|
Một số kết quả của CHƯƠNG TR̀NH NGHIÊN CỨU CHUẨN HÓA VĂN BẢN QUẢN LƯ NHÀ NƯỚC
PGS. TS. Dương Văn Khảm Hội Lưu trữ Việt Nam
1. Mở đầu Việc chuẩn hoá văn bản quản lư nhà nước đă được thể hiện một phần trong các văn bản luật pháp của Nhà nước, như Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật được Quốc hội nước Cộng hoà xă hội chủ nghĩa Việt Nam khoá IX, kỳ họp thứ 10 thông qua ngày 12/11/1996 và được Quốc hội khoá XI, kỳ họp thứ 2 sửa đổi, bổ sung, thông qua ngày 16/12/2002 và các Nghị định của Chính phủ, như Nghị định số 101/1987/NĐ-CP năm 1997 hướng dẫn thi hành Luật ban bành văn bản quy phạm pháp luật, Nghị định số 110/2004/ NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác văn thư. Ngoài ra, yêu cầu về chuẩn hoá văn bản c̣n được thể hiện trong các Tiêu chuẩn Việt Nam, Thông tư, như TCVN-5700-2002 ngày 31/12/2002 do Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành và Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn pḥng Chính phủ “Hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật tŕnh bày văn bản”. Tuy vậy, mỗi văn bản nêu trên, đều có những chế tài riêng, chưa đáp ứng yêu cầu chuẩn hoá toàn bộ các văn bản về thể thức và kỹ thuật tŕnh bày, nên việc chuẩn hoá văn bản quản lư nhà nước của nước ta vẫn chưa nề nếp và chưa có hệ thống. Trước t́nh h́nh như vậy, sau khi Quốc hội thông qua Nghị quyết giao cho Bộ Nội vụ quản lư nhà nước về công tác văn thư th́ Bộ trưởng Bộ Nội vụ đă chỉ đạo tiếp tục kiện toàn các văn bản quản lư công tác văn thư. Một trong các nhiệm vụ đó là “Chương tŕnh nghiên cứu chuẩn hoá văn bản quản lư nhà nước” (sau đây viết là Chương tŕnh). Theo đề nghị của Ban Tổ chức Hội nghị, tôi viết báo cáo một số kết quả nghiên cứu Chương tŕnh và báo cáo ứng dụng một số kết quả nghiên cứu vào việc biên soạn Thông tư liên tịch số 55/2005 nêu trên. 2. Nội dung nghiên cứu Với yêu cầu của bản đăng kư Chương tŕnh được duyệt, nội dung nghiên cứu cụ thể của Chương tŕnh là: - Nghiên cứu đánh giá thực trạng t́nh h́nh văn bản quản lư nhà nước của nước ta hiện nay; - Nghiên cứu tham khảo kinh nghiệm của nước ngoài về chuẩn hoá văn bản quản lư nhà nước; - Đề xuất các giải pháp về chuẩn hóa văn bản quản lư nhà nước của nước ta, trong đó đề xuất các biểu mẫu văn bản quản lư nhà nước. 3. Giới hạn phạm vi nghiên cứu - Nghiên cứu chuẩn hoá về nội dung văn bản; - Nghiên cứu chuẩn hoá về thể thức văn bản; - Nghiênn cứu quy tŕnh soạn thảo và ban hành văn bản; - Nghiên cứu chuẩn hoá về kỹ thuật tŕnh bày văn bản. Như vậy, Chương tŕnh không nghiên cứu chuẩn hoá về thẩm quyền ban hành văn bản và không nghiên cứu chuẩn hoá văn bản của các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị-xă hội. 4. Phương pháp nghiên cứu Phương pháp luận nghiên cứu xuyên suốt trong quá tŕnh nghiên cứu Chương tŕnh là áp dụng hệ thống phương pháp luận của Chủ nghĩa Mác Lênin và tư tưởng Hồ Chí Minh, trong đó, nổi bật là các nguyên tắc phổ biến như: nguyên tắc tính Đảng, nguyên tác lịch sử, nguyên tắc toàn diện và tổng hợp. Phương pháp cụ thể của chương tŕnh nghiên cứu là khảo sát - so sánh - lựa chọn tối ưu. Với phương pháp này, Chủ nhiệm chương tŕnh phân công các thành viên nghiên cứu t́m đọc tư liệu, khảo sát thực tế, phối hợp với các chương tŕnh nghiên cứu khác, đặc biệt là các chương tŕnh xây dựng văn bản quy phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ, các tiêu chuẩn, các dự án khác để tổng hợp, so sánh và chọn tối ưu. Ngoài ra, Chương tŕnh c̣n áp dụng phương pháp chuyên gia, tức là xin ư kiến, mời hợp tác, tư vấn khoa học của những chuyên gia đầu ngành, những cán bộ công tác lâu năm trong lĩnh vực văn bản giấy tờ, lĩnh vực giảng dạy về văn bản, như những cán bộ, giảng viên của Bộ Nội vụ, Học viện Hành chính Quốc gia, Văn pḥng Chính phủ, Trường đại học Khoa học Xă hội và Nhân văn... 5. Kết quả bước đầu của Chương tŕnh nghiên cứu Kết quả nghiên cứu Chương tŕnh đă được viết trong Báo cáo khoa học tổng thuật và được bảo vệ thành công cấp cơ sở. Việc chuẩn hoá chúng đă được nghiên cứu và tổ hợp kết quả qua các chương mục của Báo cáo khoa học tổng thuật là: Phần 1. Những vấn đề lư luận về chuẩn hoá hệ thống văn bản quản lư nhà nước của nước ta Trước hết trong phần lư luận, các tác giả nghiên cứu làm rơ khái niệm “Văn bản quản lư nhà nước” là những văn bản do các cơ quan trong hệ thống bộ máy nhà nước ban hành theo thẩm quyền, thủ tục, thể thức do pháp luật quy định để phục vụ yêu cầu quản lư nhà nước. Tại phần này, các tác giả xác định rơ ư nghĩa, chức năng của các loại văn bản quản lư nhà nước và phân loại chúng trong một hệ thống như: - Văn bản quy phạm pháp luật; - Văn bản cá biệt; - Văn bản hành chính. Các văn bản này xuất hiện với đặc điểm của nhiệm vụ chính trị khác nhau và đều gắn với từng thời kỳ lịch sử của văn bản gốc cao nhất là Hiến pháp nước Cộng ḥa xă hội chủ nghĩa Việt Nam, như: - Hiến pháp năm 1946; - Hiến pháp năm 1959; - Hiến pháp năm 1980; - Hiến pháp năm 1992. Đồng thời, trong phần này, các tác giả phân tích sâu về tính chất, thủ tục xây dựng và ban hành văn bản quy phạm pháp luật, nguyên tắc, thể thức của văn bản này. Các tính chất điển h́nh của văn bản quy phạm pháp luật là: - Thẩm quyền ban hành; - Tính hợp hiến, hợp pháp và tính hệ thống trong phạm vi quốc gia; - Được Nhà nước bảo đảm thực hiện; - Tính chất cưỡng bức, đơn phương. Phần 2. Thực trạng văn bản quản lư nhà nước của nước ta từ năm 1945 đến nay Tại phần này, các tác giả đă nêu sự phát triển của văn bản quản lư nhà nước bắt đầu từ Hiến pháp năm 1946 đến giai đoạn 1954- 1975, khi đất nước chuyển sang một giai đoạn mới: nhân dân miền Bắc ra sức củng cố chính quyền, xây dựng chủ nghĩa xă hội và làm hậu thuẫn cho cuộc đấu tranh cách mạng của nhân dân miền Nam. Thời kỳ này, Hiến pháp năm 1959 thay thế Hiến pháp năm 1946, khẳng định nhiệm vụ mới của cách mạng. Về hệ thống văn bản quản lư nhà nước có liên quan đến việc quản lư văn bản giấy tờ trong thời kỳ này phải kể đến Nghị định số 527-TTg ngày 02/11/1957 quy định chế độ chung về công văn giấy tờ ở các cơ quan và Nghị định 142-CP ngày 28/9/1963 ban hành Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ. Giai đoạn từ 1975 đến 1992, đất nước bước vào thời kỳ mới, sau khi giải phóng miền Nam, thống nhất đất nước; chức năng, nhiệm vụ, tổ chức của bộ máy hành pháp có sự thay đổi, được khảng định từ Hiến pháp năm 1980. Hội đồng Bộ trưởng là cơ quan hành chính nhà nước và là cơ quan chấp hành của cơ quan quyền lực nhà nước. Đặc biệt trong thời kỳ này, chế độ kinh tế mới đă được xác lập: nền kinh tế nhiều thành phần, vận động theo cơ chế thị trường có sự quản lư của Nhà nước, theo định hướng xă hội chủ nghĩa. Như vậy, khi đất nước bước vào thời kỳ mới, hệ thống văn bản quản lư nhà nước cũng được hoàn thiện để đáp ứng ngày càng nhiều vào hoạt động quản lư nhà nước. Với những yêu cầu như vậy, hệ thống văn bản có liên quan đến yêu cầu quản lư văn bản giấy tờ cũng được ban hành kịp thời như Luật ban hành văn bản quy phạp pháp luật năm 1996; Luật Sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2002 và các nghị định, thông tư, hướng dẫn kèm theo. Những năm gần đây, văn bản quản lư nhà nước được ban hành ngày càng nhiều, nhưng cũng c̣n những sai sót như vi phạm về thẩm quyền ban hành; sai sót về nội dung văn bản; sai sót về thể thức và thẩm quyền ban hành văn bản mà các tác giả đă dẫn chứng các ví dụ cụ thể từ trang 24 đến trang 31 của Báo cáo khoa học tổng thuật bảo vệ cấp cơ sở. Phần 3. T́nh h́nh chuẩn hoá văn bản quản lư nhà nước của một số nước trên thế giới Tuy rằng Chương tŕnh nghiên cứu không có khả năng tài chính để đi khảo sát nước ngoài về việc xây dựng và ban hành văn bản quản lư nhà nước, nhưng với sự cố gắng của tập thể nghiên cứu, Chương tŕnh đă thu thập được những thông tin về vấn đề này một cách gián tiếp như đọc sách báo, phát hành văn bản khảo sát tới một số nước để lấy thông tin, đọc trên mạng, hoặc kết hợp thu thập tư liệu nghiên cứu của các chuyến tham dự hội nghị thuộc chuyên đề khác của các thành viên nghiên cứu. Trong khối thông tin khảo sát nước ngoài thành công nhất là khảo sát t́nh h́nh chuẩn hóa văn bản quản lư nhà nước của Liên bang Nga, v́ các thành viên nghiên cứu đă t́m được những quy định chính thống về soạn thảo và tŕnh bày văn bản từ thời kỳ Xô viết và hiện nay của Liên bang Nga như: "Chế độ văn thư nhà nước thống nhất", Tiêu chuẩn Nhà nước. 6.10.1-75 "Các hệ thống văn bản thống nhất", Những nguyên tắc chung hoặc những quy định hiện hành của Liên bang Nga như Tiêu chuẩn nhà nước Nga 6.30-97 "Hệ thống thống nhất các văn bản chỉ đạo tổ chức. Các yêu cầu tŕnh bày văn bản" quy định 29 yếu tố thể thức cấu thành một văn bản quản lư. Ngoài Liên bang Nga, các tác giả đă nghiên cứu thể thức và kỹ thuật tŕnh bày văn bản quản lư của các nước khác như Anh quốc, Canađa, các nước Scanddinavơ, Ư, Pháp, Mỹ, Đức, Malaysia ... Nh́n chung, thể thức và kỹ thuật tŕnh bày văn bản của các nước cũng có nhiều điểm tương đồng với nước ta. Những điểm đáng quan tâm nghiên cứu để có thể vận dụng là nhiều nước, những văn bản quan trọng ở cấp Trung ương và cấp Liên bang phải được làm trên giấy in sẵn có h́nh quốc huy trên trang đầu ở giữa hoặc góc trái theo quy định của pháp luật. Việc in ấn, phát hành các giấy in sẵn này được quản lư chặt chẽ và chỉ một số nhà in được phép in và phát hành phải được đăng kư và thống kê. Ngoài ra, nhiều nước đă ứng dụng công nghệ mới, công nghệ thông tin để mẫu hóa văn bản và xây dựng cơ sở dữ liệu về mẫu văn bản, đưa lên mạng để các cơ quan, tổ chức vận dụng thống nhất, nâng cao chất lượng ban hành và thực thi văn bản trong môi trường giao dịch điện tử và chính phủ điện tử. Phần 4. Những đề xuất về chuẩn hóa văn bản quản lư nhà nước Đây là phần quan trọng, thể hiện tổng hợp kết quả nghiên cứu của Chương tŕnh. Trước hết, các tác giả nêu rơ những quan điểm chuẩn hóa hệ thống văn bản quản lư nhà nước. Cụ thể, việc chuẩn hóa hệ thống văn bản quản lư nhà nước phải xuất phát từ các quan điểm sau đây: - Phải gắn với yêu cầu cải cách nền hành chính nhà nước; - Phải gắn với việc xây dựng nhà nước pháp quyền; - Phải gắn với việc hiện đại hóa nền hành chính nhà nước. Với các quan điểm như vậy, căn cứ vào phạm vi nghiên cứu của Chương tŕnh, các tác giả đă tập trung vào các vấn đề sau: 1. Chuẩn hóa về quy tŕnh soạn thảo, ban hành văn bản. Riêng đối với văn bản quy phạm pháp luật, tŕnh tự và thủ tục ban hành đă được quy định trong Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật. C̣n đối với văn bản hành chính, việc chuẩn hóa quy tŕnh soạn thảo và ban hành văn bản chỉ dành cho văn bản có độ phức tạp, ví dụ cần chuẩn hóa quy tŕnh như: - Hành vi quản lư và quyết định quản lư cần văn bản hóa; - Xác định thể loại văn bản; - Lập đề cương; - Dự thảo văn bản; - Hội thảo, chỉnh sửa văn bản; - Duyệt bản thảo; - Đánh máy; - Kiểm tra bản đánh máy; - Kư văn bản; - Nhân bản và làm thủ tục phát hành văn bản. Riêng đối với văn bản giản đơn, không cần đặt ra một quy tŕnh soạn thảo này, nhưng có thể thực hiện việc mẫu hoá về kết cấu nội dung để việc xây dựng và ban hành văn bản được thực hiện thống nhất. Nội dung quan trọng nhất của phần này là các tác giả đă đề xuất về chuẩn hóa thể thức văn bản quản lư nhà nước. 10 thành phần thể thức quan trọng được mô tả về nội dung và phương pháp tŕnh bày văn bản là: - Quốc hiệu/tiêu ngữ; - Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; - Số và kư hiệu văn bản; - Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản; - Tên loại và trích yếu nội dung văn bản; - Nội dung văn bản; - Chức vụ, họ, tên và chữ kư của người có thẩm quyền; - Dấu của cơ quan, tổ chức; - Nơi nhận; - Dấu chỉ mức độ khẩn, mật (cho văn bản khẩn, mật). Những thành phần nêu trên được các tác giả mô tả chi tiết phương pháp vận dụng trong một văn bản với các trường hợp khác nhau và cho ví dụ cụ thể. Phần chuẩn hóa về nội dung văn bản được đề cập đến là chuẩn hóa về bố cục văn bản, chuẩn hóa về ngôn ngữ và văn phong của văn bản. Những ví dụ được nêu trong phần chuẩn hóa về kết cấu nội dung bao gồm các văn bản là: - Luật; - Pháp lệnh; - Lệnh; - Nghị quyết; - Nghị định; - Quyết định; - Chỉ thị; - Thông tư; - Đề án; - Báo cáo; - Tờ tŕnh; - Hợp đồng; - Công văn. Mỗi văn bản nêu trên đều có kết cấu nội dung 3 phần chính: phần mở đầu; phần triển khai và phần kết thúc. Nội dung tiếp theo trong phần này là đề xuất về chuẩn hóa vật mang tin, chất liệu ghi tin như khổ giấy, chất lượng và mầu sắc giấy và chất liệu ghi tin. Riêng về giấy, các tác giả đề nghị ứng dụng tiêu chuẩn quốc tế ISO 9706 về độ bền của giấy với các chỉ số: - Độ bền xé: 350 mN; - Độ PH: 7,5-10; - Lignin không quá 5%; - Lượng kiềm dự trữ tối thiểu 2%. Phần cuối báo cáo khoa học tổng thuật là các mẫu tŕnh bày văn bản quản lư nhà nước bao gồm 51 mẫu văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính. 6. Các ư kiến c̣n khác nhau 1. Đa số các ư kiến góp ư của phản biện hôm bảo vệ cơ sở và ư kiến các chuyên gia đă được các thành viên nghiên cứu tiếp thu, chỉnh sửa. Hiện vẫn c̣n một số ư kiến khác nhau là: - Các quyết định của Chủ tịch UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương là văn bản ǵ? Ư kiến của các thành viên nghiên cứu là: Theo luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật sửa đổi và thông qua ngày 16/12/2002 và Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân ngày 03/12/2004 th́ UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương được ban hành quyết định, chỉ thị, c̣n Chủ tịch UBND tỉnh, thành phố không được ban hành văn bản quy phạm pháp luật. Nếu có h́nh thức văn bản do Chủ tịch UBND tỉnh, thành phố kư ban hành th́ đó là quyết định cá biệt. - Có cần đưa vào các biểu mẫu văn bản kết cấu nội dung, văn phong của văn bản như một ví dụ không? Ư kiến của các thành viên nghiên cứu là: không cần, v́ đây là kết quả nghiên cứu mang tính chất định hướng, chứ không phải là một chương tŕnh ứng dụng cụ thể kết quả nghiên cứu. 7. Vận dụng kết quả nghiên cứu biên soạn Thông tư liên tịch số 55/2005 Trong quá tŕnh nghiên cứu, phần lớn các thành viên nghiên cứu được giao nhiệm vụ biên soạn Thông tư Liên tịch hướng dẫn về thể thức văn bản và kỹ thuật tŕnh bày văn bản. Kết quả nghiên cứu Chương tŕnh được vận dụng vào Thông tư với những điều chỉnh mới, quan trọng là: Một là: quy định về ghi kư hiệu của công văn hành chính So với các loại văn bản quy phạm pháp luật và văn bản có tên loại khác, trong tổ hợp của số và kư hiệu của công văn hành chính có thay đổi so với TCVN 5700-2002 về mẫu tŕnh bày văn bản đă ban hành trơước đây là: Không ghi chữ viết tắt của chữ công văn (CV) vào kư hiệu văn bản, v́ công văn được hiểu như một thuật ngữ có nội dung như một thư công, có ư nghĩa khác với một văn bản có tên loại cụ thể. Ngoài ra, kư hiệu của một công văn đươợc thêm chữ viết tắt của đơn vị soạn thảo văn bản sau tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Ví dụ, công văn của Cục Văn thư và Lươu trữ nhà nươớc do Văn pḥng Cục soạn, có số và kư hiệu là: Số: 182/VTLTNN-VP Hai là: quy định ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm pháp luật - Văn bản quy phạm pháp luật của Quốc hội, Ủy ban thường vụ Quốc hội, Hội đồng nhân dân, lấy ngày tháng năm thông qua văn bản. Ví dụ, Pháp lệnh lưu trữ quốc gia do Ủy ban thường vụ Quốc hội thông qua ngày 04/4/2001; lấy ngày đó làm ngày của Pháp lệnh, mặc dù Pháp lệnh được công bố ngày 15/4/2001; - Các văn bản quy phạm pháp luật khác, lấy ngày tháng năm kư ban hành văn bản. Ví dụ, Nghị định về công tác văn thư được Chính phủ kư ban hành ngày 08/4/2004; lấy ngày tháng năm đó làm ngày tháng năm của Nghị định. Ba là: quy định đề kư văn bản Thông tư Liên tịch số 55/2005 quy định các chức danh lănh đạo chính thức trong cơ quan, tổ chức, khi đề kư văn bản, chỉ ghi chức vụ, không ghi tên cơ quan, tổ chức sau chức vụ. Ví dụ, các chức danh Bộ trưởng, Thứ trươởng, Giám đốc, Phó Giám đốc, Chủ tịch, Phó Chủ tịch... trừ văn bản liên tịch, văn bản kư thừa lệnh, thừa uỷ quyền. Ví dụ, văn bản của Bộ Nội vụ đề kư văn bản là: BỘ TRƯỞNG (Chữ kư) Họ và tên Bốn là: quy định đề chức vụ của người đứng đầu tổ chức tư vấn - Đối với ban, hội đồng hoặc các tổ chức tư vấn khác, không được sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức, khi đề kư văn bản, chỉ ghi chức vụ lănh đạo của ngươời đứng đầu tổ chức tư vấn, không ghi chức vụ lănh đạo cơ quan, tổ chức. Ví dụ, Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước làm Chủ tịch Hội đồng Khoa học và Công nghệ Cục văn thư và Lưu trữ nhà nước; Hội đồng này không được sử dụng con dấu của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, khi đề kư văn bản của Hội đồng, ghi là: TM. HỘI ĐỒNG KHOA HỌC CÔNG NGHỆ CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC CHỦ TỊCH (Chữ kư) Họ và tên - Đối với các tổ chức tư vấn được sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức, khi đề kư văn bản, ghi thêm chức danh lănh đạo cơ quan, tổ chức của người kư văn bản. Ví dụ, Hội đồng Thi thuyển công chức, viên chức Bộ Nội vụ năm 2005, được sử dụng con dấu của Bội Nội vụ, khi đề kư văn bản của Hội đồng, ghi là: TM. HỘI ĐỒNG CHỦ TỊCH (Chữ kư, dấu của Bộ Nội vụ) Thứ trưởng Bộ Nội vụ Họ và tên Năm là: quy định về sao văn bản Nghị định 110/2005/NĐ-CP về công tác văn thư và Thông tư LT số 55/2005 quy định ba h́nh thức sao văn bản là: - Sao y bản chính; - Trích sao; - Sao lục. Khi sao một trong các loại trên, cần ghi các yếu tố của thể thức là: - Tên cơ quan, tổ chức sao văn bản; - Số, kư hiệu bản sao; - Địa danh, ngày tháng năm sao; - Chức vụ, họ tên và chữ kư của ngươời có thẩm quyền; - Dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản; - Nơi nhận. Sau khi Nghị định và Thông tư được ban hành, rất nhiều người điện thoại hỏi đề sao văn bản ngoài phạm vi quy định của Nghị định và Thông tư. Tác giả bài này đă trả lời các câu hỏi như sau (tóm tắt): - Thẩm quyền sao văn bản? Trả lời: Khác với việc công chứng, chứng thực được quy định tại Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 của Chính phủ, tất cả các cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân, khi cơ quan, tổ chức có bản chính của văn bản, đều có quyền sao, nhân bản để phục vụ yêu cầu phổ biến thông tin văn bản. - Nếu sao theo kỹ thuật Photocopy, th́ có sao hết các phần của văn bản không? Trả lời: Sao hết các thành phần của một văn bản; - Nếu văn bản đă cận trang cuối, th́ có được đánh máy co lại văn bản để có phần giấy thừa cho phần ghi thể thức sao, hay phần thể thức sau ghi vào trang khác? Trả lời: không đánh máy lại hoặc co nhỏ lại văn bản, để có phần giấy thừa ghi thể thức sao văn bản, mà các thủ tục sao được ghi vào trang tiếp theo. Sáu là: căn lề và phông chữ Khác với các quy định trước đây, không gian căn lề và phông chữ của Thông tư liên tịch số 55/2005 rất linh hoạt, cụ thể: Căn lề: - Lề trái : 30-35 mm; - Lề phải: 15-20 mm; - Lề trên: 20-25 mm; - Lề dưới: 20-25 mm. Phông chữ: - Phần bản văn của nội dung văn bản: 13-14. Việc căn lề và phông chữ linh hoạt như vậy tạo cho ngươời đánh máy văn bản đễ dàng định trang văn bản. Bảy là: xác định rơ vị trí các thành phần thể thức không ổn định Ngoài các thành phần thể thức đă ổn định thuộc kỹ thuật tŕnh bày văn bản, Thông tư liên tịch số 55/2005 đă quy định vị trí ghi các thành phần chưa ổn định như: - Dấu thu hồi văn bản sau khi sử dụng và dấu chỉ dẫn phạm vi lưu hành: tại lề trên, phía phải của văn bản; - Chỉ dẫn số thứ tự dự thảo văn bản: phía trên, trái nội dung văn bản; - Kư hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành: phía dưới, sau phần nơi nhận của văn bản; - Địa chỉ cơ quan, tổ chức; số điện thoại, số Fax, Telex; địa chỉ E-mail, Website: phía dưới cùng của trang văn bản. Tám là: giảm gọn các thông tin thừa khi đề thẩm quyền ban hành văn bản Đối với các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản cá biệt, ta nhận thấy, Thông tư LT số 55/2005 đă giảm thiểu khá nhiều các thông tin trùng lặp của các mẫu trước đây. Ví dụ, khi viết tên loại văn bản tại phần đầu của văn bản, không viết thẩm quyền ban hành văn bản sau tên loại văn bản, ví dụ: QUYẾT ĐỊNH Về việc ban hành..................... Để bảo đảm tính hệ thống của văn bản, Thông tư liên tịch số 55/2005 quy định đầy đủ, chi tiết đối với thể thức và kỹ thuật tŕnh bày của tất cả các loại văn bản hành chính và văn bản quy phạm pháp luật, ngoài các điều chỉnh mới, tập trung được viết trong bài này. Với thời gian nghiên cứu và tài chính hạn hẹp, với khả năng có hạn của các thành viên nghiên cứu, chắc hẳn rằng kết quả thực hiện Chương tŕnh nghiên cứu c̣n những khiếm khuyết. Chúng tôi mong nhận được sự hợp tác, góp ư kiến của các bạn đồng nghiệp để Chương tŕnh chuẩn hóa văn bản quản lư nhà nước có thể đưa vào ứng dụng trong thực tế. Xin chân thành cảm ơn.
|