Công văn số: 300/TCCP ngày 17 -10-1989 của Ban Tổ chức Chính phủ về việc củng cố các tổ chức lưu trữ ở các Bộ và địa phương. (về mục trên)

Theo báo cáo của Cục Lưu trữ Nhà nước từ khi có Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia (tháng 12/1982) đến nay công tác lưu trữ ở các Bộ, ngành Trung ương và các địa phương đã có một số tiến bộ; các đồng chí lãnh đạo cơ quan đã quan tâm chỉ đạo củng cố và thực hiện chế độ lưu trữ tài liệu theo tinh thần của Pháp lệnh. Gần đây trong quá trình sắp xếp lại tổ chức bộ máy và biên chế, một số Bộ, ngành Trung ương và địa phương đã điều chuyển cán bộ được đào tạo đang làm lưu trữ sang làm công tác khác, dẫn đến tài liệu lưu trữ không được quản lý thống nhất và bảo quản an toàn, đã để xảy ra hư hỏng, thất lạc tài liệu kể cả tài liệu mật.

Trong khi chờ Cục Lưu trữ Nhà nước nghiên cứu trình đề án kiện toàn tổ chức bộ máy của ngành lưu trữ., theo chỉ thị của Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng, Ban Tổ chức của Chính phủ đề nghị các Bộ, cơ quan Trung ương và UBND các địa phương một số việc sau đây:

1. Củng cố và ổn định tổ chức lưu trữ hiện có, nơi nào chưa có hoặc đã điều chỉnh cán bộ đi làm việc khác thì tuỳ tình hình số lượng tài liệu mà bố trí đủ cán bộ để làm công tác lưu trữ.

2. Tất cả những cán bộ đang làm lưu trữ, hoặc sẽ bố trí làm lưu trữ đều phải qua các trường đào tạo về đại học, trung học văn thư - lưu trữ, số đang công tác mà chưa qua đào tạo thì cho đi đào tạo lại, tuyệt đối không bố trí cán bộ làm lưu trữ khi chưa được đào tạo về nghiệp vụ lưu trữ.

3. Tổ chức tốt việc bảo quản, sử dụng tài liệu lưu trữ, thực hiện nộp tài liệu vào kho lưu trữ Nhà nước đúng hạn theo quy định của Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia. Khi có yêu cầu thuyên chuyển cán bộ lưu trữ cần tổ chức bàn giao chu đáo, không để thất lạc, hư hỏng tài liệu.

Trong quá trình thực hiện có vấn đề gì khó khăn đề nghị các Bộ, các địa phương trao đổi với Ban Tổ chức của Chính phủ và Cục Lưu trữ Nhà nước để tổng hợp ý kiến báo cáo Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng.