Skip navigation links

Một số kinh nghiệm trong quá trình bảo quản, lưu giữ và tu bổ tài liệu
Send this page to somebodyPrint this pageFeedback

Thông tin và hướng dẫn việc tạo và bảo quản các tài liệu sẽ trở thành tài liệu lưu trữ trong gia đình,  công việc kinh doanh và cộng đồng.

Xin trân trọng giới thiệu với độc giả một số biện pháp bảo quản, lưu trữ, tu bổ, phục chế và trưng bày tài liệu lưu trữ. Đây là những kinh nghiệm của DRO (Devon Record Office của Anh). Hy vọng đây sẽ là một tài liệu tham khảo lý thú đối với những người làm công tác lưu trữ ở Việt Nam.

1.Công việc của Phòng bảo quản

Mục đích của công tác lưu trữ là đảm bảo rằng lịch sử đã được viết sẽ được bảo quản để sử dụng cho hiện tại và các thế hệ tương lai. Trong quá trình này, người làm công tác bảo quản giữ vai trò trung tâm  đằng sau bằng việc cung cấp và hỗ trợ kỹ thuật  và phương pháp bảo quản. Nhiệm vụ của người làm công tác bảo quản là bảo quản và đảm bảo độ bền vững của tài liệu, do vậy điều cần thiết là ngăn ngừa quá trình hư hỏng tài liệu, đồng thời làm sao để tài liệu ít bị tác động nhất khi cho phép các nhà nghiên cứu có thể  tiếp cận. Một loạt các phương pháp đã được sử dụng trong bảo quản và đòi hỏi phải có kỹ năng thành thục, do phần lớn các tài liệu là duy nhất và không thể thay thế.

Các tài liệu được hình thành từ các vật liệu hữu cơ, và do vậy  chúng dễ bị tổn hại và tích trong mình những yếu tố phá huỷ chính bản thân các tài liệu này. Các tài liệu bắt đầu bị tổn thương ngay khi hình thành và quá trình này ngày càng lớn trong điều kiện môi trường bảo quản kém không đảm bảo về nhiệt độ, độ ẩm, ô nhiễm và bụi, đây cũng là nguyên nhân khiến cho tài liệu bị giòn, mốc, ngả màu, bị côn trùng và sinh vật gây hại tấn công.

Nhiệm vụ của nhà bảo quản tài liệu lưu trữ không chỉ là tu bổ hoặc phục chế tài liệu, mà còn là việc bảo quản những tài liệu này. Việc bảo quản là một quá trình nhằm ngăn ngừa   nguy cơ huỷ hoại tài liệu và những hư hại vật lý của tài liệu  phải được tu bổ. Các phương pháp và kỹ thuật được lựa chọn theo quy cách bảo quản đã được công nhận sau đây ủng hộ việc can thiệp tối thiểu và không khiến cho tài liệu bị hư hại. Đây cũng là lý do giúp những đặc trưng và cấu trúc ban đầu của tài liệu được gìn giữ. Có nhiều minh chức cho thấy vật liệu mới được sử dụng trong quá trình tu bổ và không làm mờ thông tin. Việc mất tài liệu không được tính đến, do điều này có thể khiến thông tin bị mất hoặc sai lệch. Không cần cố gắng tạo ra những vật liệu mới giống như các tài liệu gốc, nhưng phải được sự đồng thuận của các chuyên gia và tương thích. Tất cả vật liệu mới phải được thử và chấp thuận trước khi được mua để sử dụng, đề phòng trường hợp ngược lại. Những ưu tiên cho công tác bảo quản được tính đến đối với những tài liệu không thể tìm ra những tư vấn thích hợp do điều kiện của loại tài liệu này, những tài liệu có nguy cơ rủi do cao do yêu cầu bảo quản rất cao và đây là những tài liệu rất có giá trị.

Cần rất nhiều giá tài liệu trong quá trình thực hiện việc bảo quản, và do vậy việc bảo quản là một quá trình lâu dài và tỉ mỉ; một chương trình bảo quản (kiểm soát môi trường và bao gói) được thực hiện. Hy vọng các nhà nghiên cứu sẽ nhận ra rằng một số tài liệu lưu trữ được giới thiệu với họ trong điều kiện chất lượng bao gói mới  chỉ là một phần nhỏ trong các kho lưu trữ nắm giữ, nhưng thời gian và sự giúp đỡ của các tình nguyện viên sẽ cải thiện tình trạng này. Cần đưa  ứng dụng chụp micro film  các tài liệu được sử dụng nhiều  giúp rất nhiều trong việc làm giảm những tác động hao mòn lên tài liệu. Đây là nguyên nhân của  những lo ngại cho rằng các tài liệu có thể  không thích hợp đối với việc sao chép hoặc không có sẵn do tính chất phải xử lý đặc biệt của tài liệu  và những am hiểu đặc biệt về tài liệu.

2.Tạo các tài liệu mới cho gia đình, cộng đồng và văn bản kinh doanh

Khi mua vật liệu viết cho các văn bản mới, bạn muốn các văn  bản được giữ lâu dài; ví dụ: biên bản cuộc họp của tổ chức xã hội, nhật ký cá nhân, sổ sách của câu lạc bộ…; những gợi ý sau đây sẽ bảo đảm rằng bạn đã chọn được chất liệu đúng. Nhiều người trong chúng ta sẽ dùng giấy có sẵn hoặc sách được mua mà không biết nhiều loại giấy hiện nay có chất lượng thấp và nếu các tài liệu được ghim bằng  những vòng nhựa xoáy, viết bằng loại mực viết hiện đại, và giữ trong điều kiện không tốt, tài liệu sẽ không chống chọi được với thời gian. Hãy xem lại những cặp tài liệu của những năm 1960 của thế kỷ trước, bạn sẽ không nghi ngờ gì về sự tàn phá của thời gian. Nếu bạn là một thư ký mới, hoặc là sử gia của gia đình thì hãy dũng cảm và làm thay đổi điều này. Bạn sẽ không phải nuối tiếc về những nỗ lực của mình hoặc về những chi phí đắt đỏ và điều này sẽ giúp cho những tài liệu mà bạn tạo nên có thể tồn tại được thậm chí là hàng trăm năm.

  • Giấy viết và sổ ghi/sổ cái, cần phải là loại giấy có thể lưu trữ, bảo quản lâu dài, không bị mục. Có nhiều tên gọi cho các loại giấy này như giấy woodfree, giấy trung tính hay còn gọi là giấy phi acid (acid free), giấy buffered (buffered paper). Các công ty cung cấp các nguyên vật liệu cho bảo quản tài liệu lưu trữ có tất cả các loại giấy này, nhưng cần đặt ra yêu cầu cao nhất. Nếu yêu cầu của bạn cao, thì sẽ rất dễ dàng cho những người khác khi sử dụng giấy có chất lượng như bạn yêu cầu. Giấy tái chế chỉ tốt cho môi trường nhưng lại có tuổi thọ kém.
  • Nên sử dụng mực chất lượng tốt dành cho bút và tem dùng tốt. Loại mực có chứa hàm lượng carbon cao sẽ có độ bền cao nhất, rất đen và chống nước. Loại mực này được mô tả dưới tên “độ bền vĩnh cửu”, đậm màu (pigment),  mực tàu, mực văn kiện (document ink), mực thư pháp (calligraphers), mực lưu trữ (archival).  Mực này dùng cho nhiều loại bút từ bút có bi đầu tròn đến loại bút ngòi sử dụng mực nước.
  • Không nên cố sử dụng mực màu trừ phi bạn biết rằng loại mực đó sẽ không bị mờ hoặc bay. Mực đỏ chỉ mang tính nhất thời và dễ bị bay trong điều kiện độ ẩm hiện nay, và màu vàng thường bị mờ. Mực in laser là loại mực ổn định nhất trong các loại mực in hiện đại hiện nay. Mực photocopy thường có chất lượng thấp, nhưng sẽ được cải thiện nếu giấy dùng là loại tốt. Bản in bằng giấy fax sẽ bị bay rất nhanh trong điều kiện độ sáng cao, nếu muốn giữ bản fax lâu dài thì cần phải chuyển tài liệu sang một dạng khác.
  • Để giữ các bản tài liệu đơn cùng nhau thì kẹp giấy bằng đồng tốt hơn ghim sắt. Nên tránh những đồ dễ bị gỉ. Nên tránh dùng băng dính, vấn đề là việc dùng băng dính sẽ gây ra tác hại lớn hơn rất nhiều so với sự tiện dụng ngay lập tức của nó. Gần như là hầu hết các vật liệu dính sẽ làm biến màu và gây hại đến giấy theo thời gian.
  • Các album ảnh nên được sắp xếp theo kiểu cũ, kẹp giữa các trang giấy bìa đã khử acid (free acid)  với loại giấy bóng kính (glassine paper) hoặc giấy bạc an toàn (silversafe paper). Các bức ảnh được gắn vào lề giấy. Công việc này hiện đã trở nên phổ biến hơn do những hư hại của các tấm ảnh tự dính đã xuất hiện, nhưng những bức ảnh trước những năm 1950 hoặc những ảnh tư liệu quý hơn thì nên giữ trong các điều kiện tốt nhất. Đối với các phim âm bản, thì có thể mua các loại giấy  và ống bảo quản để bảo vệ.

Nên tạo ra nhiều bản sao nếu muốn. Thông thường chỉ cần một bản sao để sử dụng chung, và một bản khác làm bản gốc.

3. Những yếu tố ảnh hưởng tới tài liệu lưu trữ

+ Nóng và ẩm làm gia tăng tác động của acid, làm tăng nấm mốc. Làm mềm độ dính. Làm yếu sợi giấy. Riêng nhiệt độ cao sẽ làm cho giấy giòn hơn.

+ Ánh sáng  là nguyên nhân của hiện tượng quang phân (photolysis) do giấy bị yếu đi, mực và màu bị mờ, và làm vàng loại giấy sản xuất từ bột gỗ. Các tia cực tím (U.V) của ánh sáng là nguyên nhân phá hoại nhiều nhất.

+ Dao động về độ ẩm và nhiệt độ sẽ ảnh hưởng tới các loại tài liệu có độ hút ẩm cao. Là nguyên nhân khiến các cuốn sách bị biến dạng.

+Acid  là nguyên nhân của thủy phân acid (acid hydrolysis) – là hiện tượng của việc tờ giấy bị phá hủy, giấy bị yếu đi. Các nguồn acid có trên tờ giấy có thể sản sinh là từ quá trình sản xuất giấy, mực, kho chứa, vật liệu làm khung và ô nhiễm không khí.

+ Côn trùng và loại gặm nhấm ăn giấy, băng dính, da, giấy da và hầu hết các đồ lưu trữ khác.

+ Nấm và mốc tạo ra acid phá hủy tài liệu lưu trữ, ảnh hưởng tới kích thước của tài liệu lưu trữ, khiến cho tài liệu dễ bị phá hủy và biến màu. Nấm và mốc rất phát triển trong môi trường có tính acid.

+ Con người làm bẩn tài liệu lưu trữ trong quá trình cầm, tác động đến tình trạng vật lý, dùng bút viết mực, buộc, dính, ghim tài liệu lưu trữ.

+ Bụi sản sinh từ trong không khí, bào tử mốc, bụi có chứa trong các loại vật liệu dùng trong lưu trữ dễ bị gỉ.

+ Điều kiện kho kém do sách và tài liệu lưu trữ bị nhồi nhét chặt, đặc biệt là khi lưu trữ các bản đồ. Các vật liệu bao gói có tính acid và lưu huỳnh.

+ Các rủi ro khác  như hỏa hoạn, nước, hoặc sập giá tài liệu.

4. Công tác bảo quản và những trợ giúp đầu tiên đối với tài liệu lưu trữ

Bảo quản là phương cách tốt nhất để tránh không phải cứu giúp tài liệu khỏi  bị hủy hoại. Nếu  có thể bảo quản tốt tài liệu bằng việc bao gói và xử lý tốt, thì có tiết kiệm được thời gian và chi phí. Nếu bạn biết một vài quy tắc trong công tác bảo quản, thì việc bảo quản không còn là  vấn đề lớn. Sau đây là một số những phương cách được xem là tốt nhất và và là tài liệu tham khảo cho những người làm công tác bảo quản. Những quy tắc này tính đến việc người làm công tác bảo quản sẽ sử dụng bao gói có chất lượng để đựng tài liệu lưu trữ có tuổi thọ trên 50 năm hoặc những tài liệu được coi là đặc biệt quý.

  • Giữ tài liệu trong một phòng có không khí không bị dao động lớn trong ngày hoặc theo mùa. Cần có phòng đệm dự phòng với quạt thông gió. Gác mái và tầng hầm không tốt cho việc lưu trữ tài liệu mà còn tạo điều kiện cho nấm và mốc phát triển, đây có thể là nơi trú ngụ của côn trùng và loài gặm nhấm. Cần để sách xa tường. Đường ống nước cũng cần tránh do có thể bị rò gỉ và hoặc ngập sàn kho.
  • Cần cất giữ tài liệu trong những hộp có chất lượng hoặc là đã được khử acid (free – acid) hoặc là giấy và bìa đã khử acid (free-acid). Chỗ đặt hộp phải xa ánh sáng trực tiếp, nhiệt (bộ tỏa nhiệt), hoặc là cây cối do côn trùng có thể ẩn nấp. Nhiệt độ và độ ẩm lý tưởng đối với tài liệu lưu trữ giấy và giấy da không được vượt quá 13-15 độ C/độ ẩm 55-60%, đối với ảnh phải dưới 20 độ C/độ ẩm 30-40%. Dụng cụ đo độ ẩm hoặc bộ điều khiển điện tử có thể được sử dụng để kiểm soát đảm bảo nhiệt độ và độ ẩm theo đúng quy định.
  • Môi trường ẩm có thể tạo điều kiện cho nấm mốc phát triển. Cần gói hút ẩm, để làm giảm độ ẩm và bẫy côn trùng, trong hộp đựng tài liệu. Nếu phát hiện thấy mốc, không cần phải cố gắng làm sạch khi tài liệu  vẫn còn hơi ẩm, mà trước hết cần làm khô  bằng hệ thống thông gió tốt. Dựng các tờ tài liệu và các cuốn sách  đứng lên. Khi tài liệu khô, đặt tài liệu vào một tấm giấy phẳng và dùng chổi mềm để làm sạch bề mặt. Bào tử mốc có thể tác động xấu tới sức khỏe, cần thận trọng trong quá trình làm sạch, cần sử dụng mặt nạ và găng tay, làm việc trong phòng có thông gió tốt hoặc bên ngoài trong điều kiện thời tiết tốt. Không khí quá khô cũng có thể ảnh hưởng tới chất lượng của giấy và là nguyên nhân khiến tài liệu bị giòn và ố.
  • Ánh sáng ban ngày có chứa tia cực tím mạnh nhất, đây có thể là nguyên nhân khiến giấy bị mờ, ố và giòn. Mức ánh sáng thích hợp cho tài liệu trưng bày là 50 lux, mức sáng này tương đối mờ. Ánh sáng đèn điện có thể được chấp nhận với điều kiện có màn che.
  • Đặt các bức ảnh trong ống đựng ảnh. Các album ảnh nên được chèn bằng các tấm giấy bạc an toàn (silversafe) giữa các tấm ảnh mặc dù giấy bóng kính (glassine paper) được coi là thích hợp. Phim âm bản nên được bọc cẩn thận bằng giấy bạc an toàn hoặc phong bì.
  • Bản đồ, sơ đồ và các tài liệu lưu trữ khổ lớn khác, lý tưởng nhất là cần giữ trong mặt bằng có độ phẳng, nhưng cũng có thể cuộn bỏ ống và bảo vệ ống bằng một lớp vải.

Cần phải suy nghĩ kỹ trước khi có ý định phục chế/tu bổ tài liệu, không được cố ép phải làm. Tốt nhất là hạn chế cầm vào tài liệu và tài liệu cần được bao gói tốt. Để bảo đảm cho nguồn thông tin và những kỳ vọng về kết quả bảo quản cuối cùng, thì: không nên sử dụng băng dính trong bất cứ lý do nào. Do việc này sẽ khiến tài liệu nhanh bị tổn hại do bị ố, mờ và về lâu dài có thể gây ra những vết bẩn của bụi dính.  Nếu phải dính các tờ tài liệu lại với nhau thì nên sử dụng giấy có dính (tem, giấy có dính ghi nhãn), hoặc hồ nước. Nếu nghi ngờ không thể dùng được những vật liệu này thì có thể sử dụng kẹp giấy bằng đồng thay vì kẹp bằng sắt.

  • Nhiệt độ và độ ẩm lý tưởng cho tài liệu lưu trữ là 13-18 độ C/độ ẩm 55-65%
  • Nhiệt độ và độ ẩm lý tưởng cho bảo quản ảnh là dưới 20 độ C/ độ ẩm 30-40% 

(Còn nữa)

Đoàn Thị Thu Hà - Trung tâm Tin học, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

Created by doanthuha
 


Tin khác:

   Hướng dẫn về lựa chọn phương tiện lưu trữ thông tin trong bảo quản tài liệu số(23/06/2010)
   Các thể loại văn bản trong 8 nhóm công văn hành chính của Trung Quốc (15/06/2010)
   Một số hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động giáo dục của lưu trữ các nước(20/05/2010)
Hit Counter

                                 © Trung tâm Tin học - Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Liên lạc với ban biên tập

                                 Số giấy phép: 64/GP-BC, cấp ngày: 12/02/2007. Trưởng ban biên tập: TS. Vũ Thị Minh Hương

                                 Địa chỉ: 12, Đào Tấn, Ba Đình, Hà Nội; Điện thoại: (84-4) 37660370; Fax: (84-4) 37665165
                                 ® Ghi rõ nguồn "archives.gov.vn" khi phát hành lại thông tin từ website này.