Chiến lược phát triển mới của Hội đồng Lưu trữ Quốc tế

* Giới  thiệu

Cuộc họp của Ban Lãnh đạo (MCOM) diễn ra tháng 7/2007 tại St Pertersburg (Nga) đã thông qua tài liệu chiến lược phát triển mới của ICA và cơ chế để thực hiện chiến lược này. MCOM quyết định đưa tài liệu này lên website chính thức của ICA để các thành viên của ICA trên toàn thế giới có thể đóng góp ý kiến. Các thành viên của các tổ chức chi nhánh của ICA tại các khu vực, các ban chuyên môn được kêu gọi đóng góp ý kiến trực tiếp vào tài liệu này. Bằng cách này,  các thành viên của ICA có thể hiểu một cách sâu sắc và ủng hộ những hoạt động của ICA. Sau đó, tài liệu được tiếp tục trình Ban Chấp hành và Cuộc họp toàn thể thường niên của ICA (AGM) diễn ra tại thành phố Québec (Canađa) vào tháng 11/2007. Khi được AGM thông qua, tài liệu sẽ được xem xét và thông qua lần cuối tại Hội nghị Lưu trữ quốc tế tại Kuala Lumpur (Maylaysia) vào tháng 7/2008.

* Bối cảnh

Kể từ khi thành lập năm 1948, ICA đã đạt được nhiều thành tích trong việc cải thiện công tác bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ trên toàn thế giới. Vì vậy, trong xã hội hiện đại tài liệu lưu trữ đã thể hiện ngày càng rõ hơn vai trò của mình. ICA đã thành lập được một mạng lưới các tổ chức văn thư lưu trữ chuyên nghiệp trên toàn thế giới. ICA cũng đã đưa ra được nhiều tiêu chuẩn quan trọng đối với công tác văn thư lưu trữ và công bố được nhiều tài liệu lưu trữ có giá trị. Tuy nhiên, ngày nay cả xã hội đang phải đối diện với một số thách thức lớn, mà đây cũng là thách thức của ICA, như sự phát triển của công nghệ thông tin, các yêu cầu đối với các tổ chức để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của công tác quản lý, trách nhiệm giải trình, nhu cầu ngày càng cao của công chúng được tiếp cận nhanh tới thông tin, sự mở rộng vai trò của các tổ chức phi chính phủ ở các cấp độ địa phương, quốc gia và quốc tế. Chiến lược phát triển này nhằm đưa ra cơ chế để phát triển các giải pháp mới và sáng tạo đối với những thách thức đang đặt ra. Các yếu tố dài hạn như sự thay đổi của thời tiết, sự khan hiếm các nguồn lực, sự gia tăng dân số sẽ ảnh hưởng lớn tới sự phát triển của toàn thế giới nói chung và công tác lưu trữ nói riêng. Chiến lược của ICA đưa ra phải linh hoạt, phù hợp để nó không chỉ đáp ứng được yêu cầu phát triển của xã hội mà công tác lưu trữ còn phải có những tác động tích cực tới sự phát triển đó.

* Phương hướng

Hoạt động của ICA là để trở thành tổ chức có uy tín trên toàn thế giới đối với công tác văn thư lưu trữ. ICA hoạt động nhằm đạt được sự chấp nhận rộng rãi nguyên tắc cơ bản là xã hội chỉ có thể phát triển thực sự chỉ khi tài liệu và tài liệu lưu trữ được quản lý, bảo quản và khai thác, sử dụng có hiệu quả.

* Nhiệm vụ

Nhiệm vụ của ICA là thúc đẩy việc bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ trên toàn thế giới. ICA hoạt động nhằm bảo vệ, phát triển khối di sản của thế giới và thúc đẩy sự liên kết nhằm bảo tồn sự đa dạng của các nguồn di sản văn hoá. ICA mang lại nhiều cơ hội và chương trình đào tạo cho những cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ để các cán bộ văn thư lưu trữ hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.

* Nguyên tắc hoạt động

+ Đối với xã hội

1. Phát huy các giá trị của tài liệu, tài liệu lưu trữ trong công tác quản lý, trách nhiệm giải trình.

2. Tăng cường sự minh bạch trong quản lý hành chính công cũng như khu vực tư nhân.

3. Tăng cường cung cấp đầy đủ thông tin để thực hiện chế độ dân chủ.

4. Thực hiện quyền con người về quyền được thông tin.

5. Chứng minh tầm quan trọng của thông tin quá khứ trong việc giải quyết các vấn đề của hiện tại cũng như tương lai.

6. Tôn trọng sự đa dạng về văn hoá và ngôn ngữ trong suốt chiều dài của lịch sử loài người.

7. Tăng cường sự nhận thức về mối liên hệ giữa các nền văn hoá.

8. Bảo quản di sản của xã hội là tài liệu lưu trữ để cho các thế hệ hiện tại và tương lai khai thác, sử dụng.

+ Đối với ICA.

Trong hoạt động nội bộ của ICA, các thành viên của ICA được khuyến khích hoạt động theo các nguyên tắc:

1. Hoạt động tích cực nhằm phát huy giá trị của tài liệu và tài liệu lưu trữ trên toàn thế giới.

2. Hợp tác, chia sẻ phương thức, kiến thức và kinh nghiệm làm việc.

3. Đảm bảo sự minh bạch trong quy trình ban hành các quyết định.

4. Ghi nhận những phương pháp khác nhau của cán bộ văn thư lưu trữ.

5. Cùng chia sẻ trách nhiệm đối với tổ chức; tôn trọng, đánh giá cao các nỗ lực của các tình nguyện viên.

6. Công bằng và vô tư trong việc phân bổ các nguồn lực cũng như sự ủng hộ, giúp đỡ khác.

+ Đối với cán bộ văn thư lưu trữ

1. Sẵn sàng hợp tác và chia sẻ vì sự phát triển của công tác văn thư lưu trữ và tăng cường tình đoàn kết đối với đồng nghiệp.

2. Hiểu và tích cực tham gia các hoạt động chung, coi đây là một phần của quá trình học tập.

3. Sẵn sàng thử thách tại các môi trường nguy hiểm để đưa ra các giải pháp mới mang tính chiến lược lâu dài.

4. Phát huy các giá trị của tài liệu và tài liệu lưu trữ trong công tác quản lý.

* Mục tiêu

1. Phát triển chiến lược vận động nhằm thuyết phục các tổ chức quốc tế nhận thức được tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ trong các hoạt động của mình.

2. Theo dõi sự phát triển chính trị, xã hội, kinh tế và kỹ thuật mà có thể ảnh hưởng tới công tác lưu trữ và chuẩn bị biện pháp xử lý kịp thời đối với những tác động này.

3. Thiết lập các tiêu chuẩn mang tính quốc tế trong việc khai thác sử dụng tài liệu và tài liệu lưu trữ.

4. Phục vụ sự phát triển của xã hội thông qua cung cấp các dịch vụ mang tính nghề nghiệp.

5. Tăng cường sự nhận thức về vai trò của công tác văn thư lưu trữ trong xã hội.

6. Khuyến khích việc sử dụng tài liệu lưu trữ để tăng cường hiểu biết về lịch sử.

7. Tăng cường việc sử dụng tài liệu lưu trữ trong hệ thống giáo dục.

8. Tiếp tục phát triển ICA với tư cách là tổ chức độc lập, minh bạch và có trách nhiệm.

9. Tiếp tục tập trung phát triển vào các dự án củng cố tổ chức của ICA đồng thời không buông lỏng các mục tiêu dài hạn.

10. Tăng cường cơ hội chia sẻ các kinh nghiệm nghề nghiệp giữa các cán bộ văn thư lưu trữ ở mọi cấp.

11. Tạo điều kiện thực hiện các kinh nghiệm thực tế và tiêu chuẩn nghề nghiệp tối ưu nhất mà đã được chia sẻ.

12. Tăng cường các cơ hội đào tạo, học tập và nâng cao nghiệp vụ.

13. Là diễn dàn trao đổi về chuyên môn, nghiệp vụ văn thư lưu trữ.

14. Phát triển các tổ chức chi nhánh ICA tại các khu vực, các ban chuyên môn trở thành diễn đàn để cùng trao đổi ý kiến, đẩy mạnh sự phát triển công tác văn thư lưu trữ.

15. Chứng nhận (thông qua việc cấp giấy chứng nhận) cho những cán bộ văn thư lưu trữ đã được ICA đào tạo có giá trị trên toàn thế giới.

16. Hợp tác với các tổ chức khác nhằm thực hiện nhiệm vụ của ICA.

Đinh Hữu Long, Đinh Kim Ngân

Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng