Trung tâm lưu trữ quốc gia II có trụ sở tại số 2 Ter - Đường Lê Duẩn, Quận I, TP.HCM.
I. Vị trí và chức năng
1.Trung tâm Lưu trữ quốc gia II là tổ chức sự nghiệp thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước có chức năng sưu tầm, thu thập, chỉnh lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu, tư liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức trung ương và cá nhân thời kỳ Phong kiến, Pháp thuộc, Mỹ - Nguỵ và của nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam trên địa bàn từ Đồng Nai vào phía Nam theo quy định của pháp luật và quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
2. Trung tâm Lưu trữ quốc gia II có tư cách pháp nhân, có con dấu, tài khoản riêng và trụ sở làm việc đặt tại thành phố Hồ Chí Minh.
II. Nhiệm vụ và quyền hạn
1. Sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu, tư liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức và cá nhân theo thẩm quyền được giao.
2. Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, tư liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Trung tâm.
3. Bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu, tư liệu lưu trữ.
4. Lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ quý hiếm (ở dạng số hoá) theo quy định phân cấp của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
5. Tu bổ, phục chế tài liệu, tư liệu lưu trữ bị hư hỏng của Trung tâm theo quy định phân cấp của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
6. Xây dựng và quản lý hệ thống công cụ thống kê, tra cứu tài liệu, tư liệu lưu trữ.
7. Thực hiện các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu, tư liệu lưu trữ bảo quản tại Trung tâm.
8. Thực hiện nghiên cứu khoa học, ứng dụng thành tựu khoa học và công nghệ vào thực tiễn công tác của Trung tâm.
9. Thực hiện các dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật.
10. Quản lý tổ chức, biên chế, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản và kinh phí của Trung tâm theo quy định pháp luật và quy định phân cấp của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
11. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Cục trưởng giao.
III. Cơ cấu tổ chức
1. Lãnh đạo Trung tâm
a) Trung tâm Lưu trữ quốc gia II có Giám đốc và không quá 03 Phó Giám đốc.
b) Giám đốc Trung tâm Lưu trữ quốc gia II do Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước bổ nhiệm và chịu trách nhiệm trước Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Trung tâm.
c) Các Phó Giám đốc do Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước bổ nhiệm theo đề nghị của Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc và trước pháp luật về lĩnh vực công tác được phân công phụ trách.
2. Cơ cấu tổ chức
a) Phòng Thu thập tài liệu.
b) Phòng Chỉnh lý tài liệu.
c) Phòng Bảo quản tài liệu.
d) Phòng Công bố và Giới thiệu tài liệu.
đ) Phòng Tin học và Công cụ tra cứu.
e) Phòng Tu bổ - Bảo hiểm tài liệu.
g) Phòng Đọc.
h) Phòng Hành chính - Tổ chức.
i) Phòng Kế toán.
k) Phòng Bảo vệ và Phòng cháy chữa cháy.
Giám đốc Trung tâm Lưu trữ quốc gia II quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các đơn vị thuộc Trung tâm.
.Kho Lưu trữ Mộc bản ở Đà Lạt thuộc Trung tâm Lưu trữ quốc gia II:
Cho đến năm 1989, do khối lượng tài liệu ngày càng lớn với sự đa dạng về chất liệu của tài liệu nên việc bảo quản tài liệu cũng được xem xét kỹ lưỡng và có đầu tư lớn hơn. Nhận thấy Đà Lạt là nơi có thời tiết, khí hậu mát mẻ, thuận lợi rất nhiều cho việc giữ gìn và bảo quản loại tài liệu Mộc bản - một loại tài liệu quý hiếm và chiếm một số lượng lớn trong khối tài liệu của quốc gia nên ngày 20/12/1989, Kho Lưu trữ Mộc bản ở Đà Lạt trực thuộc Trung tâm Lưu trữ quốc gia II được thành lập theo Quyết định 107/QĐ-TC để thu thập, giữ gìn và bảo quản tài liệu này.
Số lượng và thành phần cơ bản của tài liệu lưu trữ tại Trung tâm:
1. Tài liệu, tư liệu lưu trữ hiện đang bảo quản tại TT2 gồm:
- 55 phông và khối phòng tài liệu.
- 13.938 m giá tài liệu, tư liệu.
- 4.396 đĩa và 597 cuộn băng ghi âm.
- Hơn 70.000 phim, ảnh, microfim.
2. Thành phần tài liệu:
Thành phần tài liệu lưu trữ Quốc gia được bảo quản tại TT2 gồm:
- Tài liệu hành chính
- Tài liệu nghe nhìn
- Tài liệu khoa học kỹ thuật
a, Tài liệu hành chính: Phản ánh đầy đủ các lĩnh vực quân sự, kinh tế, chính trị, văn hoá... của các thời kỳ phong kiến Pháp thuộc, thời kỳ Mỹ nguỵ ở miền Nam, qua một số phông tiêu biểu như:
- Sưu tập Mộc bản (bản in)
- Thống đốc Nam kỳ
- Toà đại biểu Chính phủ Việt nam
- Phủ Thủ tướng Nguỵ quyền miền Nam
- Phủ Tổng thống đệ nhất Cộng hoà miền Nam
- Phủ Tổng thống đệ nhị Cộng hoà miền Nam
b, Tài liệu khoa học kỹ thuật:
Chủ yếu là sưu tập bản đồ các loại qua các thời kỳ từ 1862-1975 gồm: Bản đồ hành chính, quân sự, giao thông, nông ngư nghiệp và bản đồ địa lý các nước Đông dương và thế giới.
c, Tài liệu nghe nhìn:
Chủ yếu là phim, ảnh thời sự, ghi lại các cuộc tiếp xúc của các quan chức, tướng lãnh các nước với quan chức Nguỵ quyền Sài Gòn. Các cuộc hội thảo, kinh lý của các quan chức cao cấp nguỵ quyền miền Nam trước năm 1975...
d, Mộc bản:
Ngoài thành phần tài liệu như trên, TT2 còn quản lý hơn 32.000 tấm Mộc bản. Tài liệu Mộc bản được hình thành chủ yếu từ hoạt động của Nội các, Quốc Sử Quán, Quốc tử Giám dưới triều Nguyễn (1802-1945).
Nội dung tập trung vào ba vấn đề chính:
- Lịch sử Việt Nam và Trung Hoa
- Văn chương chính thống của triều đình nhà Nguyễn
- Giáo dục
Tài liệu lưu trữ Quốc gia tại TT2 được viết bằng nhiều thứ chữ như Hán-Nôm, Pháp, Anh, Campuchia và chữ Quốc ngữ. Được khắc trên gỗ, vẽ, viết, in trên vải và nhiều loại giấy khác nhau.