Quyết định: 228/QĐ ngày 31/12/1992 của Bộ trưởng Bộ Khoa học - Công nghệ và Môi trường ban hành tiêu chuẩn Việt Nam: TCVN-5700-1992 Văn bản quản lý Nhà nước (về mục trên)

- Căn cứ Pháp lệnh chất lượng hàng hóa ngày 27/12/1990;

- Xét đề nghị của Trung tâm Nghiên cứu khoa học lưu trữ Cục Lưu trữ Nhà nước trong Công văn số 19/KHKT ngày 1/6/1992;

Nay ban hành tiêu chuẩn Việt Nam :

TCVN 5700- 1992 Văn bản quản lý Nhà nước.

Mẫu trình bày.

Tiêu chuẩn này quy định mẫu trình bày cho các loại văn bản quản lý Nhà nước: hiến pháp, pháp luật, pháp lệnh, nghị quyết, nghị định, quyết định, thông tư, chỉ thị, thông cáo, thông báo, công văn, báo cáo, biên bản.

Tiêu chuẩn này cũng có thể áp dụng cho các loại văn bản khác.

Trong trường hợp văn bản được in thành sách thì có thể không tuân theo tiêu chuẩn này.

1. Văn bản quản lý Nhà nước được đánh máy hoặc in trên giấy trắng, có kích thước 210 x 297mm (A4), sai số cho phép ± 2mm.

2. Văn bản quản lý Nhà nước được đánh máy hoặc in trong vùng trình bày: đối với trang mặt trước cách mép trên trang giấy 25mm và cách mép dưới của trang giấy 20mm, cách mép trái trang giấy 30mm và mép phải trang giấy 10mm (hình 1); đối với những văn bản in trang mặt sau thì vùng trình bày phải cách mép trên của trang giấy 25mm, cách mép dưới của trang giấy 20mm, cách mép trái và cách mép phải của trang giấy 20mm (hình 2).

Những văn bản có nhiều trang thì bắt đầu từ trang thứ hai phải ghi số trang bằng số Ả Rập ở cách mép trên trang giấy 10mm, nằm giữa trang. Những văn bản có hai phụ lục trở lên thì phải ghi số thứ tự của phụ lục bằng chữ số La Mã. Số trang của văn bản và số trang của phụ lục đều ghi chung số thứ tự.

3. Mẫu trình bày các thành phần trong văn bản quản lý Nhà nước (theo hình 3).

3.1. Quốc hiệu trình baỳ ở ô số (2), dòng trên viết CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM bằng chữ in hoa, dòng dưới viết Độc lập - Tự do - Hạnh phúc bằng chữ thường có các gạch nối ở giữa, phía dưới có gạch ngang.

Ví dụ:

3.2 Tác giả văn bản trình bày ở ô số (1). Những tác giả có tên cơ quan cấp trên trực tiếp thì tên của nó viết bằng chữ thường ở dòng trên, tên cơ quan ra văn bản viết bằng chữ in hoa ở dòng dưới.

Ví dụ:

Những tác giả văn bản không có tên cơ quan cấp trên trực tiếp thì tên cơ quan sản sinh ra văn bản viết bằng chữ in hoa.

Ví dụ: BỘ NỘI VỤ

3.3. Số, ký hiệu văn bản trình bày ở ô số (3). Số văn bản viết bằng số Ả Rập, ký hiệu văn bản đặt sau văn bản.

Ví dụ: Số: 142 - TCCB

3.4. Địa danh và thời gian của văn bản trình bày ở ô số (4). Địa danh đặt trước thời gian, sau địa danh có dấy phẩy. Thời gian của văn bản theo thứ tự ngày, tháng, năm viết bằng số Ả Rập. Những chỉ số ngày nhỏ hơn 10 và số chỉ tháng 1, tháng 2 thì phải viết số 0 ở trước. Trường hợp cần thiết thì thành phần thời gian phải viết thêm giờ, phút.

3.5. Nơi nhận văn bản trình bày ở ô số (5a) và ô số (5b). Ô số (5a) chỉ áp dụng cho loại công văn và gồm hai phần: Kính gửi (hoặc đồng kính gửi) và tên cơ quan nhận văn bản. Ô số (5b) gồm hai phần: Nơi nhận và tên các cơ quan hoặc cá nhân nhận văn bản cùng với số lượng bản.

- Các Bộ.

- UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

- Cục Lưu trữ (2 bản).

- Lưu Văn thư.

3.6. Đối với các văn bản dùng để giao dịch thì cuối văn bản có gạch ngang và ở ô số (12) phải viết địa chỉ bưu điện của cơ quan, số điện thoại, số telex, số Fax (nếu có).

Việt Nam Thông tấn xã.

3.7. Tên loại và trích yếu nội dung văn bản trình bày ở ô số (6a) và (6b). Những văn bản có tên loại thì tên loại được viết bằng chữ in hoa, sau đó viết nội dung văn bản bằng chữ thường ở ô (6a).

Ví dụ:

Những văn bản không có tên loại thì phải viết trích yếu nội dung ở số (6b).

V/v nộp hồ sơ lưu trữ của chính quyền cũ vào kho Lưu trữ Trung ương.

3.8. Nội dung bản trình bày ở ô số (7). Văn bản trình bày phải chính xác, rõ ràng không được dập xóa. Khi xuống dòng thì phải để khoảng cách dòng gấp đôi so với các dòng khác và chữ đầu dòng phải thụt vào 6 chữ cái.

3.9. Quyền hạn, chức vụ của người ký văn bản viết bằng chữ in hoa ở ô số (8). Người ký thay mặt thì viết hai chữ TM, người ký thì viết hai chữ KT, người ký thừa lệnh thì viết hai chữ TL, người ký thừa uỷ quyền thì viết 3 chữ TUQ, người ký quyền thì viết một chữ Q. Các chữ đã nêu trên viết bằng chữ in hoa và đặt ở phía trước chữ ghi chức vụ người ký văn bản. Chữ ký của người có thẩm quyền đặt ở ô số (9). Họ tên người ký văn bản viết bằng chữ thường ở ô số (10). Khoảng cách giữa ô số (8) và ô số (10) cách nhau 30mm.

KT. BỘ TRƯỞNG BỘ NGOẠI GIAO

THỨ TRƯỞNG

Nguyễn Dy Niên

Trong văn bản không được ký bằng bút chì, bút mực màu đỏ hoặc bằng vật liệu dễ phai mờ.

3.10. Dấu của cơ quan trên văn bản đóng ở ô số (11), phải đúng chiều, rõ ràng và trùm lên 1/.4 chữ ký ở phía bên trái. Chỉ đóng dấu vào văn bản đã có chữ ký chính thức của người có thẩm quyền.

Những văn bản có nội dung thuộc phạm vi bí mật quốc gia thì phải đóng dấu chỉ mức độ mật. Những văn bản có mức độ khẩn thì đóng dấu chỉ mức độ khẩn. hai dấu naỳ đóng ở ô số (13). Dấu chỉ mức độ mật, mức độ khẩn phải đóng bằng mực đỏ.

3.11. Nếu văn bản là bản dự thảo thì ghi chữ "Dự thảo" vào ô số (14), nếu văn bản dự thảo nhiều lần thì phải ghi "Dự thảo lần thứ..."

3.12. Đối với các văn bản là bản sao thì phần cuối văn bản theo hình 4. Phía dưới bản chính có gạch ngang ở ô số (15), phía dưới gạch ngang ở ô số (16) viết bằng chữ in hoa tên cơ quan sao văn bản. Ô số (17) viết số, ký hiệu của văn bản sao. Ô số (18) viết tên địa điểm và thời hạn phát hành văn bản sao. Ô số (19) viết bằng chữ in hoa quyền hạn, chức vụ người ký bản sao. Ô số (20) là chữ ký của người ký bản sao. Ô số (21) là dấu cơ quan sao văn bản. Ô số (22) viết bằng chữ thường họ, tên người ký bản sao.

4. Những văn bản nội dung ngắn gọn thì các thành phần nêu ở mục 3 phải trình bày cân đối, đẹp mắt trng vùng trình bày trên một trang giấy. Những văn bản nội dung trình bày từ hai trang giấy trở lên thì số (5b), ô (8), (9), (10), (11) và (12) trở đi phải viết ở trang cuối cùng của văn bản.