MỘT SỐ VẤN ĐỀ THỰC TIỄN TRONG CHỈ ĐẠO,

 HƯỚNG DẪN NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN THƯ

Ở ĐỊA PHƯƠNG

ThS. Lã Thị Hồng

Phòng Nghiệp vụ địa phương

Những năm gần đây, cùng với việc đẩy mạnh công cuộc đổi mới đất nước và cải cách nền hành chính, Nhà nước ta đã ban hành được nhiều văn bản liên quan đến công tác văn thư, tạo hành lang pháp lý, nâng cao nhận thức, làm cơ sở quan trọng để công tác văn thư có những bước tiến bộ đáng kể.

Qua thực tiễn trong công tác chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư ở địa phương, chúng tôi thấy cho đến nay vấn đề này đã đạt được những kết quả chính sau đây:

1. Về nhận thức, công tác văn thư được các cấp lãnh đạo quan tâm hơn nên trong tổ chức, chỉ đạo đã tăng cường thực hiện một số biện pháp như:

a. Việc mở lớp bồi dưỡng, nâng cao nghiệp vụ về những nội dung của công tác văn thư được tổ chức thường xuyên hơn.

b. Cơ sở vật chất được tăng cường đầu tư, đặc biệt các phương tiện ghi tin, truyền tin, nhân bản ở bộ phận văn thư (máy tính, máy fax, máy photocopy, điện thoại…) được trang bị khá đầy đủ.

c. Văn bản hướng dẫn về các nội dung công tác văn thư được ban hành nhiều hơn, quy định cụ thể hơn như soạn thảo, ban hành văn bản; tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao, xử lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ…

d. Việc kiểm tra, hướng dẫn, tổng kết được tăng cường hơn ở tất cả các cấp, các ngành địa phương.

2. Những kết quả cụ thể:

a. Chất lượng văn bản ban hành được nâng lên rõ rệt. Số lượng văn bản ban hành không đúng thẩm quyền, sai thể thức, chậm tiến độ giảm đi đáng kể.

b. Quản lý văn bản đi, văn bản đến, quản lý con dấu ở phần lớn các cơ quan đã đi vào nề nếp. Đặc biệt ở những cơ quan đã có ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản đi - đến thì việc đăng ký, quản lý cũng như tra tìm văn bản rất thuận lợi.

c. Giải quyết văn bản và lập hồ sơ hiện hành đã được chú ý hơn, nhất là hồ sơ, tài liệu của khối chuyên viên Văn phòng UBND cấp tỉnh.

d. Nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ đã có nhiều tiến bộ đáng kể. Hàng năm, hầu hết  khối Văn phòng UBND cấp tỉnh đã thu được tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

Tuy nhiên, để đáp ứng yêu cầu đổi mới và cải cách nền hành chính, công tác văn thư ở các địa phương còn nhiều bất cập. Điều đó thể hiện ở những vấn đề chính sau đây:

1. Soạn thảo và ban hành văn bản

Mặc dù đã có Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND và UBND năm 2004, song việc phân biệt giữa văn bản quy phạm pháp luật với các văn bản cá biệt ở nhiều nơi vẫn còn rất lúng túng. Từ đó dẫn đến việc thực hiện quy trình xây dựng, thủ tục ban hành, cách ghi ký hiệu, ghi thẩm quyền ban hành và thẩm quyền đề ký các loại văn bản này chưa được thống nhất. Thẩm quyền ban hành văn bản giữa UBND và Chủ tịch UBND vẫn còn lẫn lộn là tình trạng khá phổ biến, dẫn đến việc ghi ký hiệu văn bản còn nhiều sai sót như năm ban hành, chữ viết tắt cơ quan ban hành.

Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản: mặc dù đã có Thông tư 55, nhưng trong thực tế việc thực hiện theo văn bản này ở nhiều nơi còn chưa đầy đủ. Việc hiểu chưa đúng, chưa hết tinh thần của Thông tư 55 còn biểu hiện tập trung ở các yếu tố cấu thành thể thức văn bản như: cơ quan ban hành (cụ thể ở đây thường là cách ghi tên cơ quan cấp trên trực tiếp), ký hiệu, địa danh, thẩm quyền ban hành, thẩm quyền đề ký. Ngoài ra trong kỹ thuật trình bày văn bản, phổ biến ở nhiều nơi còn chưa khắc phục được thói quen cũ về sử dụng cỡ chữ, kiểu chữ, các dấu gạch chân, gạch nối, dấu chấm, dấu phẩy…

2. Quản lý văn bản

Việc quản lý văn bản đi, văn bản đến đã được quy định tại Công văn số 425/VTLTNN-NVTW của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ngày 18/7/2005. Đây là cơ sở để khắc phục dần tình trạng chưa thống nhất trong vấn đề này ở các địa phương. Tuy nhiên, việc tổ chức thực hiện đầy đủ theo các yêu cầu của văn bản này là cả một quá trình đối với các cơ quan ở cấp tỉnh, huyện và đặc biệt là cấp xã.

Những tồn tại trong vấn đề quản lý văn bản đi, văn bản đến còn phải kể đến là: mẫu sổ sách đăng ký còn chưa thống nhất; việc thực hiện quy trình đăng ký, chuyển giao, ký nhận và theo dõi giải quyết văn bản đến còn chưa đầy đủ; hệ thống sổ sách còn lộn xộn. Riêng việc đăng ký, quản lý văn bản đi, văn bản đến bằng máy tính và mạng nội bộ, ngoài các tồn tại nêu trên còn những bất cập như: sự không thống nhất của các thông tin đầu ra; việc chuyển giao, quản lý và sử dụng bản gốc, bản chính trở nên tùy tiện…

Đặc biệt, đối với vấn đề quản lý bản gốc, bản chính văn bản đi, văn bản đến ở các cơ quan địa phương những năm gần đây đang có xu hướng phổ biến như sau:

- Đối với văn bản đến: lưu toàn bộ tại văn thư (theo số đăng ký đến hoặc theo cơ quan gửi, theo tên loại văn bản), chỉ chuyển giao bản sao cho những bộ phận liên quan.

- Đối với văn bản đi: lưu toàn bộ hồ sơ trình ký tại văn thư (lưu theo tên loại văn bản, theo thứ tự đăng ký trong sổ)

Lý do của cách quản lý như trên được giải thích như sau: trước hết nhằm quản lý được bản gốc, bản chính văn bản (vì nếu giao cho chuyên viên thì dễ thất lạc, rất khó khăn khi cần sử dụng); đối với văn bản đi thì hồ sơ trình ký được coi là hồ sơ việc.

Với quan niệm và cách quản lý như trên đã dẫn đến thực tế là: các bản gốc, bản chính đều được lưu theo trật tự của sổ đăng ký văn bản đến và sổ đăng ký văn bản đi, còn ở các chuyên viên trong quá trình quản lý, theo dõi, giải quyết công việc lại chỉ có bản sao. Các hồ sơ trình ký của văn bản đi thực chất chỉ là hồ sơ soạn thảo văn bản đó thôi, hoàn toàn không phải hồ sơ về các việc, các vấn đề mà nếu phải nhiều lần ban hành văn bản (hồ sơ thanh tra, hồ sơ quản lý xây dựng công trình, hồ sơ giải quyết khiếu nại tố cáo…) thì hồ sơ đã bị xé lẻ. Vì vậy khi cần nghiên cứu một vụ việc, một vấn đề thì không có hồ sơ, mà phải nhớ, phải tìm theo sổ đăng ký của từng văn bản. Hơn nữa, khi đến hạn nộp lưu vào lưu trữ, các tập lưu đó không thể đáp ứng yêu cầu nghiên cứu theo vấn đề, bắt buộc phải dỡ bỏ các tập lưu trên để phân loại, xác định giá trị, lập hồ sơ theo vấn đề. Như vậy, cách quản lý trên gây tốn kém, mất thời gian, không quản lý được hồ sơ theo vấn đề, không có sự kế thừa từ văn thư vào lưu trữ.

Một tồn tại nữa trong vấn đề quản lý văn bản đi là: ở nhiều cơ quan địa phương đến nay vẫn còn lưu văn bản đi không đóng dấu. Lý do được trả lời là để khi cần có thể chụp ra để đóng dấu tiếp và phát hành bản chính. Vậy khi chuyển giao các tập lưu văn bản không đóng dấu vào lưu trữ thì giá trị của tập lưu đến đâu? Khi cơ quan đổi tên, đổi dấu thì giải quyết thế nào? Việc quản lý văn bản phát hành như vậy có chặt chẽ không? Vấn đề này tồn tại không phổ biến, nhưng đến nay vẫn còn được phát hiện trong quá trình kiểm tra thực tế ở các cơ quan địa phương.

3. Quản lý con dấu

Trong vấn đề quản lý con dấu ở các cơ quan địa phương, đặc biệt ở cấp xã, đang diễn ra tình trạng là: con dấu của các tổ chức, đoàn thể mà có chung trụ sở, chung văn thư còn chưa được quản lý tập trung tại trụ sở, tại văn thư cơ quan. Ví dụ ở cấp xã có các tổ chức, đoàn thể chỉ do một người phụ trách nên dẫn đến việc người đó tự quản lý con dấu, tự soạn thảo văn bản, sau đó tự ký và đóng dấu. Đây là vấn đề cần được quy định bằng văn bản để việc quản lý và sử dụng con dấu được chặt chẽ và thống nhất.

4. Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ

Đây là vấn đề còn rất nan giải ở địa phương. Trong các báo cáo công tác định kỳ cũng như thực tế kiểm tra tại các cơ quan, một số cơ quan đã lập được danh mục hồ sơ và tổ chức hướng dẫn và thực hiện việc lập hồ sơ hiện hành, song trên thực tế việc này mới chỉ là thử nghiệm và chưa trở thành nề nếp.

Những danh mục hồ sơ đã ban hành (mới chỉ ở một số cơ quan Văn phòng UBND tỉnh) còn những tồn tại chủ yếu như: chưa bao quát được hết các nhóm hồ sơ cần lập, chưa xác định được thời hạn bảo quản của hồ sơ. Trong thực tế ở những cơ quan đã ban hành danh mục hồ sơ, việc lập hồ sơ cũng thường phải do cán bộ lưu trữ xuống tận bàn làm việc của chuyên viên để giúp trực tiếp, nếu để tự chuyên viên thì rất khó thực hiện. Còn ở những cơ quan chưa ban hành được danh mục hồ sơ, việc lập hồ sơ cũng chỉ là tương đối ở những bộ phận chuyên viên có ý thức, hoặc với những công việc mà không lập hồ sơ không giải quyết được công việc như kế toán, thanh tra, cán bộ… Hiện nay có nhiều cơ quan coi việc lưu hồ sơ trình ký là đã lập hồ sơ và quản lý được hồ sơ. Song đây chính lại là gánh nặng để lại cho lưu trữ phải xử lý sau này như đã phân tích ở trên.

Tình trạng chung hiện nay ở các cơ quan địa phương vẫn là chưa lập được hồ sơ theo yêu cầu, tức là chưa xây dựng được danh mục hồ sơ và lập hồ sơ theo danh mục. Quan niệm chung vẫn cho rằng việc xây dựng danh mục hồ sơ là việc làm không tưởng, vì không thể hình dung trước được những hồ sơ gì sẽ được lập trong năm. Chúng tôi cho rằng đây tất nhiên là việc khó, khi chưa biết cách làm, khi chưa quen, nhưng không phải không thể làm được. Việc lập hồ sơ công việc cũng như bất cứ việc nào khác, trước khi làm đều phải có kế hoạch. Danh mục hồ sơ chính là bản kế hoạch lập hồ sơ trong năm. Trong quá trình thực hiện kế hoạch đó, tất nhiên phải có điều chỉnh vói thực tế, để cuối cùng mới có mục lục hồ sơ nộp lưu. Vấn đề quan trọng là cần phải có cán bộ văn thư hoặc lưu trữ cơ quan nắm được vấn đề, có kỹ năng trong việc xây dựng danh mục hồ sơ, sau đó còn phải biết tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ theo danh mục. Việc lập danh mục hồ sơ đã được hướng dẫn có hai phương pháp: từ trên xuống (phòng hành chính hoặc văn thư- lưu trữ lập danh mục hồ sơ chung cho toàn cơ quan); hoặc từ dưới lên (từng đơn vị lập danh mục hồ sơ của đơn vị mình, sau đó phòng hành chính tập hợp lại thành danh mục hồ sơ chung cho toàn cơ quan). Vậy nên chăng việc lập hồ sơ theo danh mục cũng cần hướng dẫn thực hiện theo hai cách tương tự. Từ trước đến nay chúng ta mới chỉ hướng dẫn theo một hướng là các chuyên viên phải lập hồ sơ công việc. Nhưng trên thực tế trong mấy chục năm qua, vấn đề này vẫn chưa giải quyết được, mà thực tế hiện nay ở các cơ quan địa phương đang đi theo xu hướng quản lý tất cả văn bản đến và hồ sơ trình ký tại văn thư. Nếu như trên cơ sở danh mục hồ sơ, văn thư cơ quan đưa luôn các văn bản đến và hồ sơ trình ký vào từng hồ sơ theo danh mục thì việc lập hồ sơ, quản lý hồ sơ theo công việc mới thật sự đúng nghĩa. Như vậy, việc tra tìm, sử dụng văn bản, hồ sơ và chuyển giao hồ sơ vào lưu trữ mới được thuận lợi, đáp ứng được các yêu cầu của hiện tại cũng như trong tương lai.

Vấn đề quan trọng nhất trong xây dựng danh mục hồ sơ và tổ chức lập hồ sơ theo danh mục chính là chức danh có khả năng làm được việc đó. Để có được chức danh như vậy, cần giải quyết những vấn đề trước đó như đào tạo kỹ năng, phân công chức danh cụ thể nào phải thực hiện việc này, quy trình thực hiện, chế độ kiểm tra, khen thưởng, xử phạt… Nhiệm vụ quản lý, tổ chức lập hồ sơ hiện hành cần phải được xác định là giao cho chức danh cụ thể nào ở mỗi cơ quan. Vấn đề này hiện nay đang còn rất lúng túng. Có ý kiến cho rằng đây là nhiệm vụ của văn thư cơ quan. Ý kiến khác cho rằng đây là nhiệm vụ của Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính. Lại có kinh nghiệm cho rằng lưu trữ cơ quan làm được là tốt nhất… Nhưng xem ra trong các chức danh trên, chức danh nào cũng đều bận rộn vào những việc chính khác, mà việc xây dựng danh mục hồ sơ và lập hồ sơ theo danh mục cuối cùng vẫn không có ai quan tâm, vì không phải là việc chính của ai cả. Đây là vấn đề cần phải được làm rõ và cần phải được tích cực chỉ đạo để tổ chức thực hiện thì mới dần giải quyết được vấn đề không lập hồ sơ hiện hành như hiện nay.

Cũng do tình trạng không có danh mục hồ sơ và không lập hồ sơ theo danh mục nên vấn đề nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan cũng còn rất lộn xộn. Ở những cơ quan địa phương như Văn phòng UBND tỉnh và các cơ quan có lưu trữ chuyên trách, công tác nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ đang dần trở thành nề nếp. Tuy nhiên việc nộp lưu cũng rất khác nhau: các tập lưu ở văn thư (kể cả tập lưu văn bản đến và tập lưu hồ sơ trình ký như đã nói ở trên) được nộp lưu sớm hơn quy định (thường 6 tháng, có khi 3 tháng đã nộp lưu trữ); trong khi các hồ sơ, tài liệu ở chuyên viên thường sau vài ba năm mới nộp theo đợt. Tuy nhiên ở những cơ quan không có lưu trữ chuyên trách thì thường khoảng 10- 20 năm cán bộ văn thư kiêm lưu trữ mới thu tài liệu một lần để thuê chỉnh lý. Tài liệu ở những cơ quan này thường lộn xộn, chưa được lập hồ sơ. Tình trạng này khá phổ biến ở hầu hết các cơ quan cấp sở, huyện.

Trên đây là những tồn tại chính trong công tác văn thư ở các cơ quan địa phương. Những tồn tại trên xuất phát từ những lý do chính sau đây:

1. Công tác văn thư trong suốt thời gian dài không do một cơ quan chủ quản nào có chức năng quản lý nhà nước để hướng dẫn, chỉ đạo một cách tập trung thống nhất. Chính vì vậy mà về mặt lý luận cũng như các văn bản pháp lý cho đến nay còn nhiều vấn đề chưa được nghiên cứu xây dựng một cách hoàn chỉnh. Cụ thể là chưa nghiên cứu xây dựng được mô hình chuẩn về các quy trình nghiệp vụ trong công tác văn thư, đặc biệt trong việc quản lý văn bản, quản lý xử lý công việc và tổ chức lập hồ sơ hiện hành. Những văn bản quy định đã được ban hành mới chỉ là bước đầu ở một số vấn đề, song còn chưa đầy đủ, đặc biệt vấn đề quản lý hồ sơ trong môi trường điện tử và sự chuyển giao, kết nối quản lý hồ sơ từ văn thư vào lưu trữ theo vòng đời của hồ sơ, tài liệu. Chương trình công nghệ thông tin chưa đáp ứng được yêu cầu quản lý hồ sơ, quản lý và điều hành công việc trên cơ sở hồ sơ. Đó là những vấn đề mà cả về mặt lý luận cũng như cơ sở pháp lý cần phải được nghiên cứu hoàn thiện để làm căn cứ cho việc tổ chức thực hiện đầy đủ các quy trình của công tác văn thư.

2. Chưa chuẩn hóa đội ngũ cán bộ chuyên môn làm hành chính liên quan đến những nội dung công tác văn thư, đặc biệt là chức danh văn thư có kỹ năng xây dựng danh mục hồ sơ, hướng dẫn lập hồ sơ và quản lý hồ sơ theo danh mục. Tuy nhiên kỹ năng này được giảng dạy tại các cơ sở đào tạo đại học và trung học của chúng ta còn quá sơ sài, ít được thực hành và quan sát trong thực tế. Các sách tham khảo, các bài viết trên tạp chí cũng rất ít đề cập tới vấn đề này. Trong công tác chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra cũng chưa có được các biện pháp tích cực để đội ngũ cán bộ chuyên môn ở các cơ quan có khả năng thực hiện được việc xây dựng danh mục hồ sơ và lập hồ sơ theo danh mục. Chưa xây dựng được điển hình trong thực tế về lĩnh vực này để các cơ quan, các sinh viên có thể tham khảo, học tập và nhân rộng.

3. Chính sách chế độ đãi ngộ đối với cán bộ làm văn thư còn chưa thỏa đáng.

Bên cạnh công tác lưu trữ đã có các chức danh với ngạch bậc ổn định, thì công tác văn thư ở một số địa phương còn gặp khó khăn khi xếp lương cho những cán bộ làm văn thư trực tiếp. Quyết định số 650-TCCP/VC ngày 20/8/1993 của Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ) quy định các ngạch chuyên viên văn thư, cán sự văn thư, được hiểu ở một số nơi là chỉ áp dụng cho các đơn vị hay bộ phận quản lý, không áp dụng cho những người làm văn thư trực tiếp. Chính vì vậy, trên thực tế tại một số cơ quan địa phương, dù cán bộ có bằng đại học, mà trực tiếp làm văn thư vẫn được xếp vào ngạch nhân viên văn thư. Do đó, đối với những cán bộ làm văn thư trực tiếp cần điều chỉnh và xếp vào các chức danh phù hợp với yêu cầu và trình độ như nhân viên văn thư, cán sự văn thư, chuyên viên văn thư, chuyên viên chính văn thư, chuyên viên cao cấp văn thư (tương đương với các chức danh lưu trữ ở các đơn vị sự nghiệp như lưu trữ viên trung cấp, lưu trữ viên, lưu trữ viên chính,…), còn nhân viên văn thư với trình độ sơ cấp chỉ là chức danh thừa hành, giúp việc cho các chức danh chính ở trên mà thôi. Với chức danh và mức lương của nhân viên văn thư thì không thể thực hiện được tất cả các việc ở bộ phận văn thư, đặc biệt trong xu hướng tin học hóa văn phòng và để đáp ứng các yêu cầu về quản lý hồ sơ, tài liệu như hiện nay. Nếu như không sắp xếp được các chức danh văn thư có trình độ phù hợp thì công tác công văn giấy tờ trong cơ quan không thể đáp ứng được với yêu cầu ngày càng cao của công cuộc cải cách hành chính trong các cơ quan nhà nước.

Một vấn đề nữa là đối với những cán bộ văn thư kiêm lưu trữ: trách nhiệm cao, nội dung công việc nhiều, song chế độ phụ cấp lại chỉ được hưởng theo chức danh lưu trữ (nếu được thực hiện). Cần có mô hình riêng cho chức danh văn thư kiêm lưu trữ ở những cơ quan nhỏ không cần có chức danh riêng.

Các chế độ phụ cấp đối với cán bộ văn thư làm trực tiếp chưa được áp dụng, trong khi đó các cán bộ lưu trữ đã được hưởng một số chế độ nhất định. Điều này là hoàn toàn bất hợp lý. Cán bộ văn thư cũng cần có các chế độ phụ cấp như trách nhiệm trong giờ, ngoài giờ, mức độ căng thẳng theo yêu cầu công việc độc hại trong môi trường làm việc với máy tính…

4.  Sự quan tâm đến công tác văn thư, đến cán bộ  làm văn thư trực tiếp ở nhiều nơi, nhiều lúc còn chưa được đầy đủ. Công tác văn thư, cán bộ làm công tác văn thư còn chưa được coi là lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ cần được đào tạo, mà chỉ là những người phục vụ, thừa hành. Chính vì vậy mà tình trạng bố trí cán bộ văn thư không có chuyên môn, hoặc có chuyên môn nhưng không được phát huy còn khá phổ biến. Từ đó dẫn đến nhiều nội dung của công tác văn thư không có người tham mưu, quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn, tổ chức thực hiện một cách thường xuyên, thống nhất theo các quy định của Nhà nước.

Những nguyên nhân kể trên của các tồn tại trong công tác văn thư hiện nay cần  có những biện pháp khắc phục để đáp ứng yêu cầu của công cuộc đổi mới đất nước và cải cách nền hành chính. Những biện pháp chủ yếu cần tập trung vào những nội dung chính sau đây:

1. Nghiên cứu cơ sở lý luận và thực tiễn về những nội dung của công tác văn thư như: hệ thống thuật ngữ, các mô hình quản lý, quy trình thực hiện, biểu mẫu thống nhất… liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý, giải quyết văn bản; lập hồ sơ, quản lý và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ.

2. Trình các cấp có thẩm quyền ban hành hệ thống văn bản làm hành lang pháp lý cho việc thực hiện các nội dung công tác văn thư. Cần có kế hoạch xây dựng Luật Văn thư, hoặc kết hợp với xây dựng Luật Lưu trữ để có thể ban hành Luật Quản lý hồ sơ và Lưu trữ.

3. Đổi mới nội dung, phương pháp đào tạo cán bộ văn thư từ đại học, cao đẳng, trung học, nghề cho phù hợp với trình độ và yêu cầu ở từng bậc học.

4. Phối hợp với các ngành liên quan để ban hành các quy định về chế độ phụ cấp cho cán bộ văn thư.

5. Tăng cường các biện pháp chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, tổng kết, khen thưởng và xử phạt đối với các hoạt động liên quan đến công tác văn thư.