Skip to main content

Trang nội dung

Trang nội dung
Văn bản quy phạm pháp luật
Tạp chí - Ấn phẩm điện tử
Lịch công tác
Danh bạ điện thoại
Câu hỏi thăm dò
Từ điển chuyên ngành
Quản lý hỏi đáp
Quản lý góp ý
  
Trang nội dung > Tin hoat dong > Công tác sưu tầm, thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III trong 15 năm qua  

Tin hoat dong: Công tác sưu tầm, thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III trong 15 năm qua

Title

Công tác sưu tầm, thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III trong 15 năm qua 

Image

 

DescriptionContent

Hướng tới kỷ niệm 15 năm thành lập Trung tâm, xin điểm qua một số nét thành tựu nổi bật trong công tác thu thập và bổ sung tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III trong thời gian qua.

Content News

Trung tâm Lưu trữ quốc gia III thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước được thành lập theo Quyết định số 118TCCP/TC ngày 10/6/1995 của Bộ trưởng - Trưởng ban Tổ chức cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ). Trung tâm có chức năng thu thập, bổ sung, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu có ý nghĩa toàn quốc từ Cách mạng tháng Tám năm 1945 đến nay.

Công tác sưu tầm, thu thập và bổ sung tài liệu là một trong những khâu nghiệp vụ quan trọng của công tác lưu trữ. Nếu làm tốt công tác này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện các khâu nghiệp vụ tiếp theo. Xác định rõ chức năng, nhiệm vụ được giao, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III thường xuyên chú trọng đẩy mạnh hoạt động thu thập tài liệu và coi đó là nhiệm vụ mang tính chất quyết định, tạo nên sự hoàn thiện của bất kỳ phông lưu trữ nào.

Hướng tới kỷ niệm 15 năm thành lập Trung tâm, xin điểm qua một số nét thành tựu nổi bật trong công tác thu thập và bổ sung tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III trong thời gian qua.

1. Công tác thu thập, bổ sung khối tài liệu hành chính

Phải nói rằng, khối tài liệu hành chính hiện nay đang giữ một vị trí quan trọng, có số lượng lớn nhất và có ý nghĩa trong việc khai thác và sử dụng tài liệu. Theo Quyết định số 58/TCCP ngày 17/3/1995 của Ban Tổ chức – Cán bộ Chính phủ về việc ban hành Danh mục số 1 các cơ quan thuộc diện nộp lưu hồ sơ tài liệu vào các Trung tâm Lưu trữ quốc gia, hàng năm có 110 cơ quan hành chính nhà nước Trung ương là nguồn nộp lưu vào Trung tâm. Đây là văn bản pháp lý quan trọng, tạo thuận lợi để các bộ, ngành và Trung tâm thực hiện tốt công tác quản lý và nộp lưu tài liệu.

Để kịp thời thu thập và bổ sung tài liệu, Trung tâm thường xuyên đến các cơ quan để nắm tình hình tài liệu hiện có, lập kế hoạch thu thập, đồng thời trực tiếp hướng dẫn các cơ quan chuẩn bị hồ sơ, tài liệu nộp lưu một cách chi tiết và cụ thể. Trong những năm đầu, mặc dù khó khăn về kho tàng bảo quản tài liệu và khó khăn về phía các cơ quan nộp lưu nhưng Trung tâm đã đạt được một số kết quả: Năm 1996, Trung tâm xác định trọng tâm của công tác thu thập là thu tài liệu có giá trị từ các cơ quan giải thể và sáp nhập. Chỉ mới sau một năm thành lập, Trung tâm đã thu được 3.474 cặp tài liệu, đó là tài liệu của các cơ quan: Uỷ ban Thanh niên Việt Nam, Bộ Lâm nghiệp, Cục Dự trữ Quốc gia, Bộ Công nghiệp Nhẹ, Phủ Thủ tướng, các phông thuộc Bộ Công nghiệp, Bộ Kế hoạch và Đầu tư và Bộ Tài chính.

Những năm tiếp theo, Trung tâm không ngừng bổ sung tài liệu của các cơ quan tách, sáp nhập, giải thể, đồng thời thu mới tài liệu của các cơ quan đến hạn nộp lưu. Tuy số lượng tài liệu thu về chưa nhiều nhưng phần nào nói lên những nỗ lực không ngừng của cán bộ làm công tác thu thập.

Tính từ năm 2002 đến nay, công tác thu thập tài liệu hành chính của Trung tâm đã có nhiều khởi sắc: Năm 2002, Trung tâm đã đưa vào sử dụng kho lưu trữ với sức chứa 15.000 mét giá tài liệu, với nhiều trang thiết bị hiện đại đã tạo điều kiện cho việc bảo quản cũng như việc tiếp nhận tài liệu đến hạn nộp lưu. Cùng với việc tổ chức thành công Hội nghị Thu thập tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm, Trung tâm đã thu được một số lượng tài liệu lớn với 321 mét giá tài liệu.

Từ sau Hội nghị Thu thập, số lượng tài liệu Trung tâm thu về không ngừng tăng lên cả về chất và lượng. Cụ thể là: Năm 2003, tài liệu thu về với số lượng là 506 mét. Riêng năm 2004, tài liệu thu về tăng mạnh với số lượng là 1.322,5 mét. Đây là năm Trung tâm thu được nhiều tài liệu nhất từ trước đến nay. Đó là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của nhiều cơ quan nhà nước Trung ương như: Quốc hội, Chính phủ, Văn phòng Chủ tịch nước, các Bộ và Uỷ ban Hành chính các khu, liên khu đã giải thể, …. có thời gian từ năm 1945 đến nay. Trung tâm ghi nhận và đánh giá cao sự cộng tác của các cơ quan bộ, ngành trong việc phối hợp chuẩn bị tài liệu nộp vào Lưu trữ Quốc gia, đồng thời xây dựng và duy trì mối quan hệ công tác tốt với lưu trữ các cơ quan trong việc nộp lưu.

Sang năm 2007, do cơ cấu tổ chức của một số cơ quan hành chính nhà nước có sự thay đổi, Quyết định số 58/TCCP của Ban Tổ chức – Cán bộ Chính phủ không còn phù hợp, Trung tâm đã được giao trực tiếp soạn thảo, bổ sung và hoàn thiện Danh mục số 1 mới trình Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước thẩm định, ban hành; Quyết định số 116/QĐ-VTLTNN ngày 25/5/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ra đời để đáp ứng yêu cầu đó. Theo Quyết định này, hàng năm có 190 cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu vào Trung tâm, trong đó có bổ sung thêm một số các cơ quan, đơn vị trực thuộc các tập đoàn kinh tế, các tổng công ty 90, 91, đồng thời mở rộng thêm một số tổ chức xã hội nghề nghiệp khác.

Không dừng ở đó, trong năm 2009, Trung tâm đã xây dựng dự thảo và trình Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước Danh mục số 2 các cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia III gồm các đơn vị sự nghiệp, các doanh nghiệp nhà nước tiêu biểu, điển hình trong số các cơ quan, tổ chức thuộc Bộ, ngành. Chính sự gia tăng về số lượng các đơn vị nộp lưu tài liệu vào Trung tâm đã góp phần làm phong phú thêm thành phần tài liệu của Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam.

2. Công tác thu thập và bổ sung khối tài liệu khoa học kỹ thuật

Tài liệu khoa học kỹ thuật bao gồm: tài liệu các chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học cấp Nhà nước, tài liệu thiết kế, chế tạo sản phẩm công nghiệp, tài liệu các công trình kỹ thuật trọng điểm và tài liệu địa giới hành chính …, có ý nghĩa quốc gia cần phải nộp vào bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia.

Trong những năm qua, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III thường xuyên liên hệ với lưu trữ các Bộ, ngành, các Ban quản lý dự án; cử cán bộ đến hướng dẫn, kiểm tra việc lựa chọn hồ sơ, tài liệu nộp vào Trung tâm. Nhờ làm tốt công tác này, phần lớn số tài liệu khoa học kỹ thuật nộp vào Trung tâm là tài liệu xây dựng cơ bản, các công trình nhóm A thuộc các ngành: Giao thông - Vận tải, Năng lượng, Công nghiệp, Dầu khí… như: công trình Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh, Cầu Thăng Long, Nhà máy Thuỷ điện Hòa Bình, Đường dây 500KV Bắc – Nam, Quảng  trường Ba Đình, Nhà Quốc hội và Hội trường Ba Đình, Dự án nâng cấp cải tạo quốc lộ 6 đoạn Hòa Bình – Sơn La … đều được lập hồ sơ tương đối hoàn chỉnh và đầy đủ, tình trạng vật lý tốt, có mục lục tra cứu kèm theo.

Tuy nhiên, việc thu thập tài liệu các công trình nhóm A thuộc các lĩnh vực như: văn hóa, y tế, giáo dục, phát thanh, truyền hình, du lịch, hóa chất, luyện kim, khai thác chế biến khoáng sản, phân bón, thuỷ lợi … lại gặp nhiều khó khăn. Nguyên nhân là do chưa có qui định nộp lưu rõ ràng, đầy đủ từ các Ban Quản lý, chủ đầu tư dự án nên lưu trữ các bộ, ngành chưa thu được nhiều khối tài liệu này. Hơn nữa, lưu trữ các bộ, ngành cũng không đủ nhân lực, kho tàng để thực hiện công việc đó. Mặt khác, đối với tài liệu về các chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học cấp Nhà nước, tài liệu thiết kế, chế tạo sản phẩm công nghiệp … ở một số bộ, ngành còn chưa thu thập được đầy đủ, chưa chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu nên Trung tâm Lưu trữ quốc gia III còn gặp nhiều khó khăn để thu thập và bổ sung khối tài liệu quan trọng này.                  

Mặc dù gặp khó khăn trong việc thu thập khối tài liệu các công trình, các đề tài nghiên cứu khoa học … nhưng Trung tâm gặp nhiều thuận lợi trong việc thu về một khối lượng lớn hồ sơ, bản đồ địa giới hành chính của 3 cấp tỉnh, huyện, xã trong phạm vi cả nước. Đến nay, Trung tâm đã thu mới và thu bổ sung tài liệu địa giới hành chính của 61 tỉnh, thành. 

Như vậy, để làm tốt công tác thu thập loại hình tài liệu này cần có những văn bản quy định cụ thể về thành phần, nội dung tài liệu nộp lưu. Trong khi đó, văn bản Nhà nước chỉ mới quy định chung chung, chưa có những văn bản hướng dẫn nghiệp vụ cụ thể đối với loại hình tài liệu khoa học kỹ thuật. Đây chính là khó khăn lớn mà Trung tâm Lưu trữ quốc gia III và lưu trữ các bộ, ngành gặp phải trong quá trình thu thập, nộp lưu và quản lý tài liệu.

3. Công tác thu thập và bổ sung khối tài liệu phim - ảnh – ghi âm (tài liệu nghe nhìn)

Tài liệu nghe nhìn là một loại hình tài liệu đặc biệt gồm ảnh chụp, phim điện ảnh, băng đĩa, đĩa video và băng đĩa ghi âm. Đối với loại hình tài liệu này cần có những phương tiện và chế độ bảo quản thích hợp, nếu không chỉ trong thời gian ngắn tài liệu sẽ bị hư hỏng.

Nhận thức rõ tầm quan trọng trong công tác bảo quản tài liệu nghe nhìn, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III đã sớm đưa khoa học công nghệ thông tin vào bảo quản và sử dụng tài liệu này, đồng thời không ngừng đẩy mạnh công tác sưu tầm và thu thập tài liệu.

Trong thời gian qua, nhờ có kho lưu trữ chuyên dụng cho tài liệu nghe nhìn, Trung tâm đã đạt được một số kết quả đáng kể. Đối với phim điện ảnh: Trung tâm đã thu được hơn 300 cuộn phim, chủ yếu là phim thời sự - tài liệu từ các Bộ, ban, ngành. Đối với tài liệu ảnh, ghi âm, Trung tâm đã thu được trên 7.000 giờ băng ghi âm, hàng trăm băng video và trên 2.000 băng cassete về các kỳ họp Quốc hội và hàng ngàn tấm ảnh quý giá khác.

Những năm gần đây, Trung tâm đã tiến hành việc sưu tầm tài nghe nhìn dưới hình thức tự tạo như sưu tầm tài liệu ảnh qua sách, báo, tạp chí; thu băng qua Đài Truyền hình các sự kiện lớn như: các kỳ họp Quốc hội, Hội nghị APEC      ..., các phim tư liệu: “Cuộc chiến giữa hổ và voi”, “Con đường huyền thoại”, “Hồi ức cầu Long Biên”, “40 năm thực hiện di chúc của Bác”...

Mặc dù đã có nhiều cố gắng nhưng những kết quả từ việc thu thập tài liệu nghe nhìn vẫn còn hạn chế, do hệ thống văn bản quản lý của Nhà nước chưa có những hướng dẫn cụ thể về nghiệp vụ đối với tài liệu nghe nhìn. Mặt khác do kho tàng, thiết bị bảo quản chuyên dụng ở một số  bộ, ngành chưa đáp ứng đủ tiêu chuẩn, lưu trữ các bộ ngành chưa coi đây là nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử nên chưa có ý thức thu thập, bảo quản ảnh hưởng lớn đến việc thu thập và nộp lưu tài liệu nghe nhìn vào Trung tâm.

4. Công tác thu thập và bổ sung khối tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ (gọi tắt là tài liệu xuất xứ cá nhân)

Tài liệu xuất xứ cá nhân là những tài liệu hình thành trong quá trình sống, hoạt động, nghiên cứu, sáng tác của các cá nhân. Cá nhân được xác định có tài liệu cần sưu tầm vào Trung tâm là những cá nhân, gia đình, dòng họ, nhân vật lịch sử tiêu biểu; các nhà hoạt động chính trị, nhà hoạt động chính trị - xã hội có tên tuổi, có nhiều cống hiến cho đất nước; nhà khoa học đạt giải thưởng lớn trong nước và quốc tế; anh hùng lao động, anh hùng lực lượng vũ trang nhân dân; nhà văn, nhà báo, cá nhân nổi tiếng hoạt động trong các lĩnh vực: sân khấu điện ảnh, nhiếp ảnh, hội họa, âm nhạc…; các gia đình, dòng họ có bề dày lịch sử. Tài liệu của cá nhân bao gồm những tài liệu liên quan đến tiểu sử, tài liệu sáng tác, các công trình nghiên cứu khoa học, tư liệu, sổ sách ghi chép, thư từ trao đổi, băng hình, ảnh .... Đặc điểm chính của khối tài liệu này đó là thành phần tài liệu rất đa dạng, nhiều kích cỡ và chất liệu khác nhau. Hầu hết tài liệu đều là bản chính, bản gốc, bản thảo viết tay, bản đánh máy có bút tích sửa chữa của tác giả. Ngôn ngữ của tài liệu cũng phong phú như chữ Hán Nôm, Pháp, Anh, Nga, Nhật, Trung Quốc, một số tiếng dân tộc thiểu số ...

Hàng năm, Trung tâm tiến hành thu mới, thu bổ sung tài liệu, đến nay Trung tâm đã thu thập và bảo quản được khoảng 70 phông tài liệu có xuất xứ cá nhân. Tiêu biểu như GS.Sử học, Xã hội học Phạm Huy Thông, Nhà nghiên cứu lịch sử Trần Văn Giáp, Nhà nghiên cứu âm nhạc Minh Tâm, Nhạc sĩ Văn Cao, GS.TSKH Toán – Lý Võ Hồng Anh, GS.TSKH Vật lý Nguyễn Châu, các nhà văn Tô Hoài, Sơn Tùng, Lê Lựu, Hồ Phương, các nhà thơ Xuân Diệu, Lưu Trọng Lư, Tế Hanh … và nhiều gia phả, tộc phả của các dòng họ lớn như họ Đỗ, họ Ngô …

Thấy rõ tầm quan trọng của nguồn tài liệu này, ngay sau khi tài liệu chuyển giao từ Trung tâm Lưu trữ quốc gia I, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III không ngừng đẩy mạnh hoạt động sưu tầm, thu thập và bổ sung tài liệu. Thời gian đầu do khó khăn về kho tàng, thiết bị bảo quản nhưng với tinh thần trách nhiệm, sự kiên trì, vận động, thuyết phục của cán bộ làm công tác thu thập, nhiều cá nhân, gia đình, dòng họ đã tự nguyện cho, tặng toàn bộ khối tài liệu trong sự nghiệp sáng tác cũng như hoạt động nghiên cứu của mình cho Lưu trữ Quốc gia. Vì thế, bằng những hình thức và phương pháp sưu tầm, thu thập khác nhau, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III đã đạt được một số kết quả đáng khích lệ: trong 2 năm  2000, 2008, Trung tâm tổ chức Hội nghị “Thu thập tài liệu xuất xứ cá nhân”. Kết quả đã có gần 50 cá nhân đến dự, trong số đó có những cá nhân đã hơn 90 tuổi nhưng vẫn rất nhiệt tình đến dự, đó là Nhà nhiếp ảnh Nguyễn Nhưng (92 tuổi), Nhà văn hóa Hữu Ngọc (90 tuổi) và bổ sung thêm tài liệu của gần 20 cá nhân.

Tiếp đến, trong 3 năm 2007-2009, Trung tâm đã tiến hành thu tài liệu truyền miệng thông qua việc ghi âm, ghi hình các buổi nói chuyện, phỏng vấn của các nhân vật lịch sử tiêu biểu gắn với sự kiện Chiến thắng lịch sử Điện Biên Phủ, Ngày thành lập Quân đội  Nhân dân Việt Nam; các cá nhân nổi tiếng hoạt động trong lĩnh vực lịch sử, văn học … , (như Đại tá Nguyễn Công Dinh - Người trực tiếp được Đại tướng Võ Nguyên Giáp chỉ định đưa thư tối mật về ATK trình Bác Hồ và Bộ Chính trị, Đại tá Hoàng Đăng Vinh - Người bắt sống tướng De Castries,  Trung tướng Đồng Sĩ Nguyễn, nhà văn Chu Lai, nhà thơ Trần Đăng Khoa, nhà sử học Lê Văn Lan …). Đây là hình thức thu tài liệu rất mới sẽ được Trung tâm tiến hành thường xuyên trong những năm tiếp theo với mục đích lưu giữ lại những giá trị văn hóa, tinh thần cho các thế hệ mai sau.

Một hình thức thu thập mới mà Trung tâm Lưu trữ quốc gia III trong những năm qua đã đạt được nhiều thành công đó là việc phối hợp giữa Trung tâm, Viện Khoa học Xã hội Việt Nam và gia đình cá nhân trong việc thu tài liệu của GS.VS Nguyễn Khánh Toàn (gồm 853 đơn vị bảo quản, 05 album ảnh), GS.TSKH.VS Nguyễn Duy Quý (gồm 2015 đơn vị bảo quản, 413 bức ảnh). Đây là hai trong số những nhà lãnh đạo đầu tiên của Viện Khoa học Xã hội Việt Nam đã tự nguyện tặng toàn bộ khối tài liệu nghiên cứu khoa học của mình vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia. Hình thức này sẽ được Trung tâm duy trì không chỉ phối hợp đối với một cơ quan mà sẽ nhân rộng ra đối với nhiều cơ quan khác.

Đặc biệt, trong năm 2009, Trung tâm đã tổ chức “Lễ tiếp nhận tài liệu của Nguyên Phó Thủ tướng Chính phủ Nguyễn Khánh”. Ông là nhà lãnh đạo Đảng và Nhà nước đầu tiên gửi tặng tài liệu cho Lưu trữ Quốc gia và là người có nhiều đóng góp cho sự nghiệp lưu trữ.

Cũng trong năm 2009, thực hiện Đề án sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm, Trung tâm đã tiến hành khảo sát, nắm tình hình tài liệu của hơn 40 cá nhân ở một số tỉnh, thành phố như Cao Bằng, Bắc Giang, Hà Nam, Hà Nội... để có kế hoạch sưu tầm, thu thập tài liệu trong những năm tiếp theo.

Từ nhiều năm nay, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III vẫn thường xuyên duy trì và xây dựng mối quan hệ tốt đẹp giữa cơ quan và các cá nhân, gia đình, dòng họ. Trung tâm luôn có những hoạt động thăm hỏi, động viên kịp thời các cá nhân và gia đình khi biết tin đau ốm hoặc nhân các dịp lễ, Tết.

Tuy nhiên, vẫn còn không ít những khó khăn trong quá trình sưu tầm, thu thập tài liệu như một số cá nhân và gia đình còn e ngại, chưa tin tưởng vào Lưu trữ Quốc gia mà chỉ đưa ra những tài liệu ít có giá trị, chưa phản ánh đầy đủ về thân thế và sự nghiệp của cá nhân. Điều này cho thấy công tác tuyên truyền, vận động, thuyết phục của chúng ta đạt hiệu quả chưa cao.

Mặc dù còn có những mặt hạn chế nhưng cũng không thể phủ nhận những kết quả rất đáng khích lệ của công tác sưu tầm, thu thập, bảo quản tài liệu xuất xứ cá nhân tại Trung tâm trong thời gian qua. Có được kết quả đó là do sự quan tâm chỉ đạo của lãnh đạo Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, đặc biệt là sự hưởng ứng tích cực, nhiệt tình của các cá nhân, gia đình, dòng họ cùng với sự nỗ lực của cán bộ làm công tác thu thập tài liệu.

Nhìn lại chặng đường mười lăm năm qua, có thể thấy khoảng thời gian tuy không dài, song cũng đủ để khẳng định sự trưởng thành và những kết quả tốt đẹp trong công tác thu thập tài liệu của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. Trong thời gian tới, Trung tâm một mặt tiếp tục duy trì và đẩy mạnh hoạt động thu thập, mặt khác từng bước giúp Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước nghiên cứu, đề xuất cơ chế chính sách phù hợp để hoạt động thu thập tài liệu lưu trữ đạt được hiệu quả ngày càng cao./.

Phòng Thu thập tài liệu TTLTQG III

NewsAuthor

Created by doanthuha 

CreatedNews

6/3/2010 4:00 PM 
Approval Status Approved 
 
Attachments
Created at 6/15/2010 3:54 PM  by System Account 
Last modified at 6/15/2010 3:55 PM  by System Account