Công văn số 187/VTLTNN-VP ngày 23 tháng 3 năm 2007 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ năm 2007. (về mục trên)

Kính gửi:

 - Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ;

 - Văn phòng Quốc hội;

 - Văn phòng Chủ tịch nước;

 - Viện Kiểm sát nhân dân tối cao;

 - Toà án nhân dân tối cao;

 - Các Tập đoàn kinh tế nhà nước và Tổng công ty 91.

Thực hiện chức năng giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ trong phạm vi toàn quốc, Cục Văn thư và Lưu trữ Lưu trữ nhà nước hướng dẫn việc kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ năm 2007 của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chủ tịch nước, Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, Toà án nhân dân tối cao và các Tập đoàn kinh tế nhà nước và Tổng công ty 91 (sau đây gọi tắt là các Bộ, ngành) như sau:

I. CĂN CỨ, NỘI DUNG KIỂM TRA:

1. Căn cứ kiểm tra:

Việc kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ năm 2007 giữa các Bộ, ngành được thực hiện căn cứ vào những văn bản sau:

 - Các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ khác của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền về công tác văn thư, lưu trữ;

- Văn bản số 66/VTLTNN-NVTW ngày 09 tháng 02 năm 2006, số 56/VTLTNN-NVTW ngày 26 tháng 01 năm 2007 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước hướng dẫn phương hướng nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2006 và năm 2007 của các cơ quan, tổ chức trung ương.

2. Nội dung kiểm tra:

Nội dung kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ tập trung vào các lĩnh vực: công tác quản lý văn thư, lưu trữ; các hoạt động  nghiệp vụ văn thư và hoạt động nghiệp vụ lưu trữ từ tháng 6/2005 đến tháng 6/2007. Các nội dung trên được cụ thể hoá thành 10 chỉ tiêu; tương ứng với mỗi chỉ tiêu là khung điểm để đánh giá, chấm điểm (xem phụ lục III kèm theo).

            II. TỔ CHỨC THỰC HIỆN:

1. Thành lập các cụm kiểm tra

Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước phân chia các Bộ, ngành thành 19 cụm kiểm tra và chỉ định một cơ quan làm cụm trưởng (phụ lục I).

Thành phần đoàn kiểm tra của mỗi cụm gồm có:

- Cụm trưởng: Đại diện lãnh đạo Văn phòng phụ trách công tác văn thư, lưu trữ của Bộ, ngành được chỉ định làm cụm trưởng;

- Các thành viên của đoàn kiểm tra gồm: Đại diện lãnh đạo Văn phòng và một số cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ của tất cả các Bộ, ngành trong cụm;

- Thư ký đoàn kiểm tra: là một thành viên được cụm trưởng chỉ định trong số cán bộ văn thư, lưu trữ của Bộ, ngành mình.

Ngoài ra, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước sẽ cử đại diện tham dự kiểm tra tại một số cụm.

2. Trình tự tiến hành kiểm tra:

Căn cứ vào các chỉ tiêu kiểm tra, các Bộ, ngành tự kiểm tra, đánh giá, chấm điểm theo phụ lục III và gửi báo cáo (phụ lục II)  về đơn vị làm cụm trưởng.

Sau khi thỏa thuận thống nhất với các Bộ, ngành trong cụm, cụm trưởng có văn bản thông báo chính thức về thời gian kiểm tra tại từng Bộ, ngành; thời gian, địa điểm tổng kết kiểm tra toàn cụm gửi cho Bộ, ngành trong cụm và gửi cho Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước để phối hợp thực hiện.

Đoàn kiểm tra tiến hành kiểm tra thực tế tại mỗi Bộ, ngành trong thời gian ít nhất 02 buổi với chương trình làm việc chung như sau:

- Cụm trưởng giới thiệu về mục đích, nội dung kiểm tra và thành phần đoàn kiểm tra;

- Đại diện lãnh đạo Văn phòng Bộ, ngành trình bày báo cáo tự đánh giá, chấm điểm kết quả thực hiện các chỉ tiêu;

- Đoàn kiểm tra tiến hành kiểm tra  thực tế công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Bộ, ngành và một số đơn vị trực thuộc;

- Đoàn kiểm tra họp thảo luận, thống nhất chấm điểm theo từng chỉ tiêu và điểm chung cho từng Bộ, ngành;

- Thông qua biên bản kiểm tra tại Bộ, ngành;

- Cụm trưởng tổng hợp kết quả kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ chung của toàn cụm và gửi hồ sơ về Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước trước ngày 31 tháng 12 năm 2007.

Hồ sơ gửi về Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước gồm:

+ Báo cáo tổng hợp kết quả kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ năm 2007 của cụm trưởng (phụ lục IV);

+ Bảng điểm tổng hợp kết quả kiểm tra chéo năm 2007 của Cụm (phụ lục V);

+ Báo cáo kết quả tự kiểm tra của từng đơn vị trong cụm (phụ lục II);

+ Kết quả thực hiện các chỉ tiêu kiểm tra của từng đơn vị trong cụm (phụ lục III).

3. Khen thưởng

Trên cơ sở báo cáo tổng hợp kết quả kiểm tra chéo của các cụm, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước sẽ tổng hợp kết quả kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ của các Bộ, ngành và đánh giá, xếp loại để báo cáo Bộ Nội vụ, Thủ tướng Chính phủ; đồng thời gửi tới tất cả các Bộ, ngành.

Những Bộ, ngành đạt thành tích xuất sắc trong công tác văn thư, lưu trữ từ tháng 6/2005 đến tháng 6 năm 2007 sẽ được Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước khen thưởng hoặc đề nghị cơ quan nhà nước có thẩm quyền khen thưởng theo quy định của pháp luật.

Trong quá trình thực hiện nếu có vấn đề gì vướng mắc, đề nghị các cơ quan, tổ chức kịp thời phản ánh về Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước để cùng phối hợp giải quyết.

Địa chỉ liên hệ: Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, số 12 phố Đào Tấn, Cống vị, Ba Đình, Hà Nội. Điện thoại: (04)7666429, Fax: (04) 8326871./.