Chỉ thị số 10/CT-UB ngày 01 tháng 10 năm 2001 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Bạc Liêu về việc tăng cường chỉ đạo công tác Văn thư – Lưu trữ. (về mục trên)

Tỉnh Bạc Liêu sau khi được tái lập, công tác văn thư - lưu trữ được các Sở, ngành, các Huyện, thị xã và xã, phường, thị trấn quan tâm  chỉ đạo, một số Sở và Huyện, thị công tác này bước đầu đi vào nề nếp.  Song phần lớn cán bộ nghiệp vụ văn thư - lưu trữ ở các  đơn vị từ tỉnh đến cơ sở hầu hết còn thiếu và yếu, do chưa được đào tạo chuyên ngành về văn thư - lưu trữ nên ảnh hưởng đến chất lượng hiệu quả công tác, nhất là việc sắp xếp, quản lý các loại hồ sơ, tài liệu ở các đơn vị ngay từ đầu, nhằm đáp ứng yêu cầu nghiên cứu, khai thác phục vụ tốt nhiệm vụ chính trị, phát triển kinh tế - xã hội, an ninh quốc phòng của tỉnh.

Hiện tại, cán bộ công tác văn thư - lưu trữ ở các Sở, ngành tỉnh, Huyện, thị, xã, phường, thị trấn chưa được bố trí thống nhất theo qui định chung của Nhà nước, cơ sở vật chất phục vụ cho việc quản lý tài liệu ở các ngành, các cấp chưa được quan tâm đầu tư, hoặc có nhưng chưa đảm bảo quản lý an toàn tài liệu. Điều đáng lưu ý là có một vài đơn vị còn xuất hiện việc tài liệu quản lý chưa chặt chẽ, dẫn đến tài liệu bị thất lạc, mối, chuột gặm  nhấm khi cần tra cứu không tìm được hoặc không còn nguyên vẹn v.v...

Thực hiện pháp lệnh lưu trữ quốc gia số: 34/2001/PL-UBTVQH10 ngày 04/4/2001 của ủy ban thường vụ Quốc hội, Chỉ thị số: 726/TTg ngày 04/9/1997 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lưu trữ trong thời gian tơí và thông tư số: 40/1998/TT-TCCP ngày 24/01/1998 của Ban tổ chức cán bộ Chính phủ  hướng dẫn tổ chức lưu trữ ở các cơ quan Nhà nước các cấp.

Để sớm khắc phục tình trạng trên, nhằm từng bước đưa công tác văn thư - lưu trữ đi vào nề nếp, đảm bảo quản lý chặt chẽ các loại hồ sơ, tài liệu ngay từ ban đầu ở các ngành các cấp trong tỉnh. Đồng thời củng cố hệ thống văn thư - lưu trữ từ tỉnh đến cơ sở đáp ứng yêu cầu nghiên cứu trong chỉ đạo, điều hành về mặt Nhà nước trên các lĩnh vực kinh tế, văn hóa - xã hội, an ninh quốc phòng của tỉnh, phục vụ có hiệu quả trong công tác cải cách bộ máy hành chính các cấp. ủy ban nhân dân tỉnh Chỉ thị:

1. Ban tổ chức chính quyền tỉnh căn cứ thông tư số: 40/1998/TT-TCCP ngày 24/4/1998 của Ban tổ chức cán bộ Chính phủ hướng dẫn thủ trưởng các Sở, ngành tỉnh, UBND các Huyện, thị tổ chức thống nhất bộ phận công tác văn thư - lưu trữ ở các cơ quan, đơn vị trong toàn tỉnh, khẩn trương xây dựng kế hoạch đào tạo cán bộ làm công tác văn thư - lưu trữ, đồng thời bố trí cán bộ văn thư - lưu trữ đúng theo ngạch công chức Nhà nước quy định.

2. Văn phòng HĐND-UBND tỉnh cùng với Ban tổ chức chính quyền tỉnh lập đề án tổ chức hệ thống văn thư - lưu trữ từ các Sở, ngành tỉnh đến Huyện, thị, xã, phường, thị trấn trong toàn tỉnh trình UBND tỉnh quyết định.

3. Văn phòng HĐND - UBND các Huyện, thị trong tỉnh bố trí một phòng trong Văn phòng để làm kho lưu trữ, thiết kế kho giá để tài liệu đảm bảo chống côn trùng, mối, mọt, chuột gặm nhấm và phòng chống cháy trong quá trình quản lý.

Trước mắt, bố trí một cán bộ chuyên trách công tác lưu trữ đảm bảo sắp  xếp, phân loại, chỉnh lý và quản lý tốt các loại hồ sơ, tài liệu lưu trữ của Văn phòng và các phòng, ban của Huyện, thị. Đối với xã, phường, thị trấn bố trí một cán bộ công tác văn thư kiêm lưu trữ.

4. Sở Kế hoạch - Đầu tư,  Sở Tài chính - Vật giá hướng dẫn các Sở, ngành và các Huyện, thị lập dự án xây dựng, cải tạo, nâng cấp các kho lưu trữ theo hướng dẫn chuyên môn của Cục lưu trữ Nhà nước đảm  bảo yêu cầu bảo quản an toàn, lâu dài tài liệu lưu trữ.

Trong dự toán chi ngân sách hàng năm cho hoạt động hành chánh sự nghiệp của các Sở, ngành và các Huyện, thị trong tỉnh được bố trí kinh phí cho việc thu thập và bảo quản tài liệu lưu trữ của đơn vị.

5. Văn phòng HĐND-UBND tỉnh , Ban tổ chức chính quyền tỉnh cùng các cơ quan chức năng kết hợp với Cục lưu trữ Nhà nước và Trường nghiệp vụ lưu trữ văn phòng II tại Thành phố Hồ Chí Minh, tổ chức lớp Trung cấp văn thư - Lưu trữ (tại chức) để đào tạo lực lượng cán bộ chuyên ngành công tác văn thư - lưu trữ phục vụ ở các Ngành  các cấp trong tỉnh.

6. Trung tâm Lưu trữ - Tin học tỉnh căn cứ các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của Cục lưu trữ Nhà nước, có kế hoạch hướng dẫn thống nhất về nghiệp vụ cho các cơ quan, đơn vị trong tỉnh tổ chức thực hiện. Soạn thảo văn bản về quản lý công tác văn thư - lưu trữ thông qua Văn phòng HĐND-UBND tỉnh trình UBND tỉnh ký ban hành.

Lập kế hoạch kiểm tra, hướng dẫn các cơ quan, đơn vị trực thuộc tỉnh và Huyện, thị thực hiện thống nhất các chế độ, qui định, nguyên tắc về quản lý công tác văn thư - lưu trữ và tài liệu lưu trữ.

7. Thủ trưởng các Sở, ban, ngành tỉnh, Chủ tịch UBND các Huyện, thị chịu trách nhiệm chỉ đạo tốt công tác Văn thư - lưu trữ ở đơn vị, địa phương mình theo qui định của Cục lưu trữ Nhà nước. Đặc biệt tài liệu giai đoạn tỉnh Minh Hải, các đơn vị trong tỉnh đã và đang quản lý có xuất xứ từ tỉnh Bạc Liêu cũ trước và sau năm 1975 ( kể cả tài liệu ngụy Sài gòn trước 30/4/1975 ), khi xây dựng xong kho chuyên dụng sẽ nộp vào Trung tâm Lưu trữ - Tin học tỉnh.

Trong quá trình tổ chức thực hiện, nếu có gì khó khăn vướng mắc, đề nghị các Sở, ban, ngành và Huyện, thị phản ảnh bằng văn bản về UBND tỉnh để có hướng chỉ đạo tiếp.

Nơi nhận:                                                                                                   TM. UBND TỈNH BẠC LIÊU

- Văn phòng Chính phủ(để B/cáo).                                                                                               CHỦ TỊCH

-TT Tỉnh ủy, HĐND (đểB/cáo).                                                                           

-Chủ tịch, PCT UBND tỉnh.

-Chánh VP, PVP HĐND-UBND tỉnh.                                                                                                  (Đã ký)

-Sở, Ban, Ngành, Đoàn thể cấp tỉnh.                                                          

-Doanh nghiệp Nhà nước.

-UBND các huyện, thị xã.                                                                                                              Cao Anh Lộc

-Báo BL, Đài PTTH.

-Lưu VP (TT.01).