

3.7. Hệ thống có các chức năng và vận hành theo sơ đồ

a) Lưu  đồ mô tả quản lý văn bản đến và điều hành công việc

 

 

 

b) Lưu đồ quản lý văn bản đi và điều hành công việc

 
 

 IV- PHẦN MỀM QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ (eFileMAN)

 4.1. Công cụ lập trình

- Chương trình được phát triển trên môi trường web-base sử dụng công nghệ Microsoft ASP.NET

- Cơ sở dữ liệu được quản trị bằng Microsoft SQL Server 2008, có thể tùy biến sử dụng các hệ quản trị cơ sở dữ liệu khác tùy theo khả năng ứng dụng từ phía người dùng;

4.2. Có thể tích hợp vào các cổng thông tin điện tử Portal của tỉnh/Bộ

- Được xây dựng trên công nghệ web-base do đó chương trình có thể tích hợp được vào hệ thống website hay cổng thông tin điện tử và khai thác rộng rãi trên mạng Internet;

- Có phân hệ tự động chuyển hồ sơ tài liệu từ CSDL mạng cục bộ  sang CSDL khai thác trên Internet linh hoạt theo yêu cầu của người dùng.

4.3. Hỗ trợ bộ mã chuẩn quốc tế UNICODE đa ngôn ngữ

- Chương trình hỗ trợ bộ mã tiếng Việt UNICODE theo chuẩn TCVN6909:2001 tích hợp sẵn bộ gõ tiếng Việt theo nhiều kiểu gõ khác nhau: Telex, VNI, VIQR,...;

- Hỗ trợ đa ngôn ngữ, vì thế người dùng có thể nhập hồ sơ tài liệu dưới nhiều ngôn ngữ khác nhau: Anh, Pháp, Nga, Trung,..

4.4. Hệ thống mẫu biểu báo cáo, thống kê, in ấn

- Kết xuất báo cáo theo đúng khuôn mẫu sổ mục lục hồ sơ và văn bản do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành thống nhất trong ngành lưu trữ;

- Hệ thống báo cáo đa dạng, phong phú và khoa học theo tiêu chuẩn của ngành:

+ Mục lục hồ sơ, mục lục văn bản;

+ Danh sách phông, bộ sưu tập lưu trữ;

+ Thẻ độc giả khai thác sử dụng tài liệu;

- Hệ thống bảng biểu thống kê phù hợp với hệ thống biểu mẫu thống kê về công tác văn thư lưu trữ do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành;

- In ấn tài liệu theo nhiều cách, tuỳ chọn cột dữ liệu in theo yêu cầu của người sử dụng;

- Có thể kết xuất báo cáo ra dưới dạng Word để tinh chỉnh cho phù hợp với yêu cầu.

4.5. Hệ thống khung phân loại ký hiệu thông tin

- Chương trình hỗ trợ quản lý toàn bộ danh mục các hồ sơ theo một hệ thống phân loại thông tin tài liệu thống nhất do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành tại các trung tâm lưu trữ Quốc gia;

- Hệ thống khung phân loại thông tin bao gồm đầy đủ tất cả các mức phân cấp thông tin từ mức cao đến mức thấp của tất cả các ngành, các lĩnh vực từ tổ chức, nhân sự, hành chính, chính trị, xã hội, nghề nghiệp, địa dư, quốc gia … đến công an, quân sự, ngoại giao, tư pháp, nông nghiệp, công nghiệp, thương mại, du lịch, văn hóa, thể thao, dân tộc, tôn giáo, v.v…;

4.6. Phân quyền theo khung phân loại thông tin và theo tài khoản truy cập

- Phân quyền theo từng tài khoản cá nhân hay tài khoản nhóm với tên và mật khẩu truy cập được mã hóa ngẫu nhiên hạn chế tối đa việc truy cập trái phép;

- Phân quyền theo danh mục tài liệu hạn chế sử dụng bảo đảm người dùng được truy nhập và khai thác theo các lớp thông tin tài liệu lưu trữ theo chủ đề nghiên cứu được các cấp có thẩm quyền phê duyệt;

- Phân quyền nhiều lớp theo khung phân loại thông tin nhằm ngăn chặn chi tiết nhóm tài liệu được phép hay không được phép khai thác.

4.7. Tìm kiếm từ đơn giản đến nâng cao, tìm kiếm theo khung phân loại thông tin

- Khả năng tìm kiếm linh hoạt và chính xác, đáp ứng nhiều yêu cầu và nhiều tiêu chí tìm kiếm của người dùng, kết hợp nhiều điều kiện tìm kiếm, khả năng bỏ qua các lỗi đơn giản về kỹ năng tìm kiếm của người dùng để tìm ra tài liệu yêu cầu.;

- Khung phân loại thông tin là một công cụ hữu hiệu và là một thế mạnh của việc tìm kiếm tài liệu lưu trữ mà không một hệ thống tìm kiếm nào có được, góp phần quản lý tài liệu một cách hiệu quả hơn.

4.8. Các chức năng chính

- Tìm kiếm hồ sơ, tài liệu từ đơn giản đến nâng cao, tìm kiếm theo hệ thống khung phân loại thông tin rất nhanh chóng và chính xác;

- Cập nhật và quản lý hồ sơ, tài liệu (kèm theo cập nhật tài liệu số hóa dưới nhiều dạng image, word, excel, text ...) theo các trường thông tin chuẩn do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành;

- Cập nhật và quản lý phông, bộ sưu tập lưu trữ;

- Đăng ký, quản lý độc giả và tình hình khai thác sử dụng, quản lý thẻ độc giả, phiếu yêu cầu, sao chụp tài liệu;

- Quản lý và theo dõi tình hình khai thác trực tuyến, kiểm soát được lượt người truy cập chương trình cũng như thời gian truy cập.

4.9. Cấu hình phần cứng yêu cầu

Chương trình đòi hỏi cấu hình tối thiểu như sau:

Đối với máy chủ:

- Bộ xử lý tốc độ Intel Pentium dual core 2.0GHz;

- Bộ nhớ 02 GB RAM;

- Ổ đĩa cứng còn trống ít nhất 50 GB;

- Hệ điều hành Windows XP Profession hay Windows 2003 Server trở lên;

- Hệ cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server 2008 trở lên;

- Cài đặt Internet Information Service, Microsoft .NET Framework 4.0

Đối với máy trạm cá nhân:

- Bộ xử lý tốc độ 3GhZ;

- Bộ nhớ 01GB RAM;

- Hệ điều hành Windows XP trở lên;

- Cài đặt sẵn trình duyệt Internet Explorer 8.0 trở lên hoặc trình duyệt khác tương đương.

V- PHƯƠNG THỨC VÀ KINH PHÍ CHUYỂN GIAO

5.1. Phương thức chuyển giao

 Chuyển giao gián tiếp (thông qua mạng internet) hoặc trực tiếp:

- Cài đặt phần mềm;

- Hướng dẫn cán bộ của đơn vị sử dụng phần mềm;

- Hiệu chỉnh phần mềm đáp ứng các yêu cầu đặc thù;

- Bảo hành, nâng cấp phần mềm trong 12 tháng.

Tổ chức triển khai cụ thể đối với một khối tài liệu lưu trữ.

5.2. Kinh phí chuyển giao

Tùy theo mức độ ứng dụng và số lượng phân hệ đưa vào sử dụng của người dùng. Trung tâm Tin học, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước sẵn sàng hỗ trợ triển khai trên cơ sở hợp tác giữa các đơn vị trong ngành./.

Mọi chi tiết xin liên hệ:

Trung tâm Tin học, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.

Địa chỉ: số 12 Đào Tấn, Ba Đình, Hà Nội.

Điện thoại: 04.37669154; 04.37665165; 04.37660370; 0913035615.

Email: tinhoc@archives.gov.vn


 


Tin khác:

   Chỉnh lý tài liệu, cung cấp trang thiết bị chuyên dùng trong công tác văn thư, lưu trữ(25/11/2014)
Hit Counter

                                 © Trung tâm Tin học - Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Liên lạc với Ban Biên tập

                                 Số giấy phép: 64/GP-BC, cấp ngày: 12/02/2007.

                                 Địa chỉ: 12, Đào Tấn, Ba Đình, Hà Nội; Điện thoại: (84-4) 37660370; Fax: (84-4) 37665165
                                 ® Ghi rõ nguồn "archives.gov.vn" khi phát hành lại thông tin từ website này.