THỦ TỤC HÀNH CHÍNH MỘT CỬA
VÀ VẤN ĐỀ TỔ CHỨC LẠI CÔNG TÁC VĂN THƯ –

 LƯU TRỮ TẠI CÁC ĐƠN VỊ CÓ LIÊN QUAN

                                                             PGS.TSKH Nguyễn Văn Thâm

                                                               Học viện Hành chính Quốc gia

           1. Như mọi người đều biết, nhìn từ phía quan hệ giữa nhà nước và công dân, thủ tục hành chính là cách thức mà các cơ quan nhà nước áp dụng để thực hiện các giao dịch nhằm giải quyết công việc cho dân và cho các tổ chức. Đó cũng là trình tự thực hiện thẩm quyền của các cơ quan nhà nước trong quá trình giải quyết các công việc cụ thể theo chức năng và nhiệm vụ được giao. Thủ tục hành chính phức tạp đồng nghĩa với cách thức giải quyết công việc cho dân và các tổ chức không thuận lợi, nặng nề, phiền hà. Nó cũng đồng nghĩa với việc thực hiện thẩm quyền  không theo  một trình tự khoa học cần có mà tuỳ tiện, cục bộ. Để khắc phục tình trạng đó, trong quá trình cải cách hành chính, một giải pháp đã đựơc nêu ra và được Chính phủ chỉ đạo thực hiện trong thời gian qua là áp dụng mô hình thủ tục hành chính " một cửa" trong quan hệ với công dân và tổ chức. Mục đích của việc áp dụng mô hình này là để giảm bớt phiền hà cho dân khi phải tiếp cận với các cơ quan nhà nước, tạo ra một cách làm việc có hiệu quả với một trình tự hợp lý, khoa học.

         Sau một thời gian thử nghiệm có kết quả, bắt đầu từ năm 2004 Chính phủ đã yêu cầu tất cả các địa phương đều phải thực hiện cơ chế "một cửa" trong việc giải quyết các thủ tục hành chính phục vụ dân. Mục đích của việc áp dụng cơ chế này là để tạo thuận lợi cho người dân và cho các tổ chức trong giao dịch hành chính. Nhìn lại các kết quả đã đạt được của việc áp dụng mô hình đang nói đến để thấy rõ những gì là ưu việt, những gì phải tiếp tục nghiên cứu cải tiến trong thời gian tới  là điều rất có ý nghĩa trong thực tế hiện nay. Bài viết của chúng tôi xin đóng góp một tiếng nói theo hướng như vậy. Đồng thời, dưới góc độ chuyên môn, bài viết này cũng muốn trao đổi vài vấn đề liên quan đến nhiệm vụ tổ chức công tác văn thư và công tác lưu trữ trong các cơ quan nhà nước.

          2. Về bản chất, thủ tục hành chính "một cửa" là cơ chế giao dịch giữa nhà nước và công dân thông qua một đầu mối. Cách giao dịch như vậy đã được thực hiện ở nhiều nước trên thế giới từ nhiều năm nay. Nó thuận lợi vì người dân hay các tổ chức khi có công việc cần giao dịch với cơ quan nhà nước   (thông thường là để thực hiện một dịch vụ hành chính) chỉ cần trực tiếp liên hệ với một địa chỉ được nhà nước quy định. Tại đó các thủ tục liên hệ sẽ được đại diện cơ quan chức năng của nhà nước  giải thích, thực hiện. Với tư cách là một trung tâm giao dịch thống nhất, các hồ sơ hành chính đều được nhận và trả tại trung tâm này. Như thế, thực hiện cơ chế "một cửa" trong giao dịch hành chính là một bước trong cải cách thủ tục hành chính - bước thay đổi cách thức giao dịch giữa Nhà nước và công dân. Một cách tự nhiên, muốn thay đổi cách thức giao dịch thì trước hết Nhà nước phải thay đổi cơ chế và thực hiện một số công việc khác để đảm bảo sự đồng bộ. Một số cơ quan ở trung ương cũng như địa phương đã hiểu đúng quan niệm này. Điều này rất quan trọng vì nó mang ý nghĩa đột phá trong cải cách hành chính nói chung, góp phần giải toả những bức xúc của công dân và các tổ chức khi có yêu cầu giải quyết công việc phải tiếp xúc với các cơ quan nhà nước. Thực tế cho thấy những vấn đề về thủ tục hành chính, trong đó có việc thực hiện cơ chế "một cửa", luôn luôn chịu sự tác động của nhiều yếu tố khác như cách tổ chức bộ máy hành chính, chế độ công vụ và đặc biệt là thể chế hành chính. Nếu bộ máy hành chính thiếu khoa học, chế độ công vụ không rõ ràng, và nhất là thể chế hành chính không được đổi mới thì việc thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế "một cửa" sẽ không thể thuận lợi. Nói cách khác, cơ chế "một cửa" không thay thế được mọi vấn đề của cải cách hành chính. Tuy vậy, thực hiện tốt cơ chế này là hết sức có ý nghĩa trong việc nâng cao chất lượng phục vụ công dân của các cơ quan nhà nước. Từ quan niệm như vậy nhiều địa phương trong quá trình triển khai cơ chế "một cửa" đã đồng thời chú ý giải quyết đồng bộ các vấn đề khác của cải cách hành chính như xây dựng bộ máy điều hành khoa học, thực hiện nghiêm túc các chế độ về công vụ, áp dụng thích hợp các thể chế của nhà nước quy định v.v...Nhờ vậy việc thực hiện cơ chế "một cửa" ở nhiều nơi đã có những bước đi cơ bản và có hiệu quả. Chẳng hạn như ở Hà Nội, để triển khai cơ chế "một cửa" công tác bồi dưỡng cán bộ đã được chú ý đúng mức nhằm làm cho đội ngũ cán bộ có đủ trình độ chuyên môn khi thực thi công vụ. Nhiều thủ tục hành chính chồng chéo hoặc không cần thiết đã được gỡ bỏ. Ngày 11-10-2004 UBND thành phố đã  công bố các thủ tục hành chính được thực hiện theo cơ chế "một cửa" và quy định thẩm quyền cụ thể của từng cấp trong quá trình giải quyết công việc. Thành phố cũng đã quy định thống nhất hệ số và mã số của các cơ quan hành chính, mã số các thủ tục hành chính trong giao dịch giữa cơ quan nhà nước với công dân. Hệ thống mã số này rất thiết thực trong việc theo dõi quá trình giải quyết công việc cho dân, giúp cho việc kiểm tra công việc được dễ dàng. Như vậy cơ chế "một cửa" ở Hà Nội đã được triển khai trong tổng thể các bước đi đồng bộ của cải cách hành chính nói chung và  hứa hẹn những kết quả mới ngày càng thiết thực hơn.

         Ở thành phố Hồ Chí Minh, sau một thời gian thí điểm việc triển khai cơ chế "một cửa" cũng đã được mở rộng trên nhiều quận huyện với một sự chuẩn bị khá đồng bộ. Cách thức vận hành ở các trung tâm giao dịch của các quận thuộc thành phố được xác định khá khoa học có tính đến mới tương quan giữa các bộ phận chuyên môn trên địa bàn quận với nhau.

          Tại các tỉnh thành khác trong cả nước cũng đã có những bước đi quan trọng thực hiện cơ chế "một cửa" theo quy định của Chính phủ. Nhiều địa phương mà chúng tôi có dịp khảo sát như Quảng Trị,  Thừa thiên -Huế, Quảng Nam, Đồng Nai, Bình Dương, Quảng Ninh, Hải Phòng, Ninh Bình v.v...cũng đã có sự chuẩn bị và triển khai tương đối có hiệu quả cơ chế "một cửa".

     3. Nhìn một cách tổng quan, việc thực hiện cơ chế "một cửa" ở các địa phương đã đạt được một số kết quả sau đây:

      a. Quan hệ giữa các cơ quan hành chính với công dân và tổ chức đã có những đổi mới quan trọng. Sự phiền hà, nhũng nhiễu đã giảm bớt.  Hiệu quả giải quyết công việc cho dân và cho tổ chức đã được nâng cao. Một cách cụ thể hơn, trong thời gian qua, tại nhiều địa phương trong cả nước các thủ tục cần có để giải quyết công việc cho dân đã được chú ý công khai hoá dưới nhiều hình thức. Tính công khai, minh bạch trong quá trình giải quyết công việc ở các cơ quan đã được chú ý thực hiện. Nhờ đó việc giám sát của các cơ quan chức năng và của công dân đã có nhiều thuận lợi hơn trước. Qua giải quyết các công việc thực tế,  nhiều địa phương đã phát hiện được các bất cập trong thủ tục hành chính để đề nghị huỷ bỏ. Các giấy tờ không cần thiết đã giảm bớt rất nhiều, tính pháp lý trong việc cung cấp chứng cứ cho qá trình giải quyết công việc đã được nâng cao hơn trước . Trong nội bộ các cơ quan nhiều khâu không cần thiết trong quy trình giải quyết công việc đã được điều chỉnh theo hướng đơn giản hoá và có sự ăn khớp giữa các đơn vị.

Nhờ những đổi mới trên đây mà thời gian giải quyết công việc cho dân và các tổ chức ở nhiều địa phương đã được rút ngắn rõ rệt.

b. Kết quả thứ hai có ý nghĩa khá quan trọng của quá trình thực hiện cơ chế "một cửa" là lề lối làm việc và cơ cấu bộ máy của một số lĩnh vực tại các địa phương đã có sự đổi mới tích cực.

Như đã nói ở trên, cơ chế "một cửa" đòi hỏi một sự chuẩn bị điều kiện đồng bộ, trong đó không thể không chú ý đến bộ máy và cơ chế vận hành thích hợp. Một cách tự nhiên,  để thực hiện được cơ chế này đòi hỏi các địa phương phải thay đổi cách làm việc cũ và bộ máy cần thích hợp để giải quyết các quan hệ trong công tác được thuận lợi, đúng pháp lý và nhanh chóng. Theo hướng đó nhiều địa phương đã chú ý khắc phục sự chồng chéo, trùng lắp trong điều hành, quy định chức năng, quyền hạn cho các đơn vị tham gia cơ chế "một cửa" rõ ràng hơn. Ví dụ như ở T.P. Hồ Chí Minh các phòng chuyên môn đã được đổi thành tổ chuyên viên, một số phòng đa chức năng được thành lập, một số dịch vụ công và phúc lợi xã hội đã được chuyển giao cho các đơn vị sự nghiệp đảm nhận. Một số địa phương khác cũng đã có những cải tiến tương tự. Lề lối làm việc của nhiều đơn vị chức năng thuộc bộ máy chính quyền cơ sở thực sự đã có đổi mới từ khi thực hiện cơ chế đổi mới. Tình trạng phân tán quyền lực và lạm quyền trong khi giải quyết công việc cho công dân và tổ chức đã giảm bớt rõ rệt.

c. Tinh thần, thái độ phục vụ, trình độ nghiệp vụ của cán bộ ở nhiều địa phương  đã có những chuyển biến tích cực nhờ được tập huấn nghiệp vụ và sự giúp đỡ lẫn nhau qua công việc thực tế.  Do nhu cầu công việc đòi hỏi, cán bộ tham gia thực hiện cơ chế "một cửa" ở các địa phương đã có ý thức hơn trong việc tự học tập nâng cao trình độ của mình để làm tốt nhiệm vụ được giao. Năng lực giao tiếp cũng như trình độ chuyên môn của cán bộ cơ sở được nâng cao đã tạo nên sự gần gũi hơn giữa cơ quan nhà nước với người dân.

Như vậy, thực tế cho thấy việc nhận thức đúng đắn bản chất của  cơ chế "một cửa" và ý nghĩa thực tế của nó mà các địa phương đã đạt được cho thấy rằng cơ chế này là một bộ phận của việc cải cách hành chính mà chúng ta đang tiến hành và đang góp phần quan trọng vào việc đổi mới cách thức làm việc hiện nay của các cơ quan nhà nước trong quan hệ với công dân và tổ chức.

Nhưng kết quả khảo sát mà chúng tôi đã tiến hành cũng cho thấy không phải ở tất cả các địa phương quan niệm về cơ chế "một cửa" đều giống nhau và kết quả thu được qua việc triển khai cơ chế này ở nhiều địa phương cũng còn những hạn chế đáng kể. Những hạn chế trong việc triển khai cơ chế "một cửa" ở các địa phương do nhiều nguyên nhân dẫn đến có thể kể ra như sau.

Trước hết đó là do một thời gian dài chúng ta thiếu một sự chỉ đạo thống nhất của các cơ quan có thẩm quyền, kể cả từ cơ quan trung ương chịu trách nhiệm trước Chính phủ. Điều này thể hiện ở chỗ mặc dù có chủ trương chỉ đạo làm thí điểm ở một số địa phương nhưng việc tổng kết kinh nghiệm để phổ biến rộng rãi lại không được chú ý đúng mức. Những đánh giá và kết luận chính thức của Chính phủ chậm được triển khai làm cho những kết quả tốt ở các địa phương thí điểm thường bị bó hẹp trong một phạm vi nhất định. Chính vì vậy một số địa phương vẫn lúng túng và mò mẫm cách đi cho mình, khi gặp khó khăn không tìm được cách tháo gỡ, nhất là ở các tỉnh tiềm lực kinh tế và chuyên môn còn hạn chế. Thậm chí ngay ở Hà Nội, một vài trung tâm dịch vụ hành chính công ban đầu chỉ hoạt động được một thời gian đã phải tự giải thể.

Nguyên nhân thứ hai hết sức quan trọng đã làm hạn chế hiệu quả của việc triển khai cơ chế một cửa là cho đến nay trong hệ thống thủ tục hành chính đã ban hành vẫn còn nhiều thủ tục không hợp lý, thiếu tính hệ thống, sự phân cấp thẩm quyền trong quản lý hành chính giữa các cấp chưa được phân định
rạch ròi.

       Như đã nói ở trên, thủ tục hành chính trên một phương diện nhất định chính là trình tự thực hiện thẩm quyền trong bộ máy hành chính nhà nước. Chính vì vậy, nếu còn có nhửng thủ tục rắc rối, trình tự không khoa học thì việc thực hiện cơ chế "một cửa" chức chắn sẽ gặp khó khăn. Việc cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng ruộng đất trong thời gian qua là một ví dụ minh hoạ cho điều vừa nói. Dù Chính phủ đã có chủ trương đẩy mạnh nhiệm vụ đó nhưng rõ ràng việc cấp "sổ đỏ", như chúng ta từng biết, vẫn rất chậm trễ. Nguyên nhân có nhiều, nhưng các thủ tục không khoa học, thẩm quyền chồng chéo là một cản trở lớn làm cho công việc trở nên chậm trễ dù qua cơ chế nào. Theo quy định hiện nay, có nhiều khâu trong việc cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng ruộng đất phải có nhiều cơ quan cùng thực hiện mới đi đến kết quả cho nên buộc phải đợi nhiều "cửa". Ngoài ra, hiện vẫn còn tình trạng cán bộ của Trung tâm "một cửa" do các đơn vị khác nhau cùng quản lý (vừa do Văn phòng UBND quận, huyện quản lý, vừa phải chịu trách nhiệm trước đơn vị quản lý chuyên môn), vì thế trên thực tế việc thực hiện nhiệm vụ được giao và kiểm tra công việc không thể đơn giản. ở đây còn liên quan đến cả chế độ chính sách đối với cán bộ, trong đó có chế độ lương bổng, cơ chế trách nhiệm và việc thăng tiến trong thực tế. Đó là những điều không thể không quan tâm trong quá trình triển khai cơ chế "một cửa" sắp tới.

Nguyên nhân thứ ba là do thiếu sự phối hợp đồng bộ giữa các cơ quan trong quá trình triển khai các thủ tục hành chính đã được xác định. Nói về vấn đề này một cán bộ đại diện cho Ban quản lý dự án cấp quận thuộc thành phố Hà Nội đã phản ảnh: "Khi triển khai một dự án, hồ sơ báo cáo nghiên cứu khả thi của chúng tôi phải lòng vòng qua nhiều sở, ngành, với hành chục con dấu mới xong. Để qua hàng chục cửa ấy, lấy được hàng chục con dấu ấy phải mất tới nửa năm, thậm chí 1, 2 năm. Chúng ta kêu gọi cải cách hành chính,"một cửa, một dấu", nhưng nếu cứ đến nơi nào cũng tắc... thì cần phải xem xét lại cách làm việc đã thực sự là cải cách chưa". Theo báo cáo của Sở Nội vụ thành phố Hà Nội thì trong 387 thủ tục hành chính của thành phố có 117 thủ tục thuộc thầm quyền của 13 /27 cơ quan hành chính. Sự trùng lắp đó đã dẫn tới tình trạng là có những hồ sơ phải chuyển quan nhiều cơ quan khác nhau chỉ để nhằm mục tiêu hoàn chỉnh hồ sơ. Chính vì sự hợp tác chưa tốt mà cơ chế một cửa ở nhiều địa phương đã không phát huy được tác dụng của mình.

Cuối cùng không thể không nói về sự hạn chế của việc triển khai cơ chế "một cửa" do chính trình độ nhận thức của cán bộ của một số không ít cấp cơ sở và điều kiện vất chất thực tế cho việc triển khai công việc chưa bảo đảm. Nhận thực hạn chế nên làm việc cầm chừng làm cho công việc chậm trễ là điều rất dề nhận thấy ở nhiều cơ quan  hiện nay. Có một thực tế là nhiều cơ quan cán bộ không đủ năng lực giải quyết các nhiệm vụ đặt ra nhưng lại không muốn để cho bộ phận kác làm, càng không muốn để cho người dân tự giải quyết công việc theo sự hướng dẫn của cơ quan nhà nước. Nhà nước ta quả thật đang ôm quá nhiều việc mà lẽ ra có thể giao bớt cho người dân làm thông qua cơ chế dịch vụ. Đổi mới nhận thức về vấn đề này không nghi ngờ gì, sẽ mang lại nhiều chuyển biến trong điều hành công việc của bộ máy nhà nước hiện nay.

Muốn khắc phục các hạn chế trên đây rõ ràng chúng ta cần quan tâm đúng mức đến thực chất của hoạt động này trong toàn bộ công cuộc cải cách nền hành chính nói chung để triển khai các nội dung khác một cách đồng bộ. Chỉ có như vậy ý nghĩa thực tiễn của cơ chế "một cửa" trong việc thực hiện các thủ tục hành chính mới có thể phát huy.

4. Hoạt động của trung tâm "một cửa" đang đòi hỏi một cách khách quan phải tổ chức lại công tác văn thư, lưu trữ tại những đơn vị và bộ phận liên quan trong các cơ quan hành chính nhà nước.

Về vấn đề này, trước hết cần nói rằng liên quan đến công tác văn thư trong các cơ quan nhà nước,  như thực tế cho thấy, có nhiều công việc cụ thể : tiếp nhận và theo dõi giải quyết văn bản; tổ chức việc xây dựng và ban hành các văn bản theo quy định của Nhà nước; lập hồ sơ các văn bản đã được giải quyết; nộp lưu hồ sơ để quản lý thống nhất v.v.. Những công việc như vậy hiện nay đều được thực hiện trong quá trình hoạt động của các cơ quan dựa trên chức năng và nhiệm vụ cụ thể của từng cơ quan, đơn vị . Tính độc lập của các công việc đó là rõ ràng, nhưng đồng thời chúng cũng có liên quan chặt chẽ với nhau. Theo quy định hiện hành, các đơn vị, cơ quan phải tự chịu trách nhiệm về những công việc đó.

Tuy nhiên, trong cơ chế "một cửa" mà chúng ta đang triển khai hiện nay thì vấn đề không còn đơn giản như trước. Ví dụ, việc theo dõi giải quyết hồ sơ của công dân được nhận vào bộ phận tiếp nhận để giải quyết sẽ liên quan đến nhiều đơn vị vì  các gấy tờ cần được chuyển đi cho những đơn vị có trách nhiệm để nghiên cứu giải quyết. ở đây có nhiều câu hỏi đặt ra. Ví dụ: Bằng cách nào để theo dõi được liên tục một công việc khi nó thuộc quyền của nhiều bộ phận khác với nhiều đầu mối khác nhau? Công tác văn thư của bộ phận "một cửa" sẽ phải tổ chức như thế nào để có thể hỗ trợ cho công việc mà bộ phận này có trách nhiệm phải hoàn thành? Cũng như vậy, việc lập hồ sơ các giấy tờ phản ảnh quá trình giải quyết công việc sẽ được thực hiện ra sao khi mỗi đơn vị chỉ giải quyết một phần công việc đặt ra trước khi chuyển về trung tâm "một cửa"? Nếu các bộ phận đều tổ chức lưu các văn bản mà mình đã giải quyết thì có nghĩa là hồ sơ lưu liên quan đến quá trình giải quyết công việc cho người dân sẽ có mặt nhiều nơi. Còn nếu các bộ phận không tổ chức lưu thì công tác văn thư tại trung tâm "một cửa" sẽ phải nghiên cứu sao cho phù hợp? Chúng tôi quan niệm rằng để giải quyết vấn đề này cần có những quy định cụ thể mới xuất phát từ thực tế hoạt động của trung tâm "một cửa". Chúng phải khác với các quy định cũ và cần có sự hỗ trợ của công nghệ thông tin.  Điểm khác nhau cơ bản là văn bản không lưu ở nơi sản sinh mà lưu ở nơi giải quyết cuối cùng.

Việc ban hành các văn bản và xác định giá trị pháp lý của các văn bản  cũng cần có sự đổi mới thích hợp. Trong vấn đề này kinh nghiệm của Hà Nội  và quận I thành phố Hồ Chí Minh về mẫu hoá văn bản là rất có ý nghĩa. Nhờ mẫu hoá văn bản nên ở các nơi này việc lập hồ sơ thuận lợi hơn trước kia nhiều. Văn bản có thể chuyển qua mạng máy tính để sử dụng chung các thông tin chứa đựng trong đó. Riêng các tài liệu gốc có thể tập trung ở một nơi để kiểm tra. Tại bộ phận "một cửa" cần tổ chức một cách đầy đủ và chi tiết việc thống kê các hồ sơ đã giải quyết cho dân để theo dõi và có thể kiểm tra về sau.

Cần có quy chế chuyển giao và xử lý văn bản được lãnh đạo cơ quan  phê duyệt. Đây là cơ sở để  chỉ đạo thực hiện một cách thống nhất  khi giải quyết công việc cho dân, chống lại tình trạng đùn đẩy công việc, kéo dài thời gian giải quyết.

Về công tác lưu trữ trong quá trình triển khai cơ chế "một cửa" cũng có nhiều vấn đề cần quan tâm đổi mới. Do đặc điểm của cách tổ chức xử lý văn bản tại trung tâm "một cửa" là nhằm hướng tới nhiệm vụ giải quyết công việc cho công dân và tổ chức nên công tác lưu trữ cũng phải hướng tới mục tiêu đó. Cần tổ chức một hệ thống lưu trữ hồ sơ và văn bản thích hợp để phục cho hoạt động của trung tâm "một cửa". Hệ thống lưu trữ này phải đáp ứng được nhu cầu tra tìm thông tin đa dạng và thường xuyên của trung tâm phục vụ cho việc kiểm tra quá trình tiếp nhận và trả hồ sơ hành chính. Mấu chốt ở đây là một hệ thống phân loại thông tin lưu trữ hợp lý và nó sẽ không thể giống như hệ thống phân loại lưu trữ hiện hành mà các cơ quan đang áp dụng để chỉnh lý tài liệu các phông lưu trữ của mình. Tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của Trung tâm "một cửa" sẽ không thể phân loại theo các phương án quen thuộc như thời gian - cơ cấu tổ chức hay cơ cấu tổ chức - thời gian v.v...vì chúng không thích hợp với cách hoạt động của trung tâm này như chúng ta đang thấy. Các phương án mới theo quan điểm của chúng tôi có thể xây dựng trên nguyên tắc theo khu vực hành chính hoặc theo lĩnh vực quản lý nhà nước kết hợp với phạm vi thẩm quyền v.v...Tuy nhiên, để xác định một phương án phân loại cụ thể cần phải có sự nghiên cứu toàn diện. Chúng tôi sẽ trở lại bàn về vấn đề này trong một dịp khác.

Vấn đề thứ hai trong công tác này là việc đánh giá và lựa chọn taì liệu để lưu trữ hiện hành tại cơ quan và lâu dài hơn, cho lưu trữ cố định theo chế độ chung của Nhà nước. Câu hỏi đặt ra là: Chúng ta sẽ phải dựa vào những tiêu chí nào để xác định giá trị tài liệu lưu trữ của trung tâm "Một cửa" và của các đơn vị có liên quan? Liệu những tiêu chuẩn truyền thống có tính chất cơ bản như ý nghĩa nội dung, thời gian, địa điểm hình thành tài liệu, giá trị pháp lý, sự lặp lại thông tin trong các tài liệu v.v... có còn thích hợp với nhiệm vụ đánh giá các tài liệu hình thành theo cơ chế mới? Cách vận dụng các tiêu chuẩn đó sẽ như thế nào cho thích hợp và chính xác? Những vấn đề như vậy đòi hỏi phải có một sự nghiên cứu thấu đáo mới có thể có lời giải đáp khoa học. Từ những kết quả khảo sát bước đầu, chúng tôi cho rằng việc vận dụng các tiêu chuẩn truyền thống để đánh giá các tài liệu hình thành trong quá trình thực hiện cơ chế "một cửa" chắc chắn phải có sự thay đổi. Ví dụ như tiêu chuẩn giá trị pháp lý của văn bản vẫn rất cần thiết khi lựa chọn tài liệu để lưu trữ nhưng sẽ không thích hợp nếu chỉ dựa vào con dấu và chữ ký như trước kia.  Hay tiêu chuẩn ý nghĩa của đơn vị hình thành phông sẽ phải mang theo một ý nghĩa mới đối với loại tài liệu có liên quan đến nhiều cơ quan trong quá trình giải quyết theo cơ chế một cửa v.v..Trong tình hình mới như hiện nay, khi xác định giá trị các tài liệu lưu trữ cần đặc biệt quan tâm vận dụng các phương pháp của lưu trữ học hiện đại như phương pháp hệ thống, phương pháp chức năng, phương pháp phân tích thông tin.

Vấn đề thứ ba cần quan tâm ở đây là việc thống kê và tổ chức khai thác hợp lý các tài liệu lưu trữ theo yêu cầu mới. Nhiệm vụ này cũng không đơn giản vì hồ sơ hành chính do công dân nộp cho Trung tâm " một cửa" là để đề nghị giải quyết một yêu cầu nhất định và sẽ phải trả lại cho đương sự theo đúng quy định. Tất nhiên khi công việc đã được thực hiện xong thì cần phải có hồ sơ lưu lại để kiểm tra. Nhưng thời hạn lưu trữ cần đặt ra như thế nào cho hợp lý? Đây là vấn đề cần nghiên cứu để giải quyết vì theo cơ chế mới, khối lượng hồ sơ thuộc loại này sẽ tăng lên rất nhanh và nhu cầu tra tìm của công dân và các tổ chức rất khác nhau. Chúng tôi cho rằng tại các trung tâm "một cửa" cần có một hệ thống bảo quản và tra tìm hồ sơ  thích ứng với mục tiêu hoạt động của trung tâm. Tổ chức bảo quản tài liệu tại đây có thể xem như xây dựng một trung tâm thông tin, ngoài tài liệu lưu trữ còn cần có những tài liệu về chế độ chính sách để tra cứu trả lời cho dân. Như thế nó sẽ góp phần làm thay đổi hình ảnh của trung tâm "một cửa" mà hiện nay nhiều nơi thực sự chưa hoạt động tốt lắm.

Trên đây là một số vấn đề đang đặt ra khi triển khai cơ chế "một cửa" xét trên yêu cầu tổ chức thông tin văn bản. Do đây là những vấn đề phức tạp, chúng tôi chỉ mới dám nêu vấn đề để xin cùng trao đổi. Điều có thể khẳng định là để có được một hệ thống thông tin văn bản phục vụ tốt cho hoạt động của các Trung tâm giải quyết hành chính theo cơ chế "một cửa", rõ ràng chúng ta phải tổ chức lại công tác văn thư và lưu trữ của các cơ quan. Chúng tôi hy vọng sẽ có dịp trở lại bàn kỹ hơn trong một dịp khác.