Quyết định số: 74/QĐ-KHKT ngày 06 tháng 03 năm 1997 của Cục Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành Tiêu chuẩn ngành "Cặp đựng tài liệu". (về mục trên)

CỤC TRƯỞNG CỤC LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC

- Căn cứ Nghị định số 34/HĐBT ngày 01 tháng 3 năm1984 của Hội đồng Bộ trưởng quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của Cục Lưu trữ Nhà nước;

- Căn cứ "Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác Lưu trữ" ban hành kèm theo Nghị định số 142/CP ngày 28/9/1963 của Hội đồng Chính phủ;

- Căn cứ "Điều lệ công tác tiêu chuẩn hoá" ban hành kèm theo Nghị định số 141/HĐBT ngày 24/8/1982 của Hội đồng Bộ trưởng;

- Xét đề nghị của ông Giám đốc Trung tâm Nghiên cứu khoa học lưu trữ,

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1: Ban hành tiêu chuẩn ngành "Cặp đựng tài liệu"

(Mã số TCN- 03-1997).

Điều 2: Tiêu chuẩn Cặp đựng tài liệu khuyến khích áp dụng ở các lưu trữ Nhà nước, các tổ chức xã hội, các đơn vị sản xuất, kinh doanh và đoàn thể quần chúng trong toàn quốc.

Điều 3: Các ông Chánh văn phòng Cục Lưu trữ Nhà nước, Giám đốc Trung tâm Nghiên cứu khoa học lưu trữ chịu trách nhiệm thực hiện quyết định này.

                                                                                CỤC TRƯỞNG CỤC LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC

1- Phạm vi áp dụng: Tiêu chuẩn này quy định kích thước và yêu cầu đối với cặp đựng tài liệu sử dụng trong công tác văn thư, lưu trữ tại các công sở trong toàn quốc.

Cặp đựng tài liệu được chế tạo bằng bìa các tông cứng loại tốt, dày 1, 5 - 2mm có kích thước như sau:

- Chiều dài : 340 + 2mm

- Chiều rộng : 260 + 2mm

- Chiều dày : 100+ 2mm

3.1. Yêu cầu về thẩm mỹ và hình thức: Cặp có kiểu dáng đẹp, lịch sự nhưng đảm bảo sự nghiêm túc của công việc hành chính.

3.2. Cặp phải đựng được một khối lượng tài liệu tối đa là 4, 5kg.

3.3 Vải gáy của cặp màu sẫm, gắn vào 2 bìa cặp 15mm. hai đầu vải phía trên và phía dưới gập vào 10mm. Mối nối giữa vải với bìa các tông phải chịu được một lực kéo là 50N (Niu tơn).

3.4 Các dây buộc, dây khoá, băng dính nháp được gắn vào bìa các tông để chịu được một lực 50N nhằm giữ an toàn cho tài liệu.

3.5. Giấy bọc ngoài hai bìa các tông là giấy tốt, màu sẫm, được bọc cách mép giấy 10mm.

3.6. Giấy phía trong cặp là giấy trắng phủ kín mặt trong của cặp.

3.7. Hồ dán dùng sản xuất cặp phải là loại hồ chống được côn trùng phá hoại.

4.1. Điều kiện thử: Nhiệt độ và độ ẩm bình thường trong phòng làm việc, cặp dùng để thử không bị ướt, bong, gẫy.

4.2. Tiến hành thử:

a/ Thử độ bền các mối ghép của vải gáy với bìa các tông: Dùng một vật nặng 5kg buộc chặt vào một bên bìa, sau đó giữ hoặc treo bìa đối diện trong vòng 10 phút. Sau khi treo, hạ cặp xuống, tháo bỏ vật nặng ra, nếu kiểm tra không thấy biến dạng (rách, xước...) ở các mối ghép giữa vải và bìa là được.

b/ Thử độ bền dây buộc, dây khoá, băng dính nháp: Đựng vào cặp một lượng tài liệu (hoặc vật nặng) có khối lượng 5kg, buộc dây, khoá hoặc băng dính nháp lại. Móc vào chỗ dây buộc, dây khoá hoặc băng dính nháp rồi treo lên trong 10 phút, sau đó hạ cặp xuống, tháo tài liệu ra, kiểm tra các mối ghép giữa dây buộc, dây khoá và băng dính nháp với bìa các tông, nếu không thấy biến dạng (xước, rách, tuột...) các loại dây buộc, dây khoá, băng dính nháp không đứt là được.