Skip to main content

Trang nội dung

Trang nội dung
Văn bản quy phạm pháp luật
Tạp chí - Ấn phẩm điện tử
Lịch công tác
Danh bạ điện thoại
Câu hỏi thăm dò
Từ điển chuyên ngành
Quản lý hỏi đáp
Quản lý góp ý
  
Trang nội dung > Tin nghiên cứu trao đổi > Những điểm khác nhau cơ bản trong trình bày thể thức văn bản  

Tin nghiên cứu trao đổi: Những điểm khác nhau cơ bản trong trình bày thể thức văn bản

Title

Những điểm khác nhau cơ bản trong trình bày thể thức văn bản 

Image

 

DescriptionContent

Hiện nay trong hệ thống văn bản nước ta có hai hệ thống văn bản lớn là văn bản của Đảng và văn bản quản lý Nhà nước.

Content News

Đối với văn bản của Đảng, ngày 28/5/2004, Văn phòng Trung ương Đảng đã ban hành Hướng dẫn số 11-HD/VPTW “về thể thức văn bản của Đảng” nhằm thống nhất việc trình bày các thành phần thể thức trong văn bản tại các cơ quan Đảng trên phạm vi toàn quốc. Còn đối với hệ thống văn bản quản lý Nhà nước, ngày 06/5/2005, Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ ban hành Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP về “Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản”; đến ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 01/2011/TT- BNV về “Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính”. Hai Thông tư trên nhằm thống nhất về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và bản sao văn bản trong các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị vũ trang nhân dân trên phạm vi toàn quốc.

Tuy nhiên, trong thực tế hiện nay thì việc sai thể thức, nhầm lẫn thể thức giữa văn bản của Đảng và văn bản Quản lý Nhà nước khi soạn thảo và ban hành văn bản vẫn xảy ra thường xuyên. Có nhiều nguyên nhân dẫn đến sai sót như: cán bộ, công chức, viên chức soạn thảo chưa nắm chắc và chưa phân biệt được các văn bản hướng dẫn về thể thức và cách trình bày văn bản của Đảng và văn bản quản lý Nhà nước; nhiều người chỉ chú ý đến nội dung văn bản mà không chú ý đến các yêu cầu về thể thức; hoặc do trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức làm công tác kiểm tra, thẩm định, rà soát, hệ thống hóa văn bản còn yếu và thiếu; có nơi văn bản của cơ quan cấp trên gửi xuống các đơn vị trực thuộc có sai sót về mặt thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, nhưng các cơ quan cấp dưới lại căn cứ thể thức văn bản của cấp trên để áp dụng cho văn bản của đơn vị mình, đây là lỗi sai sót hệ thống từ cấp trên đến các đơn vị ở cơ sở; bên cạnh đó cũng có người vừa làm công chức nhà nước, vừa kiêm nhiệm công tác đảng hoặc công tác đoàn thể khác, với cương vị nào, hàng ngày họ vẫn phải soạn thảo văn bản để thực hiện những nhiệm vụ được giao, do vậy việc nhầm lẫn những quy định về thể thức văn bản của cơ quan Đảng và của cơ quan Quản lý Nhà nước là không thể tránh khỏi. Để tránh xảy ra những sai sót, nhầm lẫn trong quá trình trình bày thể thức văn bản giữa cơ quan Đảng và quản lý Nhà nước, tác giả thấy cần phân biệt những điểm khác nhau cơ bản về thể thức của hai hệ thống văn bản trên như sau:

Thành phần thể thức

Văn bản Đảng

Văn bản Quản lý Nhà nước

Tiêu đề, Quốc hiệu  

Tiêu đề:

ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM

   

Cỡ chữ 15, in hoa, đứng đậm

Đường kẻ có độ dài bằng độ dài tiêu đề

 

 

Ví dụ: 

ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM

_________________________

    

 Quốc hiệu:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

(cỡ chữ 12-13, in hoa, đứng đậm)

Tiêu ngữ: Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

(cỡ chữ 13 - 14, in thường, đứng đậm)

Phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ

Ví dụ: 

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

_______________

 

Tên cơ quan ban hành văn bản

- Tên cơ quan tổ chức cấp trên (nếu có), cỡ chữ 14, in hoa, đứng, không đậm;

- Tên cơ quan ban hành, cỡ chữ 14, in hoa, đứng, đậm;

- Phía dưới có dấu sao (*).

 

Ví dụ:

TỈNH ỦY ĐỒNG NAI

BAN TỔ CHỨC

*

- Tên cơ quan tổ chức cấp trên (nếu có), cỡ chữ 12-13, in hoa, đứng, không đậm;

- Tên cơ quan ban hành, cỡ chữ 12-13, in hoa, đứng, đậm;

- Phía dưới có đường kẻ ngang nét liền, có độ dài bằng 1/3 đến 1/2 dòng chữ.

Ví dụ:

UBND TỈNH ĐỒNG NAI

SỞ NỘI VỤ

____

         

Số, ký hiệu văn bản

- Số văn bản là số thứ tự được ghi liên tục từ số 01 cho mỗi loại văn bản của cấp ủy, ủy ban kiểm tra, ban tham mưu giúp việc cấp ủy, đảng đoàn, ban cán sự đảng trực thuộc cấp ủy ban hành trong 1 nhiệm kỳ của cấp ủy.

- Sau từ số không có dấu hai chấm (:); giữa số và ký hiệu có dấu gạch ngang (-), giữa tên loại và tên cơ quan ban hành có dấu gạch chéo (/)

Ví dụ:

Số 02-QĐ/BTCTU

Cỡ chữ 14, in thường, đứng

- Số văn bản là số thứ tự, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.

        

- Sau từ số có dấu hai chấm (:); giữa số và ký hiệu có dấu gạch chéo (/), giữa tên loại và tên cơ quan ban hành có dấu gach ngang (-)

Ví dụ:

Số: 02/QĐ-SNV

Cỡ chữ 13, in thường, đứng

Địa điểm (Địa danh) và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

 Văn bản của các cơ quan Đảng cấp Trung ương và của cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương ghi địa điểm ban hành văn bản là tên thành phố, hoặc thị xã tỉnh lỵ mà cơ quan ban hành văn bản có trụ sở.

- Cỡ chữ 14, in thường, nghiêng

- Được trình bày ở phía bên phải dưới tiêu đề của văn bản

Ví dụ:

Văn bản của Tỉnh ủy Đồng Nai (có trụ sở tại thành phố Biên Hòa):

Biên Hòa,……..

Văn bản của các cơ quan, tổ chức thì ghi địa danh hành chính cấp đó.

 

- Cỡ chữ 13 – 14, in thường, nghiêng

- Được trình bày ở giữa phía dưới Quốc hiệu

 

Ví dụ:

 Văn bản của UBND tỉnh Đồng Nai (có trụ sở tại thành phố Biên Hòa):

Đồng Nai,…

Tên loại, trích yếu nội dung văn bản

- Tên loại văn bản

+ Cỡ chữ 16, in hoa, đứng, đậm

- Trích yếu nội dung văn bản

+ Cỡ chữ 14 – 15, in thường, đứng, đậm.

+ Không có dòng kẻ bên dưới

Ví dụ:

CHỈ THỊ

Về công tác phòng chống tệ nạn xã hội

- Trích yếu nội dung công văn

+ Cỡ chữ 12, in thường, nghiêng

+ Không quy định cụ thể về việc cách dòng so với số và ký hiệu văn bản.

Vi dụ: Công văn của Đảng ủy Trường Chính trị tỉnh do Văn phòng Đảng ủy soạn thảo về việc đăng ký cử cán bộ đi đào tạo

 

Số 06 – CV/ĐU

Về việc đăng ký cử cán bộ đi đào tạo

 

 

- Tên loại văn bản

+ Cỡ chữ 14, in hoa, đứng, đậm

- Trích yếu nội dung văn bản

+ Cỡ chữ 14, in thường, đứng, đậm

Dòng kẻ bên dưới nét liền, có độ dài bằng 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ

Ví dụ:

CHỈ THỊ

Về việc tăng cường công tác quản lý, điều hành và bình ổn giá những tháng cuối năm 2012

                         __________________

 

- Trích yếu nội dung công văn

+ Cỡ chữ 12- 13, in thường, đứng

Đặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản

Ví dụ: Công văn của Sở Nội vụ do Phòng Cán bộ - Công chức soạn thảo về việc đánh giá cán bộ, công chức, viên chức năm 2013

Số 06/SNV-CBCC

V/v đánh giá cán bộ, công chức,

viên chức năm 2013

Nội dung văn bản

- Cỡ chữ 14 – 15, in thường, đứng;

Không quy định cụ thể về cách trình bày.

 

Cỡ chữ 13 – 14, in thường, đứng (được dàn đều cả hai lề); khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải lùi vào từ 1cm đến 1,27cm (1 default tab); khoảng cách giữa các đoạn văn đặt tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng chọn tối thiểu từ cách dòng đơn hoặc 15pt trở lên; khoảng cách tối đa giữa các dòng là 1,5 dòng.

Thể thức đề ký văn bản

Dấu hiệu chữ viết tắt thể thức đề ký là gạch chéo (/)

Ví dụ:

T/M; K/T; T/L

- Thể thức đề ký

+ Cỡ chữ 14, in hoa, đứng, đậm

Chức vụ người ký

+ Cỡ chữ 14, in hoa, đứng, không đậm

- Họ tên người ký

+ Cỡ chữ 14, in thường, đứng, đậm

Ví dụ:

T/M BAN THƯỜNG VỤ

BÍ THƯ

 

Nguyễn Văn A

Dấu hiệu sau các chữ viết tắt thể thức đề ký là dấu chấm (.)

Ví dụ:

TM.KT.TL.

- Thể thức đề ký

+ Cỡ chữ 13 - 14, in hoa, đứng, đậm

Chức vụ người ký

+ Cỡ chữ 13-14, in hoa, đứng,  đậm

- Họ tên người ký

+ Cỡ chữ 13-14, in thường, đứng, đậm

Ví dụ:

TM. UỶ BAN NHÂN DÂN

CHỦ TỊCH

 

Trần Văn B

Nơi nhận

- Từ nơi nhận: cỡ chữ 14, in thường, đứng, phía dưới có đường kẻ ngang nét liền bằng độ dài dòng chữ

- Nơi nhận cụ thể: cỡ chữ 12, in thường, đứng

Ví dụ:

Nơi nhận:

- Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy;

- Huyện ủy Long Thành;

- Lưu: VT, VPĐU.

- Từ nơi nhận: cỡ chữ 12, in nghiêng, đậm

- Nơi nhận cụ thể: cỡ chữ 11, in thường, đứng   

Ví dụ:

 Nơi nhận:

- Các sở, ban, ngành;

- UBND các huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh ;

- Lưu: VT, HC.

- Đánh số trang văn bản

- Bắt đầu từ trang thứ 2 phải đánh số trang, cách mép trên trang giấy 10mm và cách đều 2 mép phải, trái của phần có chữ.

- Từ trang thứ 2 phải đánh số trang, số trang được trình bày tại góc phải ở cuối trang giấy, bằng chữ in thường, cỡ chữ 13 - 14, kiểu chữ đứng

Trên đây là những điểm khác nhau cơ bản cần phân biệt trong trình bày thể thức văn bản của Đảng và văn bản quản lý Nhà nước, tác giả hy vọng những cán bộ, công chức, viên chức soạn thảo văn bản ngoài việc chú ý đến nội dung văn bản cần quan tâm để tránh nhầm lẫn thể thức dẫn đến việc sai sót để hướng tới việc ban hành của cơ quan, tổ chức đúng về thể thức và rõ nội dung thể hiện./.

Trần Quan San ( Bài đăng trên Cổng thông tin điện tử Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Đồng Nai)

NewsAuthor

Created by letrang 

CreatedNews

11/12/2013 4:00 PM 
Approval Status Approved 
 
Attachments
Created at 11/12/2013 3:47 PM  by WEBSVR\letrang 
Last modified at 11/15/2013 3:52 PM  by WEBSVR\letrang