MỘT SỐ VẤN ĐỀ THỰC TIỄN TRONG CHỈ ĐẠO,

HƯỚNG DẪN LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH

VÀ NỘP LƯU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN Ở CÁC BỘ, NGÀNH, CƠ QUAN TRUNG ƯƠNG

 

                                                           Hoàng Thị Tuyết Thu

                                                        CVC Cục Văn thư và Lưu trữ NN

 

Lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan có vị trí quan trọng trong công tác văn thư cũng như trong công tác lưu trữ; là sự kết thúc của công tác văn thư và là tiền đề của công tác lưu trữ. Chất lượng lập hồ sơ có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng tài liệu giao nộp vào lưu trữ cơ quan cũng như giao nộp vào lưu trữ lịch sử.

          Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật: kỹ thuật làm, sao in, chế bản tài liệu; sự bùng nổ thông tin làm cho khối lượng tài liệu h́nh thành trong quá tŕnh hoạt động của các cơ quan, tổ chức ngày càng gia tăng, h́nh thức tài liệu với các vật mang tin ngày càng đa dạng, phức tạp dẫn đến phát sinh nhiều loại h́nh tài liệu. V́ vậy, cần có nhiều biện pháp đồng bộ để góp phần nâng cao hiệu quả và chất lượng công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp vào lưu trữ của các cơ quan, tổ chức. Một trong những biện pháp cơ bản và quan trọng là sự chỉ đạo, hướng dẫn của cơ quan quản lư nhà nước về công tác văn thư- lưu trữ, cũng như sự chỉ đạo, hướng dẫn của các Bộ, ngành, của các cơ quan. Không có sự chỉ đạo, hướng dẫn của cơ quan chuyên môn, của lănh đạo các cơ quan, công tác lập hồ sơ và giao nộp sẽ được thực hiện một cách tự phát, thiếu sự thống nhất và khoa học về nghiệp vụ.

          Trong phạm vi Hội nghị này, với mong muốn các đồng nghiệp hiểu thêm một khía cạnh về công tác lập hồ sơ và nộp lưu trong nhiều năm qua, chúng tôi xin phép được giới thiệu có tính chất tổng quan một số vấn đề thực tiễn trong chỉ đạo lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan ở các Bộ, ngành, cơ quan trung ương. Nội dung gồm 3 phần chính:

          Phần thứ nhất: Sự chỉ đạo, hướng dẫn lập hồ sơ hiện hành và giao nộp  vào lưu trữ cơ quan của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

          Phần thứ hai: Sự chỉ đạo, hướng dẫn lập hồ sơ hiện hành và giao nộp  vào lưu trữ cơ quan của các Bộ, ngành, cơ quan trung ương.

          Phần thứ ba: Hướng dẫn và trao đổi kinh nghiệm về lập hồ sơ hiện hành và giao nộp vào lưu trữ cơ quan qua các bài viết trên Tập san, Tạp chí chuyên ngành.

1. Sự chỉ đạo, hướng dẫn lập hồ sơ hiện hành và giao nộp vào lưu trữ cơ quan của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước

1.1. Ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn

a) Văn bản quy phạm pháp luật

Nhà nước của chúng ta hiện nay là Nhà nước pháp quyền XHCN, Nhà nước quản lư xă hội bằng pháp luật. Mọi chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng phải được Nhà nước, các ngành, các cấp cụ thể hoá bằng các văn bản quy phạm pháp luật, bằng các quy định, hướng dẫn thực hiện. Ngành lưu trữ không nằm ngoài quỹ đạo đó. Hơn 40 năm qua, Nhà nước và cơ quan quản lư nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ đă ban hành một số văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ để quản lư thống nhất trong phạm vi toàn quốc, trong đó có những  quy định  có  tính  nguyên tắc về công tác lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, bắt buộc các cơ quan, cá nhân phải thực hiện, như: trách nhiệm chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra; trách nhiệm thực hiện; chế độ nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan...

Văn bản quy phạm pháp luật đầu tiên đề cập tới công tác văn thư, lưu trữ nói chung, công tác lập hồ sơ và nộp lưu nói riêng là Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ do Hội đồng Chính phủ ban hành theo Nghị định số 142-CP ngày 28 tháng 9 năm 1963. Trong Điều lệ này, từ Điều 21 đến Điều 23 và Điều 31 quy định về lập hồ sơ công việc và giao nộp vào lưu trữ cơ quan, bao gồm: đối tượng phải thực hiện lập hồ sơ công việc, nguyên tắc sắp xếp văn bản trong hồ sơ, phạm vi tài liệu phải được lập hồ sơ, trách nhiệm của cán bộ lưu trữ trong việc hướng dẫn nghiệp vụ cho cán bộ, nhân viên trong cơ quan. Về giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, Điều lệ cũng quy định đối tượng chịu trách nhiệm giao nộp và thời hạn giao nộp.

Trên đây là những quy định hết sức sơ lược về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu. Mặt khác, Điều lệ cũng chỉ mới quy định về lập và thời hạn giao nộp hồ sơ công việc, c̣n nhiều loại hồ sơ lập theo các đặc trưng khác như tên loại, thời gian, tác giả, địa danh...chưa được đề cập.

Pháp lệnh lưu trữ quốc gia số 34/2001/PL-UBTVQH10 ngày 04 tháng 4 năm 2001 do Ủy ban Thường vụ Quốc hội ban hành, trong đó Điều 11 quy định đối tượng chịu trách nhiệm lập hồ sơ hiện hành và Điều 14 quy định thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Về thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan cũng chỉ quy định chung là 01 năm sau khi công việc kết thúc.

Để cụ thể hoá những quy định có tính nguyên tắc nhất về công tác văn thư trong Pháp lệnh, ngày 08 tháng 4 năm 2004, Chính phủ đă ban hành Nghị định số 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư. Đây là văn bản quy phạm pháp luật đầu tiên của nước ta điều chỉnh riêng công tác văn thư, trong đó có những quy định khá cụ thể chi tiết một số vấn đề về lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

Trong Điều 2 của Nghị định đă giải thích các khái niệm về “Hồ sơ” và “Lập hồ sơ”, trong đó “Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác, h́nh thành trong quá tŕnh theo dơi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân”; “Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu h́nh thành trong quá tŕnh theo dơi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định”. Như vậy hồ sơ ở đây được hiểu rộng hơn và đầy đủ hơn so với Điều lệ năm 1963. Hồ sơ h́nh thành trong quá tŕnh hoạt động của một cơ quan không chỉ có một loại hồ sơ công việc, mà c̣n có các loại hồ sơ khác như các tập lưu văn bản (ở bộ phận văn thư cơ quan) được lập theo đặc trưng số, kư hiệu văn bản kết hợp với thời gian và tác giả văn bản; các hồ sơ lập theo đặc trưng tên gọi văn bản; các tập công văn lập theo đặc trưng cơ quan giao dịch...

Về lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu được quy định riêng ở Mục 3: Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức, từ Điều 21 đến Điều 24, gồm các vấn đề:

- Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành và yêu cầu đối với hồ sơ được lập (Điều 21);

- Giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức, trong đó quy định trách nhiệm của đơn vị và cá nhân trong cơ quan; quy định thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với từng loại h́nh tài liệu: tài liệu hành chính, tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ, tài liệu xây dựng cơ bản, tài liệu ảnh, phim điện ảnh, mi-crô-phim, tài liệu ghi âm ghi h́nh; quy định thủ tục giao nộp;

- Trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành, trong đó quy định rơ trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức; trách nhiệm của chánh văn pḥng hoặc trưởng pḥng hành chính; trách nhiệm của thủ trưởng các đơn vị; trách nhiệm của mỗi cá nhân trong cơ quan, tổ chức.

Đây là lần đầu tiên trong văn bản quy phạm pháp luật đă quy định  những vấn đề rất cơ bản, đầy đủ về lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ, là cơ sở pháp lư quan trọng để Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cũng như lănh đạo các Bộ, ngành, cơ quan trung ương chỉ đạo, hướng dẫn công tác này trong thực tiễn.

Nói tóm lại, vấn đề lập hồ sơ hiện hành và giao nộp vào lưu trữ cơ quan được quy định trong những văn bản quy phạm pháp luật đă nêu ở trên thực sự là cơ sở pháp lư quan trọng bắt buộc các cơ quan, tổ chức cũng như các cá nhân phải thực hiện, đồng thời là cơ sở để các cơ quan có thẩm quyền kiểm tra, hướng dẫn. Đó là những quy định về trách nhiệm về lập hồ sơ và nộp lưu; về nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập; về thời hạn giao nộp vào lưu trữ cơ quan.

b) Ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ lập hồ sơ hiện hành và giao nộp vào lưu trữ cơ quan

Để thống nhất nghiệp vụ lập hồ sơ và giao nộp vào lưu trữ cơ quan trong phạm vi toàn quốc, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đă ban hành một số văn bản hướng dẫn.

Sau Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ năm 1963, Cục Lưu trữ Phủ thủ tướng ban hành bản Hướng dẫn công tác lập hồ sơ hiện hành ở các cơ quan theo Công văn số 261-NV ngày 12 tháng 10 năm 1977. Văn bản này ra đời là kết quả quá tŕnh nghiên cứu, trao đổi về công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp vào lưu trữ cơ quan của cán bộ văn thư lưu trữ: từ năm 1969-1977 đă có hơn 12 bài viết về vấn đề này đăng trên Tập san Văn thư lưu trữ, riêng các số phát hành năm 1977 đều liên tục có bài viết về lập hồ sơ và
nộp lưu.

Bản Hướng dẫn biên soạn khá chi tiết, gồm 3 phần chính và 4 Phụ lục.

Phần thứ nhất: Tổ chức công tác lập hồ sơ có 5 điểm: điểm 1 đề cập đến các khái niệm về “Hồ sơ”, “Lập hồ sơ”, “Công tác lập hồ sơ”; điểm 2 về mục đích công tác lập hồ sơ; điểm 3 về nội dung công tác lập hồ sơ; điểm 4 về phạm vi tổ chức công tác lập hồ sơ; điểm 5 về trách nhiệm tổ chức công tác lập hồ sơ. Trong đó, điểm 2: Nội dung công tác lập hồ sơ là trọng tâm của bản Hướng dẫn. Bản Hướng dẫn nêu 6 nội dung công tác lập hồ sơ và phương pháp, tŕnh tự  thực hiện:

- Lập danh mục hồ sơ;

- Mở hồ sơ;

- Thu thập công văn giấy tờ đưa vào hồ sơ;

- Sắp xếp công văn giấy tờ trong hồ sơ;

- Kết thúc hồ sơ;

- Viết b́a hồ sơ.

Phần thứ hai: Nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Trong phần này quy định trách nhiệm, yêu cầu và thủ tục giao nộp tài liệu từ các đơn vị và cá nhân vào lưu trữ cơ quan.

Phần thứ ba: Chỉ đạo công tác lập hồ sơ, nộp lưu.

Ngoài ra c̣n có 4 Phụ lục: Mẫu Danh mục hồ sơ, Mẫu Mục lục văn kiện, Mẫu Tờ kết thúc, Mẫu Mục lục hồ sơ nộp lưu.

Nh́n chung, đây là một văn bản hướng dẫn chi tiết, tỉ mỉ cho từng phần việc cụ thể của công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan; rất thuận lợi cho việc hướng dẫn, kiểm tra và thực hiện. Trên cơ sở bản Hướng dẫn của Cục, nhiều cơ quan đă vận dụng biên soạn văn bản hướng dẫn hoặc vận dụng hướng dẫn trực tiếp việc lập hồ sơ hiện hành, lập hồ sơ trong chỉnh lư tài liệu cơ quan và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Gần 30 năm trôi qua, nhưng nhiều điểm hướng dẫn trong văn bản này vẫn c̣n nguyên giá trị khoa học và thực tiễn.

Tiếp theo bản Hướng dẫn năm 1977,  năm 1984, Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành Bản Hướng dẫn lập một số loại hồ sơ, tài liệu về quản lư hành chính ở các cơ quan Bộ (theo Công văn số 344-NV ngày 31 tháng 12). Văn bản này đă hướng dẫn các cơ quan lập một số hồ sơ h́nh thành trong hoạt động của các Bộ, gồm: hồ sơ về chương tŕnh, báo cáo công tác thường kỳ; hồ sơ hội nghị tổng kết công tác; hồ sơ dự thảo văn bản có tính chất chỉ đạo, lănh đạo; tập biên bản; các tập công văn lưu. Ở các vụ, ban chức năng có các loại hồ sơ phổ biến như: hồ sơ dự thảo các văn bản quy phạm pháp luật; hồ sơ theo dơi chỉ đạo; hồ sơ hướng dẫn nghiệp vụ; hồ sơ nội bộ của vụ, ban. Đây là những hồ sơ có tính chất phổ biến, h́nh thành trong công tác quản lư nhà nước của các Bộ. V́ vậy, văn bản này có tác dụng hướng dẫn các Bộ thống nhất cách lập những loại hồ sơ trên.

Theo kế hoạch công tác năm 2004-2005, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tiến hành biên soạn bản “Hướng dẫn lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của các cơ quan, tổ chức”, trên cơ sở sửa đổi, bổ sung bản Hướng dẫn năm 1977 và bản Hướng dẫn năm 1984 cho phù hợp với các quy định trong Pháp lệnh năm 2001 và Nghị định 110 năm 2004, cũng như phù hợp với thực tiễn công tác văn thư- lưu trữ và tài liệu văn thư hiện nay.

 

1.2. Tổ chức chỉ đạo điểm

Bên cạnh việc ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn, việc tổ chức chỉ đạo điểm cũng là một trong những biện pháp tích cực về chỉ đạo lập hồ sơ và nộp lưu. Dựa trên bản Hướng dẫn lập hồ sơ hiện hành ở các cơ quan năm 1977, từ năm 1977-1981, Kho Lưu trữ TW (tiền thân của Trung tâm Lưu trữ QG I,III) thuộc Cục Lưu trữ PTT, đă tổ chức chỉ đạo điểm công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp vào lưu trữ cơ quan ở Bộ Lâm nghiệp và Bộ Điện và Than. Mục đích của việc chỉ đạo điểm là tích luỹ kinh nghiệm để hướng dẫn các cơ quan khác thực  hiện (xem các hồ sơ 366, 390, 408, 417, 440, 449, 501, 505 thuộc Mục lục hồ sơ, tài liệu Phông Cục Lưu trữ Nhà nước giai đoạn 1962-1982).

Để làm tốt công tác chỉ đạo điểm, Kho Lưu trữ TW đă cử cán bộ lưu trữ có kinh nghiệm, kết hợp với Lănh đạo Văn pḥng và cán bộ lưu trữ 2 Bộ trên lập kế hoạch và thực hiện kế hoạch hướng dẫn các đơn vị, chuyên viên lập danh mục hồ sơ và lập hồ sơ theo danh mục. Phương pháp tiến hành: trước hết chọn một vài đơn vị (ở Bộ Lâm nghiệp: Vụ Lao động- Tiền lương, Vụ Kế hoạch, Vụ Tài vụ; ở Bộ Điện và Than: Vụ Lao động- Tiền lương, Vụ Kế hoạch, Văn pḥng) thí điểm hướng dẫn lập hồ sơ một vài năm, thu tài liệu đă đến hạn giao nộp và lập danh mục hồ sơ cho năm sau. Sau đó họp rút kinh nghiệm, phổ biến nhân rộng ra các  đơn vị khác thuộc Bộ để thực hiện. Kết quả bước đầu, Bộ Điện và Than năm 1978 hướng dẫn được 09 đơn vị thực hiện; năm 1979 tổ chức Hội nghị khối cơ quan Bộ rút kinh nghiệm qua việc  hướng dẫn thực hiện ở các đơn vị trên, đồng thời phổ biến rộng ra các đơn vị khác trong Bộ. Bộ Lâm nghiệp cũng đạt được kết quả tương tự như vậy.

Việc chỉ đạo điểm về lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan ở Bộ Điện và Than, Bộ Lâm nghiệp của Kho Lưu trữ TW được duy tŕ đến năm  1981. Nh́n chung, trong thời gian tiến hành chỉ đạo điểm và sau đó một vài năm ở hai Bộ trên đă lập được danh mục hồ sơ hàng năm; cán bộ, chuyên viên đă biết lập hồ sơ theo danh mục. Cuối năm, dựa vào danh mục hồ sơ, cán bộ lưu trữ tiến hành thu tài liệu đă đến hạn giao nộp vào lưu trữ cơ quan. Tiếc rằng, sau vài năm chỉ đạo điểm, Kho Lưu trữ TW cũng như Cục Lưu trữ PTT chưa tiến hành tổng kết rút kinh nghiệm để phổ biến rộng ra các Bộ, ngành khác học tập và thực hiện. Thậm chí tháng 12 năm 1981, tại Hội nghị cán bộ lưu trữ các cơ quan TW do Cục Lưu trữ PTT tổ chức cũng không đề cập ǵ đến kinh nghiệm tổ chức lập hồ sơ và nộp lưu ở hai Bộ trên. V́ vậy, tác dụng, ảnh hưởng của đợt chỉ đạo điểm rất hạn chế.

1.3. Sự chỉ đạo, hướng dẫn thông qua các Hội nghị tổng kết và bản Phương hướng công tác văn thư, lưu trữ hàng năm của các Bộ, ngành, cơ quan trung ương do Cục tổ chức và ban hành

Ngoài việc biên soạn văn bản hướng dẫn nghiệp vụ có tính chất chuyên sâu, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước c̣n có những biện pháp chỉ đạo linh hoạt công tác lập hồ sơ và giao nộp thông qua các Hội nghị tổng kết công tác văn thư, lưu trữ các cơ quan trung ương và xây dựng Phương hướng hoạt động hàng năm cho các cơ quan trung ương.

Định kỳ 2-3 năm một lần, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tổ chức Hội nghị tổng kết công tác văn thư lưu trữ các cơ quan trung ương. Thông qua các báo cáo của các cơ quan gửi, Cục nắm được t́nh h́nh công tác văn thư, lưu trữ các Bộ, ngành nói chung, công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan nói riêng; từ đó có hướng chỉ đạo công tác này trong thời gian tới. Ví dụ, trong báo cáo của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về t́nh h́nh công tác văn thư, lưu trữ 03 năm (2002-2004) và phương hướng nhiệm vụ công tác năm 2005-2007 của các cơ quan TW tŕnh bày tại Hội nghị, phần về t́nh h́nh lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu ở các cơ quan TW, báo cáo đă nêu: Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan vẫn là tồn tại lớn nhất trong công tác văn thư tại các cơ quan trung ương. Tuy nhiên, trong một vài năm gần đây, công tác này cũng đă có những chuyển biến tích cực: lănh đạo một số cơ quan đă có sự quan tâm, chỉ đạo sát sao hơn... nên khối lượng tài liệu thu thập vào lưu trữ hàng năm tăng lên rơ rệt (đưa các ví dụ điển h́nh). Phần phương hướng nhiệm vụ những năm tiếp theo, về công tác văn thư, yêu cầu các cơ quan ban hành Quy định, kiểm tra và thực hiện lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

Ngoài ra, hàng năm, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước xây dựng phương hướng công tác văn thư lưu trữ cho các cơ quan trung ương, trong đó có nhiệm vụ tổ chức lập hồ sơ và nộp lưu.

Nói tóm lại, thực hiện chức năng quản lư nhà nước về công tác văn thư- lưu trữ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đă thực hiện nhiều biện pháp để chỉ đạo, hướng dẫn công tác lập hồ sơ và nộp lưu đối với các cơ quan, tổ chức trong phạm vi toàn quốc, trong đó có các Bộ, ngành, cơ quan trung ương. V́ vậy, đă đạt được những kết quả nhất định.

2. Sự chỉ đạo, hướng dẫn của các Bộ, ngành, cơ quan trung ương

Nhận thức được tầm quan trọng của việc lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, nhiều Bộ, ngành, cơ quan đă có biện pháp pháp chỉ đạo và hướng dẫn  sát thực.

Trước hết, nhiều Bộ, ngành, cơ quan trung ương đă ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn như: Chỉ thị, Quy định, Hướng dẫn công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan để thống nhất thực hiện trong phạm vi cơ quan hoặc toàn ngành.

Về ban hành Chỉ thị có: Chỉ thị số 37/VHTT-CT ngày 02/5/1978 của  Bộ Văn hoá và Thông tin ban hành v/v nộp lưu hồ sơ, tài liệu lưu trữ; Chỉ thị số 62/1999/CT-CHK ngày 18/11/1999 của Cục Hàng không dân dụng Việt Nam v/v chấn chỉnh công tác lập hồ sơ công việc tại các Ban, Văn pḥng, Pḥng thuộc Cục Hàng không dân dụng.

Nhiều Bộ, cơ quan TW đă ban hành Quy định, Quy chế công tác văn thư, lưu trữ, trong đó có những quy định về lập hồ sơ hiện hành và giao nộp. Ví dụ: Quy chế xây dựng, ban hành và quản lư văn bản của Cục Hàng không dân dụng Việt Nam (năm 2000); Quy định về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan thường trực Uỷ ban Bảo vệ và Chăm sóc trẻ em Việt Nam (năm 2001); Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Trung tâm Khoa học xă hội và nhân văn Việt Nam (năm 2001); Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Thương mại (năm 2002); Quy định về công tác văn thư trong hệ thống Bảo hiểm Xă hội Việt Nam (năm 2004); Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Tổng Công ty Bưu chính, Viễn thông Việt Nam... Trong các Quy định, Quy chế này đều ghi rơ trách nhiệm, nhiệm vụ chỉ đạo, hướng dẫn và thực hiện lập danh mục hồ sơ, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

 Về Hướng dẫn lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ. Nhiều cơ quan trung ương đă ban hành được bản Hướng dẫn nghiệp vụ về lập danh mục hồ sơ, lập hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữ cơ quan. Đó là: Bộ Công nghiệp, Bộ Thương mại, Cục Hàng không dân dụng Việt Nam, Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, Thông tấn xă Việt Nam...Nh́n chung, các Hướng dẫn này chủ yếu dựa vào bản Hướng dẫn công tác lập hồ sơ hiện hành năm 1977 của Cục Lưu trữ PTT, tập trung vào các vấn đề chính: khái niệm, mục đích, yêu cầu, nguyên tác lập danh mục hồ sơ (DMHS), lập hồ sơ; phương pháp xây dựng DMHS, phương pháp và các bước lập hồ sơ; hướng dẫn việc giao nộp hồ sơ, tài liệu đă đến hạn vào lưu trữ cơ quan; quy định trách nhiệm tổ chức chỉ đạo, hướng dẫn và thực hiện cho từng cấp cụ thể trong cơ quan.

Bên cạnh những văn bản chỉ đạo, hướng dẫn chung, một số cơ quan trung ương có những văn bản chỉ đạo, hướng dẫn riêng đối với một số loại tài liệu. Đó là: Quyết định của Bộ Thương mại quy định quản lư hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức (năm 1997); Công văn của Ban Tổ chức- Cán bộ Chính phủ v/v lập hồ sơ công chức, viên chức các ngạch cao cấp và công chức, viên chức lănh đạo cấp vụ, sở (năm 1996); Quyết định của Bộ Giao thông Vận tải ban hành nội dung, danh mục hồ sơ hoàn công công tŕnh giao thông cầu, đường bộ (năm 1998); Hướng dẫn lập hồ sơ dự án đầu tư nước ngoài tại Việt Nam của Văn pḥng Ủy ban Nhà nước về Hợp tác và Đầu tư (năm 1993).

Ngoài ra, trong một số luật chuyên ngành như Luật Khiếu nại, tố cáo; Luật Thanh tra; Luật Kế toán... cũng quy định lập hồ sơ tài liệu các chuyên ngành đó.

Tất cả những văn bản, hướng dẫn chỉ đạo nêu trên do các Bộ, cơ quan trung ương ban hành có tác dụng thiết thực, góp phần đưa công tác lập hồ sơ và nộp lưu của các cơ quan dần đi vào nề nếp.

3. Hướng dẫn và trao đổi kinh nghiệm về lập hồ sơ và giao nộp vào lưu trữ cơ quan qua các bài viết trên tập san, tạp chí chuyên ngành

Góp phần không nhỏ vào việc hướng dẫn, phổ biến rộng răi kinh nghiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan là các bài viết của đông đảo cán bộ lưu trữ từ trung ương tới địa phương đăng trên tạp chí chuyên ngành văn thư, lưu trữ.

Từ khi thành lập Cục Lưu trữ PTT, sau này là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, ngành đă xuất bản Tập san công tác lưu trữ hồ sơ, Tập san văn thư lưu trữ, sau này nâng cấp thành Tạp chí Lưu trữ Việt Nam và nay là Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam. Qua khảo sát sơ bộ, đă có gần 40 bài viết về lập DMHS, lập hồ sơ và nộp lưu đăng trên tập san và tạp chí, trong đó, có khoảng trên dưới 10 bài bàn về nguyên tắc và phương pháp; trên 10 bài có tính chất trao đổi và phổ biến kinh nghiệm lập hồ sơ và nộp lưu nói chung; một số bài giới thiệu, trao đổi về lập DMHS; trên 10 bài giới thiệu, trao đổi về lập hồ sơ nguyên tắc, lập hồ sơ và nộp lưu một số loại tài liệu: tập lưu công văn đi, tài liệu của cán bộ theo dơi tổng hợp, tài liệu đại hội của các đoàn thể quần chúng ở cấp TW, tài liệu chuyên ngành (tài liệu thực hiện hợp đồng nhập khẩu hàng hoá nước ngoài, tài liệu hoàn công các công tŕnh xây dựng cơ bản...). Những bài viết trên thực sự có tác dụng hướng dẫn và giới thiệu kinh nghiệm phong phú về lập hồ sơ và nộp lưu để cán bộ văn thư lưu trữ quán triệt hoặc tham khảo.

Nh́n lại chặng đường hơn 40 năm thành lập và phát triển ngành văn thư- lưu trữ Việt Nam, công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp là vấn đề quan trọng, phức tạp, giành được sự quan tâm, chú ư nhất định. Để đưa công tác này đi đúng hướng, thống nhất về mặt nghiệp vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cũng như các Bộ, ngành, các cơ quan đă có sự chỉ đạo, hướng dẫn thông qua các h́nh thức như ban hành văn bản, chỉ đạo điểm, đưa vào nội dung Hội nghị, Phương hướng công tác văn thư lưu trữ... Nhờ vậy, công tác này đă đạt được những kết quả nhất định. Tuy nhiên, thời gian qua việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp vào lưu trữ cơ quan ở các Bộ, ngành, cơ quan trung ương vẫn c̣n nhiều hạn chế, chưa đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ đặt ra. Phần lớn các cán bộ, công chức viên chức vẫn chưa tạo được thói quen lập hồ sơ về công việc được phân công theo dơi hoặc phải giải quyết, chưa giao nộp đúng hạn những hồ sơ, tài liệu có giá trị vào lưu trữ cơ quan. Nguyên nhân do chưa có những biện pháp đồng bộ. Trước hết, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước chưa có sự chỉ đạo, hướng dẫn sát sao, liên tục và mạnh mẽ. Việc trong thời gian dài, kể từ khi có Hướng dẫn năm 1977 đến nay vẫn chưa có văn bản bổ sung, sửa đổi hay thay thế và chưa hề tổ chức một Hội nghị chuyên đề về công tác này minh chứng cho sự thiếu quan tâm đúng mức và liên tục. Ngoài ra, sự chỉ đạo, hướng dẫn mới chỉ là một biện pháp. Để làm tốt công tác này đồng thời phải có những biện pháp khác như: là sự tăng cường sự quan tâm của lănh đạo cơ quan; là ư thức trách nhiệm và sự kiên tŕ của cán bộ chuyên trách văn thư - lưu trữ trong việc hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị và cá nhân trong cơ quan, là ư thức trách nhiệm của mỗi cán bộ, công chức, viên chức ...

Hy vọng rằng, với nhiều ư kiến trao đổi, nhiều kinh nghiệm phong phú và nhiều đề xuất hay của các đại biểu trong Hội nghị này sẽ góp phần cải thiện công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan ở nước ta trong thời gian tới đạt kết quả tốt./.