Báo cáo số 25/BC-UBND ngày 12 tháng 3 năm 2008 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Thừa Thiên Huế về kết quả sơ kết 01 năm thực hiện Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ. (về mục trên)

         1. Tổ chức tuyên truyền, phổ biến quán triệt pháp luật lưu trữ:

Nhằm tuyên truyền, phổ biến quán triệt nội dung của Chỉ thị và Pháp luật Lưu trữ, UBND tỉnh ban hành Chỉ thị số 32/2006/CT-UBND ngày 14/8/2006 về việc giảm giấy tờ hành chính trong hoạt động các cơ quan hành chính Nhà nước, Chỉ thị số 44/2006/CT-UBND ngày 16/10/2006 về tăng cường chỉ đạo và củng cố công tác văn thư, lưu trữ. Đồng thời, cử đoàn kiểm tra, chỉ đạo, tuyên truyền công tác văn thư, lưu trữ trực tiếp đến 100% các huyện và thành phố, các sở, ban, ngành để hướng dẫn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ.  

Thành phần tham dự: Chánh Văn phòng HĐND và UBND huyện, Chánh Văn phòng các sở, Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ huyện, Trưởng phòng Hành chính tổ chức và các chuyên viên trong Văn phòng UBND huyện.

Thông qua các đợt kiểm tra, khảo sát, đồng chí Chánh Văn phòng - Ủy viên UBND tỉnh đã kết luận chỉ đạo cụ thể từng hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ phù hợp với tình hình của từng địa phương, đơn vị. Giao trách nhiệm cụ thể cho các đơn vị liên quan (Trung tâm Lưu trữ, Trung tâm Công báo, Trung tâm Tin học-Hành chính, Phòng Tổ chức Hành chính, Trưởng phòng Tổng hợp của Văn phòng UBND tỉnh) nghiên cứu để hướng dẫn cụ thể cho cơ sở thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ.

2. Về củng cố tổ chức văn thư, lưu trữ:

UBND tỉnh thành lập Trung tâm Lưu trữ tỉnh có chức năng giúp UBND tỉnh, Chánh Văn phòng UBND tỉnh thực hiện quản lý Nhà nước công tác lưu trữ trên địa bàn toàn tỉnh, ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh. Qua số liệu khảo sát, kiểm tra nắm tình hình, tại các huyện thành lập lưu trữ huyện quản lý công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn huyện, tại các xã đã bố trí cán bộ văn thư kiêm lưu trữ.

Tuy nhiên, công tác tổ chức cán bộ nghiệp vụ văn thư, lưu trữ tại các huyện, xã và một số sở, ngành chưa đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của xã hội. Cán bộ Văn thư, lưu trữ còn kiêm nhiệm nhiều công tác khác.

Để củng cố, tăng cường cán bộ cho các cơ quan, địa phương và nâng cao nghiệp vụ chuyên môn Văn thư, lưu trữ, UBND tỉnh đã chỉ đạo các cơ sở đào tạo, bồi dưỡng dài hạn, ngắn hạn (Trường Cao đẳng Sư phạm Huế, Trường Cán bộ Nguyễn Chí Thanh) liên thông, liên kết tổ chức nhiều khóa đào tạo hệ Trung cấp chính quy Hành chính Văn thư, Trung cấp  Văn thư – Lưu trữ, Cao đẳng Quản trị Văn phòng kết quả như sau:

Tại Trường Cao đẳng Sư phạm Huế (2003-2008): Khóa K27: 108 sinh viên, Khoá K28: 175 sinh viên, Khoá K29: 205 sinh viên, Khóa K30: 173 sinh viên, khoá K31: 147 sinh viên.

Phần lớn các sinh viên tốt nghiệp được ưu tiên tuyển dụng làm công tác văn thư, lưu trữ các cơ quan, địa phương trong toàn tỉnh.

Theo báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ trình độ chuyên môn nghiệp vụ của 134 cán bộ văn thư lưu trữ tại các đơn vị, địa phương: 01 Đại học chuyên ngành lưu trữ, 30 Đại học khác, 45 Trung cấp văn thư-lưu trữ, 33 Trung cấp khác, 25 sơ cấp.  

Để tiếp tục nâng cao chất lượng chuyên môn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ trong các cơ quan địa phương, UBND tỉnh đã chỉ đạo các địa phương, các sở, ban, ngành trong tỉnh xây dựng kế hoạch đào tạo bồi dưỡng cán bộ văn thư, lưu trữ giai đoạn 2008-2012. Qua các đợt kiểm tra nhận thấy cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ của các xã, phường nhiều nơi không ổn định.

3. Thực hiện chế độ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử:

a) Nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành 

UBND tỉnh chỉ đạo các cơ quan, địa phương củng cố cơ sở vật chất, kho tàng để thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan. Văn phòng UBND tỉnh đã xây dựng, áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2000 vào quy trình nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan và đã được cấp chứng nhận trong năm 2007; các cơ quan, địa phương khác tiếp tục phấn đấu để được cấp chứng nhận chất lượng trong năm 2008, năm 2009 đối với công tác này.

UBND tỉnh chỉ đạo Sở Xây dựng thí điểm thực hiện xây dựng mô hình chuẩn hoá lưu trữ hiện hành cấp sở để từ đó có kế hoạch nhân rộng ra các cơ quan, ban, ngành cấp tỉnh.

b) Nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ lịch sử:

Hàng năm, UBND tỉnh chỉ đạo các cơ quan, đơn vị sắp xếp, xác định hồ sơ, tài liệu có giá trị lịch sử để nộp lưu vào kho lưu trữ lịch sử. Một số cơ quan đã và đang tiến hành các thủ tục giao nộp hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ tỉnh theo đúng quy định của Nhà nước như: Cục Thuế tỉnh, Sở Xây dựng, Công ty Công trình cơ điện, Công ty dịch vụ sản xuất nông lâm nghiệp, Công ty Thủy sản…

UBND tỉnh đang tiếp tục chỉ đạo Trung tâm Lưu trữ tỉnh xây dựng danh mục nguồn nộp lưu hồ sơ tài liệu của các cơ quan, ban ngành cấp tỉnh phù hợp với tình hình mới để tổ chức thực hiện trong những năm tới.

UBND các huyện, thành phố ban hành danh mục số 1 cơ quan nộp lưu   nhằm chỉ đạo các phòng, ban trực thuộc phân loại, sắp xếp hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ huyện, thành phố. Tuy nhiên, công việc còn gặp một số khó khăn do các sở, ban, ngành và các đơn vị chưa thật sự quan tâm, còn nặng về công tác chuyên môn.

4. Đầu tư xây dựng kho tàng và trang thiết bị bảo quản lưu trữ:

Tại Trung tâm lưu trữ tỉnh đã xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng và bố trí tương đối đầy đủ trang thiết bị bảo quản. UBND tỉnh đang khảo sát để cải tạo, mở rộng kho lưu trữ tỉnh đạt tiêu chuẩn, dự kiến thực hiện vào năm 2008, 2009.

UBND tỉnh ban hành Chỉ thị số 44/2006/CT-UB ngày 16/10/2006 về tăng cường chỉ đạo và củng cố công tác văn thư, lưu trữ trong đó chỉ đạo bố trí kho tàng, trang thiết bị cho công tác lưu trữ tại các địa phương, đơn vị. Hiện nay, tại các huyện, thành phố, các sở, ban, ngành hầu hết đều có phòng bảo quản tài liệu. Một số sở, ban, ngành đã được trang bị các thiết bị bảo quản như Cục Thuế tỉnh, Sở Xây dựng, Kho Bạc…. Tuy nhiên, vẫn còn nhiều đơn vị kho tàng chưa đảm bảo đúng tiêu chuẩn của Nhà nước quy định.

Thực hiện Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ, UBND tỉnh phối hợp đơn vị tư vấn (Trung tâm lưu trữ Quốc gia I) đang xây dựng đề án phát triển công tác văn thư, lưu trữ giai đoạn 2008-2012 trong đó bố trí kinh phí để xây dựng kho tàng, bố trí trang thiết bị bảo quản cho các huyện, thành phố và một số sở, ban, ngành; khắc phục tình trạng tài liệu bị phân tán, tích đống, bó gói do không có kho lưu trữ đảm bảo tiêu chuẩn; tạo điều kiên thuận lợi cho các địa phương, đơn vị trong tỉnh có kế hoạch tổ chức sắp xếp, chỉnh lý và lựa chọn tài liệu nộp vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh, kho lưu trữ huyện theo quy định của Nhà nước.

5. Về công tác chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ:

UBND tỉnh đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ cho các đơn vị, địa phương, cụ thể ban hành các văn bản: Quy định công tác lưu trữ tỉnh; Quy chế khai thác hồ sơ, tài liệu tại Trung tâm lưu trữ tỉnh, Hướng dẫn nguồn nộp lưu vào lưu trữ huyện: Danh mục các cơ quan nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm lưu trữ tỉnh. Đây là hành lang pháp lý quan trọng để cơ sở thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ.

UBND các huyện, thành phố tổ chức nhiều lớp tập huấn công tác văn thư, lưu trữ trong chương trình nâng cao năng lực cán bộ, công chức xã phường như: Huyện Phong Điền, Hương Trà, Hương Thủy, Quảng Điền…

Công tác kiểm tra là cần thiết trong quản lý hành chính nói chung và công tác văn thư lưu trữ nói riêng. Trong công tác này, UBND tỉnh thành lập các đoàn kiểm tra công tác cải cách hành chính, công tác văn thư, lưu trữ. Thông qua các đợt kiểm tra, UBND tỉnh chỉ thị cụ thể cho từng cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh như: Sở Nội vụ, Sở Tài chính, Sở Kế hoạch đầu tư bố trí kinh phí, bố trí cán bộ… cho công tác văn thư, lưu trữ. Cụ thể: bố trí 02 cán bộ văn thư cho UBND các huyện, thành phố, bố trí 01 cán bộ chuyên trách công nghệ thông tin cho các sở, ban, ngành, Văn phòng HĐND và UBND các huyện thành phố.

UBND các huyện, thành phố tổ chức các đoàn kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ đến các xã và phòng ban trực thuộc. Sau các đợt kiểm tra, các huyện, thành phố báo cáo kết quả cho UBND tỉnh biết, chỉ đạo.

Qua kiểm tra nhận thấy công tác văn thư, lưu trữ tại địa phương tương đối tốt, qua đó giúp UBND các huyện, các sở, ban, ngành trong tỉnh đánh giá đúng thực trạng tình hình tại địa phương, đơn vị mình; nhiều khó khăn, hạn chế và nguyên nhân đã được nêu ra, từ đó có kế hoạch, biện pháp khắc phục.  Đồng thời, tổ chức khen thưởng, động viên kịp thời những đơn vị, địa phương có thành tích tốt.

6. Việc thực hiện chế độ báo cáo thống kê:

UBND tỉnh đã thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo định kỳ cũng như báo cáo thống kê cơ sở, báo cáo thông kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ đúng thời gian quy định, chất lượng báo cáo thống kê ngày càng đáp ứng yêu cầu.

Hàng năm, UBND tỉnh tổ chức tổng kết công tác văn thư, lưu trữ. Qua đó rút kinh nghiệm những mặt còn tồn tại, phát huy những mặt mạnh nhằm củng cố và phát huy tốt hơn công tác văn thư, lưu trữ.

Trên đây là kết quả sơ kết 01 năm thực hiện Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ./.

Nơi nhận:                                                                                                               KT. CHỦ TỊCH

- Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước;                                                                      PHÓ CHỦ TỊCH

- Chủ tịch, các PCT UBND tỉnh;

- LĐ Văn phòng;                                                                                                                (Đã ký)

- Phòng HCTC;

- Lưu: VT, TTLT.                                                                                 Ngô Hòa