Công văn số: 344/NV ngày 31 - 12 -1984 của Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng ban hành Bản hướng dẫn lập một số loại hồ sơ tài liệu về quản lý hành chính ở các cơ quan Bộ. (về mục trên)

                                       KÍNH GỬI: - CÁC BỘ, UỶ BAN NHÀ NƯỚC

                                                        - CÁC CƠ QUAN KHÁC THUỘC HỘI ĐỒNG BỘ TRƯỞNG.

Để đẩy mạnh công tác lập hồ sơ ở các Bộ, Ngành nhằm thực hiện Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia, Cục Lưu trữ Nhà nước xin gửi đến các Bộ "Bản hướng dẫn lập một số loại hồ sơ tài liệu quản lý hành chính ở cơ quan Bộ" để các Bộ tham khảo, nghiên cứu, thực hiện.

Trong quá trình áp dụng vào thực tiễn, đề nghị các Bộ góp ý kiến bổ sung và phản ánh kinh nghiệm về Cục Lưu trữ Nhà nước.

Căn cứ Nghị định số 150/HĐBT ngày 13-12-1983 của Hội đồng Bộ trưởng về quyền hạn tổ chức bộ máy giúp Bộ trưởng, Chủ nhiệm Uỷ ban nhà nước, Thủ trưởng các cơ quan khác thuộc Hội đồng Bộ trưởng (dưới đây xin gọi chung là Bộ) thì cơ quan Bộ là bộ máy giúp Bộ trưởng, Chủ nhiệm Uỷ ban nhà nước, Thủ trưởng các cơ quan khác thuộc Hội đồng Bộ trưởng quản lý nhà nước. Tuy hoạt động của mỗi Bộ, mỗi ngành có những đặc điểm khác nhau, nhưng cũng có một số loại hồ sơ tài liệu hình thành trong quá trình quản lý hành chính ở cơ quan Bộ là tương đối phổ biến giống nhau. Để mỗi cơ quan thu thập đầy đủ, lập được hồ sơ và quản lý tốt những hồ sơ, tài liệu này ngay từ khâu văn thư, Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành "Bản hướng dẫn lập một số loại hồ sơ tài liệu về quản lý hành chính ở cơ quan Bộ". Những loại tài liệu chuyên môn, tài liệu khoa học kỹ thuật sẽ được đề cập trong các bản hướng dẫn khác.

Những nguyên tắc chung về công tác lập hồ sơ nói trong bản hướng dẫn này áp dụng theo các nguyên tắc trong" Bản hướng dẫn công tác lập hồ sơ hiện hành ở cơ quan " do Cục Lưu trữ ban hành kèm theo Công văn số 264-NV ngày 12-10-1977.

I-MỘT SỐ LOẠI HỒ SƠ, TÀI LIỆU THƯỜNG HÌNH THÀNH Ở CÁC VĂN PHÒNG BỘ

Văn phòng Bộ là bộ máy làm việc của Thủ trưởng Bộ, Ngành. Vì vậy hồ sơ, tài liệu của Văn phòng Bộ phản ánh những nhiệm vụ chủ yếu đã được Hội đồng Bộ trưởng quy định. (Theo Điều 2 của Nghị định số 150-HĐBT ngày 13-12-1983).

Trong số hồ sơ, tài liệu đó, có nhiều hồ sơ, tài liệu về lãnh đạo, chỉ đạo chung mang tính chất tổng hợp mà Văn phòng Bộ, Ngành nào cũng có.

Một nhiệm vụ quan trọng của Văn phòng là dự thảo chương trình công tác để giúp Thủ trưởng Bộ, Ngành quản lý và điều hành toàn bộ công việc của Bộ, Ngành trong một thời gian nhất định. Chương trình công tác hằng quý, chương trình công tác năm, trong đó chương trình công tác năm có tầm quan trọng đặc biệt. Trong hồ sơ về chương trình công tác năm có thể có những văn bản sau:

- Chương trình công tác năm của các Vụ, Cục và các đơn vị trực thuộc.

- Biên bản hội nghị thảo luận và thông qua dự thảo chương trình công tác năm của Bộ, Ngành.

- Quyết định về chương trình công tác năm kèm theo bản chương trình chính thức của Bộ, Ngành (cũng có nơi có, nơi không có).

- Báo cáo về chương trình công tác năm với Hội đồng Bộ trưởng.

Theo chế độ thông tin và báo cáo cho Hội đồng Bộ trưởng thì các Bộ đều phải làm báo cáo hằng tháng, quý, 6 tháng, một năm về tình hình hoạt động của Bộ, Ngành và những báo cáo về các công việc đột xuất. Các báo cáo này, do Văn phòng dự thảo và do thủ trưởng Bộ thông qua và ký. Hồ sơ về báo cáo thường kỳ có những văn bản sau:

- Báo cáo của các đơn vị thuộc Bộ.

- Báo cáo của các Sở địa phương.

- Dự thảo các báo cáo lần cuối và báo cáo chính thức được thông qua. Những báo cáo đột xuất về những công việc quan trọng của Bộ, mà không thuộc nhiệm vụ của Vụ, Ban chức năng nào thì Văn phòng làm và phải lập hồ sơ.

Ví dụ: Hồ sơ báo cáo về tình hình lương thực trong mùa bão lụt (do Văn phòng Bộ Lương thực thảo) gồm những văn bản sau:

- Báo cáo của các tỉnh về tình hình lương thực trong mùa bão lụt.

- Biên bản họp với các Vụ, Ban để phản ánh tình hình.

- Dự thảo và báo cáo chính thức về tình hình lương thực trong mùa bão lụt lên cấp trên.

Thông thường, tất cả công văn giấy tờ có liên quan về hội nghị đều được tập hợp đưa vào hồ sơ hội nghị đó (kế hoạch, chủ trương tổ chức hội nghị, giấy triệu tập họp, danh sách các đại biểu đến họp, chương trình làm việc của hội nghị, báo cáo chính thức và các bản tham luận tại hội nghị, biên bản hội nghị, diễn văn khai mạc và bế mạc, nghị quyết của hội nghị, bài phát biểu của các đồng chí lãnh đạo Đảng và Nhà nước đến dự hoặc gửi cho hội nghị...). Nếu có ảnh, băng ghi âm về hội nghị thì trong hồ sơ cũng có tờ ghi rõ: nội dung tóm tắt như ghi trên mục lục tài liệu ảnh, nội dung băng ghi âm ghi trên hộp đựng băng ghi âm và chỉ dẫn nơi bảo quản ảnh, băng ghi âm đó.

Văn phòng còn được giao dự thảo một số đề án, tờ trình, văn bản pháp quy mà không thuộc nhiệm vụ của Vụ, Ban nào phụ trách để Bộ trưởng ban hành hoặc Bộ trưởng trình cấp trên ban hành. Thông thường việc thảo một đề án, tờ trình hoặc văn bản pháp quy được lập một hồ sơ riêng theo quá trình dự thảo văn bản (cũng tương tự như hồ sơ dự thảo văn bản ở các Vụ, Ban như nói ở mục 1 phần II dưới đây).

Biên bản các cuộc họp thường kỳ hay bất thường của Bộ, Thứ trưởng, của Hội đồng tư vấn của Bộ, ghi lại những ý kiến bàn bạc về những chủ trương và quyết định của lãnh đạo Bộ đối với những công việc quan trọng của Bộ. Vì vậy nên tập hợp các biên bản thành tập theo năm. Nếu ghi vào sổ biên bản thì nên mỗi năm dùng 1 quyển và cũng được coi như tập biên bản.

Hiện nay, các Văn phòng Bộ thường lập các tập lưu công văn đi, cần lập riêng tập văn bản pháp quy với tập các công văn thường. Đối với những văn bản pháp quy nên lập thành tập theo tên gọi của văn bản:

Ví dụ: Tập quyết định, tập thông tư, tập chỉ thị... Đối với tập quyết định nếu có nhiều nên lập riêng tập quyết định về vấn đề chung, tập quyết định về nhân sự.

Đối với những tập lưu những công văn thường, nêú có nhiều công văn thì mỗi tháng hoặc mỗi quý lập một tập, nếu ít thì cả năm lập 1 tập, v.v...

II. MỘT SỐ LOẠI HỒ SƠ TÀI LIỆU HÌNH THÀNH Ở CÁC VỤ, BAN CHỨC NĂNG

Theo Điều 1, Điều 4 của Nghị định số 150-HĐBT ngày 13-12-1983 thì Vụ, Ban là tổ chức giúp việc Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý nhà nước về từng mặt công tác của Bộ, Ngành (Kế hoạch, Lao động tiền lương, Tổ chức cán bộ, Thanh tra, Xây dựng cơ bản...). Nhìn chung, Vụ, Ban có những nhiệm vụ chính như sau: Căn cứ vào đường lối, chính sách của Đảng, pháp luật của nhà nước, giúp Bộ trưởng nghiên cứu ban hành các chính sách, chế độ quản lý thống nhất toàn ngành về một mặt chuyên đề nào đó; tổ chức hướng dẫn, kiểm tra toàn ngành và các đơn vị trực thuộc thực hiện các chế độ, chính sách và các chỉ tiêu kế hoạch của nhà nước giao; hướng dẫn thống nhất về mặt nghiệp vụ chuyên đề trong phạm vi toàn ngành. Do đó hồ sơ, tài liệu hình thành ở các Vụ, Ban đều phản ánh những nhiệm vụ trên, cụ thể có một số loại hồ sơ, tài liệu sau mà thường thường ở các Ban, Vụ đều có.

Một nhiệm vụ quan trọng của các Vụ, Ban chức năng là giúp Bộ trưởng nghiên cứu ban hành (hoặc do Bộ trưởng trình cấp trên ban hành) các văn bản pháp luật, pháp quy để quản lý thống nhất lĩnh vực được phân công phụ trách, trong phạm vi Bộ, Ngành. Thông thường, tất cả các công văn giấy tờ liên quan đến quá trình dự thảo văn bản nào đều được đưa vào hồ sơ dự thảo văn bản đó. (Văn bản, tài liệu làm cơ sở để dự thảo văn bản, các bản dự thảo và ý kiến tham góp trong quá trình dự thảo, văn bản chính thức được duyệt...)

Ví dụ: Hồ sơ về dự thảo, kế hoạch của Bộ X (do Vụ Kế hoạch lập )gồm những văn bản sau:

- Những văn bản, tài liệu cơ sở để lập kế hoạch.

- Công văn giấy tờ qua lại về lập kế hoạch.

- Dự thảo kế hoạch và ý kiến của hội nghị góp cho việc dự thảo kế hoạch.

- Kế hoạch chính thức được duyệt.

Đối với đề án trình Hội đồng Bộ trưởng thì trong hồ sơ cần có:

- Tờ trình nêu rõ nội dung của đề án và ý kiến của các cơ quan có liên quan.

- Dự thảo văn bản sẽ ban hành, kể cả văn bản hướng dẫn thực hiện văn bản sẽ ban hành.

- Kế hoạch tổ chức thực hiện khi quyết định được thông qua.

(Điều 23 của Điều lệ về chế độ làm việc và quan hệ công tác của Hội đồng Bộ trưởng).

Nhiệm vụ quan trọng của các Vụ, Ban là giúp Bộ trưởng tổ chức chỉ đạo toàn ngành và các đơn vị trực thuộc thực hiện chế độ, chính sách và kế hoạch công tác. Trong quá trình theo dõi chỉ đạo thường hình thành một số loại hồ sơ sau:

a) Hồ sơ theo dõi chỉ đạo chung về từng mặt công tác của Vụ, Ban:

Những mặt công tác làm cơ sở để hình thành hồ sơ thường căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác hằng năm giao cho Vụ, Ban.

Ví dụ: Vụ Lao động tiền lương của Bộ Y. thường theo dõi về mặt: thống kê lao động, điều phối, tuyển dụng, kỷ luật lao động, trang bị bảo hộ lao động, định mức lao động, đào tạo, bồi dưỡng công nhân kỹ thuật, hộ khẩu lao động ; lương thực cho lao động, tiền lương, y tế, bảo vệ sức khỏe.

Thông thường, mỗi mặt theo dõi trên, nếu tài liệu không nhiều có thể lập một hồ sơ, trong đó có các văn bản: văn bản lãnh đạo, chỉ đạo của cấp trên, của Bộ về mặt công tác đó; kế hoạch công tác và báo cáo của Vụ về tiến độ thực hiện kế hoạch, báo cáo của cơ sở về mặt công tác đó như:

+ Hồ sơ theo dõi về trang bị bảo hộ lao động năm 1983 (Vụ Lao động tiền lương Bộ Y. lập) gồm những văn bản sau:

- Văn bản chỉ đạo của Hội đồng Bộ trưởng. Bộ Lao động và của Bộ Y. về công tác trang bị bảo hộ lao động.

- Báo cáo của Bộ Y. về tiến độ thực hiện kế hoạch trang bị bảo hộ lao động.

- Quyết định hay công văn giải quyết cho cơ sở về trang bị bảo hộ lao động.

- Kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch về trang bị bảo hộ lao động của cơ sở.

Tuỳ theo số lượng tài liệu nhiều, ít và cách phân công cán bộ theo dõi mà linh hoạt lập nhiều hồ sơ hay phối hợp một vài mặt công tác mà lập ít hồ sơ.

b) Hồ sơ về giải quyết các công việc nảy sinh trong quá trình t heo dõi chỉ đạo.

Giải quyết các công việc đột xuất nảy sinh trong quá trình theo dõi chỉ đạo là nhiệm vụ phổ biến ở tất cả các Vụ, Ban (giải quyết vụ tai nạn lao động, trả lời các đơn vị khiếu nại, tham gia góp ý về những vấn đề có liên quan đến phạm vi chỉ đạo của Bộ, Ngành...). Mỗi sự việc như vậy có thể lập một hồ sơ riêng.

Ví dụ: Hồ sơ giải quyết về vụ tai nạn lao động xảy ra ở xí nghiệp X. (Vụ Lao động tiền lương Bộ Y. lập).

- Bản báo cáo của cơ sở nơi xảy ra tai nạn lao động gửi lên Bộ và các giâý tờ có liên quan (biên bản về vụ tai nạn lao động, giấy tờ khám nghiệm của y tế, của các cơ quan chuyên môn khác...)

- Báo cáo về ý kiến riêng của các cơ quan có liên quan về vụ tai nạn lao động.

- Quyết định của Bộ về giải quyết vụ tai nạn lao động ấy.

c) Hồ sơ về các đợt kiểm tra của Vụ tại cơ sở:

Công tác kiểm tra cơ sở là một trong những công việc thường xuyên của công việc chỉ đạo, thông thường một đợt công tác kiểm tra thường có các báo cáo về những vấn đề chung hoặc những mặt công tác cụ thể. Nếu báo cáo công tác thuộc hồ sơ theo dõi chỉ đạo về mặt công tác nào thì dựa vào hồ sơ theo dõi chỉ đạo về đợt công tác đó.

Những đợt kiểm tra về những công việc quan trọng hoặc những đợt công tác dài ngày ở nhiều cơ sở có thể lập hồ sơ riêng về công tác đó.

d) Hồ sơ chỉ đạo điểm:

Trong quá trình theo dõi chỉ đạo thường sử dụng hình thức chỉ đạo điểm rồi từ đó rút kinh nghiệm nhân ra diện. Thông thường, tất cả văn bản có liên quan đến việc chỉ đạo điểm đều được đưa vào hồ sơ về sự việc đó theo quá trình phát sinh, phát triển của sự việc.

Ví dụ: Hồ sơ về cải tiến tổ chức lao động tại Lâm trường X (Vụ lao động tiền lương Bộ lâm nghiệp lập )gồm những văn bản sau:

- Quyết định của Bộ lâm nghiệp chọn lâm trường X làm đơn vị thí điểm và cải tiến tổ chức lao động.

- Quyết định liên Bộ Lâm nghiệp và Bộ Lao động thành lập đoàn chỉ đạo thí điểm về cải tiến tổ chức lao động taị lâm trường X.

- Chương trình, kế hoạch và những tài liệu về triển khai cải tiến tổ chức lao động tại lâm trường X.

- Các báo cáo của đoàn gửi Bộ trưởng trong quá trình cải tiến tổ chức.

- Báo cáo tổng kết của Đoàn chỉ đạo thí điểm về cải tiến tổ chức lao động tại Lâm trường X.

đ) Hồ sơ hội nghị:

Các hội nghị sơ kết, tổng kết về từng mặt công tác hay chuyên đề nghiệp vụ cụ thể do Vụ chuẩn bị về nội dung thì cũng lập hồ sơ như hồ sơ hội nghị tổng kết của Bộ, Ngành đã trình bày ở trên.

Ví dụ: Hồ sơ hội nghị về lao động tiền lương (do Vụ Lao động tiền lương lập).

a) Hồ sơ về các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ:

Để thống nhất chỉ đạo về nghiệp vụ, các Vụ, Ban thường tổ chức các lớp tập huấn cho cán bộ ở các đơn vị trực thuộc và các địa phương. Trong hồ sơ này thường có các văn bản : mục đích yêu cầu của lớp học , chương trình giảng dạy, danh sách học viên, thu hoạch của học viên, báo cáo tổng kết lớp học.

b) Hồ sơ về soạn thảo những tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ:

(Giáo trình giảng dạy, các xuất bản phẩm về nghiệp vụ do Vụ biên soạn, các bài viết cho các cơ quan tuyên truyền...)

Thông thường tất cả các công văn giấy tờ có liên quan đến quá trình biên soạn tài liệu nào thì đưa vào hồ sơ biên soạn tài liệu đó (đề cương và ý kiến góp ý cho đề cương, các bản thảo và ý kiến góp ý cho bản thảo, bản thảo lần cuối được thông qua).

Hồ sơ này gồm có chương trình công tác hằng năm của Vụ, Ban, báo cáo tổng kết cả năm của Vụ, Ban, biên bản các cuộc họp bànn phương hướng kế hoạch tổng kết chuyên môn hoặc bàn các vấn đề quan trọng khác của cán bộ trong Vụ, Ban.