Skip navigation links

Các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
Send this page to somebodyPrint this pageFeedback

Tài liệu lưu trữ là một trong những nguồn di sản văn hóa có giá trị đặc biệt của mỗi dân tộc. Tài liệu lưu trữ chỉ thật sự phát huy giá trị khi được khai thác sử dụng để phục vụ các mặt hoạt động khác nhau của đời sống xã hội.

Chính vì vậy công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là nhiệm vụ quan trọng, mang tính chất chiến lược của mọi cơ quan lưu trữ.

Theo Quyết định số 118/TCCP-TC ngày 10 tháng 6 năm 1995 của Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III được thành lập với chức năng sưu tầm, thu thập, bổ sung, bảo quản an toàn và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu, tư liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức Trung ương và các cá nhân, gia đình dòng họ tiêu biểu của nước Việt Nam dân chủ cộng hòa và nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam trên địa bàn từ Quảng Bình trở ra theo quy định của pháp luật và quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Hiện nay tại Trung tâm có các loại hình tài liệu chính như sau: Tài liệu hành chính; Tài liệu khoa học kĩ thuật; Tài liệu phim, ảnh, ghi âm; Tài liệu xuất xứ cá nhân

 Với sự đa dạng về thể loại, phong phú về nội dung, tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là một nguồn sử liệu, nguồn tiềm năng thông tin vô tận và quý giá để nghiên cứu mọi lĩnh vực đời sống xã hội của lịch sử Việt Nam đương đại. Để những tài liệu này phát huy được giá trị, trong những năm qua Trung tâm đã đặc biệt chú trọng đến công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

Các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của Trung tâm LTQG III

Thực hiện Điều 21 Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia đã quy định là “Tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử được khai thác, sử dụng rộng rãi cho yêu cầu nghiên cứu của toàn xã hội”; thực hiện Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02.3.2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, trên cơ sở nguồn tài liệu hiện đang được bảo quản tại Trung tâm, đáp ứng mục đích và nhu cầu khai thác của mọi đối tượng, công tác tổ chức khai thác tài liệu lưu trữ tại Trung tâm cho đến nay đã được triển khai với nhiều hình thức như:

- Phục vụ sử dụng tài liệu tại phòng đọc;

- Công bố giới thiệu tài liệu trên các phương tiện thông tin đại chúng;

- Biên soạn và xuất bản sách;

- Tổ chức triển lãm, trưng bày tài liệu;

- Thông báo nội dung tài liệu lưu trữ;

- Cung cấp bản sao và chứng thực lưu trữ;

- Làm phim tuyên truyền giới thiệu về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ…

Trong các hình thức kể trên, việc phục vụ sử dụng tài liệu tại phòng đọc là hình thức được tiến hành thường xuyên và phổ biến nhất. Hình thức này mang lại nhiều lợi ích cho cả độc giả và cơ quan lưu trữ. Tại đây, độc giả có thể nghiên cứu được nhiều tài liệu cùng một lúc; có thể gặp gỡ, tư vấn và được giải đáp trực tiếp với các cán bộ lưu trữ, đồng thời có thể gặp gỡ, giao lưu, trao đổi kinh nghiệm sử dụng tài liệu với các đối tượng độc giả khác; có thể sử dụng nhiều loại công cụ tra cứu, tài liệu tham khảo và có thể sao chụp những tài liệu cần thiết. Ở đây cán bộ lưu trữ dễ theo dõi, nắm bắt được nhu cầu của độc giả để đề xuất những hình thức và biện pháp phục vụ thích hợp; tài liệu lưu trữ được bảo quản, hạn chế mất mát và hư hại…Ý thức được điều  đó, Trung tâm đã cố gắng tạo mọi điều kiện, đầu tư cơ sở vật chất, đào tạo cán bộ để làm tốt công việc này, phục vụ tốt mọi đối tượng đến khai thác. Ngày 22/4/2009, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã ban hành Quyết định số 104/QĐ-VTLTNN về việc ban hành Quy trình Phục vụ độc giả tại phòng đọc và Quy trình Cấp bản sao, chứng thực lưu trữ tại các trung tâm lưu trữ quốc gia theo TCVN ISO 9001: 2000 đã tạo điều kiện thuận lợi cho độc giả, đặc biệt là độc giả nước ngoài đến khai thác tài liệu rút ngắn được thời gian chờ đợi làm thủ tục. Trung tâm đã ứng dụng công nghệ thông tin vào việc xây dựng cơ sở dữ liệu của hơn 70 phông tài liệu đưa ra phục vụ độc giả tại phòng đọc, giúp độc giả có thể tra tìm tài liệu một cách nhanh chóng. Từ tháng 4 năm 2010, được sự đồng ý của Cục văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Trung tâm đã phối hợp nới Trung tâm Tin học chuyển tải dữ liệu “Hồ sơ cán bộ đi B” thuộc Phông Ủy ban Thống nhất Chính phủ, hiện đang được bảo quản tại Trung tâm và có tần suất khai thác cao lên Website của Cục. Đây là một cố gắng lớn trong công tác tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu của Trung tâm. Việc làm này đã giúp  cho cán bộ đi B, thân nhân và gia đình họ có thể tra tìm thông tin về hồ sơ cán bộ đi B một cách dễ dàng qua mạng internet.

 

  

Ông Vũ Xuân Hưởng – Giám đốc Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đang giới thiệu về Trung tâm cho đoàn khách thăm quan, ngày 26.8.2008.

Số lượng độc giả đến Trung tâm khai thác tài liệu ngày càng tăng trong những năm gần đây. Nếu như từ những năm đầu mới thành lập, số lượng độc giả đến khai thác tài liệu chỉ là vài trăm lượt người một năm thì những năm gần đây đã lên tới hàng nghìn lượt người một năm. Trong 10 năm đầu (1996-2005) số lượt độc giả đến khai thác tài liệu là 6.463 lượt thì chỉ trong 4 năm gần đây (2006-2009) là 5.162 lượt độc giả. Bên cạnh đó là số lượng tài liệu đưa ra phục vụ độc giả cũng  như số trang tài liệu sao chụp cung cấp cho độc giả cũng tăng đáng kể. Trong 5 năm (1996-2000) phục vụ 11.161 hồ sơ thì trong 5 năm (2005-2009) phục vụ được 28.706 hồ sơ. Chỉ với một vài con số nêu trên cũng đã cho thấy nhu cầu khai thác thông tin trong tài liệu lưu trữ của xã hội ngày càng tăng và cũng cho thấy ảnh hưởng của tài liệu lưu trữ đối với xã hội ngày càng lớn.

 Một hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ quan trọng khác và có tác động chủ động đến với xã hội là công bố, giới thiệu tài liệu. Hàng năm, nhân dịp các ngày lễ, ngày kỉ niệm những sự kiện lịch sử lớn của đất nước, tài liệu lưu trữ thường được lựa chọn, xác minh sử liệu để công bố, giới thiệu trên các phương tiện thông tin đại chúng. Trong những năm qua tài liệu được công bố là những tài liệu có giá trị mới được phát hiện, những tài liệu có bút tích của Chủ tịch Hồ Chí Minh, những tài liệu liên quan đến các chủ trương chính sách lớn của Đảng và Nhà nước, những sự kiện, nhân vật lịch sử có ý nghĩa nhưng chưa được công bố hay giới thiệu. Trong mười năm đầu trung bình mỗi năm Trung tâm có từ 5-10 bài công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ đăng trên tạp chí chuyên ngành và các báo khác. Trong vòng năm năm lại đây số lượng bài đã tăng lên đáng kể, trung bình là 20 bài một năm.

Bên cạnh việc viết bài công bố, giới thiệu tài liệu trên các phương tiện thông tin đại chúng, Trung tâm cũng đã tiến hành biên soạn, xuất bản sách chuyên đề để giới thiệu tài liệu lưu trữ. Những cuốn sách này giúp cho độc giả có thể tra tìm tài liệu một cách nhanh nhất theo chuyên đề mà mình cần khai thác. Cho đến nay, Trung tâm đã xuất bản 04 cuốn sách, đó là “ Sách chỉ dẫn các phông lưu trữ tại Trung tâm lưu trữ quốc gia III”; “ Tình cảm bạn bè quốc tế đối với nhân dân Việt Nam trong cuộc Kháng chiến chống Pháp giai đoạn 1946-1954”; “Nam Bộ kháng chiến qua tài liệu lưu trữ 1946-1954”; “Hà nội Sự việc-Sự kiện 1945-1954”; Cung cấp tài liệu và phối hợp cùng các đơn vị bạn xuất bản các sách như “Chủ tịch Hồ Chí Minh với thương binh liệt sĩ”; “Lịch sử Chính phủ Việt Nam”; “Điện Biên Phủ Văn kiện Đảng và Nhà nước”; “Chiến tranh Đông Dương qua tiếng nói của binh lính Pháp”; “Văn kiện Quốc hội” các tập 1, 2, 3, 4, 5, 6 và nhiều sách khác. Hiện nay Trung tâm đang tiến hành biên soạn và chuẩn bị xuất bản một số sách như “Hà Nội - Sự việc - Sự kiện 1954 - 1975”; “Hợp tác Việt Nam và Liên bang Nga trong lĩnh vực đào tạo qua triển lãm tài liệu lưu trữ”; “Lịch sử hợp tác kinh tế - khoa học kỹ thuật giữa Việt Nam - Liên Xô và Liên bang Nga qua tài liệu lưu trữ”…

Một hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ đa dạng, có ảnh hưởng sâu rộng đến xã hội là tổ chức triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ. Với hình thức này có thể giới thiệu cùng một lúc nhiều loại hình tài liệu lưu trữ khác nhau đến nhiều đối tượng công chúng. Thời gian qua Trung tâm đã tổ chức và tham gia phối hợp với các đơn vị bạn tổ chức hơn chục cuộc triển lãm như: “Triển lãm một số tư liệu hình ảnh, hiện vật về Nam Bộ kháng chiến, năm 1995”; “Triển lãm bạn bè quốc tế với nhân dân Việt Nam trong cuộc kháng chiến chống Mỹ xâm lược, năm 1996”; “Triển lãm 60 năm vang mãi lời Người, năm 2007”… Những cuộc triển lãm thu hút được sự quan tâm của xã hội như “Họa sĩ Bùi Trang Chước- Tác phẩm và hành trình sáng tạo”; triển lãm quốc tế “ Hợp tác Việt Nam và Liên bang Nga trong lĩnh vực Đào tạo”; đặc biệt phải kể đến đó là triển lãm “Hồ sơ và kỉ vật của cán bộ đi B”. Triển lãm này đã gây được tiếng vang lớn, có tác động lớn đến xã hội. Sau Triển lãm đã có hàng trăm người đến nhận tài liệu, nhiều cá nhân cán bộ đi B đã có thêm thông tin, giấy tờ để các cơ quan chức năng giải quyết chế độ chính sách. Nhiều báo đài Trung ương và địa phương đã đưa tin về Triển lãm, đồng thời tiếp tục khai thác thông tin từ tài liệu lưu trữ để viết bài hoặc làm phóng sự. Triển lãm cũng đã góp phần tuyên truyền giáo dục truyền thống cho thế hệ trẻ. Từ sau Triển lãm “Hồ sơ và kỉ vật của cán bộ đi B”, đáp ứng yêu cầu của 63 tỉnh thành trong cả nước, Trung tâm đã lập và trao tặng toàn bộ danh mục hồ sơ của cán bộ đi B cho các địa phương. Các cuộc triển lãm cũng đã ảnh hưởng tích cực đến hoạt động của ngành, góp phần nâng cao nhận thức của xã hội đối với tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ. Sau khi hết thời gian trưng bày tại các địa điểm cố định, Trung tâm còn phối hợp với Trung tâm Tin học thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước số hóa và giới thiệu tài liệu triển lãm lên Website của Cục nhằm đáp ứng nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ngày càng tăng của độc giả. Ngoài việc tổ chức triển lãm, Trung tâm còn thường xuyên tổ chức trưng bày chuyên đề nhân dịp các ngày lễ, kỉ niệm lớn. Từ năm 2006 đến nay đã tổ chức hơn chục cuộc trưng bày chuyên đề tại Trung tâm như: “Chủ tịch Hồ Chí Minh với công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, năm 2007”; “Kỷ niệm 35 năm chiến thắng Điện Biên Phủ trên không, năm 2007”; “Tài liệu lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ, năm 2008”…

Cung cấp bản sao và chứng thực lưu trữ cũng là một việc làm thường xuyên của Trung tâm. Chứng thực lưu trữ là một văn bản có giá trị pháp lí do Trung tâm cấp theo yêu cầu của cơ quan hay cá nhân, trong đó xác nhận một vấn đề, một sự việc được ghi trong tài liệu lưu trữ có kèm theo kí hiệu tra tìm tài liệu đó. Hình thức này giúp cho các cơ quan và cá nhân xác minh được vấn đề đã xảy ra trong quá khứ, nhưng bị mất chứng cứ, cần phải dựa vào tài liệu lưu trữ làm bằng chứng. Trong thực tế Trung tâm đã cung cấp chứng thực tiểu sử cho nhiều cá nhân mà phần lớn đó là những cán bộ đi B, giúp họ xác minh được quá trình cống hiến của mình trong cuộc kháng chiến chống Mĩ, từ đó họ được hưởng chế độ đãi ngộ của Nhà nước. Hiện nay Trung tâm đang tiến hành cung cấp bản sao và chứng thực lưu trữ cho cán bộ đi B ở tất cả các tỉnh thành trong cả nước. Ngoài ra còn cung cấp nhiều bản sao lục, trích lục từ tài liệu lưu trữ cho nhiều độc giả. Trung bình một năm Trung tâm đã cấp chứng thực lưu trữ và bản sao là gần 11.000, trong đó 1% là chứng thực lưu trữ.

Thông báo nội dung tài liệu là một hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ mang tính chủ động và năng động của Trung tâm. Mục đích của hình thức này nhằm giúp các cơ quan và cộng đồng nắm được những thông tin về tài liệu, qua đó họ có thể tiếp cận và sử dụng theo từng yêu cầu cụ thể. Trong thời gian qua Trung tâm đã chủ động gửi công văn thông báo cho nhiều bộ, ngành và địa phương trong cả nước về tài liệu lưu trữ có liên quan đến lịch sử các bộ, ngành và địa phương đang được bảo quản tại Trung tâm.

Xây dựng phim về  công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ cũng là một hình thức hoạt động có tính chất tuyên truyền rộng rãi. Tài liệu lưu trữ tại Trung tâm đã được sử dụng cho một số phim tài liệu về lịch sử Việt Nam, về Chủ tịch Hồ Chí Minh, về quan hệ hợp tác với các nước. Đặc biệt Trung tâm đã phối hợp với Đài Truyền hình Việt Nam xây dựng phóng sự “Giữ trọn niềm tin”, qua đó giới thiệu những hồ sơ, kỉ vật của cán bộ đi B thời kì kháng chiến chống Mĩ. Việc phát sóng bộ phim đã có hiệu quả to lớn là giúp nhiều cá nhân và gia đình tìm lại được hồ sơ là chứng cứ để làm các thủ tục về chế độ chính sách. Bộ phim “Trung tâm Lưu trữ quốc gia III- Một mỏ vàng văn hóa” do Trung tâm xây dựng được phát sóng trên đài Truyền hình Việt Nam đã có tác dụng lớn đối với việc tuyên truyền, phổ biến về công tác lưu trữ và vai trò của tài liệu lưu trữ trong công cuộc xây dựng và bảo vệ đất nước.

Đồng thời với các hình thức trên, nhằm quảng bá rộng rãi về công tác lưu trữ nói chung và tài liệu lưu trữ nói riêng, Trung tâm thường xuyên đón tiếp và giới  thiệu với các đoàn tham quan về kho lưu trữ và đặc biệt là tài liệu lưu trữ. Tính từ năm 2000 đến nay,  bình quân mỗi năm Trung tâm đón 30 đoàn tham quan với số lượng hơn 700 lượt khách. Ngoài ra Trung tâm còn tra tìm, cung cấp tài liệu theo hợp đồng, phục vụ cung cấp thông tin từ xa. Bước đầu triển khai hình thức làm ấn phẩm lưu trữ…

Một số nhận xét và đề xuất

Với những hình thức tổ chức khai thác, sử dụng nêu trên, tài liệu lưu trữ tại Trung tâm được khai thác thường xuyên, rộng rãi và thiết thực nhưng vẫn được bảo vệ bí mật và an toàn, phần nào đáp ứng nhu cầu thông tin của các đối tượng độc giả, góp phần đáng kể vào việc tuyên truyền ý nghĩa, vai trò, vị trí của công tác lưu trữ đối với xã hội. Tuy nhiên những kết quả đạt được như vậy vẫn còn rất khiêm tốn so với tiềm năng thông tin chứa trong các nguồn tài liệu lưu trữ tại Trung tâm.

 

 Độc giả đang nghiên cứu tài liệu tại Phòng Đọc của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.

Để phát huy nhiều hơn nữa giá trị của tài liệu lưu trữ, tiếp nối những kết quả đã đạt được, trong thời gian tới công tác tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cần tiếp tục được tăng cường. Muốn vậy, Trung tâm cần đẩy mạnh việc tuyên truyền về công tác lưu trữ và giá trị của tài liệu lưu trữ trong công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc. Nâng cấp chất lượng hồ sơ tài liệu hiện đang bảo quản, đồng thời tối ưu hóa thành phần hồ sơ, tài liệu sẽ được nộp lưu từ các nguồn khác nhau vào Trung tâm. Tiếp tục xây dựng cơ sở dữ liệu, hệ thống công cụ tra cứu đáp ứng các nhu cầu tìm tin khác nhau. Đẩy mạnh việc số hóa tài liệu để có thể cho phép độc giả nghiên cứu trực tiếp tài liệu trên máy tính. Công tác giải mật, sao lưu bảo hiểm tài liệu cần được tiến hành nhanh chóng để tài liệu có thể tiếp tục đưa ra phục vụ độc giả. Khu trưng bày chuyên dụng cần được thiết kế và xây dựng theo đúng yêu cầu, có thể mở cửa để đón tiếp khách ra vào thường xuyên. Tuyển chọn đội ngũ cán bộ làm công tác này là những người thật sự có năng lực, nắm vững chuyên môn nghiệp vụ, có trình độ ngoại ngữ và có kiến thức sâu rộng. Đồng thời đẩy mạnh giao lưu, học tập ở trong nước và nước ngoài để thực hiện tốt hơn chức năng phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm.

Trên chặng đường mười lăm năm hình thành và phát triển, với việc triển khai nhiều hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ khác nhau, chương trình phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III đã gặt hái được những thành tựu đáng kể. Có được những thành công ấy chính là nhờ vào sự chỉ đạo, quan tâm một cách thiết thực của lãnh đạo các cấp, đồng thời có sự đóng góp to lớn của đội ngũ cán bộ, viên chức Trung tâm và đặc biệt là những người thực hiện công tác này. Đứng trước yêu cầu của thời kì mới, với mong muốn ngày càng đáp ứng tốt hơn nhu cầu khai thác thông tin của xã hội, những người làm công tác lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III không thể hài lòng với những gì đã làm được, mà cần có ý thức trách nhiệm hơn nữa, không ngừng tìm tòi, áp dụng các biện pháp tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ để những giá trị của tài liệu lưu trữ ngày càng được phát huy, góp phần phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc./.                                                                         

Phạm Hải Yến- Trung tâm Lưu trữ quốcgia III

Created by doanthuha
 


Tin khác:

   Vấn đề bảo mật trong các hệ thống thông tin lưu trữ Nhà nước (13/09/2010)
   Một số yêu cầu của tài liệu lưu trữ khi công bố, giới thiệu(09/09/2010)
   Thực trạng và giải pháp lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ đại hội Đảng bộ các cấp vào kho lưu trữ Đảng(06/09/2010)
Hit Counter

                                 © Trung tâm Tin học - Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Liên lạc với ban biên tập

                                 Số giấy phép: 64/GP-BC, cấp ngày: 12/02/2007. Trưởng ban biên tập: TS. Vũ Thị Minh Hương

                                 Địa chỉ: 12, Đào Tấn, Ba Đình, Hà Nội; Điện thoại: (84-4) 37660370; Fax: (84-4) 37665165
                                 ® Ghi rõ nguồn "archives.gov.vn" khi phát hành lại thông tin từ website này.