Công văn số 56/VTLTNN-NVTW ngày 26 tháng 01 năm 2007 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc phương hướng nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2007 của các cơ quan, tổ chức trung ương (về mục trên)

Để các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chủ tịch nước, Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, Toà án nhân dân tối cao, các Tập đoàn kinh tế nhà nước và Tổng công ty 91 (sau đây gọi chung là các cơ quan, tổ chức trung ương) có căn cứ xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2007 của cơ quan, tổ chức, đồng thời hướng dẫn các cơ quan, đơn vị trực thuộc triển khai thực hiện, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước hướng dẫn một số nhiệm vụ trọng tâm công tác văn thư, lưu trữ năm 2007 như sau:

I. QUẢN LÝ, CHỈ ĐẠO CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ

1. Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ

Tiếp tục tổ chức tuyên truyền, phổ biến các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành trong thời gian gần đây nhằm nâng cao nhận thức về vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ và giá trị của tài liệu lưu trữ.

2. Tổ chức và cán bộ

a) Tiếp tục kiện toàn tổ chức văn thư, lưu trữ và tăng cường cán bộ làm công tác lưu trữ; đồng thời, chỉ đạo các cơ quan, đơn vị trực thuộc bố trí đủ số lượng cán bộ đã qua đào tạo nghiệp vụ làm văn thư, lưu trữ.

b) Tăng cường đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho các cán bộ văn thư, lưu trữ, đặc biệt là ở các cơ quan, đơn vị trực thuộc; đối với những cán bộ chưa qua đào tạo nghiệp vụ, cần tạo điều kiện để những cán bộ này tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước hoặc các cơ sở đào tạo chuyên ngành văn thư, lưu trữ tổ chức.

3. Ban hành văn bản quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ

Các cơ quan, tổ chức trung ương cần tiếp tục hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, của ngành. Những văn bản cần được quan tâm xây dựng, ban hành trong năm 2007 gồm:

a) Quy chế công tác văn thư, lưu trữ cơ quan;

b) Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan, của ngành;

c) Quy định về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

4. Kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ

a) Tăng cường công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi quản lý của mình. Trong năm 2007, mỗi cơ quan, tổ chức trung ương cần tiến hành kiểm tra ít nhất 30% các cơ quan, đơn vị trực thuộc. Nội dung kiểm tra, hướng dẫn tập trung vào những vấn đề sau:

- Triển khai thực hiện Pháp lệnh lưu trữ quốc gia, các Nghị định của Chính phủ về công tác văn thư, lưu trữ và các văn bản hướng dẫn thi hành của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền;

- Thực hiện các quy định về soạn thảo và ban hành văn bản; về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;

- Quản lý văn bản đi, văn bản đến;

- Thực hiện chế độ lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ của cơ quan, tổ chức;

- Quản lý và sử dụng dấu trong công tác văn thư;

- Chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu và tiêu huỷ tài liệu hết giá trị.

- Thực hiện chế độ giao nộp tài liệu (đối với những cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia).

- Bảo vệ, bảo quản tài liệu lưu trữ; kho tàng và trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ.

- Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ;

- Quản lý tài liệu lưu trữ khi tổ chức lại, chuyển đổi hình thức sở hữu, cổ phần hoá doanh nghiệp nhà nước (đối với các Tổng công ty 91 và Tập đoàn kinh tế nhà nước).

b) Tham gia kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ năm 2007 giữa các cơ quan, tổ chức trung ương theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

II. HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ VĂN THƯ, LƯU TRỮ

1. Soạn thảo và ban hành văn bản

a) Thực hiện đúng các quy định về soạn thảo và ban hành văn bản; thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

b) Thực hiện tốt việc kiểm tra về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi ký ban hành.

2. Quản lý văn bản

a) Thực hiện quản lý văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức theo đúng hướng dẫn tại Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước v/v hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến.

b) Tổ chức xây dựng danh mục hồ sơ hàng năm của cơ quan, tổ chức và hướng dẫn các đơn vị, cá nhân trong cơ quan lập hồ sơ theo danh mục.

3. Thu thập vào lưu trữ cơ quan, tổ chức; chỉnh lý, giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử

a) Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu có giá trị đã giải quyết xong từ năm 2005 về trước vào lưu trữ của cơ quan, tổ chức.

b) Tiến hành chỉnh lý, xác định giá trị đối với tài liệu mới thu về và số tài liệu còn tồn đọng tại lưu trữ cơ quan, tổ chức; đối với tài liệu hết giá trị, thực hiện việc tiêu huỷ theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.

c) Các cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, cần phối hợp với Trung tâm Lưu trữ Quốc gia có thẩm quyền thu thập, lập kế hoạch và tổ chức giao nộp hồ sơ, tài liệu theo đúng thời hạn quy định.

4. Bảo vệ, bảo quản tài liệu

a) Đầu tư cải tạo, nâng cấp kho lưu trữ cơ quan, tổ chức đạt yêu cầu kỹ thuật bảo quản tài liệu theo quy định của Nhà nước.

b) Chỉ đạo các đơn vị trực thuộc bố trí kho lưu trữ có đủ diện tích và bảo đảm yêu cầu kỹ thuật để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.

c) Trang bị đầy đủ các phương tiện thiết yếu để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu như: phương tiện báo cháy, chữa cháy; phương tiện bảo vệ; giá, hộp, cặp đựng tài liệu; bìa hồ sơ... Từng bước trang bị các phương tiện hiện đại để bảo quản tài liệu như máy điều hoà không khí, máy hút ẩm... để bảo quản tài liệu.

d) Thực hiện nghiêm túc chế độ kiểm kê, thống kê tài liệu; vệ sinh định kỳ kho tàng và tài liệu; thông gió và các biện pháp bảo quản tài liệu khác theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

5. Tổ chức sử dụng tài liệu

a) Bố trí phòng đọc đủ điều kiện cho độc giả khai thác, sử dụng tài liệu.

b) Tiếp tục xây dựng và hoàn thiện các công cụ tra cứu thiết yếu như mục lục hồ sơ, thẻ tra cứu để phục vụ độc giả và sổ sách để quản lý việc khai thác sử dụng tài liệu và độc giả.

c) Chủ động công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ dưới mọi hình thức nhằm phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.

III. NHỮNG NHIỆM VỤ CỤ THỂ KHÁC

1. Hiện đại hoá công tác văn thư, lưu trữ

a) Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý văn bản; quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức.

b) Nghiên cứu áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000 vào công tác văn thư, lưu trữ.

2. Thống kê, báo cáo và sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ

a) Thực hiện chế độ báo cáo thống kê văn thư, lưu trữ theo Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV và Quyết định số 14/2005/QĐ-BNV ngày 01 tháng 02 năm 2005 của Bộ Nội vụ về chế độ báo cáo thống kê tổng hợp, thống kê cơ sở công tác văn thư, lưu trữ và báo cáo đột xuất theo yêu cầu của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

b) Định kỳ tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, ngành và gửi báo cáo về Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

3. Thực hiện chế độ đãi ngộ đối với người làm lưu trữ

Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đề nghị các cơ quan, tổ chức trung ương quan tâm chỉ đạo và thực hiện chế độ bồi dưỡng độc hại và chế độ bồi dưỡng bằng hiện vật cho người làm lưu trữ theo quy định và hướng dẫn hiện hành (Công văn số 758/VTLTNN-TCCB ngày 13 tháng 11 năm 2006 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước v/v hưởng chế độ bồi dưỡng bằng hiện vật đối với ngành lưu trữ).

Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc, đề nghị các cơ quan, tổ chức phản ánh bằng văn bản về Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước theo địa chỉ: Số 12 phố Đào Tấn, Ba Đình, Hà Nội hoặc trao đổi qua số điện thoại: 04.8327008, 04.7665864 và 04.7669022 để cùng phối hợp giải quyết./.