Công văn số : 261/NV ngày 12-10-1977 của Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng ban hành “Bản hướng dẫn công tác lập hồ sơ hiện hành ở cơ quan “. (về mục trên)

                     KÍNH GỬI:

                                   - CÁC BỘ, CƠ QUAN NGANG BỘ, CƠ QUAN TRỰC THUỘC HĐCP.

                                   - UỶ BAN NHÂN DÂN CÁC TỈNH VÀ THÀNH PHỐ TRỰC THUỘC TW.

                     ĐỒNG KÍNH GỬI:

                                   - VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG.

                                   - CÁC ĐOÀN THỂ NHÂN DÂN TW.

Thi hành Điều lệ của Hội đồng Chính phủ về công văn giấy tờ và công tác lưu trữ, Cục Lưu trữ đã lần lượt hướng dẫn từng mặt công tác lập hồ sơ ở các cơ quan trong các cuộc họp nghiệp vụ, trên tập san hoặc trong các giáo trình của các lớp học.

Sau một thời gian thi hành và rút kinh nghiệm, căn cứ vào tình hình tổ chức của ta hiện nay về trình độ nghiệp vụ của cán bộ, nhân viên ta đang làm những công việc này ở các cơ quan, Cục Lưu trữ hoàn chỉnh và ban hành chính thức bản hướng dẫn công tác lập hồ sơ trong các cơ quan (kèm theo).

Yêu cầu các Bộ, các UBND thành, tỉnh, các cơ quan nghiên cứu cụ thể hóa thực hiện trong các đơn vị, các cấp thuộc phạm vi Bộ, Uỷ ban quản lý. Các bài giảng trong các lớp huấn luyện, trong trường nghiệp vụ văn thư, lưu trữ hoặc bài hướng dẫn về công tác lập hồ sơ trên tập san... từ nay cũng căn cứ trên các quy định này mà biên soạn và phát triển thêm.

Trong quá trình áp dụng vào thực tiễn, đề nghị các cơ quan góp ý kiến bổ sung và phản ánh kinh nghiệm về Cục Lưu trữ.

Điều 21 của điều lệ của Hội đồng Chính phủ (do Nghị định 142/CP ngày 28/9/1963 ban hành) về công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ quy định:

" Cán bộ, nhân viên làm công tác công văn, giấy tờ và cán bộ, nhân viên làm công tác chuyên môn khác nhưng đôi khi có làm công việc liên quan đến công văn, giấy tờ đều phải lập hồ sơ về công việc mình đã làm.

Điều 22 của bản điều lệ trên lại quy định:

" Việc lập hồ sơ trong mỗi cơ quan phải được tiến hành dưới sự hướng dẫn của cán bộ lưu trữ và phải theo đúng các thể thức, phương pháp do Cục Lưu trữ quy định".

Để thống nhất về nghiệp vụ lập hồ sơ, đưa công tác lập hồ sơ của các cơ quan vào nề nếp, thuận tiện cho sự làm việc của cán bộ, quản lý chặt chẽ việc công văn, giấy tờ và chuẩn bị tốt cho hồ sơ lưu trữ sau này, Cục Lưu trữ ban hành:" Bản hướng dẫn công tác lập hồ sơ ở các cơ quan".

1. Khái niệm về hồ sơ, lập hồ sơ và công tác lập hồ sơ.

a) Hồ sơ : hồ sơ là một tập công văn, giấy tờ có liên quan với nhau về một sự việc, một vấn đề (hoặc một người) hình thành trong quá trình giải quyết công việc đó.

Các tập văn kiện (như tập Nghị quyết, tập Chỉ thị, tập Quyết định, tập Báo cáo...) cũng được coi như những hồ sơ.

Một hồ sơ có thể dày hoặc mỏng tuỳ theo số lượng công văn, giấy tờ hình thành trong quá trình giải quyết công việc ấy nhiều hoặc ít. Hồ sơ quá dày có thể chia thành các tập.

b) Lập hồ sơ: Lập hồ sơ là căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ công việc cụ thể được giao, dựa trên một số đặc trưng phổ biến giống nhau cuả văn bản (như đặc trưng giao dịch, đặc trưng địa dư, đặc trưng thời gian) hoặc dựa vào danh mục hồ sơ (nếu cơ quan có) mà tập hợp công văn, giấy tờ sản sinh ra trong quá trình giải quyết công việc, sắp xếp thành từng vấn đề, từng sự việc (hoặc từng người) hoặc thành từng tập văn kiện để phục vụ việc giải quyết công việc trước mắt và nghiên cứu sau này.

Hồ sơ lập ra phải bảo đảm:

- Thể hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị có hồ sơ hoặc cán bộ lập những hồ sơ ấy.

- Đảm bảo hồ sơ có giá trị là bằng chứng xác thực và văn kiện trong hồ sơ có giá trị bảo quản tương đối giống nhau.

- Phản ánh được mối liên hệ chặt chẽ của các công văn, giấy tờ hình thành trong qúa trình giải quyết sự việc nêu trong hồ sơ.

c) Công tác lập hồ sơ: Công tác lập hồ sơ là căn cứ vào nguyên tắc đã định, tổ chức việc lập hồ sơ trong cơ quan, đơn vị hoặc những việc làm cụ thể của từng cán bộ, nhân viên nhằm lập được đầy đủ và có hệ thống những hồ sơ hình thành trong qúa trình giải quyết công việc của cơ quan.

a) Đối với từng cán bộ, nhân viên, công tác lập hồ sơ giúp cho mỗi người sắp xếp công văn giấy tờ có khoa học, thuận tiện cho công việc nghiên cứu, đề xuất ý kiến và giải quyết công việc, khi cần tài liệu tìm thấy ngay, quản lý chặt chẽ, giữ gìn bí mật công văn giấy tờ, nâng cao hiệu quả công tác, chuẩn bị tốt cho việc lưu trữ hồ sơ tài liệu.

b) Đối với chung cơ quan, đơn vị, công tác lập hồ sơ nhằm quản lý được toàn bộ công việc trong cơ quan, phân loại công văn, giấy tờ trong cơ quan (hoặc đơn vị) một cách khoa học, quản lý hồ sơ của cơ quan được chặt chẽ, có kế hoạch lập và giữ những hồ sơ cần thiết, tránh được việc lập hồ sơ trùng lặp hoặc ngược lại, có việc cần lập hồ sơ nhưng không ai, không đơn vị nào lập.

Công tác lập hồ sơ gồm những việc chính sau đây:

a) Lập bản danh mục hồ sơ.

b) Mở hồ sơ.

c) Thu thập công văn, giấy tờ đưa vào hồ sơ.

d) Sắp xếp công văn, giấy tờ trong hồ sơ.

đ) Kết thúc hồ sơ.

e) Viết bìa hồ sơ.

Danh mục hồ sơ là bản kê những hồ sơ mà cơ quan (hoặc đơn vị ) cần lập trong năm.

Bản danh mục hồ sơ giúp cho việc lập hồ sơ và phân loại tài liệu trong cơ quan, đơn vị được chủ động hợp lý, khoa học, thuận tiện cho việc kiểm tra, đôn đốc công tác lập hồ sơ, tăng cường ý thức và tinh thần trách nhiệm của cán bộ, nhân viên trong cơ quan đối với việc lập hồ sơ và chuẩn bị tốt cho việc nộp lưu hồ sơ vào phòng lưu trữ cơ quan.

Cách làm: Danh mục hồ sơ làm vào tháng cuối năm để thực hiện từ đầu năm mới.

Cuối năm, mỗi cán bộ, nhân viên ( làm công tác công văn, giấy tờ) dự kiến những hồ sơ mình phải lập trong năm mới (căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, căn cứ vào chương trình công tác năm tới và căn cứ vào những kinh nghiệm năm qua) đưa phụ trách bộ phận (hoặc nhóm, tổ, phòng...) tham gia ý kiến rồi đưa cho phụ trách đơn vị tập hợp các bản dự kiến của các phòng bổ sung những hồ sơ thiếu, bỏ những hồ sơ không cần lập ( hoặc lập trùng nhau) và lập thành bản danh mục hồ sơ của đơn vị. Các đơn vị tập hợp đưa lên thủ trưởng cơ quan (hoặc chánh văn phòng) xem xét, điều chỉnh lại, thành bản danh mục hồ sơ của đơn vị tập hợp đưa lên thủ trưởng cơ quan (hoặc chánh văn phòng) xem xét, điều chỉnh lại, thành bản danh mục hồ sơ của cơ quan và duyệt ký.

(Hình thức, nội dung cụ thể bản danh mục hồ sơ, theo mẫu số 1 kèm theo).

Các đơn vị độc lập, có văn thư riêng, nên lập bản danh mục hồ sơ riêng, những đơn vị của cơ quan có văn thư đi, đến chung nên có bản danh mục hồ sơ chung của toàn bộ cơ quan .

Các cán bộ văn thư, lưu trữ chuyên trách có nhiệm vụ giúp thủ trưởng, chánh văn phòng và cơ quan lập bản danh mục hồ sơ.

b) Mở hồ sơ:

Đầu năm dựa vào bản danh mục hồ sơ đã được thủ trưởng cơ quan (hay chánh văn phòng) duyệt và đưa về các phòng, tổ hay bộ phận.... Mỗi cán bộ, nhân viên căn cứ vào số hồ sơ giao trách nhiệm lập, lấy một số bìa, mỗi bìa dùng cho một hồ sơ. Căn cứ vào số, ký hiệu và tiêu đề ghi trong bản danh mục, cán bộ ghi những điểm đó vào bìa hồ sơ.

(Bìa hồ sơ theo mẫu số 2 kèm theo)

Trường hợp cơ quan chưa có bản danh mục hồ sơ, cán bộ có thể căn cứ vào kinh nghiệm đã qua, viết sẵn những bìa hồ sơ mà theo thường lệ giấy tờ qua lại sẽ hình thành. Gặp trường hợp chưa dự kiến được, giữa chừng có việc xảy ra phải giải quyết, thì lấy một tờ bìa ghi tiêu đề hồ sơ vào và bổ sung bản danh mục.

Tiêu đề cần ngắn, rõ, chính xác, phản ánh khái quát được nội dung sự việc vấn đề. Những yếu tố thời gian (năm, tháng) địa điểm (tên địa phương, tên cơ quan) và tên người (nếu có) cần được phản ánh vào tiêu đề.

Khi hồ sơ đã mở, có những công văn, giấy tờ gì về việc ấy đang giải quyết (hoặc đã giải quyết xong) thì để vào bìa ấy, kể cả "công văn đến", bản lưu "công văn đi", một số tư liệu tham khảo để giải quyết việc ấy,.v.v.

Cán bộ có trách nhiệm lập hồ sơ việc gì phải tìm cách kịp thời thu đủ công văn, giấy tờ hình thành trong quá trình giải quyết công việc ấy. Chú ý các tài liệu bị lẫn sang các đơn vị cơ quan khác dễ mất mát (như bài phát biểu của cán bộ lãnh đạo, tham luận của đại biểu ở Hội nghị, ảnh, dây ghi âm trong buổi lễ kỷ niệm hay buổi đón tiếp...v.v..).

Công văn, giấy tờ trong hồ sơ phải sắp xếp cho khoa học ( theo thứ tự thời gian, theo vần chữ cái (a, b, c) theo thứ tự số công văn hoặc sắp xếp theo qúa trình giải quyết công việc). Tuỳ theo từng hồ sơ mà vận dụng cách nào cho thích hợp hoặc cách này phối hợp với cách khác.

Sắp xếp theo thứ tự thời gian là xếp công văn có ngày tháng sớm lên trước, công văn có ngày tháng đến muộn xếp sau. Cách này thường áp dụng cho hồ sơ lập theo đặc trưng vấn đề, đặc trưng giao dịch hoặc đặc trưng tên gọi.

Sắp xếp theo vần chữ cái là xếp giấy tờ mang tên người ( hoặc địa phương) bắt đầu có từ chữ a lên trước, rồi đến chữ b, chữ c, .v.v.. Cách này thường áp dụng cho các tập đơn từ , tập bản khai cá nhân, các tập báo cáo khen thưởng, các tập báo cáo của các địa phương .v.v..

Sắp xếp theo thứ tự số công văn là sắp xếp công văn có số nhỏ trước rồi đến số to. . . Cách này thường dùng để sắp xếp tập lưu bản chính (hoặc bản sao) của các Nghị quyết, Nghị định, Thông tư, Chỉ thị, Báo cáo. . . của cơ quan ban hành .

Sắp xếp theo quá trình giải quyết công việc là trước tiên xếp công văn đề xuất, khởi xướng hoặc đặt vấn đề... tiếp đến các công văn giải quyết việc rồi đến công văn, giấy tờ kết thúc vấn đề.

Nếu hồ sơ có ảnh (hoặc phim) đi kèm, phải cho ảnh (hoặc phim) vào phong bì và kèm theo hồ sơ.

Tư liệu (như sách, báo, áp phích...) đi theo văn bản trong hồ sơ cũng phải đưa vào hồ sơ.

Nếu hồ sơ có dây ghi âm, micrô phim đi kèm thì phải bảo quản riêng dây ghi âm và micrô phim, nhưng phải ghi chú vào hồ sơ là những thứ này để ở đâu, khi cần tìm thấy ngay và khi nộp lưu hồ sơ cũng phải nộp cả.

đ) Kết thúc hồ sơ.

Khi việc đã giải quyết xong (như hội nghị họp xong, thu mua lương thực vụ mùa xong, chống một trận bão xong... ) thì kết thúc hồ sơ. Có loại cứ hết năm hành chính là kết thúc ( như tập báo cáo hàng tháng, quý, năm, tập lưu các văn bản chính các Nghị quyết, Chỉ thị... của cơ quan ban hành .v.v.)

Hết năm mà hồ sơ chưa kết thúc được mà công việc chưa giải quyết xong thì phải để lại năm sau và ghi vào danh mục hồ sơ năm sau.

1. Nếu còn thiếu công văn, giấy tờ thì sưu tầm, bổ sung cho đủ.

2. Loại ra những văn bản trùng thừa, những giấy tờ rõ ràng không còn giá trị thực tiễn hoặc giá trị nghiên cứu, những tư liệu, sách báo tham khảo, không cần kèm theo hồ sơ. Việc loại ra cần phải thận trọng , nếu phân vân phải giữ lại để đánh giá sau.

3. Xem lại sự sắp xếp, nếu còn lộn xộn thì sắp xếp lại.

4. Đánh số tờ, ghi mục lục văn kiện (theo mẫu số 3) viết tờ kết thúc ( theo mẫu số 4) đối với những hồ sơ quan trọng.

Hồ sơ giải quyết xong, sau khi kết thúc được để lại phòng hay bộ phận làm việc một năm để theo dõi, nghiên cứu khi cần thiết , sau đó mới nộp lưu. Ví dụ: Việc giải quyết xong năm 1975 ( và hồ sơ cũng lập xong trong năm 1975) thì để lại ở phòng làm việc năm 1976 , đến năm 1977 mới nộp lưu vào phòng lưu trữ cơ quan.

e) Viết bìa hồ sơ:

Bìa hồ sơ đều theo mẫu thống nhất ( mẫu số 2)và viết bìa theo đúng hướng dẫn. Nơi có điều kiện có thể in sẵn bìa .

Chữ viết bìa phải đẹp, rõ, dễ đọc. Những thành phần ghi trên bìa phải chính xác.

Công tác lập hồ sơ cần được tổ chức chặt chẽ trong một cơ quan, đơn vị (như cơ quan Bộ, các Cục, Vụ, Viện, cơ quan Uỷ ban nhân dân, các Sở, Ty và các xí nghiệp, bệnh viện, trường học, công trường, nông trường.v.v..)

Trong phạm vi rộng, đối với một số ngành đặc biệt cần thiết thì tổ chức công tác lập hồ sơ trong toàn ngành (như công an, quân đội).

a) Trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan:

Điều 3 của Điều lệ về công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ của Hội đồng chính phủ quy định: "Thủ trưởng các cơ quan, các cấp phải trực tiếp chỉ đạo và thường xuyên đôn đốc công tác công văn, giấy tờ theo quy định của Nhà nước".

Công tác lập hồ sơ trong cơ quan là một bộ phận trọng yếu trong công tác công văn, giấy tờ nên thủ trưởng các cơ quan các cấp có trách nhiệm chỉ đạo và thường xuyên kiểm tra, đôn đốc.

b) Trách nhiệm của Chánh văn phòng (hoặc Trưởng phòng hành chính ở các cơ quan nhỏ không có chánh văn phòng.

Chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính ở các cơ quan nhỏ không có Chánh văn phòng)có trách nhiệm giúp thủ trưởng cơ quan, trực tiếp chỉ đạo, tổ chức công tác lập hồ sơ trong cơ quan (Điều 7 của Điều lệ về công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ).

c) Trách nhiệm của cán bộ chuyên trách văn thư, lưu trữ:

Các cán bộ chuyên trách văn thư, lưu trữ giúp cho thủ trưởng, Chánh văn phòng về mặt nghiệp vụ, hướng dẫn nghiệp vụ lập hồ sơ cho cán bộ, nhân viên trong cơ quan.

d) Trách nhiệm của các đơn vị và cán bộ trong cơ quan phải lập hồ sơ:

- Mỗi đơn vị, mỗi phòng phải lập hồ sơ theo chức năng nhiệm vụ của mình, ví dụ: Phòng tổ chức cán bộ phải lập hồ sơ về tổ chức, cán bộ trong cơ quan, phòng văn thư (hoặc tổ văn thư, hoặc cán bộ văn thư) phải lập hồ sơ các tập bản lưu các văn kiện phát ra, bản danh mục hồ sơ của cơ quan..........và một số hồ sơ khác mà lãnh đạo giao (nếu có), .v.v..

Cán bộ phụ trách và cán bộ phần hành được giao nhiệm vụ theo dõi và giải quyết công việc (như chánh văn phòng, Giám đốc, chuyên viên, cán sự, Trưởng, Phó phòng...) có trách nhiệm lập hồ sơ những việc mà mình được phân công phụ trách theo dõi, giải quyết. Đây là bộ phận chủ yếu lập hồ sơ trong cơ quan.

- Các cán bộ được phân công làm thư ký các cuộc họp, các hội nghị, thư ký các đoàn công tác đi hội đàm, khảo sát, nghiên cứu , trao đổi kinh nghiệm .v.v.. có trách nhiệm ghi chép biên bản, thu thập giấy tờ, lập hồ sơ các cuộc họp ấy và sau khi kết thúc công việc nộp cho Chủ tịch đoàn hay Trưởng phòng.

Thư ký riêng của các thủ trưởng có trách nhiệm lập hồ sơ những việc do thủ trưởng phụ trách (nếu có và nếu được thủ trưởng giao) và những hồ sơ do hoạt động của thủ trưởng mình mà hình thành.

II. NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO PHÒNG LƯU TRỮ CƠ QUAN

Hàng năm, các đơn vị thu thập những hồ sơ cần nộp lưu (tức là những hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và lâu dài) của năm trước nộp lưu theo từng đơn vị vào phòng lưu trữ cơ quan kèm theo bản mục lục hồ sơ nộp lưu ( xem mẫu số 5)

Những hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời để lại ở đơn vị, hết hạn thì đánh giá lại. Nếu không cần lưu thêm thì tiêu huỷ theo thủ tục.

Nếu đơn vị nào cần giữ lại những hồ sơ để nghiên cứu thì làm thủ tục mượn lại phông lưu trữ cơ quan.

Cán bộ (hay tổ, bộ phận, phòng lưu trữ cơ quan) khi nhận hồ sơ nộp lưu phải đối chiếu với bản mục lục hồ sơ nộp lưu, kiểm tra thiếu đủ, xem xét hồ sơ và nếu cần, yêu cầu đơn vị bổ sung cho đủ , rồi ký nhận vào bản mục lục, trả lại đơn vị nộp lưu 1 bản, lưu tại phòng lưu trữ cơ quan và văn phòng mỗi nơi một bản.

Cán bộ ( hay tổ, bộ phận, phòng lưu trữ cơ quan) căn cứ vào nghiệp vụ của mình, kiểm tra lại chất lượng hồ sơ , hoàn chỉnh các khâu kỹ thuật (nếu có) xem xét lại thời hạn bảo quản, làm thống kê, sắp xếp lên giá, làm công cụ tra tìm phục vụ cho nghiên cứu, khai thác.

III. CHỈ ĐẠO CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ:

Để công tác lập hồ sơ và nộp lưu được đều đặn, chặt chẽ, thủ trưởng cơ quan, chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính ở những cơ quan nhỏ) cần chỉ đạo chặt chẽ và thường xuyên đôn đốc công tác lập hồ sơ trong cơ quan hoặc đối với từng cán bộ, nhân viên. Nội dung công việc chỉ đạo gồm các việc chính như sau:

1) Cuối năm đôn đốc các đơn vị lập danh mục hồ sơ mới, đồng thời nhắc nhở việc kết thúc hồ sơ cũ, đầu năm mới đôn đốc việc nộp hồ sơ cần lưu trữ vào phòng lưu trữ cơ quan.

2) Quá trình chỉ đạo công tác của cơ quan, thủ trưởng (hoặc chánh văn phòng) phát hiện những việc đột xuất, chưa có ai lập hồ sơ thì giao cho cán bộ lập kịp thời và bổ sung vào bản danh mục hồ sơ, kiểm tra việc bàn giao hồ sơ khi có cán bộ thay đổi công tác, đi vắng lâu hoặc có những bộ phận, đơn vị tách ra, sát nhập hoặc giải thể,.v.v..

3) Thường kỳ (hoặc thỉnh thoảng có đột xuất) mở cuộc kiểm tra công tác lập hồ sơ của các đơn vị và cán bộ, nhất là những đơn vị phụ trách những công việc quan trọng và giúp giải quyết khó khăn trong công tác lập hồ sơ.

4) Hàng năm, tổng kết rút kinh nghiệm để tổ chức công tác lập hồ sơ trong cơ quan được tốt hơn.