Công văn số: 30/NV ngày 09-02-1977 của Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng ban hành “Bản hướng dẫn vào sổ, chuyển giao công văn”. (về mục trên)

                                    KÍNH GỬI: - CÁC BỘ, CƠ QUAN NGANG BỘ,

                                                     - CÁC CƠ QUAN TRỰC THUỘC HĐCP,

                                                     - CÁC UBND TỈNH VÀ THÀNH PHỐ TRỰC THUỘC TRUNG ƯƠNG.

Cục Lưu trữ xin gửi "Bản hướng dẫn việc vào sổ và chuyển giao công văn đi - đến của cơ quan" để các Bộ và các UBND tỉnh sử dụng và hướng dẫn các đơn vị trực thuộc sử dụng.

Trong quá trình sử dụng, các Bộ và UBND có thể căn cứ vào những nguyên tắc của bản này mà cụ thể hóa thêm cho phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan hay địa phương mình. Đồng thời có điều gì cần sửa đổi, bổ sung xin đề xuất để Cục Lưu trữ nghiên cứu, hoàn thiện thêm Bản hướng dẫn.

Để việc vào sổ và chuyển giao công văn đi - đến ở các cơ quan làm được đúng, thống nhất, góp phần thực hiện tốt " điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ" của Hội đồng Chính phủ ban hành theo Nghị định 142-CP ngày 28-9-1963, Cục Lưu trữ ra bản hướng dẫn này để các cơ quan sử dụng.

PHẦN I

1. Vào sổ công văn là ghi, chép đầy đủ, chính xác, gọn, rõ vào từng cột, mục trong số những điểm cần thiết về một công văn như: Số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu nội dung, nơi gửi, nơi nhận v.v... nhằm quản lý chặt chẽ công văn giấy tờ đi - đến của cơ quan và tra tìm công văn được nhanh chóng.

2. Tất cả công văn đi và công văn đến trong một cơ quan đều phải vào sổ ở bộ phận văn thư trước khi chuyển giao (công văn mật sẽ vào sổ và chuyển giao theo hướng dẫn riêng nói ở phần IV).

3. Công văn đi và công văn đến thuộc ngày nào phải vào sổ và chuyển giao ngay trong ngày ấy. Những công văn "khẩn" và "hỏa tốc" phải chuyển ngay để giải quyết kịp thời.

PHẦN II

Trước khi vào sổ, văn thư cần soát lại xem các phần và thể thức công văn đã đầy đủ, hợp lệ chưa , nếu phát hiện sai sót thì báo với trưởng phòng hoặc đơn vị hay người thảo công văn bổ sung.

Số của công văn đi ghi liên tục từ số 001 bắt đầu từ ngày 01 tháng giêng đến hết ngày 31 tháng 12 mỗi năm. Trừ cơ quan có rất ít công văn gửi đi thì không nên phân loại để đánh số, còn nói chung nên phân ra các loại như: Biên bản, Báo cáo, Nghị quyết, Nghị định, Chỉ thị, Thông tư, Công văn v.v... để đánh số riêng.

Số của công văn ghi ở phía trên, bên trái, dưới tác giả công văn.

Bộ Điện và Than UBND Tỉnh Tiền Giang

Văn phòng .............

Số: 15/VP Số 25/UB

Khi vào sổ, văn thư ghi ngày tháng lên công văn. Công văn gửi ngày nào thì ghi ngày ấy. Nói chung ngày tháng ghi ở trên đầu công văn (Sau địa danh, dưới tiêu ngữ) nhưng cũng có một số loại để ở phía cuối công văn như: biên bản, hợp đồng, thông cáo v.v....

Dấu của cơ quan chỉ được đóng vào những công văn đã có chữ ký hợp lệ (tức là chữ ký của thủ trưởng hoặc của người được uỷ quyền ký). Tuyệt đối không đóng dấu sẵn vào giấy trắng. Dấu đóng phải rõ ràng, đúng mẫu mực quy định, mặt dấu chờm lên một phần chữ ký. Những dự thảo chương trình, kế hoạch gửi cấp trên xin ý kiến hoặc dự thảo báo cáo đưa ra hội nghị v.v... muốn xác nhận tính hợp pháp của văn bản thì đóng dấu vào chỗ tác giả của văn bản (tên cơ quan hoặc đơn vị thảo ra văn bản đó ).

Bộ Giao thông vận tải (Dấu của Bộ GTVT đóng chờm

Vụ kế hoạch lên một phần cả 2 dòng chữ:

" BGTVT" và "Vụ kế hoạch").

Khi vào sổ cần ghi rõ, đúng và đầy đủ các cột, mục của sổ (như đã nêu ở điểm 1 phần 1), không viết bằng bút chì, không dập xóa hoặc viết tắt những chữ chưa thông dụng vì dễ nhầm lẫn. Ví dụ: tiểu thủ công nghiệp không viết tắt TTCN, Nông Lâm Ngư nghiệp không viết là NLNN.

Nói chung không nên làm nhiều sổ, chỉ nên làm một sổ ghi công văn đi. Nhưng tuỳ tình hình , đặc điểm của cơ quan, nếu số lượng công văn gửi đi hàng năm nhiều, có thể chia một sổ ra nhiều phần, phần ghi Thông tư, phần ghi Chỉ thị, phần ghi Nghị quyết,... và một sổ ghi công văn thường.

Nếu cơ quan nào có loại công văn gửi đi mỗi năm tới hàng ngàn thì cần làm riêng một sổ cho loại công văn ấy (phụ lục 1 - sổ ghi công văn đi).

Phong bì công văn làm loại giấy bền, dai, ngoài nhìn không rõ chữ trong công văn, bị ướt không mủn.

Ngoài bì cần đề rõ và đúng tên cơ quan gửi, tên và địa chỉ cơ quan nhận hay người nhận, số và ký hiệu công văn, số lượng công văn (nếu có) để đưa nhanh chóng, chính xác đến tay người nhận, tránh nhầm lẫn và để dễ tra tìm khi nhầm lẫn.

Số, ký hiệu công văn 14 - NV, nếu số lượng công văn là 3 thì đề là 14NV (3). Nếu công văn gửi cho một đơn vị trong cơ quan thì cần cụ thể. Ví dụ: Công văn gửi cho Vụ Kế hoạch Bộ Công nghiệp nhẹ thì đề cả Vụ Kế hoạch Bộ công nghiệp nhẹ, không nên chỉ đề Bộ Công nghiệp nhẹ chung chung.

Đối với những công văn "khẩn" gửi đi cần chú ý: độ " khẩn" đóng trên bì công văn phải khớp với độ "khẩn" đóng trên công văn ("khẩn" trên

công văn do văn thư đóng dấu theo quy định của người ký công văn).

Khi cho công văn vào phong bì không để đầy quá, chật quá, không đặt sát mép phong bì để nơi nhận bóc ra khỏi rách công văn. Khi dán phong bì hoặc dán tem tránh làm dây hồ vào công văn.

Những công văn "Mật" và công văn có nội dung quan trọng dù chuyển trong nội bộ hay gửi ra ngoài cơ quan cần kèm phiếu gửi để tiện kiểm tra, theo dõi. Trên phiếu gửi cần đề rõ tên người hoặc đơn vị nhận, trích yếu nội dung, số lượng bản, mục đích gửi công văn, lời ghi chú (ví dụ xem xong cần trả lại, xem xong tiêu huỷ hay lập hồ sơ v.v...), phiếu gửi cũng đánh số thứ tự và ngoài bì ghi số phiếu gửi chứ không ghi số công văn.

Công văn do cơ quan ban hành nhưng chỉ chuyển giao trong nội bộ cũng phải vào sổ chuyển công văn. Cán bộ các đơn vị trong cơ quan khi nhận công văn nội bộ đều phải ký nhận (phụ lục 2 sổ chuyển giao công văn).

Công văn đi gửi qua Bưu điện đều phải bỏ vào phong bì, dán kín và ghi số lượng vào sổ chuyển giao, nhân viên Bưu điện sau khi đếm đủ phải ký nhận và đóng dấu vào sổ (phụ lục số 3 - sổ chuyển công văn đi Bưu điện)

PHẦN III

Văn thư cơ quan nhận toàn bộ công văn do các nơi gửi đến, những công văn gửi tay hoặc tài liệu quan trọng mang ở những hội nghị về cũng đều phải vào sổ ở văn thư cơ quan.

Sau khi nhận, văn thư sơ bộ kiểm tra công văn đến xem có đúng là gửi cho cơ quan mình không. Nếu thấy phong bì rách, bị bóc hoặc bị mất bì thì cần hỏi lại bưu điện hoặc người đưa công văn tới và báo cáo cho người phụ trách trực tiếp (Chánh văn phòng hoặc Trưởng phòng hành chính) biết, rồi sơ bộ phân loại: sách báo tư liệu để riêng, công văn để riêng. Nếu công văn nhiều thì tiếp tục phân loại: loại gửi thủ trưởng, loại gửi các đơn vị (Cục, Vụ, Ban, Phòng) để riêng vào từng cặp 3 dây hoặc từng tờ bìa đã viết sẵn tên đơn vị, hay để vào từng ô của tủ, giá phân loại để phân cho nhanh chóng, tránh nhầm lẫn.

Tuỳ theo quy định cụ thể và cách tổ chức văn thư của từng cơ quan mà văn thư bóc bì, vào sổ tất cả hay chỉ bóc bì, vào sổ loại gửi chung cho cơ quan, còn loại gửi các đơn vị thì chỉ vào sổ phần ghi ngoài bìa rồi chuyển giao cho văn thư đơn vị bóc, vào sổ ở đơn vị. Những công văn "khẩn", "hỏa tốc", cần bóc trước.

Khi bóc bì tránh làm rách công văn hoặc làm mất địa chỉ nơi gửi, mất dấu bưu điện v.v... cần soát lại bì xem còn sót công văn không. Đối chiếu sổ, ký hiệu, số lượng công văn ghi ngoài bì với các thành phần tương ứng của công văn lấy trong bì ra và đối chiếu với phiếu gửi (trường hợp công văn kèm phiếu gửi). Nếu có điểm nào không khớp thì phải ghi lại để hỏi cơ quan gửi.

Trường hợp công văn đến có kèm phiếu gửi thì khi nhận xong phải ký xác nhận đóng dấu vào phiếu gửi rồi trả lại phiếu đó cho cơ quan gửi công văn.

Đối với những đơn từ khiếu tố, thư nặc danh hoặc công văn cần kiểm tra, xác minh một điểm gì đó thì nên giữ lại cả phong bì, đính kèm vào công văn để làm bằng chứng,

Sau khi đã bóc bì và rút công văn ra phải đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến vào công văn đến. Số đến ghi vào công văn phải khớp với số thứ tự trong sổ ghi công văn đến, ngày đến là ngày văn thư nhận công văn. Số đến (hay số thứ tự công văn đến) ghi liên tục từ số 001 bắt đầu từ ngày 01 tháng giêng đến hết ngày 31 tháng 12 mỗi năm.

Ở một số cơ quan, muốn phân biệt phần công văn của trên gửi về hoặc phần đơn từ của cán bộ và nhân dân gửi đến riêng ra cho dễ tìm, có thể dùng số đến riêng hay phân số để theo dõi các phần thích hợp và ghi số riêng.

"Dấu đến" nên đóng rõ ràng và thống nhất vào khoảng giấy trắng phía trên, bên trái, phần lề công văn, dưới mục "trích yếu" (Phụ lục 4 - dấu đến)..

Vào sổ công văn đến cũng phải đảm bảo yêu cầu như công văn đi, nghĩa là phải ghi rõ ràng, chính xác, đầy đủ không viết bút chì, không dập xóa hoặc viết tắt những chữ chưa thông dụng.

Nói chung nên làm một sổ đến cho dễ kiểm tra và bảo quản.

Nhưng tuỳ tình hình, đặc điểm của cơ quan, nếu số lượng công văn nhiều hoặc do nhu cầu công tác cần phải phân nhiều loại công văn đến để dễ tra tìm và theo dõi thì cũng có thể làm thêm vài ba sổ đến hoặc làm một nhưng chia ra nhiều phần... (Ví dụ: Sổ ghi (hoặc phần ghi) công văn đến từ Phủ Thủ tướng và các cơ quan Trung ương; sổ ghi (hoặc phần ghi) công văn đến từ các đơn vị trực thuộc v.v... (Phụ lực số 5 - Sổ ghi công văn đến).

Những cơ quan nhận nhiều đơn từ khiếu tố, đơn xin việc, xin nhà cửa, đất đai v.v.... Nên lập sổ nhận đơn từ riêng.

Vào sổ xong, tuỳ theo chế độ văn thư của cơ quan, văn thư trình Chánh văn phòng, Trưởng phòng Hành chính (hoặc người được Thủ trưởng uỷ nhiệm) xem toàn bộ công văn đến hay chỉ trình một số loại nhất định để xin ý kiến phân phối, giải quyết.

Chánh văn phòng, Trưởng phòng Hành chính (hoặc người được Thủ trưởng uỷ nhiệm) xem, ghi ý kiến phân cho đơn vị nào, người nào rồi đưa lại văn thư vào sổ tiếp và chuyển cho cán bộ phần hành hay văn thư đơn vị.

Chánh văn phòng, Trưởng phòng Hành chính (hoặc người được Thủ trưởng uỷ nhiệm) cũng giải quyết những công văn thuộc phần mình phụ trách.

Văn thư ghi vào sổ chuyển công văn những công văn đã bóc mà Chánh văn phòng, Trưởng phòng Hành chính (hoặc người được thủ trưởng uỷ nhiệm ) đã cho ý kiến phân phối và những bì chưa bóc gửi cho đơn vị rồi chuyển cho các đơn vị hoặc cán bộ trong cơ quan.

Những công văn phải chuyển qua nhiều đơn vị hoặc nhiều người cùng tham gia giải quyết thì đính kèm "phiếu luân chuyển công văn" để quản lý được chặt chẽ. Trên phiếu luân chuyển cần đề rõ thứ tự các đơn vị nhận trước, nhận sau, ngày tháng phải chuyển công văn từ đơn vị này sang đơn vị khác, trích yếu nội dung, nơi nhận và ký nhận công văn.

Đơn vị hoặc cán bộ có liên quan giải quyết xong phải ký xác nhận vào phiếu này trước khi đưa công văn lại văn thư để chuyển cho đơn vị hoặc cán bộ tiếp theo giải quyết.

Mỗi người, mỗi khi nhận công văn đều phải ký vào sổ.

Văn thư chuyên trách (hay kiêm nhiệm) của đơn vị nhận công văn từ văn

thư cơ quan chuyển đến, vào sổ công văn đến của đơn vị, trình phụ trách đơn

vị (Vụ trưởng hoặc Trưởng phòng...) cho ý kiến giải quyết.

Vụ trưởng hoặc trưởng phòng... xem nội dung, ghi ý kiến phân cho ai, giải quyết thế nào... rồi đưa lại cho văn thư đơn vị chuyển giao.

Người nhận công văn phải ký vào sổ chuyển.

PHẦN IV

Việc vào sổ và chuyển giao công văn "Mật" cũng làm theo những động tác cơ bản như công văn thường. Phong bì trong cũng đề như phong bì ngoài những đóng dấu độ "Mật" và tuỳ từng độ"Mật" mà dùng loại giấy bền hoặc gắn si cho thích hợp.

Độ "Mật" đóng trên bì trong của công văn phải khớp với độ "Mật" đóng trên công văn.

Nếu công văn "Mật" có định thời gian trả lại thì văn thư theo dõi để thu hồi.

a) Văn thư nếu không được giao phụ trách công văn "Mật" thì chỉ vào sổ phần ghi ngoài bì rồi chuyển cả bì đến tay người nhận theo đúng chế độ quản lý công văn "Mật" của cơ quan .

b) Nếu được giao phụ trách thì văn thư cũng bóc bì, vào sổ như công văn thường.

Sổ ghi công văn "Mật" cũng tương tự như sổ ghi công văn thường nhưng có thêm một mức độ "Mật". Ở cột này cần phải ghi rõ công văn là "Mật", "Tối mật" hay "Tuyệt mật".

Sổ ghi công văn "Mật" chỉ cần làm chung một quyển trong đó chia 2 phần : Phần ghi công văn "Mật" đi và phần ghi công văn "Mật" đến (Phụ lục 6 sổ ghi công văn "Mật").

Công văn "Mật"phải được chuyển giao đến tận tay người nhận. Người nhận công văn "Mật"phải ký nhận.

Nếu nhiều công văn thì làm sổ chuyển riêng. Ngược lại, nếu ít công văn thì dùng sổ ghi công văn "Mật" đến, đồng thời làm sổ chuyển giao và có thêm cột "ký nhận".

PHẦN V

Sổ ghi công văn đi và các sổ khác to, nhỏ và các cột rộng hẹp như thế nào tuỳ theo khổ giấy có, nhưng đại thể nhất thiết phải có các cột mục sắp xếp thứ tự như sau cho khoa học để tiện tra cứu:

- Các cột không nên rộng quá sẽ lãng phí giấy, nhưng cũng không nên hẹp qúa, ghi không rõ sẽ không có tác dụng gì.

1. Cột 1: Ghi số và ký hiệu công văn.

2. Cột 2: Ghi ngày tháng công văn (ngày tháng cũng có thể ghi theo một hàng ngang).

3. Cột 3: Ghi trích yếu nội dung công văn (cột này nên tương đối rộng để ghi tóm tắt nội dung cho đủ).

Nếu đóng sổ bằng giấy tập kẻ ngang, thì 3 cột trên nên xếp cả về một trang, không để trang ghi nội dung công văn ăn lan sang trang khác khó viết.

4. Cột 4: Ghi tên như nơi nhận công văn.

5. Cột 5: Ghi tên đơn vị hoặc người giữ bản lưu.

6. Cột 6: Để ghi chú những điểm cần thiết.

Tuỳ theo yêu cầu của từng cơ quan, có thể thêm cột "người ký công văn'' v.v.

MẪU SỐ: "CÔNG VĂN ĐI"

Sổ chuyển công văn có 5 cột. Thứ tự và cách trình bày các cột như sau:

1. Cột 1: Ghi ngày tháng chuyển.

2. Cột 2:Ghi số và ký hiệu công văn (hoặc ghi số phiếu gửi, phiếu chuyển).

3. Cột 3: Ghi số lượng công văn hoặc số lượng bì công văn.

5. Cột 5: Người nhận công văn ký nhận

Mẫu số chuyển công văn đi bưu điện:

1. Cột 1: Ghi ngày tháng chuyển .

2. Cột 2: Ghi số và ký hiệu công văn.

3. Cột 3: Ghi số lượng bì công văn.

4. Cột 4: Nhân viên bưu điện ký và đóng dấu bưu điện, (cột này nên rộng để đủ ký và đóng dấu).

4. Mẫu "dấu đến" (khổ rộng tối thiểu : khoảng 5 cm x 3 cm) "dấu đến" dùng để đóng vào công văn đến, gồm các thành phần sau: Tên cơ quan chủ quản, tên cơ quan (hoặc đơn vị)nhận công văn đến, số đến và ngày đến.

4B. Mẫu "dấu đến" ở các đơn vụ (Cục, Vụ):

Sổ ghi công văn đến ở văn thư cơ quan (hoặc văn thư đơn vị) cũng tương tự như nhau. Đại thể gồm 7 cột. Thứ tự và cách trình bày các cột như sau:

1- Cột 1: Ghi số đến (tức số thứ tự của công văn đến).

2- Cột 2: Ghi tên cơ quan gửi công văn.

3 - Cột3: Ghi số, ký hiệu của công văn.

4- Cột 4: Ghi ngày tháng của công văn.

5- Cột 5: Ghi trích yếu nội dung công văn (cột này nên kẻ rộng để đủ ghi tóm tắt nội dung công văn đến).

6- Cột 6: Ghi tên đơn vị hoặc người nhận công văn.

7- Cột 7: Ghi chú những điểm cần thiết.

Sổ ghi (hoặc phần ghi) công văn "Mật" đi có 6 cột. Thứ tự và cách trình bày các cột như sau:

1- Cột 1: Ghi số và ký hiệu công văn.

2- Cột 2: Ghi ngày tháng công văn.

3- Cột 3: Ghi trích yếu nội dung công văn, (cột này nên kẻ rộng để đủ ghi tóm tắt nội dung công văn).

4 - Cột 4: Ghi rõ mức độ" mật" của công văn "Mật", "Tối mật" hay "Tuyệt mật".

5- Cột 5: Ghi tên nơi nhận, hoặc người nhận công văn (cột này cũng nên kẻ rộng đủ để ghi).

6- Cột 6: Người nhận công văn "Mật" ký nhận (nếu chuyển trực tiếp), trường hợp công văn "Mật" gửi qua bưu điện thì cột này để trống. Vì công văn mật gửi qua bưu điện thường đề bì ngoài như công văn đi bình thường).

Sổ ghi (hoặc phần ghi) công văn " Mật" đến có 8 cột. Thứ tự và cách trình bày các cột như sau:

1- Cột 1: Ghi số đến (tức số thứ tự công văn "Mật" đến).

2- Cột 2: Ghi tên cơ quan gửi công văn.

3- Cột 3: Ghi số và ký hiệu công văn.

4- Cột 4: Ghi ngày tháng công văn.

5- Cột 5: Ghi trích yếu nội dung công văn (cột này nên kẻ rộng để đủ ghi tóm tắt nội dung công văn "Mật" đến).

6- Cột 6: Mức độ "Mật" ghi rõ công văn là "Mật", "Tối mật", "Tuyệt mật".

7- Cột 7: Ghi tên nơi nhận hoặc người nhận công văn.

8 - Cột 8: Người nhận công văn "Mật" đến ký nhận.